Due diligence: what it is, what is it for, what are the types and how to do it

2023 started with more caution on the part of investors compared to previous years. With the decrease in large mergers and acquisitions (M&A) projects not only in Brazil, but in much of the world, it has been verified that the focus of investment capital will be on healthier and more responsible medium-sized businesses.

According to PWC in a study on global M&A industry trends launched in mid-2023, the ability to generate value has always been a guiding principle for investors to place their bets.

Now, environmental, social and governance factors, such as portfolio optimization, business digitalization, energy efficiency, the use of green tax credits and the number of women in the management team, among others, have also started to be evaluated and considered when making an investment.

But how can we ensure that these investments are made in a secure manner and that they support these new needs to confirm value generation?

The most consistent way used by companies is to conduct research (due diligence) in the negotiation phase of the transaction. A due diligence it may seem like a bureaucratic and time-consuming step in the M&A process, but it represents an essential tool for the success of the operation.

In this article, we will explain what a process of due diligence, what are the fundamental aspects that cannot be overlooked and what to do with the results found.

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What is due diligence and what is it for?

The term due diligence is normally used to refer to the complete process of auditing all critical aspects that may impact the value of the target business (Target).  

A due diligence It is typically carried out before the parties adjust the amount of the transaction and before the start of the negotiation of contracts and aims to obtain the greatest and most detailed knowledge of Target so as to:

• increase the chance of a successful operation;
• carry out a business risk assessment;
• allow price adjustments;
• compose the responsibilities of the parties in the event of the materialization of contingencies.

What is the purpose of due diligence achieve these objectives, it must comprise all areas of the operation of Target - from legal aspects (labor, corporate, intellectual property, privacy and data protection) to commercial and contractual aspects; ethics and integrity, IT, regulatory, tax, financial and accounting, human resources, among others.

What is the importance of due diligence?

It is through due diligence that the buyer guarantees the information to assess the risk of the business (Target) and its real value, as well as the difficulties it may face. In addition, the due diligence it also helps to understand the costs that will be incurred to integrate the company Target in the culture of the buyer group or adapt the company's existing practices Target in socially and environmentally responsible practices.

To get an idea of the importance of due diligence in M&A processes, in the sixth global study on M&A conducted by KPMG with executives who conducted company acquisition processes, when asked what they would do differently, the three recurring answers were:

• Best planning of due diligence;
• more agile implementation/integration;
• more attention to people (HR) issues and cultural aspects of the company Target.

As seen, the realization of a due diligence in M&A operations it is a fundamental stage that should not be overlooked. In operations where a due diligence preliminary, due to the size of the deal or the urgency in concluding the transaction, it is prudent to state in a contract that any adjustments to the agreed price may be made after the completion of due diligence, or even reinforce the contractual clauses that deal with the declarations and guarantees of the parties.

What are the main types of due diligence?

As we have seen, why due diligence achieve its objectives, it must address topics related to the areas of operation of Target. Check out some of these topics below.

Legal due diligence

A due diligence Legal research focuses primarily on the legal diagnosis of the company Target, including the identification and quantification of liabilities and contingencies that may affect the value of the business.

In this area, the company's corporate documents and the partners' personnel are requested, including negative certificates, known litigation data, and searches are also carried out in the various courts and public prosecutors in the country to identify any demands that are not yet known; licenses, registrations and registrations necessary for the conduct of the company's business, identification and registration of intellectual property, privacy and data protection practices and controls, inventory of the company's assets including movable and immovable assets. Last but not least, investigations of labor practices and policies are carried out.

Integrity due diligence

A due diligence integrity has been given a leading role in M&A processes because of the image and reputational damage that occurs in the event of the identification of corrupt company practices Target.

In addition, Law 12,846 of 2013 (Brazilian Anti-Corruption Law) — which provides for the strict administrative and civil liability of legal entities for the commission of acts against the public, national or foreign administration — established that the liability of a legal entity in cases of corruption is independent of the individual liability of the natural persons who committed the corrupt act and persists in cases of contractual alteration, transformation, incorporation, merger, or division of a company.

In this sense, the existence of an integrity program that includes the preparation of a risk matrix, a code of conduct, the existence of reporting channels and other controls contributes to reducing business risks and contingencies and ensuring an ethical and healthy work environment, facilitating integration processes.

The scope of due diligence integrity must also include a careful analysis of the company's controls and procedures to prevent fraud and unlawful conduct in interactions with the public sector, whether in bidding processes, in the execution of administrative contracts, or in any other activity, even if carried out by third parties on behalf of Target, such as obtaining authorizations and licenses, monitoring inspections, among others.

