Cómo organizar los archivos escolares de la manera correcta
Saber cómo organizar correctamente los registros escolares es el primer paso para catalogar la información importante y privada de los estudiantes. Organizar los documentos escolares es, entre otras cosas, una forma de preservar la información personal de los estudiantes y garantizar que sea efectiva gestión de la información — lo que, a su vez, garantizará una secretaria altamente eficaz.
Por otro lado, organizar la documentación para tantos estudiantes no es una tarea fácil, ¿verdad? Sin embargo, esta estructuración debe llevarse a cabo y, más que eso, debe realizarse correctamente para que ninguna información se corrompa o se pierda con el tiempo.
Para ayudarte, hemos seleccionado algunos Consejos para una organización optimizada y eficaz para archivos escolares. Después de eso, también presentamos una descripción general de la importancia del almacenamiento digital y el uso de firmas electrónicas.
¿Cómo organizar el archivo escolar?
La catalogación de los registros escolares va más allá de los intereses de los propios estudiantes, esta organización también es importante para la escuela y para las agencias gubernamentales. Legalmente, es cierto afirmar que los datos escolares son de interés público, mientras que deben serlo protegido por el propio estado. Por lo tanto, se prohíbe la aniquilación de la historia y los registros escolares de los estudiantes.
Ante esto, se hace necesario estructurar correctamente los documentos escolares. Pero, ¿cómo hacerlo, de todos modos?
Pensando en mejorar los procesos desde las secretarias escolares, nosotros, en Clicksign, nos proponemos recopilar una serie de consejos para mejorar el funcionamiento de las escuelas. Consulte también nuestra publicación con sugerencias para optimice el proceso de inscripción escolar en su empresa, ¡y haz que todos estos procesos sean mucho más sencillos!
Recorrido
El siguiente es un paso a paso simple y práctico para organizar el archivo escolar:
1. Clasifique los documentos
El primer paso para organizar los archivos escolares es la categorización de los documentos. En este momento, es importante separar la información de los estudiantes en diferentes categorías, como la inscripción, los diplomas, los certificados, etc. Lo esencial es Clasifique los datos, no importa de qué manera ni qué criterios se utilicen.
¿Y por qué es tan importante?
La estructuración de los documentos les permite ser se encuentra más fácilmente y que no se pierdan con el paso de los años. Si bien no está claro durante cuánto tiempo una institución debe tener estos documentos, es de suma importancia que la escuela cuente con la información solicitada por los estudiantes y los padres, y puede ser sancionada por los tribunales, tal como lo establece la ley 8.159 del año 2009.
2. Seleccione la documentación en perenne o provisional
La selección de documentos debe separar los archivos entre perennes y provisionales. Los temporales pueden tener almacenamiento de 5 años, respetando la obligatoriedad del contrato. Los archivos perennes, por otro lado, deben tener un almacenamiento mínimo de 50 años.
3. Almacenamiento digital
El avance tecnológico trajo muchas ventajas, especialmente en lo que respecta a automatización de procesos. La firma digital es un ejemplo del uso de la tecnología en varios sectores escolares. Inscripción o renovación, presentación de certificados médicos y mucho más. Obtenga más información en: 5 formas de usar firmas electrónicas en las escuelas.
El almacenamiento digital se ha convertido en la mejor forma de depositar archivos escolares. Gracias a él, ya no es necesario un almacén físico con montones de papeles, lo que convierte al almacenamiento digital en una alternativa más sostenible que el tradicional. Además de la sostenibilidad, el almacenamiento digital también es una opción más seguro.
Firma digital, seguridad y sostenibilidad
El uso de firmas tradicionales y el almacenamiento de los archivos escolares permiten que se pierdan debido a problemas que escapan a nuestro control, como incendios o inundaciones. Lamentablemente, estamos sujetos a numerosas posibilidades que interfieren con nuestro negocio.
Esto ocurrió en una escuela bilingüe de São Paulo que perdió algunos archivos debido a una inundación en la región. Según una de las socias de la institución, Luciana Leite, en Entrevista para el portal de pequeñas y grandes empresas, la inclusión de firmas electrónicas para optimizar los procesos, para tener mayor seguridad y sostenibilidad.
Saber cómo organizar correctamente los archivos escolares es muy importante, especialmente porque son documentos personales de primaria que deben guardarse bajo llave. Una gran alternativa es el uso del almacenamiento en línea y las firmas digitales para una mayor protección de estos archivos.
Un consejo adicional es utilizar no solo firmas electrónicas, sino también sistema de gestión escolar. Se trata básicamente de un software de gestión y automatización para controlar varios sectores de la escuela, tales como:
- Emisión de billetes;
- Pagos y recibos mensuales;
- Calificaciones, ausencias, tareas y exámenes;
- Rendimiento académico de cada estudiante.
Estas son algunas de las características del sistema de gestión escolar. Si está interesado en el tema, consulte nuestra publicación que trata firma electrónica y gestión escolar como un dúo de éxito garantizado.
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