Dicas para aplicar uma redução de custos efetiva em seu empreendimento
Dentro do dia a dia de uma empresa, existe um conjunto de gastos que costumam ser organizados em diferentes categorias e, por mais que alguns sejam inevitáveis, outros podem oferecer importantes oportunidades de otimização sem que para isso se perca em qualidade e efetividade. Confira dicas chave para redução de custos em sua empresa no post da vez!
Como reduzir custos operacionais
Quando se trata de dinheiro, cada escolha acaba sendo uma renúncia, já que assumir um determinado gasto pode implicar em abrir mão de um investimento, e manter o equilíbrio entre tudo isso pode acabar sendo mais delicado do que parece. O investimento inteligente é aquele que encontra oportunidades, conserta erros e otimiza tanto processos quanto salva recursos da empresa.
Felizmente, hoje em dia podemos contar com uma série de técnicas e, especialmente, recursos tecnológicos para tornar o processo de redução de custos cada vez menos doloroso e mais efetivo em cada escolha que fazemos:
Utilize um sistema ERP
Se você ainda não conhece a função dos sistemas de gestão de recursos, os chamados sistemas ERPs, pode estar perdendo de vista uma série de otimizações importantes que poderiam ser implementadas na cultura de sua empresa.
Por meio desse sistema é possível organizar recebimento, armazenamento, movimentação e saída de produtos, determinar custos embutidos, simplificar dados contábeis, acompanhar informações de pagamento e entender o fluxo e tempo médio de processos.
Apesar de ser mais comum no varejo, os ERPs foram criados para a indústria e muitos são personalizados para outros ambientes, como prestadoras de serviços e escritório, pois podem ser programadas de maneira a acompanhar diferentes processos, tempo médio, consumo de materiais e, ainda, oferecem dados para que diferentes relatórios possam ser elaborados.
Esses relatórios oferecem mais segurança e assertividade na tomada de decisões, e os sistemas são importantes passos rumo a uma unificação da cultura empresarial, ajudando a diminuir redundâncias, otimizar o tempo de serviços, encontrar oportunidades para aplicar a automação de processos, encontrar as falhas, gastos desnecessários de tempo e recursos.
Um sistema para organizar sem empreendimento é um primeiro passo fundamental para ter uma visão ampla de como seu empreendimento tem acontecido.
Digitalize e organize online
Com a transformação digital, a possibilidade de centralizar uma série de documentos de maneira virtualmente perpétua se tornou realidade. Imagina o quanto arquivistas do passado não sonharam como essa comodidade.
A verdade é que arquivos são inconvenientemente espaçosos e muito pouco usados para o tamanho e os custos que dão. Afinal, o metro quadrado de uma sala comercial fica cada dia mais caro, e cada dia mais cara fica a tinta e o papel, também.
Fora que documentos podem ficar avariados e inutilizados legalmente, além dos custo operacional de contar com um profissional que vive estressado correndo com papéis para todos os cantos. Você não precisa mais lidar com nada disso!
É possível se precaver contra a deterioração do papel promovendo um grande mutirão de digitalização, e você nem vai precisar ficar refém de HDs externos, que também correm riscos não apenas de deterioração como também privacidade.
Agora é possível guardar todos seus arquivos na nuvem, com protocolos de segurança e acesso, tudo disponível de maneira organizada e categorizada.
As técnicas de arquivamento contemporâneas facilitam em muito a vida de sua empresa, reduzindo custos operacionais consideráveis e oferecendo a oportunidade do acesso remoto à documentos por parte da empresa e do cliente.
Elabore e assine contratos de maneira eletrônica
E que tal se você também passar a elaborar contratos de maneira eletrônica? Assim todo o processo fica digitalizado desde o início, muito mais bem coordenado e automatizado.
E não se preocupe: os contratos digitais têm valor de lei quando autenticados através da assinatura eletrônica, que conta com diferentes fatores de autenticação digital para garantir a integridade e a autenticidade para as duas partes celebrantes do contrato.
Imagine quantas idas até o cartório, pacotes enviados pelos Correios, expedientes de motoboy e quilos de papel vão ser poupados em seu dia a dia.
Agora imagine que, mais do que diminuir gastos operacionais e aumentar a segurança de seus procedimentos, você poderá digitalizar cada vez mais sua empresa, aumentando seu campo de atuação e diminuindo barreiras físicas, tanto processuais quanto relativas ao atendimento.
Adote metodologias novas
Cada dia mais pesquisadores se debruçam sobre técnicas e metodologias ágeis, filosofias empresariais, fluxonomia 4D e abordagens para o RH.
Lançar mão destes conhecimentos só tem a agregar dentro do fluxo de trabalho e do sentimento positivo de produtividade e pertencimento por parte dos colaboradores. Abra sua mente e conte com o apoio de profissionais multidisciplinares para trazer para o ambiente de trabalho uma cultura que se consolide e seja transformadora.
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