Tax due diligence

There is no doubt that tax issues have a direct and relevant impact on business. Good tax planning can mean reducing the “tax cost”, provided that it is consistent and carried out in accordance with the legislation.

A due diligence tax law, therefore, aims to identify, analyze and quantify potential tax implications affecting the transaction, including risks and impacts on profit.

Accounting and financial due diligence

This is probably one of the most relevant aspects of due diligence for investors to price the Target e apoiar o planejamento e operação pós transação. 

A due diligence financeira tem como objetivo três fatores:

• avaliar a qualidade da geração de receita do Target, revisão do lucro bruto e EBITDA, entendendo sua natureza, as tendências, os desafios e a sustentabilidade dos resultados; 
• análise do capital de giro do Target para compreensão do processo de geração e consumo do caixa do negócio; 
• a existência de dívidas que afetem o valor do negócio.

Due diligence de RH

As avaliações de recursos humanos envolvem a análise da estrutura organizacional da empresa, programas de remuneração e benefícios, práticas e políticas de RH, convenção e acordos coletivos, índice de atração e retenção de talentos, entre outros aspectos. 

Como visto anteriormente, as práticas de recursos humanos estão ligadas à cultura do Target e portanto, são extremamente relevantes para a fase de integração do novo negócio à empresa adquirente.

Como fazer uma due diligence?

O momento da realização da due diligence pode variar conforme cada caso e depende do porte das empresas, urgência para conclusão da transação e até mesmo o nível de confiança entre as partes. 

No entanto, o ideal é que ela seja realizada, de preferência, antes da negociação dos contratos, para que estes contenham declarações e garantias reais e assertivas.

Para que a due diligence seja feita de forma rápida e eficiente, algumas etapas devem ser observadas:

Antes de tudo, faça um acordo de confidencialidade

Antes de iniciarem os trabalhos da due diligence e a negociação da compra e venda do Target, é fundamental garantir que informações sensíveis do negócio estejam protegidas. 

O processo da due diligence começa com a assinatura de um acordo de confidencialidade, já que vários documentos e informações sobre o Target serão disponibilizados para outra parte e cuja divulgação pode trazer prejuízos inestimáveis para a parte reveladora.

Nesse sentido, a assinatura de um acordo de confidencialidade que preveja as obrigações das partes e penalidades pelo descumprimento pode contribuir para a segurança das negociações.

Atualmente, é possível celebrar um acordo de confidencialidade eletronicamente, assinando-o  por meio de uma plataforma como a Clicksign.

O acordo pode ser assinado com qualquer tipo de assinatura eletrônica, seja ela simples (com métodos simplificados de autenticação dos signatários, como token, IPp da máquina e geolocalização), avançada (com métodos mais sofisticados capazes de identificar o signatário de forma unívoca, como pix, biometria, selfie com documento e/ou a combinação de vários métodos de autenticação) ou qualificada (com uso de certificado digital). Na Clicksign, é possível que o usuário selecione o tipo de assinatura que ele preferir.

Além disso, após o advento da Lei 14.620 de 2023 que incluiu o parágrafo 4º no art. 784, do CPC, não é mais necessária a coleta da assinatura de duas testemunhas nos contratos, quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura.

Defina o escopo e o prazo para término

Como qualquer projeto, para que seja bem sucedido, é preciso definir o escopo da due diligence, ou seja: é necessário estabelecer os objetivos da investigação e as áreas da análise, de acordo com as atividades no negócio. Por exemplo, não é necessário realizar uma due diligence imobiliária se a empresa não possui imóveis no seu ativo. Por outro lado, é importante conduzir uma investigação nessa área, se a empresa estiver vendendo fábricas, ou tiver imóveis em seu patrimônio. 

Ao mesmo tempo, é importante definir os prazos para a realização do projeto e qual o time envolvido no projeto. Isso tudo para evitar que a due diligence perca tempo em investigações desnecessárias, criando custos adicionais e atrasos ou que a equipe responsável não tenha capacidade para concluí-lo. 

Identifique o time responsável

A definição do time responsável pela due diligence, tanto na empresa vendedora quanto dos responsáveis pela realização do relatório para a empresa compradora, é fator fundamental para o sucesso do processo. Isso para deixar a comunicação mais direta e fluida, evitando contratempos e informações desencontradas.

