Fundador do M&E conta sua experiência com a Clicksign na assinatura de contratos comerciais na educação
*Texto escrito por: Raphael Santo
Minha experiência com ferramentas de assinatura eletrônica e o ganho de eficiência que obtive nas operações comerciais do Mercado&Educação
Iniciei no mercado de educação básica em um estágio na área comercial vendendo uma solução de captação de alunos. Atualmente, cerca de 5 anos depois, permaneço neste vasto e complexo setor dirigindo times de vendas e de sucesso dos parceiros sempre voltados à escolas particulares.
A nível de esclarecimento, vale uma explanação do mercado: Estamos falando de praticamente 40 mil escolas particulares presentes no Brasil, estas abrangem cerca de 9 milhões de alunos.
O mercado de educação básica ainda tem baixa profissionalização na gestão e existe uma enorme pulverização no mercado. As marcas costumam ter apelo regional, em outras palavras, uma escola com força em São Paulo, não necessariamente tem a mesma força nos demais estados do Brasil.
Essas características tornam este, um mercado marcado por muita complexidade e peculiaridades para todos os envolvidos.
Uma solução voltada à captação de novos alunos tem abrangência geral, ou seja, um mercado potencial que se aproxima a totalidade das quase 40 mil instituições.
Com uma solução perfeitamente escalável, saímos de 0 para 7 mil escolas parceiras, enfrentando todos os desafios voltados a assinaturas e arquivamento de contratos que em um primeiro momento, aconteciam em processo completamente manual e físico.
A contratação de um serviço de assinatura eletrônica trouxe consigo vantagens na agilidade das assinaturas, bem como uma melhor organização dos documentos assinados.
Como na maioria dos processos de vendas, a assinatura do contrato, quando necessária, é uma etapa crítica e pode se configurar em uma grande dor no fechamento de negócios.
Um fluxo simplificado, com poucas etapas e de fácil acesso pode ser fundamental para melhorar os resultados comerciais.
Abaixo, trago com mais detalhes o ganho de eficiência operacional que tivemos a partir da incorporação de uma ferramenta de assinatura eletrônica de contrato digital em nosso processo comercial.
Ferramentas de contrato digital tornam o processo de assinatura entre as partes muito mais rápido
Em um processo manual e físico, era necessário imputar os dados da escola no contrato, imprimir o documento e colher a assinatura dos responsáveis pela empresa e posteriormente tínhamos dois caminhos, sendo o primeiro escanear e enviar à escola parceira e a segunda levar o documento fisicamente para que fosse assinado.
Como as vendas eram feitas majoritariamente pelo time de inside sales, muitos dos nossos arquivos eram enviados por e-mail aos interessados que deveriam imprimir o documento, fazer a assinatura e escanear o contrato novamente.
A burocracia do processo tornava o tempo médio de retorno dos contratos muito maior e, em geral, necessitava de muito mais follow-ups do nosso time comercial para finalização das assinaturas.
Ter uma ferramenta digital fez com que os contratos fossem assinados muito mais rápido, ganhamos velocidade na operação e nos fechamentos de negócios.
A justificativa é bem simples, com um processo simplificado de assinatura via e-mail, as partes interessadas conseguem concluir as etapas em menos tempo com poucos passos até a finalização.
Uma dica para tornar esse processo ainda mais eficiente, em nossa experiência, é pegar os dados necessários que deverá constar no documento durante a negociação, deixando para a parte contratante o mínimo de passos necessário para finalizar as assinaturas.
Padronização de arquivo e simplificação de processo mitiga e, em muitos casos, evita o retrabalho
É certo que grande parte de nossos contratos, em nosso modo modelo de assinatura de contrato físico e manual, viriam escaneados e por e-mail, mas a qualidade e o formato eram sempre incertos.
Se por um lado, recebíamos contratos escaneados e com boas propriedades de digitalização, por outro, por vezes, o contrato era recebido por fotos das mais variadas qualidades. Sendo necessário, em algumas ocasiões, a necessidade do pedido de uma nova foto/escâner do contrato e isso acrescia ainda mais o ciclo comercial.
Somamos a isso o fato de que eventualmente um erro poderia ter acontecido nos dados ou informações descritos no contrato e era imprescindível repetir todo o processo manual e físico supracitado.
Com a Clicksign, a padronização colabora com um processo em que o retrabalho é reduzido. Em casos em que existe a necessidade de alteração de dados, uma vez que rapidamente é possível fazê-lo nos arquivos digitais, bem como evitar qualquer tipo de problema qualitativo de arquivos enviados pelas partes interessadas durante o envio do contrato.
Ferramentas de assinatura digital colaboram com o arquivamento de documentos
Me lembro que o processo de arquivamento passou por diferentes processos de organização, inicialmente este documento ficava arquivado em pasta com as demais informações do negócio, posteriormente, fez-se uma pasta única para todos os arquivos e por último padronizamos o nome do arquivo para que fosse possível acessá-lo facilmente.
Não apenas, tínhamos os contratos físicos dos negócios que fechamos presencialmente também, logo, era necessário diferentes formatos de arquivamento sendo o físico e o digital.
Ter um sistema com a possibilidade de arquivar automaticamente os contratos após as devidas assinaturas com fácil acesso, colabora na gestão destes documentos e facilita revisitarmos os contratos sempre que necessário, dando mais eficiência na organização dos arquivos.
Considerações finais: Contratos digitais são mais eficientes na operação e na gestão de arquivos
Observei que os ganhos que obtivemos a partir da contração da ferramenta, foram:
- Velocidade nas assinaturas
- Produtividade dos times comerciais
- Mitigação de retrabalho
- Organização de arquivos
Com um volume considerável de novas escolas parceiras, adotar a ClickSign nos ajudou a ganhar eficiência operacional, uma vez que através da ferramenta pudemos ganhar velocidade nas assinaturas, isso gerou consequentemente uma diminuição do ciclo de vendas. Com a ferramenta também pudemos evitar o retrabalho com padronização de arquivo e diminuir as etapas para alteração de dados e informações e, por último, um ganho substancial na gestão e arquivamento dos contratos, gerando para nossa operação muito mais produtividade para os processos dentro da rotina comercial.
*Raphael Santo – Tecnólogo e graduado em Administração na UFSCar. Fundou e administra o Mercado & Educação, um blog do mercado educacional. É gerente no marketplace Melhor Escola do Grupo Quero Educação, entusiasta do mundo das vendas e apaixonado pela temática educacional.
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