Flujo de trabajo: qué es, finalidad y cómo funciona

Entre las diversas ideas destacadas en el panorama empresarial, el concepto de flujo de trabajo se destaca cada vez más. Este sistema desempeña un papel crucial a la hora de estructurar las actividades del sector e, incluso, de toda la empresa, y puede mejorar tanto la calidad como la cantidad de las entregas realizadas por un equipo.

Esta estructuración ayuda a evitar la desorganización y la redundancia, lo que permite una distribución eficiente de las responsabilidades y los recursos. Además, el flujo de trabajo permite el monitoreo y el análisis del desempeño de las etapas, favoreciendo la identificación de posibles cuellos de botella y la implementación de mejoras continuas.

Vamos a entender más acerca de lo que es flujo de trabajo y ¿cómo funciona?

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¿Qué es el flujo de trabajo?

El término flujo de trabajo es una expresión en inglés que puede traducirse como «flujo de trabajo». Se trata de un sistema que ayuda a organizar las tareas de un proyecto. Este método entiende la producción como una cadena de actividades que usted o su equipo llevan a cabo con regularidad y que deben ordenarse de manera que las demandas se presenten sin obstáculos internos.

De esta forma, esta técnica de organización funciona para que el orden de las tareas en cada sector se planifique de forma optimizada, evitando cuellos de botella en la producción.

Este concepto ganó tanta popularidad por dos razones principales:

• es muy eficaz para resolver problemas de producción;
• se puede aplicar a empresas de cualquier rama, desde microempresas hasta grandes industrias.

¿Cuál es la diferencia entre los procesos y el flujo de trabajo?

La diferencia entre procesos y flujo de trabajo está relacionado con la cobertura y el enfoque. Si bien los procesos son más amplios y genéricos y abarcan una visión más general y abstracta de una serie de actividades interconectadas para lograr un objetivo más amplio, el flujo de trabajo es una representación más detallada y específica de una parte de este proceso, que se centra en la secuencia precisa de tareas, la automatización y el monitoreo de esa secuencia para optimizar la eficiencia y la eficacia.

Por lo tanto, el flujo de trabajo forma parte de un proceso más amplio, un proceso que puede abarcar múltiples áreas, departamentos y funciones dentro de una organización.

¿Cuáles son los objetivos del flujo de trabajo?

La función principal de la implementación de flujo de trabajo es desbloquear las acciones de cada sector, con el fin de aumentar la agilidad en la entrega de productos o servicios y hacer que su negocio crezca de manera saludable. De esta forma, se elimina la acumulación de funciones en un solo colaborador y las actividades se pueden llevar a cabo con mayor asertividad.

Por lo tanto, para mejorar la eficiencia, la eficacia y la organización de los procesos dentro de una empresa, flujo de trabajo sus principales objetivos son:

Automatización de procesos

Automatice las tareas manuales y repetitivas, ahorrando tiempo y reduciendo los errores, al tiempo que promueve una ejecución uniforme y estandarizada de las actividades.

Mejora de la eficiencia

Optimice la secuencia de actividades, reduciendo los tiempos de espera y los cuellos de botella, que Aumente la productividad y la capacidad de respuesta de los equipos. O flujo de trabajo también ayuda a priorizar y distribuir las tareas según la urgencia, comprender la capacidad del equipo y otros criterios relevantes y garantizar una asignación eficiente de los recursos.

Transparencia y visibilidad

Proporcione una visión clara y en tiempo real del progreso de las actividades en cada etapa del proceso, lo que facilita la supervisión y la gestión del rendimiento. Además, el flujo de trabajo también busca facilitar el seguimiento de las actividades, los cambios y las responsabilidades a lo largo del proceso, apoyando las auditorías internas y externas para garantizar el cumplimiento de las políticas y reglamentos.

CONTROL DE CALIDAD

Establecer estándares y criterios que garanticen la calidad de las entregas, permitiendo la identificación y corrección rápida de problemas o desviaciones y realizando ajustes en los procesos de acuerdo con las necesidades, los cambios en los requisitos comerciales o retroalimentación de los usuarios, manteniendo la agilidad operativa.

Integración de sistemas y aplicaciones

Integre diversos sistemas, aplicaciones y herramientas para optimizar la comunicación y el intercambio de información entre los miembros del equipo, así como entre los diferentes departamentos.

