¡Guía completa para una gestión eficiente de los contratos!
Saber gestionar un contrato es parte del éxito de todo negocio exitoso, al fin y al cabo, es poco probable que tenga un desempeño empresarial satisfactorio sin la colaboración entre personas y empresas, y esto incluye La forma en que se cierran los acuerdos. ¿Qué tal entender cómo el progreso tecnológico ha influido en esta nueva forma de abordar los procesos burocráticos? ¡Entonces sigue leyendo!
Revolución digital y gestión de contratos: ¿cómo se conectan los dos sectores?
Vivimos en una época en la que el mundo está viviendo una verdadera revolución digital de los medios de producción, ya que los procesos se están automatizando: las aplicaciones, el software y los sistemas están cada vez más presentes en los sectores industrial y comercial, e incluso en organismos más truncados como las instituciones educativas, las ONG y Agencias públicas, también han confiado en soluciones tecnológicas para agilizar los procesos. ¿Te imaginas por qué (o por qué), además de la innovación en marketing en sí misma, la tecnología es importante? Sepa que debido a este avance en los procesos de producción, las empresas tuvieron más tiempo para prestar más atención a los consumidores. Así, surgió una nueva mentalidad en el mercado: cada vez más, experiencia del cliente ha sido retratada como la protagonista de las estrategias de marketing y ventas. No basta con vender un producto o servicio al consumidor. Es necesario acompañarlo y hacer que esté lo más satisfecho posible con todo el proceso que lo llevó a comprar en su empresa. Pero quizás te preguntes, ¿qué tiene que ver esto con saber gestionar un contrato? La respuesta es: ¡todo!
¿Qué es la gestión de contratos?
Un contrato consta de elementos estructurales y funcionales, y para gestionar estos detalles de manera inteligente y eficiente, el gestión de contratos: una metodología que agrupa los recursos, técnicas y procedimientos administrativos con el fin de supervisar el cumplimiento de lo establecido en el instrumento legal. Para que sepas con certeza cuáles son los elementos contractuales esenciales, aquí tienes:
- Estructural: se refiere a la posibilidad de modificar los contratos debido a sus múltiples características (cuando hay más de dos partes involucradas);
- funcional: aborda los intereses de los contratistas, con el propósito de crear, modificar o excluir ciertas obligaciones y derechos.
La práctica de la técnica tiene como objetivo supervisar los contratos observando sus elementos esenciales y también, centrándose en cómo reaccionará el consumidor ante estos cambios a lo largo del ciclo de vida contractual (preparación del documento, firma y finalización). Este escenario es lo que hoy conocemos como gestión de contratos moderna, y se lleva a cabo con la ayuda de la tecnología. Además, dado que la gestión de contratos termina desempeñando la función de encargarse de todas las etapas contractuales con vistas a su correcta implementación, es posible observar que también termina ayudan a prevenir pérdidas y daños a la empresa, ayudando a evitar las pérdidas resultantes de una supervisión parcial o inadecuada del flujo de contratos. Luego, invertir en una plataforma automatizada para monitorear los plazos y plazos, centralizar la información y monitorear la redacción de los contratos, ayuda a que el flujo sea más ágil, seguro y eficiente. Sí, eso existe, pero es cuestión de dentro de dos minutos (¡agárrate fuerte!).
¿Cómo era la gestión de contratos antes y después de Internet?
