Admissão digital: o que é, como fazer e vantagens

De olho na indústria 5.0, o RH Digital vem ganhando espaço ao se munir de tecnologias que aumentam a eficiência e a produtividade do departamento. Nesse contexto, surge a admissão digital, uma resposta inteligente e contemporânea para os desafios associados ao processo de contratação convencional.

Em um cenário em que 20,5 milhões de pessoas estão em ocupações com potencial de serem realizadas remotamente, a admissão digital assume um papel ainda mais crucial. Ela não apenas atende às necessidades de recrutamento modernas, mas também sinaliza a disposição da empresa em abraçar a transformação digital e a inovação.

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O que é admissão digital?

A admissão digital é um método que se baseia em tecnologias digitais para simplificar e acelerar o processo de contratação de novos funcionários. Ela simplifica todo o ciclo de contratação de novos talentos, abrangendo desde a fase de recrutamento até o primeiro dia de integração do colaborador na organização. 

Ao eliminar a necessidade de documentos em papel e assinaturas manuais, a admissão digital permite que candidatos enviem eletronicamente seus dados e documentos por meio de plataformas online. Além disso, esse enfoque proporciona uma camada adicional de segurança em uma etapa tradicionalmente burocrática.

Isso resulta em uma experiência mais eficiente, tanto para os candidatos quanto para os departamentos de Recursos Humanos, que podem concentrar seus esforços em tarefas estratégicas, ao invés de lidar com a parte burocrática do processo admissional. 

Qual a diferença entre a admissão tradicional e a digital?

Comparada à abordagem tradicional, a admissão digital oferece uma série de benefícios, aproveitando as ferramentas e a agilidade proporcionadas pela tecnologia. Vamos conferir a seguir as principais diferenças entre esses dois métodos.

Documentação física x documentação digital

Enquanto a admissão tradicional envolve o uso de documentação física, como cópias em papel de documentos de identificação e contratos, a admissão digital utiliza documentos digitais, que são preenchidos, assinados e enviados eletronicamente, eliminando a necessidade de papel e facilitando a organização e armazenamento.

Coleta de dados

A admissão tradicional requer o preenchimento manual de formulários, frequentemente presencialmente nas dependências da empresa, o que pode ser demorado e suscetível a erros de digitação. Já a admissão digital oferece um processo online e remoto, permitindo que os talentos se candidatem de qualquer lugar e a qualquer momento, resultando em maior conveniência e precisão. 

Velocidade do processo

Na admissão tradicional, o processo tende a ser mais lento, devido ao fluxo de papel, à necessidade de envio físico e à dependência de comunicações em horário comercial. Enquanto na digital, uma vez que a comunicação é feita digitalmente e os documentos são transmitidos eletronicamente, o tempo de espera para a contratação é reduzido significativamente.

Qual é a importância de digitalizar o processo admissional em sua empresa?

A digitalização do processo admissional é uma iniciativa estratégica que transcende a mera modernização dos procedimentos internos. Ela representa uma abordagem proativa para lidar com os desafios contemporâneos da contratação de talentos e, ao mesmo tempo, criar um ambiente favorável tanto para os candidatos quanto para a própria empresa.

Em termos de eficiência operacional, a admissão digital é uma transformação fundamental. A automação de tarefas manuais e repetitivas agiliza a coleta de informações, a revisão de documentos e a formalização dos acordos contratuais. Isso resulta em um fluxo de trabalho mais fluido, reduzindo a necessidade de intervenção manual e minimizando erros. 

O tempo economizado não apenas impulsiona o processo de admissão, permitindo que os novos colaboradores se integrem rapidamente à equipe, mas também libera recursos internos, que podem ser direcionados para atividades mais estratégicas.

Não é à toa que 85% das empresas pretendem modernizar o seu processo de admissão. Deste total, 47% já estão implementando soluções inovadoras, como mostra o gráfico a seguir:

A melhoria da experiência do candidato é outro benefício notável da digitalização. Afinal, hoje em dia, candidatos a um emprego esperam processos simplificados e acessíveis, que estejam alinhados com a era digital. A admissão digital oferece essa experiência, permitindo que os candidatos preencham formulários, enviem documentos e assinem contratos de forma conveniente e remota. 

