El fundador de M&E comparte su experiencia con Clicksign en la firma de contratos comerciales en el sector educativo
*Texto escrito por: Raphael Santo
Mi experiencia con las herramientas de firma electrónica y el aumento de eficiencia que obtuve en las operaciones comerciales de Mercado&Educação
Empecé en el mercado de la educación básica durante una pasantía en el área comercial vendiendo una solución de captación de estudiantes. Actualmente, unos 5 años después, sigo en este vasto y complejo sector gestionando equipos de ventas y éxito de socios, siempre centrados en las escuelas privadas.
En términos de aclaración, vale la pena dar una explicación del mercado: Estamos hablando de casi 40.000 escuelas privadas presentes en Brasil, estos cubren sobre 9 millones de estudiantes.
El mercado de la educación básica todavía tiene una baja profesionalización en la gestión y hay una enorme cantidad de pulverización en el mercado. Las marcas tienden a tener un atractivo regional; en otras palabras, una escuela fuerte en São Paulo no tiene necesariamente la misma fuerza en otros estados brasileños.
Estas características hacen de este un mercado marcado por mucha complejidad y peculiaridades para todos los involucrados.
Una solución dirigida a atraer nuevos estudiantes tiene un alcance general, es decir, un mercado potencial cercano a la totalidad de casi 40 mil instituciones.
Con una solución perfectamente escalable, pasamos de 0 a 7 mil escuelas asociadas, enfrentándonos a todos los desafíos relacionados con la firma y el archivo de contratos que, al principio, se realizaban en un proceso completamente manual y físico.
Contratación de un servicio de firma electrónica trajo ventajas en la agilidad de las firmas, así como en una mejor organización de los documentos firmados.
Como ocurre con la mayoría de los procesos de venta, firmar el contrato, cuando sea necesario, es un paso fundamental y puede resultar muy difícil a la hora de cerrar acuerdos.
Un flujo simplificado, con pocos pasos y fácil acceso puede ser fundamental para mejorar los resultados empresariales.
A continuación, proporciono con más detalle el aumento de la eficiencia operativa que obtuvimos al incorporar una herramienta electrónica de firma digital de contratos en nuestro proceso empresarial.
Las herramientas de contratación digital agilizan mucho el proceso de firma entre las partes
En un proceso manual y físico, era necesario atribuir los datos de la escuela al contrato, imprimir el documento y recopilar la firma de los responsables de la empresa, y luego teníamos dos formas, la primera escanearla y enviarla a la escuela asociada y la segunda llevarnos el documento físicamente para firmarlo.
Como las ventas las realizó en su mayoría el equipo de Ventas internas, muchos de nuestros archivos se enviaron por correo electrónico a las partes interesadas, que tuvieron que imprimir el documento, firmar la firma y volver a escanear el contrato.
La burocracia del proceso hizo que el tiempo medio de devolución de los contratos fuera mucho más largo y, en general, exigiera mucho más Seguimientos de nuestro equipo de ventas para finalizar las suscripciones.
Tener una herramienta digital hizo que los contratos se firmaran mucho más rápido, y ganamos velocidad en la operación y en el cierre de las transacciones.
La justificación es muy simple: con un proceso de suscripción por correo electrónico simplificado, las partes interesadas pueden completar los pasos en menos tiempo con unos pocos pasos para completarlos.
Un consejo para que este proceso sea aún más eficiente, según nuestra experiencia, es tomar los datos necesarios que deben incluirse en el documento durante la negociación, dejando a la parte contratante el número mínimo de pasos necesarios para finalizar las firmas.
La estandarización de archivos y la simplificación de procesos mitigan y, en muchos casos, evitan la repetición del trabajo
Es cierto que la mayoría de nuestros contratos, en nuestro modelo de firma física y manual, venían escaneados y enviados por correo electrónico, pero la calidad y el formato siempre eran inciertos.
Si, por un lado, recibíamos contratos escaneados con buenas propiedades de escaneo, por otro lado, el contrato a veces se recibía a través de fotografías de las más variadas calidades. A veces es necesario solicitar una nueva fotografía/escáner del contrato, lo que aumenta aún más el ciclo comercial.
A esto le sumamos el hecho de que eventualmente podría haberse producido un error en los datos o la información descritos en el contrato y era imprescindible repetir todo el proceso manual y físico mencionado anteriormente.
Con Haga clic en firmar, la estandarización colabora con un proceso en el que se reduce el retrabajo. En los casos en que sea necesario cambiar los datos, ya que es posible hacerlo rápidamente en los archivos digitales, así como para evitar cualquier tipo de problema cualitativo con los archivos enviados por las partes interesadas durante el envío del contrato.
Las herramientas de firma digital colaboran con el archivado de documentos
Recuerdo que el proceso de archivado pasaba por diferentes procesos organizativos. Inicialmente, este documento se archivaba en una carpeta con el resto de la información empresarial, luego se creó una sola carpeta para todos los archivos y, finalmente, estandarizamos el nombre del archivo para poder acceder a él fácilmente.
No solo eso, también teníamos los contratos físicos para las transacciones que cerramos en persona, por lo que necesitábamos diferentes formatos de archivo, físicos y digitales.
Disponer de un sistema con la posibilidad de archivar automáticamente los contratos después de las firmas adecuadas y de fácil acceso, colabora en la gestión de estos documentos y nos facilita la revisión de los contratos siempre que sea necesario, lo que hace que los archivos sean más eficientes.
Consideraciones finales: los contratos digitales son más eficientes en la operación y administración de los archivos
Me di cuenta de que las ganancias que obtuvimos de la contracción de la herramienta fueron:
- Velocidad de las suscripciones
- Productividad de los equipos comerciales
- Mitigación de retrabajo
- Organización de archivos
Con un volumen considerable de nuevas escuelas asociadas, la adopción de ClickSign nos ayudó a ganar eficiencia operativa, ya que a través de la herramienta pudimos acelerar las suscripciones, lo que, en consecuencia, se tradujo en una reducción del ciclo de ventas. Con la herramienta, también pudimos evitar tener que volver a trabajar con la estandarización de los archivos y reducir los pasos para cambiar los datos y la información y, finalmente, obtener una ganancia sustancial en la administración y el archivo de los contratos, lo que generó mucha más productividad para nuestras operaciones en los procesos de la rutina comercial.
*Rafael Santo — Tecnólogo y licenciado en Administración por la UFSCar. Fundó y administra Mercado y educación, un blog sobre el mercado educativo. Es el gerente del mercado Best School del Grupo Quero Educação, un entusiasta de las ventas y un apasionado de los temas educativos.
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