Digitalización de documentos: qué es y cuáles son los beneficios para su negocio

La digitalización de documentos es una transformación fundamental en la forma en que las empresas administran sus documentos, información y procesos. No solo ayuda a que las empresas sean más eficientes, sino que también ofrece numerosos beneficios, que van desde la conservación de documentos importantes hasta una multitud de demandas específicas.

Um estudio de Gartner concluyó que la transformación digital es una prioridad organizacional para 87% de los altos ejecutivos. En esencia, la transformación digital significa utilizar la tecnología para mejorar los procesos empresariales, impulsar el crecimiento y mejorar la experiencia del cliente.

En el sector jurídico, por ejemplo, Informe de mercado legal, publicado por Thomson Reuters, mostró que el 70% de las organizaciones entrevistadas tenían como objetivo utilizar la tecnología para simplificar flujos de trabajo y procesos manuales.

Ahora, si administrar varios registros en papel puede llevar mucho tiempo, ser agotador y menos eficiente, ¿por qué no aprovechar este movimiento para, en lugar de almacenar miles de registros en estantes, archivos y cajas, digitalizarlos y optimizar las actividades diarias de su empresa?

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de transformación de documentos físicos en formato digital, almacenándolos en sistemas electrónicos para facilitar su recuperación, intercambio y uso.

Esto se hace mediante escaneo directo o escaneo, donde el documento se convierte en un archivo digital que se puede almacenar en servidores o en la nube.

Esto se aplica a los recibos, pedidos, informes y muchos otros certificados que están presentes en la vida diaria de una empresa. que se archivaron de forma analógica.

Documentos escaneados y documentos digitales: ¿hay alguna diferencia?

Si te ocupas de documentos a diario, es posible que hayas visto los términos «documentos escaneados» y «documentos digitales» como sinónimos. Sin embargo, en esencia, existe una diferencia fundamental entre estos archivos:

• los documentos escaneados son archivos que originalmente se imprimieron en papel y luego se agregaron al entorno virtual, ya sea para su almacenamiento o para enviarlos a un tercero;
• los documentos digitales son certificados ya creados en un entorno virtual, que pueden reemplazar las versiones en papel. Por ejemplo, hay números de seguridad social e identificaciones digitales que son emitidos por organismos gubernamentales oficiales y tienen la misma validez legal que sus homólogos.

¿Los documentos escaneados son legalmente válidos?

Los documentos escaneados por sí solos no tienen la misma validez legal que el archivo original, ya que las firmas se hicieron a mano y solo se escanearían.

Sin embargo, si desea transformar este archivo en algo válido para su uso en procedimientos administrativos y judiciales, hay una forma rápida y sencilla de hacerlo: firma electrónica.

A través de la firma electrónica, es posible garantizar una forma de prueba de la autoría e integridad de los documentos digitales mediante un procedimiento seguro, sencillo y 100% en línea.

En Clicksign, por ejemplo, las firmas electrónicas realizadas cuentan con todos los elementos necesarios para cumplir con los requisitos de validez legal, según lo previsto en el MP 2.200-2/01 y la Ley 14.063/2020, como el registro de documentos (que registra los puntos de autenticación de los firmantes) y el Código Hachís (lo que garantiza que el documento no se modificó después de la firma y, por lo tanto, permanece intacto).

Siempre que se haga correctamente, los tribunales han confirmado que la imagen y la digitalización son tan vinculantes desde el punto de vista legal como los documentos en papel. La aceptabilidad legal de las imágenes escaneadas de los documentos depende del proceso utilizado para crear los documentos.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la validez legal de los documentos escaneados puede variar de un país a otro y de acuerdo con las leyes locales. Por este motivo, es importante consultar siempre a un abogado o especialista en la materia para garantizar la validez de los documentos escaneados en cuestión.

¿Por qué digitalizar documentos para empresas?