O time responsável na empresa Target receberá dos compradores a lista de documentos e informações que precisam apresentar e deverá diligenciar para que os mesmos sejam apresentados nos prazos acordados.

Outro ponto importante de atenção é garantir que o time responsável pela condução da due diligence não permita que a mesma interfira no dia a dia do negócio. Afinal, a empresa Target deve continuar operando como sempre, preservando a continuidade do negócio.

Crie um checklist

O procedimento de due diligence começa com a elaboração de uma lista de documentos e evidências (checklist) a serem encaminhadas para os auditores para conduzir a análise do negócio. A construção do checklist deve ser feita com bastante cuidado, levando em consideração a natureza do negócio da empresa Target e da transação de M&A. 

Como vimos, são várias as áreas de investigação: desde aspectos comerciais, como financeiros, contábeis, tributários e também jurídicos e de pessoas. Genericamente, busca-se conhecer a adequação e acuidade das informações contábeis e das declarações financeiras, a evolução da performance do negócio e capacidade de crescimento, investigar sinergias encontradas, verificar a existência de passivos e contingências e atestar a regularidade jurídica da atividade.

Selecione um data room

A escolha de um data room para a disponibilização dos documentos da empresa Target aos auditores é medida fartamente utilizada nos dias atuais, por sua segurança, eficiência e agilidade. 

Para que o uso do data room ocorra de forma adequada, é aconselhável que:

• o acesso ao data room seja restrito aos times responsáveis pela due diligence; 
• sejam definidas a data de início e de encerramento dos trabalhos; 
• não seja admitida a realização de downloads ou cópias dos documentos carregados no data room. Afinal eles foram disponibilizados para consultas; 
• os pedidos de informação e esclarecimentos devem também ser realizados por meio do data room, garantindo que todas as informações fiquem concentradas em um mesmo local, facilitando o acesso e a consulta e garantindo o sigilo dos mesmos; 
• ao término da due diligence seja formalizada a exclusão dos documentos do data room, ou a sua devolução à empresa Target.

Por fim, faça o relatório da due diligence

Ao término da due diligence, é esperado que seja elaborado um relatório indicando os resultados da investigação e apontando para eventuais inconsistências, erros ou fatores críticos encontrados.

O relatório da due diligence deverá suportar os times responsáveis pelas negociações na tomada de decisão quanto ao preço a pagar, indicação de garantias entre outros.

O que uma due diligence pode revelar?

O ideal é que quaisquer problemas identificados na due diligence possam ser endereçados no estágio inicial da transação. Isso para evitar re-trabalho e renegociação de aspectos que eventualmente já estariam superados. 

É possível, por exemplo, que sejam encontradas contingências ainda não conhecidas do Target, such as labor or consumer complaints/inspections, not to mention a tax inspection. Or even the verification of errors or inconsistencies in the accounting statements that require a correction, contracts with clients not found, or even debt acceleration clauses in the event of a change of control. It is also common to find high rates of Turnover of employees or of Churn of customers.

These facts impact the outcome forecasts and the possibility of achieving them, as planned.

What to do with the results found?

Upon receiving the report from due diligence it is important for investors to carefully evaluate how to address the revealed critical points. Normally the findings of a due diligence can be categorized into three groups, according to the way they are treated:

• those that impact the value of Target and, therefore, will be used for a new assessment of the price to be paid by Target; 
• those that should be addressed in the definitive purchase and sale contracts, with better declarations and guarantees clauses, liability clauses and even the provision of guarantees, for example;
• those that must be treated after the closing of the transaction.

Electronic signature in the due diligence process

As we have seen, the process of due diligence in M&A transactions it can guarantee your success, since it allows investors to know the real situation of the company and the risks associated with it.

Although the process involves costs, whether in obtaining certificates, collecting and handling documents, in addition to the costs of evaluating all information, this stage in M&A operations can be accelerated with the use of technology in the selection of Data rooms and of electronic signatures to sign agreements and declarations.

The electronic signature of documents is currently the most secure, efficient and agile way to formalize contracts. And not only in relation to the confidentiality agreement, but in relation to all other documents concluded as part of the M&A process.

With the adoption of electronic signatures, the document review process can be more agile and efficient, since it allows the exchange of information digitally and securely, reducing the need to deal with printed documents and lengthy bureaucratic processes.

In addition, the possibility of performing electronic signatures remotely is particularly beneficial in operations of due diligence that involve parties located in different geographical regions. This allows interested parties to review, sign, and share documents faster and easier, making the process of due diligence more efficient and economical.

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