Assinatura eletrônica: o que é, suas vantagens e usos

Neste post, descubra o que é assinatura eletrônica, suas diferenças com a assinatura digital, os tipos disponíveis no mercado, sua validade jurídica e regulamentação no Brasil, bem como os benefícios e exemplos de usos.

Longe vão os dias em que você tinha que enviar documentos aos clientes e solicitá-los repetidamente para sua assinatura. 

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Com o desenvolvimento das tecnologias digitais, tornou-se conveniente verificar documentos remotamente usando assinaturas eletrônicas. Hoje em dia, as assinaturas eletrônicas ajudam as empresas a melhorar e acelerar suas atividades.

Demorou semanas para concluir o processo de assinatura do documento. A assinatura eletrônica se consolidou como uma tecnologia cada vez mais presente em nossas vidas, trazendo vantagens e facilidades para diversos setores.

De acordo com a Statista, o mercado global de assinatura eletrônica foi avaliado em cerca de 4 bilhões de dólares em 2022 e deve crescer para mais de 35 bilhões até 2029. Mas, afinal, o que é assinatura eletrônica?

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma parte vital das operações diárias de muitas organizações. Ela é mais rápida, mais segura e mais barata do que a tradicional assinatura em papel e tem mecanismos para garantir que o documento não foi alterado e que a pessoa que o assinou é quem diz ser, assegurando a sua autenticidade, integridade e validade jurídica.

Em linhas gerais, ela pode ser definida como uma forma de confirmação de uma pessoa com o conteúdo de um documento ou conjunto de dados aos quais a assinatura se refere. Ou seja, é similar à assinatura manuscrita no mundo offline, mas feita eletronicamente.

Vale dizer, no entanto, que ela é uma forma segura e legalmente vinculante de assinar e autenticar documentos digitais, como transações e contratos.

Além disso, ela pode ser realizada através de um dispositivo eletrônico, de qualquer lugar e a qualquer momento, como um computador ou smartphone, sem a necessidade de deslocamentos ou impressões.

No Brasil, a Clicksign é a empresa pioneira no mercado de assinatura eletrônica, com mais de 10 milhões de documentos assinados, e única a obter a certificação ISO 27001 (norma de reconhecimento mundial para a gestão da Segurança da Informação).

Quando surgiram as assinaturas eletrônicas?

As primeiras ideações de assinaturas que pudessem substituir o modelo tradicional surgiram em meados década de 70. Como é possível ver na timeline abaixo, a sua origem é atribuída a vários cientistas e pesquisadores, como:

No início, eram utilizadas, principalmente, em processos governamentais e empresariais, garantindo a veracidade e a confidencialidade de dados sensíveis, como informações financeiras e dados médicos. Com o tempo, as assinaturas eletrônicas evoluíram para se tornar cada vez mais populares e disponíveis para uso pessoal.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

A assinatura eletrônica e digital permitem assinar um documento sem imprimir um papel ou pegar uma caneta. Por isso, são termos que muitas vezes são utilizados ​​de forma intercambiável por quem está enviando ou assinando um documento, mas que, no entanto, possuem nuances e significados diferentes.

Assinatura eletrônica

Uma assinatura eletrônica é um termo genérico para qualquer assinatura transmitida eletronicamente, seja uma assinatura escrita digitalmente em um documento ou uma assinatura gerada por meio de um serviço de assinatura de documento eletrônico, como a Clicksign.

Assinatura digital

Assinaturas digitais são um tipo de assinatura eletrônica que usa algoritmos complexos, autoridades de certificação (CAs) e provedores de serviços confiáveis ​​(TSPs) para autenticar o signatário juntamente com a integridade do documento.

Quer entender mais sobre o assunto? Confira o nosso conteúdo "Assinatura digital e eletrônica: explicamos as diferenças!".

Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?

Segundo a Medida Provisória n° 983, de 17 de junho de 2020, convertida na Lei n° 14.063, de 23 de setembro de 2020, no Brasil passam a existir três espécies de assinatura eletrônica: a simples, avançada e qualificada.

1) Assinatura Eletrônica Simples ✍️

A assinatura eletrônica simples (AES) é uma forma de assinatura eletrônica que não utiliza certificados digitais. Nesse sentido, a sua validade decorre da mera manifestação da vontade das partes.