Reducción de costos

Contribuya a la reducción de los costos operativos, eliminando el desperdicio, la repetición del trabajo y las demoras innecesarias en las operaciones.

¿Cuáles son los tipos de flujos de trabajo?

Hay varios tipos de flujo de trabajo, cada uno con sus propias características y propósitos. Así pues, aunque se trata de un concepto único, la elección de flujo de trabajo que se utilice depende del proceso en cuestión y de los objetivos que se pretendan alcanzar.

Para entender mejor cómo funciona esto, conozcamos algunos de estos tipos.

Ad hoc

O flujo de trabajo ad hoc es flexible y no sigue una secuencia predefinida de actividades. En este tipo de flujo de trabajo, los participantes son libres de decidir los pasos y el orden de las actividades según el progreso del proceso. Es altamente adaptable y, a menudo, se usa para manejar situaciones únicas o no rutinarias.

Administrativa

O flujo de trabajo administrativa sigue una secuencia de actividades fija y predefinida. Cada paso del proceso está claramente delineado y las tareas se distribuyen de acuerdo con un conjunto específico de reglas y procedimientos. Este tipo de flujo de trabajo se usa comúnmente en procesos burocráticos y administrativos, donde la coherencia y la precisión son fundamentales.

Productivo

O flujo de trabajo productivo se centra en la eficiencia de la producción. Optimiza la secuencia de actividades para garantizar la producción eficiente de bienes o servicios. Los pasos están organizados de tal manera que se minimiza el tiempo y los recursos necesarios, aumentando la productividad general del proceso.

Colaborativo

O flujo de trabajo La colaboración implica la colaboración y la interacción entre varios participantes y departamentos. Las actividades están diseñadas para promover la comunicación y la cooperación efectivas, lo que permite a los miembros del equipo trabajar juntos de manera coordinada para lograr un objetivo común.

Transaccional

O flujo de trabajo transaccional implica el procesamiento de transacciones comerciales, como órdenes de compra, facturación, pagos y otras transacciones financieras. Los pasos están estructurados para garantizar que las transacciones se gestionen de forma precisa, segura y eficiente, respetando al mismo tiempo las normas y reglamentos específicos.

¿Cómo funciona un flujo de trabajo en la práctica?

Identificar y eliminar los cuellos de botella en la producción parece una tarea muy difícil, ¿verdad? Sin embargo, el flujo de trabajo hay su propia manera de lograr este objetivo: se crea un mapeo de todas las actividades de ese proyecto, sector o empresa, y la conexión entre cada demanda se muestra de una manera muy sencilla.

Con este soporte visual de todas las etapas, el flujo de trabajo se reorganiza para que el equipo logre el objetivo de llevar a cabo sus tareas con fluidez y agilidad.

Metodologías que respaldan el flujo de trabajo

Desde la creación del concepto de flujo de trabajo, se diseñaron diferentes metodologías para organizar este estudio de las actividades de una empresa. ¡Separamos dos de ellas para que tengas una idea de por dónde empezar a llevar a cabo este proceso!

Diagrama de Ishikawa

Este es el método más utilizado cuando se quiere aplicar el flujo de trabajo a un proceso específico dentro de la empresa o resolver un proyecto que está completamente estancado. Se basa en separar lo que se quiere mapear e identificar el problema central de esa demanda. Puede colocar este tema en el centro de una hoja para empezar a crear el diagrama de flujo.

A partir de esta idea central, debes sumar puntos que se ramifiquen lateralmente, señalarles cuáles son las causas de ese error principal. Amplía este mapa de ideas hasta agotar la encuesta sobre las razones que hacen que ese proceso se estanque.

Después de esa identificación inicial, es hora de trabajar con la información que ha planteado, desde los problemas más simples hasta el meollo del problema. De este modo, podrá resolver una gran cantidad de cuellos de botella en un orden de prioridad más organizado y no dedicará esfuerzos a actividades que no son importantes en este momento.

