Como organizar arquivos escolares da maneira correta
Saber organizar arquivo escolar da maneira correta é a primeira etapa para catalogar as informações importantes e privadas dos alunos. Organizar os documentos escolares é, dentre outras coisas, uma maneira de preservar as informações pessoais dos alunos e garantir a efetiva gestão da informação – o que, por sua vez, garantirá uma secretaria altamente eficaz.
Por outro lado, organizar documentações de tantos alunos não é uma tarefa fácil, não é mesmo?! Porém, essa estruturação precisa acontecer e, mais do que isso, deve ocorrer de forma correta para que nenhuma informação seja corrompida ou perdida com o tempo.
Para te ajudar, selecionamos algumas dicas de organização otimizada e efetiva para arquivos escolares. Posterior a isso, também exibimos um apanhado sobre a importância do armazenamento digital e do uso de assinaturas eletrônicas.
Como organizar o arquivo escolar?
Catalogar os registros escolares vai além dos interesses dos próprios alunos, essa organização é importante também para a escola e para os órgãos do governo. De forma jurídica, é certo afirmar que os dados escolares são de interesse público, ao passo que devem ser protegidos pelo próprio estado. Sendo assim proibida a aniquilação do histórico e arquivo escolar dos alunos.
Diante disso, torna-se necessário estruturar os documentos escolares corretamente. Mas como fazer isso, afinal?
Pensando em aprimorar os processos das secretarias escolares, nós, da Clicksign, nos propomos a reunir uma série de dicas para melhorar o funcionamento das escolas. Confira também nossa publicação com sugestões para otimizar o processo de matrícula escolar em seu empreendimento, e deixe todos esses processos muito mais descomplicados!
Passo a passo
A seguir, veja um passo a passo simples e prático para organizar o arquivo escolar:
1. Categorize os documentos
O primeiro passo para a organização dos arquivos escolares é a categorização dos documentos. Nesse momento, é importante separar as informações dos alunos em categorias diferentes, como matrículas, diplomas, certificados e por aí vai. O essencial é classificar os dados, não importa de que forma e que critérios serão utilizados.
E por que isso é importante?
A estruturação dos documentos permite que eles sejam encontrados com mais facilidade e que não se percam ao longo dos anos. Apesar de não estar claro quanto tempo uma instituição deve dispor dessas documentações, é de suma importância que a escola possua as informações solicitadas pelos alunos e pais, podendo ser penalizado pela justiça conforme consta a lei 8.159 do ano de 2009.
2. Selecione as documentações em perenes ou provisórias
A seleção dos documentos devem separar os arquivos entre perenes e provisórios. Os provisórios podem ter armazenamento de 5 anos, respeitando a obrigatoriedade do contrato. Os arquivos perenes, por outro lado, devem ter armazenamento mínimo de 50 anos.
3. Armazenamento digital
O avanço tecnológico trouxe muitas vantagens, especialmente no que diz respeito a automação dos processos. A assinatura digital é um exemplo da utilização da tecnologia em diversos setores escolares. Matrícula ou renovação, apresentação de atestados médicos e muito mais. Saiba mais em: 5 maneiras de utilizar a assinatura eletrônica nas escolas.
O armazenamento digital se tornou a melhor maneira de depositar os arquivos escolares. Graças a ele, não é mais necessário um depósito físico com pilhas de papéis, tornando o armazenamento digital uma alternativa mais sustentável do que a tradicional. Para além da sustentabilidade, o armazenamento digital é, ainda, uma opção mais segura.
Assinatura digital, segurança e sustentabilidade
A utilização de assinaturas e armazenamentos tradicionais para os arquivos escolares possibilita que estes sejam perdidos por questões que fogem do nosso controle, como incêndios ou alagamentos. Infelizmente, estamos sujeito a inúmeras possibilidades que interferem no nosso negócio.
Isso aconteceu em uma escola bilíngue de São Paulo que perdeu alguns arquivos devido a um alagamento na região. Segundo uma das sócias da instituição, Luciana Leite, em entrevista para o Portal Pequenas Empresas e Grandes Negócios, a inclusão de assinaturas eletrônicas para otimizar os processos, ter maior segurança e sustentabilidade.
Saber organizar arquivos escolares da maneira correta é muito importante, principalmente pelo fato de ser documentos pessoais elementares que devem ser guardados a sete chaves. Uma ótima alternativa é a utilização de armazenamentos online e assinaturas digitais para maior proteção desses arquivos.
Uma dica bônus é utilizar não somente as assinaturas eletrônicas, mas também um sistema de gestão escolar. Trata-se, basicamente, de um software de gestão e automação para controle diversos setores da escola, tais como:
- Emissão de notas;
- Pagamentos e recebimento de mensalidades;
- Notas, faltas, tarefas e provas;
- Desempenho acadêmico de cada aluno.
Estas são algumas características do sistema de gestão escolar. Caso você tenha se interessado pelo assunto, confira nossa publicação que discorre sobre assinatura eletrônica e gestão escolar como uma dupla de sucesso garantida.
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