Puedes imaginarte lo doloroso que era gestionar los contratos sin la ayuda de la tecnología, ¿verdad? Para aquellos que no podían verlo, imagínense enorme pila de documentos para completar y revisar. Antes de la llegada de Internet, quienes trabajaban en la gestión de contratos tenían la ardua tarea de gestionar todas las etapas de la formulación y el análisis de los documentos manualmente. Cualquier demanda, incluso las más simples, consumía mucho tiempo y recursos, lo que hacía que el proceso fuera lento y lleno de reelaboración. Tras la evolución de Internet, se agregaron nuevos métodos a este proceso, lo que generó un nuevo modelo de organización del trabajo, con los beneficios derivados de la optimización digital, como la facilidad de encontrar varios modelos de contrato foros de consulta disponibles y grupos de intercambio de información profesional. Con esto Modernidad y velocidad de la era posterior a Internet, la seguridad y la legitimidad de los firmantes se optimizaron con la adopción de firmas digitales. Antes de eso, estas firmas se hacían, y aún se hacen, en menor escala, de forma manual y se reconocen en una oficina de notario mediante notarización. ¿Y hoy? Podemos afirmar que La firma electrónica ha llegado para quedarse (esta es la solución para legitimar a los firmantes), y no es de extrañar que se haya adoptado cada vez más porque es más práctico y tiene validez legal. Sin mencionar que los procesos digitales brindan nuevas posibilidades de administración, centralizan y automatizan los procesos, reducen los costos y brindan mejores resultados.
Saber gestionar un contrato es...
¡Pon al cliente como protagonista! Para saber cómo gestionar un contrato, es importante tener en cuenta que No basta con convencer al cliente Para que compre tu producto, debes convencerlo de que la compra que está realizando es algo más que eso: es una experiencia verdadera, capaz de provocar las mejores sensaciones posibles en su cerebro. Por tanto, para que esto sea posible, es necesario anteponer al cliente. Por lo tanto, no basta con tener un producto perfecto con una relación coste-beneficio atractiva... ASÍ QUE ¿Cuál es el camino seguido por el consumidor? ¡Para llegar a su producto o servicio, debe ser lo más fácil y satisfactorio posible! Esto comienza cuando el cliente ni siquiera sabe que necesita comprar tu producto o servicio. Con mucho tacto y con una comunicación eficaz y profesional, presentarás al consumidor una situación cercana a la que está viviendo. En general, esta situación muestra una dificultad que tiene. Luego, aún con tacto, demostrarás que hay un Solución a sus problemas. Personas con dificultades como la suya han conseguido salir de esta situación y viven muy bien, gracias a productos como el suyo. Por último, crearás el deseo en él para tener tu producto. Luego, detalla las características que hacen que su producto o servicio sea único. En esta etapa, el cliente querrá tanto lo que vendes que solo un equipo de ventas que no esté preparado podrá perderlo. Si ese no es tu caso, la venta está ganada. Sin embargo, no piense que el trabajo de gestión de contratos termina ahí. Eso es solo el principio. Saber gestionar un contrato implica gestionar bien los pasos previos a la firma del acuerdo, con las etapas de firma y gestión de documentos.
Etapas de la gestión de contratos
Para que la gestión de contratos sea tan eficaz como se espera, es necesario implementar ciertas técnicas, dispositivos y procedimientos en cada etapa del flujo de contratos. Consulte a continuación las etapas de la gestión de contratos.
1. Planificación de contratos
En esta primera fase de la gestión de contratos, se estipulan todas las condiciones, cláusulas, objetivos, riesgos, sanciones y obligaciones de las partes involucradas, como los plazos, por ejemplo. Esta planificación debe estar bien hecha, para no generar problemas a lo largo de todo el flujo de procesamiento.
2. Redacción previa del contrato
Ahora se redacta la primera versión del contrato y esto varía de una empresa a otra, ya que el método de redacción dependerá de la disponibilidad de recursos humanos en la empresa. Hay empresas que tienen un departamento legal o contratan proveedores de servicios legales, mientras que otras adoptan modelos de contrato confiables que pueden adaptarse según sea necesario. Independientemente de la elección, el proceso de redacción y revisión de los contratos debe ser riguroso para garantizar que se eviten las ambigüedades y la vaguedad, y en este sentido no hay nada que pueda sustituir a la sabiduría humana.
