Firma electrónica o digital: ¿cuáles son los tipos y cómo utilizarlos?
¿Qué tal decir adiós a todo el papeleo innecesario en su empresa? La firma de documentos en línea simplificó este proceso en los más diversos tipos de documentos, de principio a fin, sin sacrificar la seguridad jurídica necesaria y cumpliendo con toda la legislación vigente. Pero, ¿sabes qué tipos de firmas electrónicas (o digitales) son?
Más que proporcionar respuestas más rápidas a las tareas administrativas, las suscripciones pueden ayudarlo a ahorrar tiempo para lo que realmente importa en su organización, ya que, además de aumentar la eficiencia y reducir los costos en comparación con los medios tradicionales, esta práctica respetuosa con el medio ambiente se considera una gran ventaja competitiva sobre sus competidores.
Se trata de un mercado con un fuerte crecimiento, con una tasa compuesta anual del 28,1% prevista durante el período comprendido entre 2022 y 2027, según Inteligencia de Mordor.
Por lo tanto, ahora comprendamos un poco más sobre esta función y cómo puede optimizar su negocio (en todos los sentidos).
¿Cuáles son los diferentes tipos de firmas electrónicas?
Si en el pasado los documentos se firmaban exclusivamente en papel, con la evolución de la tecnología aparecieron los documentos electrónicos y, con ellos, la firma digital se convirtió en una alternativa para reducir los procesos de burocratización y hacerlos mucho más rápidos y sencillos.
En primer lugar, cabe destacar que un documento es el registro de un hecho que ocurre en el mundo real y, en esta ocasión, puede ser público (si se lleva a cabo ante un agente público) o privado y estar en formato físico o electrónico.
Por lo tanto, para que ciertos acuerdos y contratos tengan validez legal, es importante que sean ratificados por las partes involucradas. Para ello, este documento se puede firmar de forma presencial o 100% online.
En este sentido, la legislación brasileña prevé diferentes tipos de firmas electrónicas, que se clasifican según el método utilizado para autenticar a la persona que firmará el documento.
UN Medida provisional núm. 2.200-2/2001, marco legal para las firmas electrónicas en Brasil,
estableció, en su artículo 10, dos tipos de firmas electrónicas: (i) el que se lleva a cabo mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad acreditada por ICP-Brasil; y (ii) el que utilice otros métodos de autenticación electrónica del firmante, siempre que sean aceptados por las partes o aceptados por la persona a la que se opone el documento.
La norma privilegiaba la autonomía privada al no establecer ninguna jerarquía entre los tipos de firmas electrónicas. En otras palabras, las firmas realizadas mediante un certificado digital del ICP-Brasil, previsto en el párrafo 1 del artículo 10, y las firmas que utilicen otros medios de autenticación del firmante, según lo dispuesto en el párrafo 2 del mismo artículo, son igualmente válidas.
Años más tarde, el Ley núm. 14.063/2020 la firma electrónica de documentos pasó a regularse en el contexto de «las interacciones con entidades públicas, en los actos de las personas jurídicas y en materia de salud, y en relación con las licencias de software desarrolladas por entidades públicas».
La norma clasifica las firmas electrónicas en tres tipos: firma electrónica cualificada, firma electrónica avanzada y firma electrónica simple:
¿Este tipo de firmas son legalmente válidas?
¡Sí! En Brasil, la validez y la legalidad de las firmas digitales se han consolidado con el tiempo y hoy no hay dudas sobre su aceptación en el mundo legal.
Eche un vistazo a la cronología de la evolución de la legislación relativa a las firmas electrónicas en los últimos 25 años:
De conformidad con la medida provisional núm. 2.200-2/2001, en los instrumentos contractuales privados, las partes ejercen su libertad de elegir la firma más adecuada para firmar sus documentos.
Si busca una mayor seguridad en la autenticación de los firmantes, puede optar por utilizar métodos de autenticación más refinados, como la biometría facial, el PIX o incluso un certificado digital ICP-Brasil. Por otro lado, si son partes conocidas con una relación existente, pueden optar por utilizar métodos de autenticación más sencillos, como un correo electrónico o un teléfono, por ejemplo.
La Ley núm. 14.063/2020, por otro lado, establece que, salvo que la ley lo determine expresamente, cualquier documento que no esté protegido por el secreto puede firmarse con cualquier tipo de firma electrónica.
Si es necesario presentar un documento firmado electrónicamente en una oficina de registro o agencia pública, es importante verificar que exista una legislación que determine el uso de un tipo específico de firma electrónica.