Los servicios de escaneo de documentos han crecido gradualmente en los últimos años y se espera que se expandan a un CAGR (tasa de crecimiento anual compuesta (o tasa de crecimiento anual compuesta) de 6,64% entre 2023 y 2028, según Inteligencia de Mordor.

Sin duda, este crecimiento se debe a la necesidad del entorno corporativo de encontrar soluciones capaces de acortar los procesos y flexibilizar el modelo de trabajo en industria 5.0, ya sea en instituciones educativas, clínicas virtuales, oficinas de contabilidad, agencias inmobiliarias, instituciones bancarias o cualquier otra rama de la industria.

Desde reducir el desorden hasta mejorar la productividad en la oficina, la digitalización de documentos puede ayudar de diversas maneras. Hemos enumerado algunas de las principales ventajas para su empresa:

1. Evita el desperdicio de papel

El primer punto a destacar es el ahorros realizados con hojas de papel al implementar la digitalización de documentos. Como el precio unitario de cada hoja es del orden de centavos, es posible que nunca haya dominado cuánto se gasta mensualmente en este material. Sin embargo, si lo colocas en la punta del bolígrafo, es una cantidad considerable que puedes evitar.

Además, reducir el uso de papel es una forma de preservar el medio ambiente, proporcionar sostenibilidad y reducir la huella de carbono, lo que puede ser una importante ventaja competitiva de su empresa frente al público.

Um estudio llevado a cabo por Soluciones Sensormatic Demostró que casi 80% de los consumidores estadounidenses consideran la sostenibilidad (de un producto, minorista o marca) al realizar al menos algunas compras y 70% dijeron que cambiarían sus hábitos de compra si descubrían que una tienda o marca no funcionaba de manera sostenible.

«Una de las primeras cosas que señaló la investigación es que el medio ambiente y la sostenibilidad están en la mente de los consumidores».

Steve Ashkin, presidente de The Ashkin Group

En otras palabras, los consumidores actuales son cada vez más conscientes y prefieren comprar de marcas respetuosas con el medio ambiente, por lo que es crucial adoptar medidas para cumplir con esta expectativa.

2. Más control sobre los documentos

Mantener un stock de documentos en papel significa más trabajo a la hora de encontrar el archivo que necesita. Independientemente del tipo de catalogación que se realice en su empresa, aunque los archivos estén bien separados y definidos, seguirá siendo difícil encontrar un documento antiguo cuando sea necesario.

Con la digitalización de los documentos, el control sobre cada archivo es mucho más evidente, lo que permite un acceso más rápido a la información importante y aumenta la eficiencia y la productividad de su equipo.

Además, puede acceder a información importante desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tenga acceso a Internet.

Esta instalación puede incluso ser uno de los puntos de partida para implementar el RRHH digital en tu negocio.

3. Ahorro de espacio

Sabemos que mantener una oficina física con espacio suficiente para acomodar a todos los empleados, muebles, sala de reuniones e incluso almacenar documentos puede resultar muy costoso.

Al digitalizar documentos, es posible almacenarlos en servidores o en la nube, eliminando el espacio físico y los armarios que antes estaban destinados a los papeles.

Además, la digitalización también puede contribuir a la preservación de la información importante y a la reducción de los costos al liberar el entorno para otras necesidades de la empresa.

4. Aumento de la productividad

Hay un viejo refrán que dice que «el tiempo es dinero». Imagina, entonces, el dinero que se pierde buscando registros voluminosos y desorganizados, que ni siquiera sabes si aún existen.

Con digitalización de procesos y el almacenamiento de documentos electrónicos, su valioso tiempo puede utilizarse en actividades más productivas y estratégicas.

Asimismo, esta modernización ahorra el tiempo de envío de un certificado entre sucursales o empleados., porque con solo unos pocos clics se puede enviar el contenido de un artículo en particular a alguien que se encuentre a kilómetros de distancia.

