Como melhorar a eficiência operacional da sua empresa: estratégias práticas e cases de sucesso

Seja você um mercadinho local ou uma corporação multimilionária, melhorar a sua eficiência operacional é fundamental para otimizar seus negócios, aumentando suas margens de lucro e a viabilidade dos projetos a longo prazo.

Essa capacidade de produzir mais com menos, por exemplo, foi a chave para a Apple se recuperar após perder US$ 1 bilhão de dólares em 1997 e quase falir.

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De fato, ineficiências podem custar muito a uma companhia. Afinal, cada minuto desperdiçado em um processo ou sistema ruim é um minuto que não pode ser gasto agregando valor ao cliente. Conforme dados da IDC, as empresas perdem até 30% em receita a cada ano devido a falta de eficiência operacional.

Nas palavras de Taichi Ohno, considerado o pai do sistema Toyota de produção e do sistema Kanban:

“Os custos não existem para serem calculados. Os custos existem para serem reduzidos.”

Mas, afinal, o que é e de onde surgiu esse conceito?

O que é eficiência operacional: definição e origem

Em linhas gerais, eficiência operacional é a capacidade que uma empresa tem de executar suas atividades de forma eficaz e eficiente, ou seja, de realizar as tarefas corretas com o menor dispêndio de recursos possível.

Simplificando, se seus custos são x e suas receitas são y, então sua eficiência operacional é x/y.

Isso envolve tanto a análise de cada etapa do processo de produção ou entrega de um serviço, quanto a identificação de gargalos e a busca por soluções para melhorá-los.

A história da eficiência operacional remonta ao final do século XIX, quando Frederick Winslow Taylor publicou seu livro "Princípios de Administração Científica".

Taylor, que é frequentemente considerado o pai da administração científica, acreditava que a eficiência operacional poderia ser alcançada por meio da aplicação de métodos científicos aos processos produtivos.

Seu método envolvia a análise cuidadosa de tais processos, a identificação de possíveis gargalos e desperdícios, e a aplicação de técnicas de padronização e treinamento para garantir que cada trabalhador pudesse realizar sua tarefa da maneira mais eficiente possível.

O estudioso defendia, ainda, que se a cadeia produtiva fosse otimizada dessa forma, a produtividade de toda a organização seria significativamente aumentada.

Outro contribuidor importante para o desenvolvimento da eficiência operacional foi Henry Ford, fundador da Ford Motor Company.

O empreendedor percebeu que, ao dividir o processo de produção em etapas simples e sequenciais, e utilizando técnicas de padronização e especialização do trabalho, seria possível reduzir o tempo necessário para a produção de cada veículo.

Com essas observações, Ford conseguiu produzir automóveis a um preço acessível para o consumidor comum, revolucionando a indústria automotiva e criando um modelo que serviu de base para muitas outras indústrias.

Como medir a eficiência operacional?

A medição da eficiência operacional é crucial para determinar se uma empresa está operando com eficiência máxima ou se há espaço para melhorias.

Existem várias medidas que podem ser usadas para avaliar a eficiência operacional, tais como:

• OEE (Overall Equipment Effectiveness): avalia a eficiência global dos equipamentos de produção de uma empresa. Ele leva em consideração três fatores principais: a disponibilidade do equipamento, a taxa de desempenho e a qualidade do produto. O OEE é calculado multiplicando esses três fatores. Um OEE de 100% significa que a empresa está operando com eficiência máxima;
• tempo de ciclo: é o tempo necessário para produzir um produto ou serviço, desde o momento em que o pedido é recebido até a entrega final ao cliente;
• produtividade: como uma organização utiliza seus recursos, incluindo mão de obra, equipamentos e matérias-primas etc. Pode ser medida de várias maneiras, incluindo o número de unidades produzidas por hora ou o número de serviços prestados por funcionário;
• custo de produção: afeta diretamente a rentabilidade de uma empresa e inclui o custo de mão de obra, equipamentos, matérias-primas e outros custos associados à produção;
• nível de estoque: é a quantidade de estoque que uma empresa tem em mãos em um determinado momento. Manter níveis de estoque excessivos pode ser um sinal de ineficiência, pois a empresa pode estar gastando dinheiro em estoque desnecessário ou sofrendo com a obsolescência do estoque. Por outro lado, manter níveis de estoque muito baixos pode afetar negativamente a capacidade da empresa de atender à demanda do cliente.

Ao monitorar cuidadosamente essas medidas, as empresas podem identificar áreas deficientes e implementar mudanças para melhorar a sua eficiência.

3 estratégias práticas para aumentar a eficiência operacional

A eficiência operacional é um importante indicador de desempenho para as empresas. Segundo a Bain & Company, todos os negócios deveriam incorporar uma mentalidade de eficiência em sua cultura para evitar a adição de recursos em excesso que fornecem apenas benefícios limitados.

