Assinatura eletrônica ou digital: quais os tipos e como usá-las?
Que tal se despedir de toda papelada desnecessária na sua empresa? A assinatura de documentos online veio para simplificar esse processo nos mais diversos tipos de documentos, do início ao fim, sem sacrificar a segurança jurídica necessária e em conformidade com toda a legislação vigente. Mas, você sabe quais são os tipos de assinaturas eletrônicas (ou digitais)?
Mais do que fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, as assinaturas podem ajudá-lo a economizar tempo para aquilo que realmente importa em sua organização, pois, além de aumentar a eficiência e reduzir custos em comparação aos meios tradicionais, essa prática ecologicamente correta é considerada um grande diferencial competitivo perante os seus concorrentes.
Esse é um mercado em crescimento acentuado, com previsão de um CAGR de 28,1% durante o período de 2022-2027, segundo a Mordor Intelligence.
Então, vamos agora entender um pouco mais sobre esse recurso e como isso pode otimizar o seu negócio (em todos os sentidos).
Quais são os diferentes tipos de assinatura eletrônica?
Se antigamente os documentos eram assinados exclusivamente no papel, com a evolução da tecnologia, os documentos eletrônicos surgiram e, com eles, a assinatura digital passou a ser uma alternativa para desburocratizar processos e torná-los muito mais rápidos e descomplicados.
Antes de mais nada, importante ressaltar que um documento é o registro de um fato que acontece no mundo real e, desta feita, pode ser público (se for realizado perante um agente público) ou privado e estar em formato físico ou eletrônico.
Assim, para que determinados acordos e contratos sejam válidos juridicamente, é importante que seja ratificado pelas partes envolvidas. Para tal, esse documento pode ser assinado de forma presencial ou de forma 100% online.
Nesse sentido, a legislação brasileira prevê diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, que são classificadas dependendo do método utilizado para autenticar a pessoa que for assinar o documento:
1)Assinatura eletrônica qualificada
Aquela que utiliza um Certificado Digital ICP-Brasil como método de autenticação.
2) Assinatura eletrônica avançada
Aquela que utiliza outros certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou mesmo outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos eletrônicos, oferecendo várias camadas de segurança. Elas são tão seguras quanto as assinaturas eletrônicas qualificadas, mas oferecem meios diferentes de autenticação do signatário, como PIX, biometria, reconhecimento facial ou mesmo a combinação de um ou mais pontos de autenticação que ofereçam o nível de segurança pretendido.
3) Assinatura eletrônica simples
Como o próprio nome diz, oferece a forma mais simples de autenticação do signatário. Muito conveniente, ela utiliza formas menos refinadas de identificação do signatário, como por meio de um e-mail, pelo IP do computador, ou mesmo pela geolocalização do signatário.
Esses tipos de assinatura são juridicamente válidos?
Sim! No Brasil, o tema das assinaturas eletrônicas foi evoluindo com o tempo e hoje elas são totalmente válidas e reconhecidas legalmente. Veja na linha do tempo a evolução da legislação acerca das assinaturas eletrônicas nos últimos 20 anos:
De forma geral, todo documento pode ser assinado mediante qualquer espécie de assinatura eletrônica, isso porque a lei privilegia a autonomia da vontade das partes e não estabelece qualquer hierarquia entre os tipos de assinatura eletrônica.
Em instrumentos contratuais particulares, por exemplo, as partes exercem sua livre escolha para determinar quais serão as assinaturas utilizadas, sejam elas simples, avançadas ou qualificadas.
Porém, caso as partes queiram registrar ou apresentar esse contrato em órgãos públicos, como em um cartório, elas devem observar a legislação específica e confirmar se a lei exige determinado tipo de assinatura.
💡A Clicksign proporciona aos seus usuários a possibilidade de realizar qualquer tipo de assinatura eletrônica (as simples, as avançadas e as qualificadas), em qualquer documento por meio da sua Plataforma. Por exemplo, o usuário pode realizar uma assinatura eletrônica qualificada utilizando o seu Certificado Digital ICP-Brasil como método de autenticação. Mas ele também pode realizar uma assinatura eletrônica avançada utilizando os demais métodos de autenticação disponíveis.
A assinatura eletrônica - ou assinatura digital - possui inegável validade jurídica, produzindo todos os efeitos ordinários de uma assinatura manuscrita ou de uma assinatura digitalizada, com um nível de segurança e confiabilidade superior.
Muitas atividades comerciais podem se beneficiar desse recurso, seja para liberação de alguma atividade interna, validação de atas, contratos, fechamento de negociações e muitos outros documentos.
Nesse sentido, as assinaturas de documentos online realizadas de forma adequada e em uma plataforma confiável possuem os elementos necessários para o cumprimento dos requisitos da validade jurídica, conforme disposto nos dispositivos legais acima mencionados.
Finalmente, esses são alguns exemplos de documentos que podem assim serem assinados: contratos comerciais, ficha de abertura de conta, matrícula escolar, controle de ponto, empréstimo, contrato de prestação de serviços, ordem de serviços, cédula de crédito bancária, acordo de acionista, locação, proposta de seguros, contratos de subscrição de ações, dentre outros!
