Renovação de matrícula online: tudo o que você precisa saber sobre o assunto
Com o avanço da tecnologia e a crescente digitalização dos serviços educacionais, a renovação de matrícula online se tornou uma prática comum e eficiente para instituições de ensino e alunos.
Com o avanço das tecnologias e a crescente demanda por soluções ágeis, o setor educacional se vê diante do desafio de encontrar soluções para serem aplicadas não só na educação digital, como também dirigidas à área de gestão escolar.
Desse modo, a assinatura eletrônica aliada à matrícula online surge como um processo mais simplificado e prático em comparação com a experiência tradicional, proporcionando maior comodidade para pais, responsáveis e estudantes e trazendo mais eficiência aos processos administrativos.
Neste artigo, vamos explorar como funciona a matrícula online e seus principais benefícios, destacando como esse processo pode ser mais transparente e acessível para todos os envolvidos.
Renovação de matrícula online: o que é e como fazer?
Renovação de matrícula, por definição, é o ato do aluno garantir a sua permanência na instituição por mais um ano, ou período, através de vagas nas turmas existentes ou nas turmas posteriores.
De modo geral, o período de matrícula e rematrícula é uma das principais dores dos alunos e de seus responsáveis, já que é um processo visto, muitas das vezes, como algo altamente burocrático.
A matrícula online se popularizou com o isolamento social provocado pela pandemia de Covid-19, no qual a eficiência e conveniência passaram a ser qualidades altamente valorizadas. Essa tecnologia permite que haja uma praticidade maior na gestão e realização da matrícula, sendo a sua execução feita por meio de um portal, plataforma, aplicativo ou até mesmo de formulários.
Embora o processo tradicional, feito de forma manual e mais burocrática, ainda seja o mais comum nas instituições de ensino, cada vez mais pais e alunos buscam por qualidade e diferenciais que otimizem a sua experiência nesse tipo de operação.
Vantagens de se ter um sistema de renovação matrículas on-line
Filas, atrasos, solicitações de documentações e uma montanha de papel. Na alta demanda, o período de matrícula pode virar um verdadeiro caos.
Mas a boa notícia é que aliar a assinatura eletrônica à renovação de matrículas online traz diversas vantagens tanto para as instituições de ensino quanto para os responsáveis pelos estudantes.
Confira cinco benefícios que vão fazer diferença na gestão de matrículas da sua instituição:
Matrícula fácil, instantânea e de qualquer lugar
Na matrícula manual, ou seja, sem ser digital, se um responsável precisa fazer uma matrícula em alguma instituição de ensino, é necessário que ele compareça pessoalmente à instituição para assinar a matrícula manualmente.
Para as famílias, muitas vezes isso significa enfrentar longas filas, lidar com horários restritos de atendimento e, em alguns casos, deslocar-se grandes distâncias. Para as instituições, o período também vem com desafios significativos, já que o atendimento presencial exige uma logística complexa, envolvendo a alocação de pessoal para receber e verificar a documentação, gerenciar as filas e, muitas vezes, lidar com uma grande demanda concentrada em períodos específicos.
Com a introdução da matrícula online, esses desafios começaram a ser mitigados de forma significativa. A digitalização do processo permite que documentos sejam enviados e assinados eletronicamente a qualquer momento e de qualquer lugar, eliminando a necessidade de comparecimento físico.
Isso oferece uma flexibilidade enorme para a instituição e para as famílias, que podem gerenciar os documentos de forma 100% online e realizar a matrícula de forma rápida e conveniente, sem as limitações de horário e local.
Ganho de eficiência e redução de erros
Você já deve ter visto casos de insatisfação de responsáveis com as instituições de ensino por erros no preenchimento das suas informações ou de dados não fornecidos, certo? Isso ocorre porque o fluxo intenso de atendimento no período de matrícula pode causar sobrecarga na equipe, aumentando a probabilidade de erros humanos na coleta e no processamento dos dados.
A digitalização permite que os dados sejam coletados e armazenados com facilidade, principalmente quando se trata de contar com soluções automatizadas na renovação de matrícula online.
Com uma ferramenta como a automação da Clicksign, por exemplo, é possível coletar dados por meio de formulários ou planilhas, criar documentos automaticamente e programar envios automatizados para serem assinados por pais e responsáveis.
Além de reduzir a carga de trabalho e minimizar erros, esse tipo de tecnologia melhora a eficiência do processo e libera a equipe para focar em outras atividades estratégicas.
Sem necessidade de armazenamento físico
O armazenamento de grandes quantidades de documentos físicos demanda espaço e uma gestão cuidadosa, podendo gerar custos adicionais e complicações administrativas.
Ao utilizar uma plataforma de assinatura digital para auxiliar na renovação de inscrições online, sua instituição terá acesso mais fácil aos documentos e autorizações escolares, que são evidências históricas da sua instituição que precisam estar sempre de fácil acesso.
Vale ressaltar que essas informações ficam armazenadas em um local confidencial e seguro. Ainda, por não haver a necessidade de procurar o estabelecimento físico, disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar, minimizando as falhas de comunicação entre os envolvidos.
Reduz desistências e acelera o fechamento de matrículas
Erros de comunicação são muito comuns, mas precisam ser evitados para que a relação entre escola-aluno não seja deteriorada. Com um sistema remoto, a escola passa a ter um contato mais rápido e constante com os responsáveis e ainda permite que todas as informações estejam disponíveis de forma acessível e cristalina.
Por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica, por exemplo, é possível enviar notificações automáticas via e-mail ou SMS para lembrar os responsáveis sobre prazos importantes, etapas pendentes ou documentos necessários. Essa comunicação proativa ajuda a evitar esquecimentos e garante que o processo seja concluído mais rapidamente, muitas vezes em até questão de minutos.
Acelere seus processos de matrícula com assinatura eletrônica
O período de matrículas é um momento crucial de qualquer instituição de ensino e é fundamental ter um planejamento antecipado para deliberar sobre os procedimentos adotados pela escola e sobre as necessidades dos responsáveis e estudantes.
É por isso que investir em soluções que agilizem as etapas de renovação e utilizar sistemas que automatizam os processos administrativos, gerenciando em poucos cliques as tarefas da secretaria, do financeiro e até mesmo da comunicação com professores e alunos, pode ser um divisor de águas para conduzir a sua instituição para o próximo nível.
Para isso, conte com a Clicksign para auxiliar seus processos e comece a enviar documentos e matrículas para assinatura de forma 100% online, com validade jurídica, por e-mail, SMS ou até WhatsApp.
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