Isso cria uma impressão positiva desde o início, refletindo a cultura moderna da empresa e influenciando a percepção dos candidatos sobre seu compromisso com a inovação e a comodidade.

Essa imagem reforça o apelo da empresa para candidatos em busca de ambientes de trabalho progressistas e tecnologicamente engajados, atraindo talentos de alta qualidade e fomentando a criação de equipes altamente capacitadas.

Quais são as principais vantagens de se fazer uma admissão digital?

A admissão digital oferece uma série de benefícios significativos e impactantes, tanto para os candidatos quanto para os gestores de RH.

Confira alguns deles:

Segurança

A digitalização do processo admissional envolve o uso de sistemas de armazenamento seguro e assinaturas digitais, que protegem as informações confidenciais dos candidatos. Isso não apenas minimiza os riscos de perda ou vazamento de dados, mas também atende às regulamentações de proteção de dados, garantindo a conformidade legal e a confiança dos candidatos.

Além disso, ao guardar esses dados em local apropriado, pode-se compartilhá-los de forma rápida, prática e confiável com os profissionais que cuidam das obrigações fiscais, como contadores.

Isso vale, também, para as informações que precisam ser enviadas ao Governo Federal, através do eSocial. Com um bom software de gestão, os procedimentos de admissão de um colaborador estarão de acordo com os parâmetros legais.

Agilidade

Rapidez é uma palavra importante quando se fala em processos admissionais. Afinal, encontrar o colaborador ideal pode até ser demorado, mas é preciso usar o bom senso para não sobrecarregar seus próprios profissionais e até perder bons nomes à vaga. 

Segundo levantamento do Instituto Locomotiva, 37% das empresas já perderam candidatos a uma vaga de emprego por excesso de burocracia e demora na admissão.

Com a adoção da admissão digital, é possível agilizar todo o ciclo de contratação, desde a coleta de dados e documentos até a formalização das assinaturas. Isso resulta em um processo mais rápido e eficiente, permitindo que os novos funcionários comecem a contribuir para a equipe em menos tempo e que os candidatos não fiquem frustrados com a demora do processo.

Praticidade

A praticidade da admissão digital se traduz em diversas dimensões. Para os candidatos, a facilidade de preenchimento online de formulários personalizados e o envio eletrônico de documentos dispensam a inconveniência de visitas presenciais ou o envio de cópias físicas. Essa abordagem remota respeita a flexibilidade e as agendas dos candidatos, garantindo uma experiência mais conveniente e amigável.

Por outro lado, as equipes de Recursos Humanos também colhem os frutos dessa prática. O processamento eletrônico de dados minimiza erros de transcrição e reduz o tempo necessário para compilar e organizar informações. Além disso, a integração direta com sistemas internos agiliza a transferência de dados e a preparação para a chegada do novo colaborador. 

Sustentabilidade

A admissão digital tem um impacto direto na redução do consumo de papel, eliminando a necessidade de impressões excessivas de formulários, currículos e documentos relacionados. Isso não apenas preserva as árvores e minimiza a pegada de carbono da empresa, mas também contribui para a conservação de recursos naturais valiosos. Além disso, ao eliminar o transporte físico de documentos, a admissão digital reduz as emissões de carbono decorrentes de viagens e deslocamentos, promovendo ainda mais práticas sustentáveis.

Além dos benefícios ambientais diretos, a admissão digital contribui para uma imagem corporativa mais verde e consciente. Em um mundo onde os consumidores e candidatos a emprego valorizam cada vez mais práticas sustentáveis, a adoção da admissão digital reforça a reputação da empresa como líder em responsabilidade ambiental. Isso pode ter um impacto positivo nas percepções dos clientes, parceiros de negócios e até mesmo no apelo aos talentos, que podem ser atraídos por empresas que demonstram um compromisso visível com valores ecológicos.

Relacionamento

Através da admissão digital, as empresas podem fornecer informações claras e detalhadas aos novos colaboradores antes mesmo de ingressarem na equipe. Isso cria uma sensação de confiança e preparação, permitindo que os novos funcionários cheguem no primeiro dia já familiarizados com a cultura da empresa, suas políticas e procedimentos. Esse primeiro passo ajuda a estabelecer uma base sólida para um relacionamento produtivo e harmonioso.