O que é a Assinatura GOV.BR? Conforme dispõe o site do próprio Ministério da Economia, essa é uma assinatura eletrônica que possibilita a assinatura de um documento em meio digital a partir de uma conta gov.br. Entretanto, esta é uma solução para interação pontual entre uma pessoa física e um órgão da Administração Pública, não se tratando de uma plataforma de gestão de documentos entre particulares ou empresas. Além disso, a opção disponibilizada pelo governo não viabiliza o armazenamento, gestão e verificação desses documentos.
As assinaturas eletrônicas são seguras?
Para falarmos de segurança da assinatura eletrônica, é preciso garantir a verificação de três fatores:
A Autenticidade do signatário é demonstrada a partir dos diferentes métodos de autenticação oferecidos na Plataforma: eles podem ser um certificado digital, uma biometria, um PIX ou até mesmo um e-mail fornecido pelas partes. Quanto mais métodos de autenticação forem utilizados em um mesmo processo de assinatura, mais forte será a autenticação do signatário e, portanto, mais seguro o processo.
Importante: Quanto mais métodos de autenticação forem utilizados, mais forte será a Autenticação do signatário e, portanto, mais seguro o processo.
O segundo fator de segurança da assinatura eletrônica é a forma pela qual se dá o Vínculo entre quem assina e o documento. Na Clicksign todos os documentos assinados possuem o histórico completo das assinaturas, chamamos essa seção de Log do Documento. É no Log do documento que fica registrado, de forma detalhada, todo o processo de autenticação dos signatários, contendo informações como nomes dos signatários, endereços de IP dos seus dispositivos, e-mails, métodos de autenticação utilizados e horários das respectivas assinaturas. Dessa forma, a Clicksign emite um registro que funciona como um elo entre o documento e os signatários, com o objetivo de provar que as assinaturas eletrônicas daquele documento específico são juridicamente válidas.
Já a Integridade é garantida pelo Código Hash, uma tecnologia de alta segurança, um cálculo matemático, utilizado para criptografar o documento original assinado. Todo documento assinado na Plataforma da Clicksign possui um código exclusivo que garante que nenhuma alteração foi feita em seu conteúdo após a assinatura dos signatários no documento. O Código Hash também fica gravado no Log do Documento. Além da inclusão do Código Hash, todo documento assinado na Clicksign é carimbado com o Certificado Digital da Clicksign, que indica, de forma auditável, que o documento foi assinado na Plataforma.
Fases do ciclo de vida de um documento
Além de assinar um documento adequadamente, é extremamente importante estar atento para acompanhar o seu ciclo de vida.
O ciclo de vida de um documento nada mais é do que uma sucessão de fases pelas quais ele passa do momento em que é produzido até à sua destinação final (seja ela a guarda permanente ou a eliminação).
Tais fases compreendem a sua geração (criação do documento), endereçamento (envio para as partes envolvidas), disponibilização (quando os signatários têm acesso ao seu conteúdo), assinatura (presencial ou remota), gestão (armazenamento do arquivo para posterior conservação ou descarte) e precisam respeitar as disposições contidas na Lei nº 13.709/18 (Lei Geral de Proteção de Dados).
Sem dúvidas, hoje as empresas precisam lidar com grandes quantidades de dados e ter uma plataforma capaz de armazenar esses dados em um formato organizado e utilizável é fundamental.
Outrossim, definir um procedimento claro de ciclo de vida do documento faz parte da estratégia geral de gerenciamento de conteúdo, que especifica como ele é obtido, organizado, armazenado, protegido e entregue da maneira mais eficiente possível às partes envolvidas na negociação.
Portanto, compreender o ciclo de vida do documento pode te ajudar a evitar a perda de informações, redundância, destruição prematura e outras ineficiências que provocam o retrabalho da sua equipe e comprometem a experiência do seu cliente.
Passo a passo para a assinatura de documentos online na Clicksign
Segura, conveniente e simples. É assim que as soluções da Clicksign são para o seu negócio.
Além disso, através de uma plataforma de assinatura de documentos online, ela oferece meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos, em conformidade com os melhores padrões de assinatura eletrônica mundiais.
Assim, as nossas soluções oferecem acesso a um ambiente seguro, garantindo a proteção dos seus dados e de seus documentos.
Falando nisso, que tal começar a utilizar essas ferramentas para otimizar suas atividades e reduzir seus custos, especialmente no setor empresarial? Veja como funciona na prática:
Ademais, é possível validar documentos assinados pela Clicksign, através do nosso validador, especialmente útil para informações que necessitam de registro em órgãos públicos.
Por fim, se você deseja saber mais sobre como a Clicksign pode te auxiliar nesse processo e se tornar a solução ideal para acelerar o crescimento do seu negócio, através da digitalização segura de registros e da assinatura eletrônica, clique aqui e faça um teste grátis.