Dessa forma, ela é utilizada principalmente em comunicações eletrônicas entre particulares, pois não exige forma prescrita em lei e nem dependa de qualquer Autoridade Certificadora. Alguns exemplos práticos de utilização da assinatura eletrônica simples incluem:

• Assinatura de e-mails: ao enviar uma mensagem, o remetente pode utilizar a AES para assinar digitalmente o seu conteúdo, garantindo a autenticidade do remetente.
• Autenticação em aplicativos: alguns aplicativos permitem que os usuários utilizem a AES para autenticar sua identidade.
• Assinatura de termos de uso e contratos online: é possível utilizar a AES para assinar digitalmente termos de uso e contratos online, como o contrato de adesão de um serviço de streaming ou de compra de um produto online.

2) Assinatura Eletrônica Avançada✍️

A assinatura eletrônica avançada (AEA) é uma forma de assinatura eletrônica que utiliza certificados digitais, mas que não são emitidos por entidades certificadoras credenciadas pelo ITI.

Essa modalidade é utilizada principalmente em processos internos das empresas, devido a sua praticidade e facilidade de uso. Como exemplo de documentos assinado via AEA, temos:

• Assinatura de documentos internos: a assinatura avançada é utilizada para assinar documentos internos, como relatórios e planilhas, garantindo a autenticidade do signatário.
• Assinatura de documentos escolares: como trabalhos e teses, garantindo a autenticidade do autor.
• Assinatura de documentos de benefícios sociais: como aposentadoria ou seguro-desemprego.
• Contratos de locação de imóveis: ao assinar o contrato de locação utilizando essa assinatura, o proprietário e o inquilino podem garantir a autenticidade dos signatários e a validade do contrato. Além disso, ela pode ser usada para assinar o recibo de pagamento de aluguel, entre outros.
• Contratos de prestação de serviços e parceria comercial: tais como contrato de manutenção de equipamentos, contrato de consultoria, contrato de prestação de serviços de limpeza, parceria para co-marketing etc.

💡Atenção! Uma vez que o certificado utilizado não é emitido pela ICP-Brasil, ele deve ser previamente admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. É o caso da assinatura GOV.BR.

3) Assinatura Eletrônica Qualificada✍️

A assinatura eletrônica qualificada (AEQ) é a forma mais segura de assinatura eletrônica no Brasil, pois utiliza certificados digitais emitidos por entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Por esta maneira, ela garante a autenticidade do signatário, a integridade do documento e a vinculação da assinatura ao documento assinado, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Devido ao seu alto nível de segurança, essa espécie de assinatura é utilizada principalmente em processos judiciais e em contratos comerciais de alto valor, tais como:

• Processos judiciais: é utilizada para assinar sentenças e acórdãos, garantindo a autenticidade do juiz e a integridade do documento assinado.
• Contratos comerciais: a AEA é útil para assinar contratos de compra e venda de imóveis e veículos, garantindo a autenticidade dos signatários e a integridade do contrato assinado.
• Documentos financeiros: assinatura de relatórios financeiros e de gestão de empresas, garantindo a autenticidade dos responsáveis pelas informações e a integridade dos documentos assinados.
• Documentos públicos: como licitações e contratos de prestação de serviços.

Além disso, é possível utilizar a assinatura qualificada em conjunto com outras tecnologias, como a biometria facial, para aumentar o grau de segurança dos documentos digitais.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Sim, desde que preenchidos os requisitos que garantem a sua validade jurídica assegurada: como os requisitos objetivos (licitude do conteúdo do documento), subjetivos (livre manifestação de vontade das partes e capacidade para tal) e formais (observação da forma prescrita em lei).

As assinaturas eletrônicas realizadas na plataforma da Clicksign possuem diversos elementos necessários para garantir o seu valor probatório. Exemplos disso são:

1. o Log do Documento, que registra os pontos de autenticação dos Signatários;
2. o código hash, que garante que o documento não foi alterado após a assinatura, permanecendo, assim, íntegro.

https://youtu.be/j4rTTMK_r3I

Além disso, a Clicksign disponibiliza aos seus usuários uma combinação de métodos de autenticação a fim de atestar a identidade do(s) Signatário(s) do documento:

• E-mail
• Endereço de IP
• Telefone celular
• Data de nascimento
• CPF com validação na Receita Federal
• Captura de documentos oficiais
• Assinatura manuscrita
• Captura de biometria (ex: foto facial)
• Reconhecimento facial
• Pix
• Certificado digital
• Carimbo do certificado digital ICP-Brasil, enquanto Autoridade Certificadora Privada para atestar a proveniência do Documento.

