Assinatura eletrônica: o que é, suas vantagens e usos
Neste post, descubra o que é assinatura eletrônica, os tipos disponíveis no mercado, sua validade jurídica e regulamentação no Brasil, bem como os benefícios e exemplos de usos.
Longe vão os dias em que você tinha que enviar documentos aos clientes e solicitá-los repetidamente para sua assinatura.
Com o desenvolvimento das tecnologias digitais, tornou-se conveniente firmar documentos remotamente usando assinaturas eletrônicas. Hoje em dia, as assinaturas eletrônicas ajudam as empresas a melhorar e acelerar suas atividades.
A assinatura eletrônica se consolidou como uma tecnologia cada vez mais presente em nossas vidas, trazendo vantagens e facilidades para diversos setores.
De acordo com a Statista, o mercado global de assinatura eletrônica foi avaliado em cerca de 4 bilhões de dólares em 2022 e deve crescer para mais de 35 bilhões até 2029. Mas, afinal, o que é assinatura eletrônica?
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma parte vital das operações diárias de muitas organizações. Ela é mais rápida, mais segura e mais barata do que a tradicional assinatura em papel e tem mecanismos para garantir que o documento não foi alterado e que a pessoa que o assinou é quem diz ser, assegurando a sua autenticidade, integridade e validade jurídica.
Em linhas gerais, ela pode ser definida como um registro eletrônico ágil, seguro e auditável, que permite identificar e atestar a autoria da manifestação e, além disso, garante que o conteúdo do documento assinado não seja modificado após a finalização das assinaturas.
Ela pode ser realizada através de um dispositivo eletrônico, de qualquer lugar e a qualquer momento, como um computador ou smartphone, sem a necessidade de deslocamentos ou impressões.
A Clicksign é a primeira e única empresa brasileira do mercado de assinatura eletrônica certificada pelas ISO 27001 e 27701, que atestam os mais altos padrões de Segurança da Informação e Proteção de Dados Pessoais.
Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?
A Medida Provisória n° 2.200-2/2001, marco legal das assinaturas eletrônicas no Brasil, estabeleceu, em seu artigo 10º, dois tipos de assinatura eletrônica: (i) aquela que é realizada mediante o uso de um Certificado Digital emitido por uma entidade credenciada pela ICP-Brasil; e (ii) a que utiliza outros métodos de autenticação eletrônica do signatário, desde que admitidos pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
A norma privilegiou a autonomia privada ao não estabelecer qualquer hierarquia entre os tipos de assinatura eletrônica. Ou seja, são igualmente válidas as assinaturas realizadas com a utilização de um Certificado Digital ICP-Brasil, previstas no parágrafo 1º do art. 10º, e as assinaturas que utilizam outros meios de autenticação do signatário, conforme previsto no parágrafo 2º do mesmo artigo.
Anos depois, a Lei nº 14.063/2020 veio regular a assinatura eletrônica de documentos no âmbito das “interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos”.
A norma classificou as assinaturas eletrônicas em três espécies: assinatura eletrônica qualificada, assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica simples:
A Clicksign, plataforma pioneira e líder no mercado brasileiro de assinaturas eletrônicas, proporciona aos seus usuários a possibilidade de realizar qualquer tipo de assinatura eletrônica prevista em lei, de forma conveniente, segura e dotada de validade jurídica.
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim! No Brasil, a validade e legalidade das assinaturas digitais foram se consolidando com o tempo e hoje não há dúvidas sobre sua aceitação no mundo jurídico.
Veja na linha do tempo a evolução da legislação acerca das assinaturas eletrônicas nos últimos 25 anos:
De acordo com a Medida Provisória n° 2.200-2/2001, em instrumentos contratuais particulares, por exemplo, as partes exercem sua livre faculdade para escolher qual a assinatura mais adequada para firmar seus documentos.
Se buscam maior segurança na autenticação dos signatários podem optar pelo uso de métodos de autenticação mais refinados, como a biometria facial, o pix ou mesmo um certificado digital ICP-Brasil. Por outro lado, se são partes conhecidas, com relacionamento existente, podem optar por usar métodos mais simples de autenticação, como um e-mail ou telefone, por exemplo.