Além disso, a admissão digital facilita a troca de informações entre a empresa e o novo colaborador de maneira contínua. Os sistemas eletrônicos permitem atualizações rápidas e compartilhamento instantâneo de informações relevantes, garantindo que todos os envolvidos estejam na mesma página. Esse fluxo de comunicação eficaz fortalece a percepção do colaborador de que suas necessidades e preocupações são valorizadas e que eles estão entrando em uma empresa comprometida com a transparência e a colaboração.       

Como fazer um processo de admissão digital?

Na prática, a admissão digital se inicia com a adoção de um software que ofereça esse recurso para a gestão de RH. Atualmente, existem diversos softwares que podem ser utilizados, como a Gupy e a Convenia. Esses softwares irão permitir automatizar e digitalizar o processo de admissão, incluindo a coleta de informações dos candidatos e a integração dos novos colaboradores de forma online. 

Na busca pela plataforma de admissão digital ideal para a sua empresa, lembre-se de:

• Mapear os processos de admissão em vigor na empresa: analisando os fluxos de trabalho existentes, será possível identificar os recursos-chave que podem ser otimizados através da admissão digital. 
• Examinar os requisitos legais: conheça os requisitos legais e certifique-se de que a ferramenta escolhida esteja em conformidade com essas regulamentações. 
• Entender os custos: compare os custos e os serviços disponibilizados para tomar uma decisão embasada.
• Avaliar as tendências do mercado: esteja por dentro das tendências e inovações no mercado, e entenda como elas podem contribuir para o processo de admissão digital. 
• Comparar recursos: opte pela plataforma que aborda as questões identificadas na fase de mapeamento, alinhando-se às necessidades específicas da empresa.

De forma geral, uma vez que o candidato mais adequado à posição seja identificado, a empresa compartilha o formulário juntamente com informações sobre o cargo, descrição, salário e os benefícios oferecidos.

O futuro colaborador anexa a documentação solicitada e completa os formulários online. Após a coleta dos dados, o setor de Recursos Humanos examina e valida as informações, encaminhando-as ao departamento contábil para integração no eSocial.

Com esta etapa concluída, resta ao novo colaborador comparecer conforme o agendado para dar início às suas atividades, ou, no caso de home office ou teletrabalho, estar disponível em outro local designado.
Vale pontuar que inúmeras ferramentas podem ajudar o RH no processo de admissão digital, não somente softwares dedicados à essa prática. Algumas dessas tecnologias foram pontuadas pelos gestores entrevistados no relatório "O novo normal do trabalho em grandes empresas brasileiras":

Gestão de documentos online e assinatura eletrônica na admissão digital

Quando pensamos na coleta de dados e documentos até a formalização das assinaturas na admissão digital, é imprescindível que se tenha uma plataforma que simplifique e agilize esses processos.

Por meio das soluções de assinatura eletrônica da Clicksign, sua empresa pode criar e enviar documentos de admissão de forma digital, eliminando a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear papéis. Os candidatos podem acessar os documentos de qualquer lugar e assiná-los eletronicamente, com validade jurídica e segurança.

A Clicksign também oferece recursos de rastreamento e gestão de documentos, permitindo que sua empresa acompanhe o status das assinaturas, saiba quando os documentos foram visualizados e verifique a integridade do processo. 

A plataforma também está em conformidade com as regulamentações e normas de segurança de dados, proporcionando um ambiente confiável para a troca de informações sensíveis e armazenamento de documentos.

Automatize a criação de documentos na admissão digital

Além disso, a Clicksign oferece soluções como a Clicksign Automação, por exemplo, que permite a criação automatizada de contratos através de formulários inteligentes.

Nesse caso, o formulário é enviado ao novo colaborador via e-mail, SMS ou Whatsapp. A partir dos dados coletados, o contrato admissional é criado e fica disponível para assinatura digital tanto do novo colaborador quanto do RH. Como última etapa desse processo, a plataforma armazena o documento na nuvem. 

Confira como funciona o Clicksign Automação na prática:

https://www.youtube.com/watch?v=6-K4IqyVqwU

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