Guía práctica para la firma electrónica
Para ganar espacio en el mercado contemporáneo, es fundamental ofrecer soluciones ágiles y confiables a sus clientes, por lo que saber cómo firmar una firma electrónica es esencial para ayudar a sus clientes a ser dinámicos a la hora de firmar o renovar contratos. ¡En este post aprenderás cómo implementar esta función en tu negocio!
Qué es la firma electrónica y su validez
La firma electrónica es una forma de autenticación digital bastante objetivo. Protegido por la criptografía en ambos extremos, es legalmente válido siempre que se ejecute a través de un sistema que garantice su autenticidad, los Sistemas de Acuerdo. Garantiza una mayor agilidad, menos burocracia y costos y alta escalabilidad, además de la oportunidad de que accedan exclusivamente las partes que dispongan de los permisos correspondientes. También lo es almacenado en la nube para acceder desde cualquier lugar con seguridad virtual. Tenemos una publicación que explica con más detalle Qué es la firma electrónica, que puedes consultar aquí en el blog. Ahora vamos a ver paso a paso cómo hacer una firma electrónica:
Realizar tu firma electrónica
En unos minutos puedes crear una dinámica segura y objetiva para que tus documentos se firmen:
1. Sube el contrato a la página de la plataforma
Al elegir su plataforma para firmas digitales, simplemente regístrese o inicie sesión en su cuenta y busque la sección de firma electrónica. Allí encontrarás un campo para subir el documento para ser firmado. Es preferible que esté en formato.PDF o .DOC, para que conserve su configuración y definición. Puedes convertirlo de cualquier formato a .PDF en línea y subirlo desde tu máquina o incluso desde la nube. Busca el archivo y espera a que la plataforma lo procese.
2. Designe firmantes y autenticaciones adicionales
En ese momento, agrega todas las partes involucradas en el contrato, indicando datos como el nombre completo, la fecha de nacimiento, el número de seguro social, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico a la que se enviará la autenticación. Puede designar la función de cada parte del contrato e indicar los campos en los que aparecerán sus firmas. También será posible indicar qué tipos de autenticación adicional tendrá la firma electrónica, como:
- reconocimiento facial;
- selfies;
- documento oficial;
- y firma manuscrita.
3. Recibir y firmar el archivo
Cada parte recibirá su correo electrónico respectivo con información sobre la solicitud de suscripción, con la opción de ver el documento completo para comprender completamente su contenido. Si todos los datos son correctos y el documento es fiable, es suficiente generar un token de confirmación a través del enlace del propio correo electrónico. Esto generará un nuevo correo electrónico, que contiene una clave que se puede copiar o autenticar mediante otras alternativas para validar su firma. Una vez realizada esta autenticación, basta con volver a acceder al archivo contenido en el correo electrónico y buscar el botón de firma. Es posible que haya diferentes solicitudes, que impliquen una firma manuscrita o simplemente mediante un token. En el primer caso, puede usar cualquier dispositivo, como una computadora, un teléfono celular o una tableta, para dibujar una firma e insertarla sobre el campo dado.
4. Realizar un seguimiento de las suscripciones
Cuando envíes tu archivo para que las partes lo firmen, puedes seguir en tiempo real quién ya lo ha firmado. Cuando el archivo esté firmado por todas las partes, podrás descargar la copia y Almacene de forma segura su contrato en la nube.
¿Qué aspecto tiene el archivo firmado?
Cada persona que firma su contrato electrónico añade nueva información a la clave criptográfica que protege la autenticidad de su documento, de modo que se adjunta al archivo final una página adicional que contiene todas las claves de registro de los firmantes. Allí es posible verificar los datos proporcionados, la fecha, la hora y la plataforma de firma. De acuerdo con los permisos otorgados, todas las partes pueden tener acceso al documento para verificar su información y autenticidad en cualquier momento.
La validez de la firma electrónica
Hoy en día, la firma electrónica ¿Tiene valor legal? y, más que eso, ya es un requisito a la hora de archivar algunos tipos de documentos legales y contables, transformando cada vez más esta práctica en algo obligatorio en las agencias públicas. De hecho, las firmas electrónicas garantizan aún más veracidad a un documento que su contraparte. Los datos contenidos en los documentos se pueden validar en plataformas en línea y se almacenan en un entorno restringido, de modo que cualquier persona puede verificar su veracidad, pero solo quienes tienen acceso a ellos pueden generarlos. Para quienes trabajan gestionando una serie de documentos, esta es sin duda una de las soluciones más importantes y dinámicas para reducir los costos y garantizar una mayor transparencia, confiabilidad y, especialmente, accesibilidad para las partes involucradas. Haga clic en firmar ofrece un conjunto especializado de soluciones digitales para la autenticación y, más que eso, soluciones para su almacenamiento y seguridad. Si aún tiene dudas sobre cómo firmar electrónicamente documentos, le recomendamos que acceda a nuestro página de ayuda. ¡Aquí, en nuestro blog, puede ver las principales discusiones sobre el tema y las tecnologías empresariales emergentes para transformar su negocio!