Neste artigo, vamos explorar três estratégias práticas que podem ajudar sua empresa a aumentar a sua eficiência operacional.

1)Automação

A automação é uma das maneiras mais eficazes de aumentar a eficiência operacional. Ela permite que as tarefas sejam concluídas rapidamente e com maior precisão, eliminando erros humanos e reduzindo o tempo necessário para executar as tarefas.

Além disso, a automação permite também que os colaboradores se concentrem em atividades mais complexas e estratégicas, aumentando a produtividade e a eficiência geral da equipe.

”A primeira regra de qualquer tecnologia usada em um negócio é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência.” 

Bill Gates, fundador da Microsoft

Algumas áreas que podem ser automatizadas incluem atendimento ao cliente, gestão de estoque, faturamento, contabilidade e contratos.

Na Clicksign, por exemplo, é possível criar e gerenciar documentações de maneira simplificada através da solução de automação a partir de um modelo, eliminando os pontos de atrito e dando tração à assinatura de termos e acordos importantes.

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2)Padronize os processos

Padronizar os processos é outra estratégia importante para aumentar a eficiência operacional, pois ela  garante que as atividades sejam executadas de maneira consistente, independentemente do colaborador responsável.

Desta forma, é reduzida a possibilidade de erros e garante-se que as tarefas sejam concluídas de maneira  eficaz. Além disso, a padronização torna mais fácil identificar e corrigir problemas em potencial, o que ajuda a aumentar a qualidade do produto ou serviço oferecido.

3)Adote uma cultura de melhoria contínua

Uma cultura de melhoria contínua é uma cultura que incentiva os colaboradores a identificar áreas de melhoria e a buscar constantemente maneiras de aprimorar os processos existentes.

Ao se adotar uma cultura de melhoria contínua, sua organização pode identificar e eliminar os gaps que impedem a eficiência operacional, melhorando constantemente a qualidade do produto ou serviço oferecido.

Mais que isso, ela ajuda a criar um ambiente de trabalho mais colaborativo e incentiva a inovação, o que pode resultar em novas oportunidades de crescimento para sua companhia.

Cases de sucesso na implementação dessa estratégia

A eficiência operacional é fundamental para garantir que uma empresa seja competitiva e possa oferecer um produto ou serviço de qualidade a um preço acessível.

Além da Apple, inúmeras outras instituições se beneficiaram desse conceito para melhorar seus negócios. Dentre elas, estão:

🚘Toyota

A Toyota é uma das empresas mais conhecidas por sua busca pela eficiência operacional. A empresa é pioneira no método de produção enxuta, também conhecido como "Lean Manufacturing", que visa eliminar desperdícios e maximizar a eficiência do processo produtivo.

O método de produção enxuta da Toyota é considerado um dos mais eficientes do mundo e a empresa é frequentemente citada como um exemplo de excelência em eficiência operacional.

📔Amazon

A Amazon investiu fortemente em tecnologia e automação para otimizar seus processos de logística e atendimento ao cliente.

À título exemplificativo, adotou o uso de robôs para separar e embalar pedidos, reduzindo o tempo necessário para processar e enviar as encomendas.

Além disso, a empresa usa inteligência artificial e análise de dados para entender as preferências do cliente e oferecer uma experiência de compra personalizada.

🍟McDonalds

O McDonald's desenvolveu um processo de produção padronizado para garantir que os alimentos sejam preparados de maneira rápida e consistente em todas as suas lojas em todo o mundo.

A empresa usa tecnologia para otimizar seus processos de pedidos e atendimento ao cliente e implementou o modelo de quiosques de autoatendimento para reduzir as filas e oferecer uma experiência de compra mais rápida e eficiente.

Maximize sua eficiência operacional com as soluções Clicksign

As soluções Clicksign oferecem uma variedade de recursos para ajudar a maximizar a eficiência operacional de sua empresa.

Desde a assinatura eletrônica até a integração e a automação, essas soluções podem ajudar a simplificar processos, economizar tempo e aumentar a lucratividade.

Com a Clicksign Assinatura, é possível enviar documentos para serem assinados de forma remota, eliminando tempo e recursos que seriam necessários para imprimir e enviar registros físicos.

Já com a Clicksign Integração, reduz-se a necessidade de alternar entre vários aplicativos (Google Drive, Zapier etc.), conectando ferramentas de negócios, via API, para ajudar a reduzir erros humanos e entregar uma experiência positiva para o cliente.

Finalmente, com a Clicksign Automação, são criados documentos a partir de um conteúdo padrão, em que se alteram apenas alguns dados variáveis do signatário (quem assina) através do fluxo com formulário ou fluxo com planilha. 

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