5 consejos para archivar documentos comerciales de forma segura
La búsqueda de organización y seguridad ha sido el foco de las grandes empresas de éxito. No es de extrañar que un área que ha decepcionado al mundo empresarial sea gestión de documentos, más conocido como el conjunto de procesos que se llevan a cabo para la eficiencia, el control y la optimización de archivado de documentos para reducir el gasto de tiempo.
Lo interesante de la gestión de los procesos de documentación es que es una garantía de que la información relevante para una empresa u organización estará segura, lo que puede llevar a la reducción de las pérdidas y pérdidas financieras.
Así es: ¡reducción de pérdidas financieras! Piensa, ¿cuánto tiempo dedicas actualmente a buscar información relevante en los periódicos que guardas en lugares inapropiados? Ahora, piensa en cuántos de esos documentos almacenados contienen información irrelevante para la empresa y sus empleados.
Quizás su respuesta a ambas preguntas debe haber sido clara y rotunda: MUCHO. La verdad es que organizar los documentos de forma adecuada no es una actividad que mucha gente se tome muy en serio, lo que se traduce en papeles y más documentos que se acumulan sin razón de ser.
Por eso, en la publicación de hoy, decidimos brindar consejos eficientes y precisos para que puedas aprender Cómo archivar los documentos de su empresa de una forma más funcional y segura, eliminando de una vez por todas las molestias de no encontrar ese archivo que tanto buscas. ¡¿Vamos a verlos?!
1. Escanea documentos físicos
Nos atrevemos a decir que la forma más asertiva de archivar documentos comerciales es Escaneo de los documentos. Se trata de una actitud estratégica que tiene como objetivo mantener la integridad de los documentos, que estarán protegidos de los elementos, lo que no sería posible si la documentación se presentara en papel físico.
Pero sabemos que uno de los factores que pueden llevarte a no digitalizar tus documentos es el temor a que dejen de tener validez legal. Estamos aquí para asegurarle que no debe tener miedo, ya que pueden tener el mismo valor legal y el mejor, la integridad de los documentos puede garantizarse mediante una firma electrónica.
Teniendo en cuenta que el documento es legítimo cuando se digitaliza, otro factor responsable de la digitalización de los documentos es la consideración de la optimización del tiempo. Piense cuánto tiempo no ahorraría transformando sus archivos en medios digitales en lugar de buscar información importante en carpetas y carpetas.
La gestión estratégica de documentos nos demuestra que nuestro tiempo es valioso y, en lugar de dedicarlo a búsquedas vanas, puede utilizarse en otras tareas de gestión capaces de aportar una mayor rentabilidad y rentabilidad a su empresa. Y ni siquiera hace falta decir que los documentos escaneados son sinónimo de seguridad, ¿verdad?
Teniendo en cuenta lo fácil que es perder un papel importante en el ajetreo diario, convertirlo en digital es una garantía de que, una vez guardado en una base de datos, su documento está debidamente protegido contra el robo y la pérdida de datos.
2. En caso de imposibilidad de digitalización, utilice la microfilmación
No puede digitalizar sus documentos, pero ¿quiere garantizar su buena organización e integridad? La microfilmación puede ser tu mejor amiga. El proceso de Captura fotográfica Es ideal para gestionar y archivar documentos empresariales, especialmente en empresas que no tienen tanto espacio físico para almacenar documentos ostensiblemente.
Por lo tanto, al reducir el tamaño de los archivos, la microfilmación permite ganar espacio y, sobre todo, la durabilidad e integridad de los archivos, siendo una forma sólida de archivado.
3. Automatice los procesos
Ni siquiera tenemos que decir que el tiempo es dinero, ¿verdad? Por lo tanto, no sirve de nada digitalizar documentos antiguos si la empresa seguirá generando formularios, contratos e informes en papel. En otras palabras, automatizar procesos de crear documentos de una vez por todas.
Con este fin, considere contratar a un solución de automatización de documentos digitales es una de las mejores acciones que puede realizar para la organización de su empresa. Tenga en cuenta que, al hacerlo, garantiza el ahorro de tiempo, la mejor orientación de los esfuerzos de sus empleados, la recopilación y gestión inteligentes de los datos y, por supuesto, la seguridad de toda la información recopilada.
4. Preste atención a la temporalidad del documento antes de desecharlo
La gran dificultad a la que se enfrentan las personas cuando se trata de archivar documentos se relaciona con su tiempo de almacenamiento. Esto se debe a que algunos documentos, especialmente los contratos y las escrituras, resultan esenciales, mientras que deshacerse de los archivos antes de la fecha límite específica puede causar daños irreversibles a la empresa.
Afortunadamente, tenemos algunas pautas que pueden guiarnos en períodos de presentación obligatorios. Echa un vistazo a algunos de ellos:
- 5 años para las cartas de renuncia;
- 5 años para los acuerdos de compensación por horas;
- 10 años para los documentos de recursos humanos, a saber: comprobante de vacaciones, TRCT, nómina y recibo de 13º grado;
- Validez permanente para escrituras inmobiliarias.
5. Organice los documentos por tema y tiempo cronológico
Este consejo es esencial para conocer mejor lo que es esencial para la empresa en el período de tiempo actual. Si bien hay plazos para almacenar un documento, es fundamental que todos los colaboradores sepan que la forma más eficaz de almacenamiento, independientemente de si son archivos físicos o digitales, es ordenar los documentos por tema y secuencialmente por fecha de emisión.
De este modo, es más fácil ver la documentación y recopilar la información necesaria en lugar de tener que buscarla en medio de documentos indiferentes a la situación en cuestión. Podemos garantizar que la organización de los archivos en orden ascendente es capaz de garantizar mejor gestión operativa y documental.
¡Listo! Ahora tiene consejos más que suficientes para imprimir de forma segura un archivo de documentos empresariales.
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