Documentação física ou documentos online: qual pesa mais no seu bolso?
Será que manter documentos físicos realmente vale a pena em 2022?
Documentos moldam o histórico, a imagem e até mesmo o legado que sua instituição de ensino carrega. Isso porque são arquivos, recorrências e contratos que norteiam o ponto mais primário do ecossistema histórico e, por isso, uma série de fiscalização e cuidado são dispensados em sua preservação.Mas você sabe quanto custa um modelo de armazenagem tradicional? Asseguramos que, para além de custo financeiro, existem outros desafios que as instituições enfrentam: a integridade e conformidade da sua instituição em relação às legislações vigentes também estão em xeque. Será que vale o risco? É sobre isso que vamos conversar no post de hoje.
Quanto vale a evidência histórica da sua instituição?
Em 2020, uma matéria do G1 mostrou a realidade de uma escola bilíngue em São Paulo, que perdeu anos de documentos, contratos e históricos escolares em uma enchente. Além dessa possibilidade, diversos outros fatores devem ser levados em consideração: uma vez que existem chances de roubos, fraudes e até mesmo danos do tempo em documentos que precisam, por lei, serem mantidos em segurança e em local propício para integridade física — se assim for sua forma de armazenamento.
“A gente perdeu muitos documentos importantes que estavam na nossa sala nos andares de baixo. Então essa foi uma decisão de segurança também”, alega Luciana, sócia da instituição, segundo a matéria do G1.
Outro ponto é o prejuízo com a fiscalização e com os próprios pais e alunos da sua instituição de ensino. Contratos são evidências imprescindíveis para a transparência e, qualquer ato ou termo deverá ser previsto nas entrelinhas de cada documento: é o principal argumento quando, porventura, uma intervenção judicial é feita (assim como também é a principal defesa de ambos os lados do acordo).Uma pesquisa da AIIM (Association for Information and Image Management), mostra que há um gasto no total de $20,00 dólares para arquivar documentos manualmente, $120,00 para localização de documentos arquivados e $220,00 dólares para refazer um documento físico perdido — anualmente, por funcionário.Isso, sabendo que são necessárias diversas mãos de obra para especificamente esse tipo de gestão, que leva-se 25 horas para apenas recriar um documento e que, a cada 20 documentos físicos, 1 deles exige retrabalho por erros, extravios ou perdas ocasionais.
Faça as contas! Vale a pena?
Além dos custos operacionais dessa gestão, entram os riscos de multas por má preservação e gerenciamento desses documentos. Conjuntamente com isso, também é importante pontuar a lentidão desse ecossistema. Se a secretaria não tem mais espaço, existe um prazo excessivo para a entrega de documentos e assinatura de contratos, essa rotina realmente atua no máximo de performance que sua equipe pode oferecer?
E quanto aos contratos perdidos pela lentidão interna?
Também é prejuízo. Potenciais alunos que a sua instituição perde por uma infraestrutura ultrapassada, reflete diretamente no seu fluxo de caixa. O fato da sua gestão gastar muita energia com questões que poderiam ser resolvidas com armazenamento em nuvem, por exemplo, pode comprometer:
- O andamento de projetos
- A integridade e consistência dos dados
- Entrega de resultados
- Calendário pedagógico
- O nível de sustentabilidade da sua instituição
- Seu destaque frente outras escolas e universidades
- O acúmulo excessivo de demandas
- A sobrecarga da secretaria
Esse congestionamento interno é tão nocivo porque, involuntariamente, impacta na imagem que a sua instituição vai carregar. A gestão manual é repetitiva e muitas vezes redobrada, já que fica propensa à uma margem de erro inflada.
Como converter a perda em lucratividade?
A organização é um dos pilares mais essenciais de todo o projeto, empresa, instituição e etc. Em seguida, surge a praticidade como fator quase obrigatório, haja vista que hoje vivemos no que é considerada a Era da agilidade. O perfil comportamental de todo o tipo de consumidor, baseia-se na lei do menor esforço.Por fim, a diminuição de custos operacionais emerge como a chave de ouro de uma gestão de sucesso. Um exemplo disso é a própria Nubank: um banco digital, simples e moderno, que consegue oferecer seus serviços gratuitamente (ou por um preço mínimo) — justamente por não gastar com espaço físico, papelada e procedimentos tradicionais. Resultado? Alta aderência dos usuários pela facilidade, flexibilidade e baixo custo.
Por onde começo?
Otimize! Você sabia que, nesse período de matrículas e rematrículas, diversas escolas do país já estão adiantadas no processo com a assinatura digital? A operação é simples e evita filas, super loteamento e possíveis desistências dos pais e alunos da sua instituição. Você prefere esperar que o responsável do seu aluno tire um dia para sair do trabalho mais cedo, só para assinar a rematícula? Ele pode assinar instantaneamente de onde estiver, em menos de 1 minuto.Com seus processos oferecidos digitalmente, você consegue:
- Maior agilidade na efetivação de matrículas e termos de autorização
- Praticidade e clareza na emissão de contratos (tanto para funcionários e fornecedores, quanto para pais ou alunos).
- Custos mínimos
- Validade e amparo jurídico, configurado pela lei 14.063/2020
“E o que muda nos meus documentos?” Fácil!
- Armazenamento em nuvem, mais segura do que armazenamento físico
- Controle e localização ágeis e automatizadas
- Tecnologia blindada contra acessos desconhecidos
- Diminuição do retrabalho, vai e vem de documentos, margem de erro e acidentes
Não espere que o mundo permaneça o mesmo para sempre
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