Entenda o TTRT-e e como o contador transfere seus clientes
O TTRT (Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica) é um documento importante quando falamos da escolha de mudar o profissional responsável pela contabilidade de uma empresa. Esse documento é necessário para que o sucessor dê uma boa continuidade ao trabalho já feito.
É indispensável que, quem é dono do próprio negócio, esteja por dentro desse assunto para evitar que aconteça um erro ou fraude.
Se você já acompanha nosso blog, sabe que quando trazemos um assunto por aqui, é para te ajudar na sua empresa – independente de qual setor ela atua. Por isso, continue conosco e aprenda mais sobre esse tema tão importante para a saúde financeira de qualquer empreendimento!
Mas então, o que é TTRT-e?
Que sigla impronunciável, não? Mas os contadores já estão acostumadas com ela! O TTRT-e é a versão eletrônica do Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica, uma ferramenta excelente tanto para contadores digitais – que utilizam de certificações e assinaturas digitais para oficializar seus documentos – quanto para empresas.
É um arquivo online que deve ser preenchido pelo contador responsável por uma empresa quando este vai deixar sua função. Ele pode ser entregue – ou enviado – perante a rescisão de contrato, também atesta que o técnico anterior deve enviar todas as informações do setor para quem o sucederá.
Confira o nosso post sobre como agilizar o processo de demissão para não ter dúvidas nesse momento de desligamento de seu contador.
A necessidade dessa documentação está discriminada no Código de Ética do Contador que explicita que o antigo contador deve fornecer os dados necessários para que o próximo consiga realizar suas atividades.
A versão eletrônica desse termo é disponibilizada pelo Conselho Regional de Contabilidade de cada estado em seu próprio site. No entanto, para que esse tenha validade legal mesmo sendo online, é necessário se ater a certificação adequada.
Realizar essa etapa é uma obrigatoriedade para alguns estados e, para os que não a exigem, ela permanece como uma boa prática. Isso porque beneficia tanto o profissional, que tem respaldo legal para provar suas atividades realizadas, quanto para a empresa que não corre o risco de acabar tendo informações expostas.
Como funciona essa transferência?
Quando um contrato acaba ou é rescindido, não dá para deixar tamanhas informações tão privadas sobre seu negócio na mão de alguém que já não tem ligação com a empresa, certo? Não só isso é antiético, como também fere e Lei Geral de Proteção de Dados.
Por isso, todos os arquivos precisam ser repassados ao cliente, ou ao seu representante legal – normalmente, o novo contador. Essa condição fica explícita na Resolução CFC n° 987/2003 que cita:
Art. 5ºB. No Distrato de Prestação de Serviços Profissionais e Transferência de Responsabilidade Técnica, deve constar a responsabilidade do cliente de recepcionar seus documentos que estejam de posse do antigo responsável
técnico.
Parágrafo único. O cliente poderá indicar representante legal para recepcionar os documentos, mediante autorização por escrito, sendo, de preferência, o novo responsável técnico.
Existem uma série de informações a respeito de uma empresa ou de suas transações que cabem aos cuidados do contador. São comprovantes, cópias de documentos enviados, recibos e declarações indispensáveis para as comprovações legais das atividades realizadas por uma empresa. Entre alguns exemplos do que precisa estar nessa passagem de dados, podemos citar:
- notas fiscais de compras e vendas;
- balancete atualizado;
- comprovantes de pagamentos dos funcionários e impostos;
- certificado e assinatura digital da empresa, caso exista;
- inventário de produtos.
Cabe ao profissional reunir todas essas informações e organizá-las para repassar ao contratante. Nesse momento é que a praticidade do TTRT-e se destaca, permitindo que toda essa operação fique mais segura e ágil.
Por que utilizar o TTRT-e ao invés da versão tradicional?
Na hora de trocar de contador uma série de demandas podem ser observadas, como a abertura do processo de demissão, a conclusão de atividades mais urgentes, a passagem de informações para o próximo técnico, entre outras.
Por isso, todas as ferramentas que agilizem essas etapas são de grande ajuda e esse é o principal motivo de utilizar a versão eletrônica do Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica.