Por fim, as partes ou terceiros interessados podem utilizar a nossa ferramenta denominada “Validador”, para verificar o teor de um documento assinado conosco.

Como é a regulamentação de assinaturas eletrônicas no Brasil?

No Brasil, a validade jurídica da assinatura eletrônica é reconhecida pela Lei nº 14.063, de 23 de Setembro de 2020 e regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, desde que sejam utilizadas as técnicas de assinatura eletrônica previstas na legislação.

        Art. 1^o  Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Quer se aprofundar um pouco mais no assunto? Acesse o nosso artigo: "Conheça as leis que regulamentam a Assinatura Digital para o Governo".

Quais as vantagens do uso da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma forma segura e eficiente de autenticação de documentos digitais que tem ganhado cada vez mais espaço na sociedade contemporânea. Entre as suas inúmeras vantagens, tanto para as empresas quanto para os indivíduos, vale sublinhar:

1. Agilidade: a assinatura eletrônica permite que os documentos sejam assinados e validados em questão de minutos, em vez de dias ou até mesmo semanas, como acontece com a assinatura tradicional. Isso significa menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo para se concentrar em tarefas estratégicas.
2. Redução de custos: o uso da assinatura eletrônica também pode ajudar a reduzir os custos das empresas, pois não é necessário imprimir, digitalizar ou enviar documentos fisicamente. Além disso, a assinatura eletrônica também elimina a necessidade de se gastar dinheiro com selos, carimbos e outros itens de papelaria.
3. Segurança: essa é uma forma segura de autenticação de documentos, pois utiliza técnicas de criptografia e certificação digital para garantir a integridade e a autenticidade dos documentos assinados eletronicamente, garantindo que os documentos não possam ser alterados ou falsificados sem que isso seja detectado.
4. Conveniência: ela permite que os indivíduos assinem documentos a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que tenham acesso à internet. Isso é especialmente útil para pessoas que viajam frequentemente ou que precisam assinar documentos fora do escritório.
5. Responsabilidade: a assinatura eletrônica permite uma maior rastreabilidade dos documentos assinados, o que facilita a identificação de responsáveis e a realização de auditorias, assegurando maior transparência e confiabilidade nas suas transações.

Exemplos de usos da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é uma ferramenta valiosa tanto para pequenos empreendedores, quanto para grandes corporações.

Para empreendedores, a assinatura eletrônica pode ser usada para assinar contratos com clientes, fornecedores e parceiros.

No setor de enterprise, por outro lado, ela pode ser usada para acelerar processos de contratação, como a assinatura de contratos de trabalho, acordos comerciais e outros documentos legais, como:

• Assinatura de pedidos de compra: acelerando o processo de aquisição de materiais e equipamentos, melhorando a eficiência da empresa.
• Assinatura de faturas: evitando atrasos no pagamento de fornecedores.
• Assinatura de relatórios financeiros: agiliza o processo de fechamento de contas e garante a precisão dos relatórios.

Além disso, a assinatura eletrônica também pode ser usada para gerenciar processos de aprovação interna, como aprovação de orçamentos, projetos e outros documentos críticos para a operação de uma empresa.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Existem várias maneiras de se fazer uma assinatura eletrônica, mas aqui estão os pontos-chave para realizar a sua primeira assinatura.

1. Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica: existem várias opções disponíveis no mercado. A Clicksign, além de pioneira e 100% nacional é a única com o selo ISO 27001, garantindo a compatibilidade com os mais altos níveis de proteção do mercado.
2. Crie uma conta no sistema escolhido: você precisará fornecer algumas informações básicas, como seu nome, endereço de e-mail e senha.
3. Faça o upload do documento que deseja assinar: a maioria dos softwares permitem que você faça o upload de arquivos em vários formatos, como PDF, Word, entre outros.
4. Adicione os signatários: escolha as pessoas que deverão assinar o documento.
5. Envie o documento ou "envelope": a depender da plataforma escolhida, você pode enviar o documento ou grupo de documentos de inúmeras formas, como e-mail, SMS e até WhatsApp.
6. Armazene o documento assinado: salve uma cópia do documento assinado para sua própria referência e arquivo.

É importante lembrar, no entanto, que em outros países existem regulamentação específicas para a validação de assinaturas eletrônicas e é importante seguir essas diretrizes. Para entender a fundo como se dá o passo a passo da assinatura na Clicksign, assista o nosso tutorial abaixo:

https://www.youtube.com/watch?v=zt9e1XShoTA&t=15s

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