5. Facilita la rutina de todos los sectores

Una de las ventajas de la documentación digital es que hay una mayor organización en el almacenamiento de la información. Por lo tanto, cuando es necesario tratar los diversos tipos de documentos producidos por una empresa, el trabajo es mucho más ágil y sencillo.

Piense en empresas con trabajo remoto o híbrido, como ¿Se transmiten las comunicaciones y los informes si no tenemos documentos escaneados? Del mismo modo, la administración se ve comprometida si no puede encontrar rápidamente los registros entrantes y salientes.

Empresas como las del sector educativo, por ejemplo, que gestionan los documentos de los estudiantes a diario, como las inscripciones, las boletas de calificaciones u otras inscripciones, ganan mucho organizándose con archivos digitales. Al fin y al cabo, es más fácil reunir los distintos documentos y pasarlos a las actividades de cada sector.

6. Seguridad mejorada

Los documentos escaneados se pueden proteger mediante contraseñas y cifrado, lo que garantiza la seguridad de la información confidencial de la empresa.

Más que eso, con la digitalización, es posible proteger los datos contra la pérdida, la corrupción y la destrucción, garantizando su integridad.

7. El servicio de atención al cliente llevado a otro nivel

Actualmente existe una demanda de respuestas rápidas. La digitalización proporciona a sus empleados un acceso instantáneo a la información, lo que permite responder a las solicitudes de los clientes con mayor rapidez.

Además, la información digitalizada permite a los empleados tener acceso a datos valiosos que pueden usarse para brindar un servicio más personalizado y eficiente.

Como resultado, su empresa proporcionará mejores niveles de servicio y se beneficiará de una mayor satisfacción de los clientes.

8. Recuperación ante desastres

Los registros en papel son vulnerables a múltiples amenazas. Debido a la falta de copias de seguridad en el almacenamiento físico, la mayoría de las empresas afectadas por un desastre natural nunca se recuperan.

Por lo tanto, la digitalización de sus archivos debe formar parte de su plan de continuidad empresarial, ya que permite recuperarse de un accidente, como inundaciones o incendios, con la menor interrupción posible para sus clientes.

9. Atención a conformidad regulador

Muchas industrias están reguladas por leyes y reglamentos que exigen la conservación de los documentos durante períodos específicos. El escaneo de documentos puede ayudar a cumplir estos requisitos y preservar la información importante durante mucho tiempo.

Por otro lado, también se pueden recuperar y revisar fácilmente en caso de una auditoría, lo que significa que compromisos Empresarial puede responder más rápidamente a las preguntas reglamentarias.

Dicho esto, al almacenar la información de forma segura y precisa, facilitar la auditoría y seguir las normas de privacidad, retención de documentos y seguridad, las empresas pueden minimizar el riesgo de sanciones regulatorias y mejorar su reputación en el mercado.

10. Mejor toma de decisiones

Según una investigación global de McKinsey, solo el 20% de las empresas entrevistadas consideran que tienen una excelente toma de decisiones.

La digitalización de los documentos, en este escenario, permite la captura automática de datos, que pueden analizarse fácilmente para identificar tendencias y observaciones poderoso para una toma de decisiones más asertiva y Basado en datos.

Por ejemplo, una empresa minorista que digitaliza todos sus documentos financieros, incluidas las facturas, las facturas y los estados de cuenta bancarios, puede analizar rápidamente los gastos e ingresos de la empresa para tomar decisiones informadas sobre inversiones y gastos futuros.

Asimismo, esta tecnología ayuda a reducir los errores humanos, como la pérdida o la corrupción de la información, asegurando decisiones basadas en información precisa y confiable.

¿Qué tal implementar esta tecnología en su empresa hoy? ¡Clicksign es la solución ideal para acelerar el crecimiento de su empresa! Si también quieres dominar la digitalización de documentos y revolucionar tus procesos, haga clic aquí y hable con un experto.