Estudos sugerem que 80% de todas as informações sobre o local de trabalho ainda são processadas em papel. Isso pode ser problemático para contadores e profissionais da área.
Além disso, quando pensamos no envio do termo virtualmente, também não podemos deixar de considerar o envio do restante dos arquivos necessários. Se todos eles estão no ambiente virtual, fica mais fácil de organizá-los, conferi-los e não deixar nada ficar para trás. Ainda, irá garantir economia monetária (com o gasto de papéis) e maior sustentabilidade (ao cuidar do meio ambiente).
Indicamos ler nosso post com 5 dicas para arquivar arquivos com segurança para ter conhecimento de diversos meios de preservar a privacidade dos documentos e a legalidade de seu negócio!
E para o contador digital, como o TTRT-e é vantajoso?
Devemos lembrar que os Conselhos Regionais de Contabilidade utilizam o TTRT para fiscalizar as atividades de quem é associado a eles, bem como averiguar possível irregularidade alarmada por meio de uma denúncia.
Mantendo todos os arquivos desse processo no ambiente virtual, como acontece com o uso do Termo Eletrônico, fica mais simples conferirem os passos realizados durante essa operação e a adequação de seu trabalho.
Além de se respaldar com essa proteção sobre a conferência de seu serviço, o contador digital também beneficia-se de outras formas com esse documento. Independente dos motivos que levaram o rompimento desse contrato, a transferência sempre causa dores de cabeça. Com essa opção digital, fica menos estressante e mais rápido repassar seus clientes e respectivos arquivos.
No que se atentar ao trocar de contador?
Não basta apenas modificar o responsável pela contabilidade da sua empresa, é preciso tomar cuidado com outros pontos importantes no momento de requerer os arquivos e de rescindir o contrato anterior. Além, é claro, de cumprir com as obrigatoriedades monetárias que cabem ao contratado, ainda há outras coisas a se atentar. São elas:
- datas do processo de demissão;
- a veracidade dos documentos digitais disponibilizados;
- o preenchimento correto de todos os termos e documentos;
- se todos os arquivos foram repassados;
- se há alguma informação adicional não documentada, mas que o novo contador necessita para realizar suas tarefas;
- a segurança do processo de transferência.
Esse último tópico é o que mais preocupa qualquer empreendedor. Mas, felizmente, existe uma tendência de mercado que ascendeu nos últimos anos e que resolve essa preocupação: a contabilidade digital.
Temos um post completo sobre esse assunto, falando de como ela funciona e outros detalhes. No entanto, vamos nos ater a como ela melhora a transferência de responsabilidade técnica.
Como a contabilidade digital pode ajudar nesse processo?
O avanço tecnológico oferece benefícios para todos os setores, desde as receitas médicas digitais, até automações para grandes exportações. Não seria diferente no caso dos contadores: a digitalização dessa área oferece uma série de benefícios tanto para profissionais autônomos quanto para empresas que almejam organização e praticidade nos assuntos relacionados a contabilidade.
Como já adiantamos no tópico anterior, essa tendência faz toda a diferença no processo de transferência das informações contábeis para o próximo técnico de uma empresa. Quando um documento é lavrado com o certificado e a assinatura digital, essas garantias impossibilitam a mudança do conteúdo criptografado ali.
Sendo assim, o contador que utiliza esses recursos ao enviá-los para seu contratante no momento da rescisão, garante que não irão comprometer os dados fornecidos por ele.
Utilizando a tecnologia blockchain para transferir, de um contador para outro, todos as informações privadas, estas vão ficar seguras na nuvem, arquivadas de forma prática e todo esse processo ainda terá bem menos burocracia.
Veja o post "Entenda a relação da assinatura digital e blockchain!" e saiba mais sobre o tema que estará cada vez mais presente no setor empresarial!
Não deixe de utilizar todas as informações sobre TTRT-e para melhorar sua atuação no setor contábil. E se você deseja digitalizar os seus processos, como fazem as principais empresas do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e conheça agora nossos Planos e Preços.
