Reducir la burocracia en las pequeñas y medianas empresas

Reducir la burocracia en las pequeñas y medianas empresas es un viejo sueño de muchos emprendedores. Es cierto que ya se ha hecho mucho para simplificar la apertura y el funcionamiento de las empresas. Sin embargo, aún queda un largo camino por recorrer para que esta reducción se lleve a cabo realmente.

Según un estudio realizado por la consultora Plum, Las micro y pequeñas empresas brasileñas dedican alrededor de 135 días al año solo a resolver tareas administrativas. Para que te hagas una idea, las empresas del mismo tamaño en Canadá dedican cuatro veces menos tiempo a este trabajo. Este estudio también señala que la burocracia provoca pérdidas de casi 80 000 millones de reales al año.

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A partir de estas cifras, podemos ver que, si bien Brasil es uno de los países con más personas con la intención de emprender, no es fácil crear y administrar una empresa en el territorio nacional.

Pero tampoco debemos cruzarnos de brazos y pensar que la solución solo puede venir del sistema de gestión pública. Es posible superar la burocracia con soluciones innovadoras. Por esta razón, la tecnología es una aliada importante de los emprendedores.

Gracias a los avances tecnológicos, hoy en día es posible optimizar la gestión de las tareas diarias. Hay varias herramientas disponibles para facilitar la gestión en las aplicaciones, el SaaS (software como servicio, que en una traducción al portugués sería el software vendido como servicios) e Internet. Estas herramientas, combinadas con un equipo de colaboradores preparados para los desafíos del nuevo milenio, pueden acelerar los procesos y, por lo tanto, producir mejores resultados de productividad.

Se pueden encontrar algunas soluciones de bajo costo para mejorar la experiencia empresarial. Hablemos de algunas de ellas:

Análisis de datos

Si desea optimizar y agilizar la forma de hacer negocios, necesita recopilar datos de sus clientes y del mercado. Con esta información, es posible encontrar patrones y tendencias para dirigir los recursos y la atención de manera más asertiva a los lugares que su empresa más necesita para crecer.

A través del análisis de datos, es posible descubrir en qué procesos los empleados son menos productivos o los tipos de actividades que requieren más tiempo por parte de cada empleado. Con esto, es posible saber si la adquisición de una herramienta que automatice un determinado conjunto de tareas es más gratificante en términos financieros y productivos que tener estos procesos realizados de la manera tradicional. Un ejemplo de ello es el uso de la inteligencia artificial para responder a las preguntas de los consumidores, una práctica que muchas empresas están adoptando actualmente.

La integración del sistema de gestión

Para superar la burocracia interna, es necesario un sistema de gestión que esté debidamente planificado. Muchos emprendedores olvidan una de las herramientas de gestión empresarial más importantes: el plan de negocios. Solo así es posible sortear la burocracia y trabajar con inteligencia, dirigiendo los esfuerzos por caminos menos ardientes.

Por lo tanto, es importante saber a dónde quiere ir a corto, medio y largo plazo. De este modo, se puede implementar un sistema que se integre con otras herramientas, evitando la creación de un árbol superpuesto de aplicaciones que no tienen conexión.

Por lo tanto, una buena planificación, para saber de antemano qué herramientas de gestión se utilizarán en el negocio, es fundamental. Y sabiendo cuáles son, el emprendedor necesita ver si es posible conectarlos para no perder tiempo trabajando por separado en cada una de las plataformas que ha elegido para ayudar a administrar su negocio.

La descentralización como forma de reducir la burocracia

Otra forma de actuar para reducir la burocracia es dar más poder a sus empleados. Cuando se acumulan muchas decisiones en una sola persona, las posibilidades de caer en una trampa burocrática son muchas. La empresa se vuelve lenta, engorrosa y costosa. Esto pone en peligro su supervivencia a medio y largo plazo.

Por lo tanto, para que una empresa sea ágil, dinámica y cercana a sus clientes, la descentralización de la gestión es cada vez más necesaria. Esto significa dar a sus empleados la libertad de tomar decisiones y resolver problemas que no sean tan complejos.

Abolir el uso del papel en la empresa

Puede que no lo parezca, pero las empresas gastan mucho en papel. Y esa es la esencia misma de la burocracia: firmar un documento aquí, sellar otro papel allá... en resumen, ya sabemos el resultado de esto, ¿no?

Si se hiciera un cálculo más preciso, habría que saber cuánto dinero se destina a la compra de papel, impresoras, cartuchos para impresoras, oficinas de correos o motocicletas -para llevar los documentos que hay que firmar-, el tiempo y, por último, queda el metro cuadrado de la oficina que se utiliza para almacenar los contratos.

Hoy en día, con la tecnología, este gasto es cada vez más innecesario. Es posible hacer todo de forma electrónica y digital. Todo lo que necesita es una computadora o cualquier otro dispositivo, como teléfonos inteligentes o tabletas, con acceso a Internet.

Un ejemplo de esta evolución tecnológica son las plataformas de automatización y gestión de contratos. A través de ellas, es posible crear contratos a partir de formularios y enviarlos a los clientes por correo electrónico, SMS o Whatsapp, la firma se realiza electrónicamente y el documento se almacena en la propia plataforma.

Seguridad de las firmas electrónicas

Muchos emprendedores todavía tienen miedo a las firmas electrónicas, pero podemos decir que son extremadamente seguro y confiable. Su protección se basa en algoritmos de cifrado que garantizan la inviolabilidad de los documentos. Es una gran solución para quienes desean modernizar y agilizar el proceso burocrático dentro de sus empresas.

Podemos concluir, por lo tanto, que no es necesario esperar a que la administración pública -en cualquier nivel, municipal, estatal o federal- reduzca los procesos burocráticos en las empresas en la actualidad. Es muy posible que el propio empresario lo haga. Pero el empresario no está solo. Con el avance de la tecnología, hoy en día existen muchas herramientas que ayudan a lograr esta reducción.

El emprendedor puede buscar estas soluciones en Internet, en aplicaciones o en SaaS. Todo dependerá del sector en el que quiera operar y de su planificación. Hablando de planificación, es importante que el emprendedor tenga un buen plan de negocios para saber qué direcciones seguirá la empresa a corto, medio y largo plazo. Saber esto es necesario, ya que con la planificación se pueden elegir los mejores sistemas de gestión e integrarlos entre sí, para no perder tiempo trabajando en cada uno por separado del otro. Dar autonomía a los empleados también puede ser una excelente opción para reducir la burocracia.

Por último, es importante reducir el uso del papel en las empresas, sustituyendo su uso por documentos virtuales que, gracias a la tecnología y la legislación en vigor, tengan la misma validez legal que los documentos en papel.