3. Negociación
Es el momento decisivo para el flujo de contratos, en el que hay una discusión detallada de todas las cláusulas del documento. Todo lo que se ha hecho hasta ahora puede ser modificado por las partes involucradas en la contratación. Cuando no se gestiona bien, este paso suele llevar mucho tiempo y estanca el proceso. Es importante que la empresa establezca un canal de comunicación dinámico e interactivo para que ambas partes puedan revisar rápidamente el documento.
4. Aprobación del contrato
Ha llegado el momento de aprobar el contrato. Si el contratista y el contratista están de acuerdo con las cláusulas, simplemente firme el documento. La firma es el sello legal que acredita la aprobación del contrato.
5. Efectividad del contrato
¿Contrato firmado? Entonces todo está listo para que se ejecute el documento. En ese momento, la empresa debe proporcionar todos los materiales, procedimientos y servicios necesarios para que la entrada en vigor se lleve a cabo y cumplir con las cláusulas. Esta suele ser la fase más larga del proceso, ya que el seguimiento debe ser crucial para que ambas partes cumplan plenamente el contrato.
6. Implementación de revisiones y aditivos
Las revisiones y los aditivos son indispensables. No importa cuán cuidadoso y bien planificado sea el documento, siempre habrá cláusulas o plazos suficientes para cumplir con todas las demandas que surjan durante la fase de implementación. Tras un análisis del documento, si es necesario, se revisan y se añaden nuevos términos para adaptarlos a las demandas de las partes involucradas. Todo esto debe registrarse y adjuntarse al contrato original.
7. Rescisión del contrato
Finalmente, la última etapa de la gestión del contrato que tiene como objetivo determinar si el contrato establecido se ha cumplido en su totalidad. Es muy importante que el documento sea revisado por las partes, para que nada pase desapercibido sobre las cláusulas definidas. Todas las cuestiones pendientes deben resolverse para que el documento sea efectivo. La gestión de los contratos es fundamental en cualquier empresa, ya que facilita el cumplimiento adecuado de las obligaciones contractuales y garantiza que la empresa tendrá los recursos para llevar a cabo lo acordado. Ya lo sabes: de alguna manera, el contrato afectará el presupuesto de tu empresa, por lo que es mejor cuidar bien todos los procesos.
¿Cómo gestionar un contrato una vez firmado?
Quienes piensan que la gestión de un acuerdo termina cuando se firma se equivocan. Hay una larga fase posterior a la suscripción que no puede pasarse por alto. Por lo tanto, tenemos la gestión de documentos: la gestión de los contratos debe realizarse de forma dinámica, ágil y segura. Qué significa simple. En primer lugar, necesita saber dónde almacenar los contratos. El lugar más seguro para hacerlo es en nube. Sin embargo, la plataforma para hacerlo debe utilizar los estándares de protección más estrictos, como las contraseñas y el cifrado en la ubicación de almacenamiento. Por lo tanto, los documentos están protegidos de las acciones de piratas informáticos u otros ciberdelincuentes. Luego, puede ser necesario ver quién firmó los contratos y quién queda para firmarlos. Para ello, la plataforma debe proporcionar un informe sobre la vida útil de cada documento almacenado. ¿Qué sabes sobre organización de archivos digitales? Después de toda esta información sobre la gestión de contratos, aún pueden quedar dudas sobre una solución eficiente para hacerlo, desde la firma electrónica hasta el almacenamiento de archivos, ¿verdad? Sepa, entonces, que hay opciones disponibles en el mercado. ¡Clicksign, por ejemplo, es su pionera en Brasil! Nuestra herramienta de firma electrónica tiene todo lo que necesitas, integrado con el sistema de su empresa a través de una API. ¿No estás seguro de qué es la API? Recomendamos leer esta entrada del blog al presente! Por lo tanto, dado que ya sabes cómo gestionar un contrato antes de que se firme, durante y después, ¡el camino hacia el éxito ya está recorrido! Ahora sigue adelante: ¿vamos juntos?