Ciclo PDCA

Otra forma de organizar las tareas para aplicar un flujo de trabajo es con Ciclo PDCA. Este acrónimo significa «Planificar, hacer, comprobar, actuar» (planificar, hacer, comprobar, actuar) y se caracteriza por ser un sistema que crea pasos cíclicos para mapear y gestionar los procesos internos de su empresa. También se centra en resolver un punto crítico a la vez y facilita la priorización de las demandas del equipo.

Con este método, realizará los siguientes pasos:

• Planear: definición del problema a resolver y verificación de las causas de este estancamiento;
• Hacer: recopilación de datos sobre ese cuello de botella, como la cantidad de productos fabricados en un período de tiempo determinado y las acciones estratégicas que se pueden tomar para resolver cada uno de los puntos que se identificaron como causantes del problema. En esta etapa, se hacen los primeros esfuerzos para resolver el problema;
• Comprobar: análisis de los resultados, comparando los datos recopilados sobre el problema antes de la nueva estrategia y los que se observaron después de la implementación de las acciones planificadas en la etapa anterior;
• ley: es la documentación de todos los datos que se recopilaron durante el proceso y también del resultado obtenido con las acciones realizadas con el nuevo flujo de trabajo.

Este sistema es cíclico y, por lo tanto, después de completar la cuarta fase, vuelve a centrarse en el siguiente problema, manteniendo siempre el progreso de la producción.

Análisis de Pareto

El análisis de Pareto es una metodología que tiene como objetivo identificar y priorizar los factores o problemas más importantes que afectan un proceso. Se basa en el principio de que, a menudo, la mayoría de los problemas están asociados a un pequeño número de causas. Esta técnica ayuda a concentrar los esfuerzos y los recursos en las áreas que traerán los mayores beneficios en términos de mejora flujo de trabajo, proporcionando un enfoque más eficiente para lograr los objetivos deseados.

¿Qué pasa con el flujo de trabajo digital? ¿Funciona de la misma manera?

O flujo de trabajo lo digital funciona de la misma manera que la versión tradicional, pero en este caso se utilizan herramientas digitales para llevar a cabo la organización, como sitios web o aplicaciones. Con estas herramientas, puedes crear más fácilmente paneles de mapeo de actividades y también separar el orden de prioridad para tu equipo.

Estos instrumentos se pueden utilizar incluso para asignar diferentes funciones a los empleados, independientemente de si trabajan de forma presencial o remota. Por lo tanto, la comunicación interna de la empresa es más asertiva, ya que todos tienen acceso a la información de la organización de las tareas.

Con el flujo de trabajo administrado digitalmente, los gerentes también pueden monitorear, de una manera mucho más simple, el progreso de cada tarea, aprovechando las herramientas para monitorear la productividad del equipo y encontrar formas de mejorarla.

¿Cuáles son los beneficios de usar el flujo de trabajo?

Como dijimos antes, el uso del flujo de trabajo para organizar las tareas de su empresa. Entre las principales, podemos mencionar:

• reduce la cantidad de errores durante los procesos internos;
• reduce la cantidad de retrabajo;
• reduce el volumen de los gastos en recursos, tiempo y capital humano;
• facilita la gestión de las tareas por colaborador y con el equipo en su conjunto;
• optimiza la comunicación interna;
• agiliza la identificación de las demandas prioritarias;
• aumenta los resultados obtenidos;
• mejora la supervisión de los datos de producción.

Sabiendo esto, ¿por qué no aplicar este sistema para satisfacer las exigencias de su empresa? ¡vea cómo aplicar el flujo de trabajo a su negocio!

¿Cómo crear un flujo de trabajo?

¡Consulta el paso a paso para introducir el flujo de trabajo como el sistema de organización de actividades de tu empresa!

Mapee las tareas y los flujos de trabajo clave de su empresa

Para que usted y su equipo de colaboradores puedan crear una cadena de tareas optimizada que realmente minimice los cuellos de botella en la producción, el primer paso es hacer una encuesta de todas las actividades que se deben llevar a cabo en la vida diaria de la empresa. Las solicitudes con los proveedores, las cuestiones burocráticas, el mantenimiento y todo lo demás deben incluirse en la lista para que tengas una idea real del desempeño de cada empleado.