Já a Lei nº 14.063/2020 prevê que, salvo expressa determinação legal, todo documento que não estiver protegido por sigilo, pode ser assinado mediante qualquer espécie de assinatura eletrônica.
Se houver necessidade de apresentar um documento assinado eletronicamente em cartório ou órgão público, é importante verificar se há legislação que determine o uso de um tipo específico de assinatura eletrônica.
Nos atos de transferência e registro de bens imóveis, por exemplo, a Lei nº 14.063/2020 exige o uso de assinaturas qualificadas, ou, no caso do registro de instrumentos particulares de compra e venda de imóvel com caráter de escritura pública, é possível a utilização de assinaturas avançadas.
Quais as vantagens do uso da assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma forma segura e eficiente de autenticação de documentos digitais que tem ganhado cada vez mais espaço na sociedade contemporânea. Entre as suas inúmeras vantagens, tanto para as empresas quanto para os indivíduos, vale sublinhar:
- Agilidade: a assinatura eletrônica permite que os documentos sejam assinados e validados em questão de minutos, em vez de dias ou até mesmo semanas, como acontece com a assinatura tradicional. Isso significa menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo para se concentrar em tarefas estratégicas.
- Redução de custos: o uso da assinatura eletrônica também pode ajudar a reduzir os custos das empresas, pois não é necessário imprimir, digitalizar ou enviar documentos fisicamente. Além disso, a assinatura eletrônica também elimina a necessidade de se gastar dinheiro com selos, carimbos e outros itens de papelaria.
- Segurança: essa é uma forma segura de autenticação de documentos, pois utiliza técnicas de criptografia e certificação digital para garantir a integridade e a autenticidade dos documentos assinados eletronicamente, garantindo que os documentos não possam ser alterados ou falsificados sem que isso seja detectado.
- Conveniência: ela permite que os indivíduos assinem documentos a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que tenham acesso à internet. Isso é especialmente útil para pessoas que viajam frequentemente ou que precisam assinar documentos fora do escritório.
- Responsabilidade: a assinatura eletrônica permite uma maior rastreabilidade dos documentos assinados, o que facilita a identificação de responsáveis e a realização de auditorias, assegurando maior transparência e confiabilidade nas suas transações.
Exemplos de usos da assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é uma ferramenta valiosa tanto para pequenos empreendedores, quanto para grandes corporações.
Para empreendedores, a assinatura eletrônica pode ser usada para assinar contratos com clientes, fornecedores e parceiros.
No setor de enterprise, por outro lado, ela pode ser usada para acelerar processos de contratação, como a assinatura de contratos de trabalho, acordos comerciais e outros documentos legais, como:
- Assinatura de pedidos de compra: acelerando o processo de aquisição de materiais e equipamentos, melhorando a eficiência da empresa.
- Assinatura de faturas: evitando atrasos no pagamento de fornecedores.
- Assinatura de relatórios financeiros: agiliza o processo de fechamento de contas e garante a precisão dos relatórios.
Além disso, a assinatura eletrônica também pode ser usada para gerenciar processos de aprovação interna, como aprovação de orçamentos, projetos e outros documentos críticos para a operação de uma empresa.
Como fazer uma assinatura eletrônica?
Existem várias maneiras de se fazer uma assinatura eletrônica, mas aqui estão os pontos-chave para realizar a sua primeira assinatura.
- Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica: existem várias opções disponíveis no mercado. A Clicksign, além de pioneira, é a única empresa brasileira do mercado de assinatura eletrônica certificada pelas ISO 27001 e 27701, que atestam os mais altos padrões de Segurança da Informação e Proteção de Dados Pessoais.
- Crie uma conta no sistema escolhido: você precisará fornecer algumas informações básicas, como seu nome, endereço de e-mail e senha.
- Faça o upload do documento que deseja assinar: a maioria dos softwares permitem que você faça o upload de arquivos em vários formatos, como PDF, Word, entre outros.
- Adicione os signatários: escolha as pessoas que deverão assinar o documento.
- Envie o documento ou "envelope": a depender da plataforma escolhida, você pode enviar o documento ou grupo de documentos de inúmeras formas, como e-mail, SMS e até WhatsApp.
- Armazene o documento assinado: salve uma cópia do documento assinado para sua própria referência e arquivo.
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