Como a See-Saw conseguiu acelerar o processo de matrículas

Trabalhar com crianças é tudo de bom. Vê-las gritar, correr, brincar é um verdadeiro processo de rejuvenescimento. Vê-las crescer e se desenvolver é ainda mais gratificante. Dá um grande orgulho. Porém, apesar das boas impressões, não é um trabalho fácil. Exige o máximo de amor e disciplina. E fora todo cuidado em educar a nova geração, há outro fator que precisa ser levado em conta: o tempo escasso que a maioria dos pais têm para lidar com as tarefas burocráticas, contudo necessárias, da educação.

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Qual será então a solução que a escola bilíngue See-Saw encontrou para acelerar o processo de matrículas – que necessita da leitura, preenchimento e assinatura de um contrato – com o reduzido tempo dos pais de alunos? 

É o que nós vamos saber nesse Business Case. Confira! 

Quem é a See-Saw?

A See-Saw é uma das escolas pioneiras no ensino bilíngue em São Paulo. Fica localizada no Real Parque, e em 2019 completou 25 anos de história.

E que história!

Fundada em 1994 por Maria Cecília Materon Botelho e Renato Fernando Botelho, a escola acredita na formação de cidadãos responsáveis, atuantes, capazes de enfrentar e superar desafios, ao mesmo tempo em que desenvolvem aptidões e se expressam em português e inglês.

O colégio cresceu e, hoje,somando-se os estudantes da Educação Infantil, Ensino Fundamental 1 e 2 e os do Ensino Médio são cerca de 500 alunos.

A instituição aposta no acolhimento e tem um projeto pedagógico inovador, em que os professores atuam como mediadores importantes do aprendizado, o que permite aos alunos protagonismo em seu desenvolvimento e na transformação positiva do mundo.

Na escola, as crianças e jovens também têm acesso a uma alimentação balanceada, atividades extracurriculares diversas e uma infraestrutura completa com os melhores recursos de aprendizagem. 

O desafio: Acelerar o processo de matrículas

Acontece que todo ano na mesma época, no período em que as matrículas tinham que ser renovadas, um problema surgia – e não era com as crianças, mas sim com os pais e responsáveis. 

Havia muita demora e dificuldade para a escola receber os contratos de serviços educacionais que os pais precisavam assinar. E em uma instituição com um calendário de ano letivo organizado antecipadamente, dá para imaginar o tamanho do problema de ter que aguardar a chegada dos cerca de 500 contratos. Já que sem a anuência dos responsáveis o trabalho em uma escola fica muito prejudicado. 

Mas por que a demora em assinar as matrículas?

Há diversos motivos para explicar a demora das assinaturas e devolução dos contratos de matrículas. Talvez o principal seja o tempo escasso que muito pai ou mãe de aluno tem em sua vida. Fica difícil comparecer no estabelecimento de ensino durante o dia-a-dia. Somado a isso, existe um outro fator no caso da See-Saw que é a confiança que os responsáveis têm na escola. Pois sabem que lá os filhos estão protegidos e recebendo educação de qualidade. Logo, não precisam se preocupar em conferir item a item qual o seu papel e o papel da instituição na educação das crianças.   

Como a See-Saw resolveu esse problema?

A See-Saw é uma escola pioneira, tanto no ensino bilingue quanto no método pedagógico. Logo, não é de se espantar que tenha levado seu pioneirismo para todos os departamentos, inclusive para a secretaria. Assim, a instituição escolheu o Clicksign Automação como uma ferramenta de auxílio para acelerar o processo de matrículas, rematrículas e gestão de contratos.

A solução Clicksign Automação mostrou a que veio e desburocratizou os procedimentos na secretaria da See-Saw. Isso melhorou a gestão de tempo de todos os envolvidos no processo de matrícula dos alunos: o departamento financeiro, que precisava dos contratos assinados para realizar as cobranças; o departamento educacional, que precisava saber quais estudantes iriam entrar ou permanecer na escola, para assim estabelecer seu trabalho pedagógico; e os pais dos alunos, que não necessitam mais se dirigir à instituição para assinar as matrículas, já que agora podem receber o formulário do contrato via e-mail, SMS ou Whatsapp e assiná-lo utilizando dessas mesmas ferramentas.

Como funciona o processo de utilização da solução Clicksign Automação? 

É muito simples. A família que quer matricular seu filho na See-Saw recebe um link para preenchimento da ficha de matrícula anexada ao contrato. Após a assinatura da família, o documento segue para a diretoria geral assinar. Posteriormente a secretaria escolar acessa Clicksign Automação e cadastra os alunos em seu sistema. 

E o que os pais de alunos acharam da novidade?

A implantação da solução Clicksign Automação para o preenchimento de matrícula teve uma ótima receptividade entre as famílias. Foi um processo muito rápido e tranquilo. Com certeza ajudou a manter a imagem de uma escola inovadora e que utiliza as mais avançadas tecnologias. 

A experiência do cliente, nesse caso, foi a melhor possível. Já que os pais de alunos tiveram suas vidas facilitadas pela escola.  

Só o sistema da See-Saw pode se integrar ao da Clicksign?

Não. Não é apenas a See-Saw que pode utilizar e se integrar ao Clicksign Automação. Nossa plataforma de criação, assinatura e gestão de contratos pode ajudar muitas escolas ou quaisquer outras instituições de ensino. Aliás, pela sua própria estrutura, é uma ferramenta que se encaixa muito bem nesses estabelecimentos. Pois o formulário para criação do contrato pode ser preenchido pela própria família com as informações necessárias para a matrícula. Além de agilidade, todos ganham com praticidade.

É seguro colocar os dados de crianças no Clicksign Automação?

Sim. Se existe algo que nossa solução é muito rigorosa é na segurança dos dados. Existe todo um protocolo que é seguido à risca. A integridade dos dados e informações presentes nos contratos é mantida com criptografia e algoritmos de avançada tecnologia.

As informações dos alunos estarão sempre em segurança e os contratos só poderão ser vistos por quem tiver a senha.

Portanto, se você acha que a solução da See-Saw pode, também, ser a sua. Não perca tempo. Entre em contato com a gente! 

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