No olvide incluir información sobre qué demandas dependen de los pasos anteriores para su finalización. Por ejemplo, para que el equipo de redes sociales lleve a cabo campañas en las redes sociales con el tiempo y la asertividad adecuados, su equipo de acción estratégica debe haber planificado las próximas acciones para atraer clientes. Por lo tanto, la primera fase a priorizar debe ser la idealización del proyecto y luego habrá que pensar en cómo crear publicaciones para esta campaña.

Analiza las dificultades de cada sector

Un gerente debe ser consciente de los puntos críticos de su negocio, pero en instituciones con muchas etapas o con una alta producción es difícil mantenerse al tanto de todo lo que dificulta el día a día de cada departamento. Para resolver estos problemas, entrevista a los equipos e identifica los principales obstáculos para la productividad del equipo.

Esta información debe añadirse al marco del flujo de trabajo en relación con las etapas de ejecución de cada proceso.

Si volvemos al ejemplo del equipo de redes sociales, la tarea enumerada es la creación de publicaciones para dar visibilidad a una campaña. La dificultad relacionada con esto, por otro lado, es la demora por parte del departamento estratégico a la hora de planificar oportunamente a los diseñadores para crear publicidad que dé sus frutos. Para tener éxito, esto debe figurar en el panel de flujo de trabajo.

Dibuja todo el flujo

Observe y analice todo el marco de procesos y problemas de su empresa, y comience a planificar las medidas que se tomarán. En primer lugar, determine la gravedad de cada cuello de botella y cuáles son las demandas más importantes. Enumere la prioridad para completar cada tarea y también lo que debe hacerse para garantizar que se lleve a cabo.

Con toda esta encuesta, puede crear una cadena de tareas que se llevarán a cabo de manera lógica y ordenada, aumentando la productividad y los resultados en cada sector en el que se aplique esta táctica.

Encuentre herramientas para realizar las optimizaciones

A menudo, resolver un cuello de botella implica cambios en la línea de producción o en los métodos de trabajo del equipo. Para facilitar el cumplimiento de todas las demandas, la mejor opción es apostar por herramientas automatizadas que agilicen la vida de todo el equipo.

Herramientas de automatización de la investigación tanto para el sector de producción como para los departamentos organizativos de su marca. Una de las formas en las que puede optar por agilizar los procesos burocráticos, por ejemplo, es firma digital para cerrar contratos, lo que ahorra tiempo a varios miembros de su capital humano y facilita las negociaciones con los proveedores.

Capacite a los empleados de su empresa

Cualquier cambio en la forma de trabajar puede generar dudas en el equipo y, para evitar que esto disminuya la productividad de la empresa, es fundamental capacitar a tu equipo. Ofrézcales materiales para que puedan empezar a actuar pensando en crear microcadenas de actividades y, en consecuencia, para que puedan gestionar sus tareas de manera óptima.

Si utiliza las herramientas de flujo de trabajo digital y elige incluir la automatización en tu negocio, también necesitas capacitar a tu equipo para aprovechar al máximo los beneficios de cada sistema innovador. De esa forma, toda la fuerza laboral se centrará en mejorar la producción en lugar de perder el tiempo intentando entender algo software.

Siga los resultados de las acciones estratégicas

Algún tiempo después de la implementación de la creación de flujo de trabajo en su empresa y al inicio de las acciones estratégicas, vigile los resultados para identificar si se han resuelto los cuellos de botella en la producción. Los que están funcionando pueden conservarse y los que siguen siendo los mismos deben identificarse para que pueda encontrar una nueva solución.

El secreto para crear un flujo de trabajo organizado es mantener la administración flexible y adaptable, para poder satisfacer las demandas del equipo y también mantenerse al día con los cambios que exige el mercado. Por lo tanto, el mantenimiento de la forma de trabajar será constante y necesario para lograr el resultado que desea.

Mejore el flujo de trabajo con soluciones de firma digital

Ahora que está familiarizado con el concepto de flujo de trabajo y sus aplicaciones en el entorno empresarial, es el momento de implementar este enfoque en su negocio, mapeando los procesos que lo constituyen.

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Por último, el Integración de Clicksign representa un avance crucial en la optimización de los procesos documentales. Esta integración permite que la solución se alinee con otros sistemas y aplicaciones que ya utiliza en su empresa, lo que garantiza una transición fluida y una mayor sinergia entre las herramientas de trabajo.

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