En los actos de transferencia y registro de bienes inmuebles, por ejemplo, la Ley Nº 14.063/2020
exige el uso de firmas calificadas o, en el caso del registro de instrumentos privados para la compra y venta de bienes como título público, es posible el uso de firmas avanzadas.
💡Clicksign, una plataforma pionera y líder en el mercado brasileño de firma electrónica, brinda a sus usuarios la posibilidad de realizar cualquier tipo de firma electrónica requerida por la ley, de manera conveniente, segura y legalmente válida.
¿Son seguras las firmas electrónicas?
Para hablar de seguridad de la firma electrónica, es necesario garantizar la verificación de tres factores:
UN Autenticidad la identidad del firmante se demuestra a través de los diferentes métodos de autenticación que se ofrecen en la Plataforma: pueden ser un certificado digital, un dato biométrico, un PIX o incluso un correo electrónico proporcionado por las partes.
Importante: Cuantos más métodos de autenticación se utilicen, más seguros serán autenticación del firmante y, por lo tanto, el proceso es más seguro.
El segundo factor de seguridad de las firmas electrónicas es la forma en que Enlace entre la persona que firma y el documento. En Clicksign, todos los documentos firmados tienen un historial completo de firmas, que llamamos a esta sección Registro de documentos. En el registro de documentos se registra en detalle todo el proceso de autenticación de los firmantes, que contiene información como los nombres de los firmantes, las direcciones IP de sus dispositivos, los correos electrónicos, los métodos de autenticación utilizados y la hora de las firmas respectivas. De esta forma, Clicksign emite un registro que funciona como enlace entre el documento y los firmantes, con el fin de demostrar que las firmas electrónicas de ese documento específico son legalmente válidas.
Ya es el Integridad está garantizado por el Hash Code, una tecnología altamente segura, un cálculo matemático, que se utiliza para cifrar el documento original firmado. Cada documento firmado en la plataforma de Clicksign tiene un código único que garantiza que no se haya realizado ningún cambio en su contenido después de que los firmantes hayan firmado el documento. El código hash también se registra en el registro de documentos. Además de incluir el código hash, cada documento firmado tiene el certificado digital de Clicksign, que indica, de forma auditable, que el documento se firmó en la Plataforma.
Fases del ciclo de vida de un documento
Además de firmar un documento correctamente, es sumamente importante estar atento para monitorear su ciclo de vida.
El ciclo de vida de un documento no es más que una sucesión de fases por las que pasa desde el momento en que se produce hasta su destino final (ya sea el almacenamiento permanente o la eliminación).
Estas fases comprenden su generación (creación de documentos), direccionamiento (envío a las partes implicadas), disponibilidad (cuando los firmantes tengan acceso a tu contenido), suscripción (presencial o remoto), administración (almacenamiento del archivo para su posterior conservación o eliminación) y debe respetar las disposiciones contenidas en la Ley Nº 13,709/18 (Ley General de Protección de Datos).
Sin lugar a dudas, hoy en día las empresas tienen que lidiar con grandes cantidades de datos y es fundamental contar con una plataforma capaz de almacenar esos datos en un formato organizado y utilizable.
Además, definir un procedimiento claro para el ciclo de vida de los documentos forma parte de la estrategia general de administración de contenido, que especifica cómo se obtiene, organiza, almacena, protege y entrega de la manera más eficiente posible a las partes involucradas en la negociación.
Por lo tanto, comprender el ciclo de vida de los documentos puede ayudarlo a evitar la pérdida de información, la redundancia, la destrucción prematura y otras ineficiencias que hacen que su equipo vuelva a trabajar y comprometa la experiencia del cliente.
Paso a paso para firmar documentos online en Clicksign
Seguro, cómodo y sencillo. Así son las soluciones de Clicksign para su empresa.
Además, a través de una plataforma de firma de documentos en línea, ofrece medios para verificar la autoría e integridad de los documentos, de acuerdo con mejores estándares de firma electrónica del mundo.
Por lo tanto, nuestras soluciones brindan acceso a un entorno seguro, lo que garantiza la protección de sus datos y documentos.
A propósito de eso, ¿qué tal empezar a usar estas herramientas para optimice sus actividades y reduzca sus costos, especialmente en el sector empresarial? Vea cómo funciona en la práctica:
Por último, si quieres saber más sobre cómo Clicksign puede ayudarte en este proceso y convertirse en la solución ideal para acelerar el crecimiento de tu negocio, mediante la digitalización segura de registros y firmas electrónicas, haga clic aquí y realice una prueba gratuita.
