Automação de processos: tipos, exemplos e como fazer
Nos últimos anos, a automação de processos tem se estabelecido como um pilar fundamental na evolução e eficiência das organizações modernas. A crescente integração de tecnologias como inteligência artificial, machine learning, robótica e análise de dados tem impulsionado uma transformação profunda na forma como empresas e instituições lidam com suas operações diárias.
Neste contexto, a automatização de processos emerge como uma resposta inovadora e necessária para enfrentar os desafios da competitividade, da otimização de recursos e da busca contínua por excelência operacional.
Este texto explora os benefícios e os desafios associados à automação de processos, destacando seu papel crucial na era digital e sua capacidade de impulsionar o crescimento e a sustentabilidade empresarial.
O que é automação de processos?
Em sua essência, a automação de processos se refere à aplicação de tecnologia para a execução de tarefas ou atividades anteriormente realizadas por humanos de forma manual. Essa tecnologia pode variar desde sistemas simples de software até sistemas complexos de robótica e inteligência artificial, dependendo da natureza e da complexidade dos processos a serem automatizados.
A automação foca principalmente nos processos repetitivos, pois eles são, normalmente, os que tomam mais tempo e os que geram menos valor agregado ao cliente final. Por serem repetitivos, são também os processos mais simples de automatizar.
Com o crescimento das tecnologias e pela demanda cada vez maior de processos ágeis dentro dos ambientes corporativos, a automação está se tornando cada vez mais necessária para manter os negócios competitivos.
Os tipos de automação de processos
Existem diversos tipos de automação de processos, cada um com suas características e aplicações específicas. Abaixo estão alguns dos principais tipos de automação de processos:
Automação de processos robóticos (RPA)
A RPA envolve o uso de software para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras que normalmente são realizadas por humanos em sistemas de TI. Esses "robôs de software" podem interagir com interfaces de usuário, realizar cálculos, extrair e inserir dados entre sistemas diferentes, entre outras atividades.
Automação de fluxo de trabalho (workflow automation)
Esse tipo de automação é usado para otimizar e automatizar processos sequenciais e estruturados. Ele gerencia a sequência de tarefas, a interação entre pessoas e sistemas, e controla o movimento de informações dentro de uma organização.
Automatização de processos de negócios (BPA)
BPA refere-se à automação de processos de negócios complexos e multifuncionais. Ele visa melhorar a eficiência, a agilidade e a visibilidade dos processos de ponta a ponta em uma organização. Isso geralmente envolve a integração de sistemas de TI, fluxos de trabalho e regras de negócios.
Automação de processos de documentos
Esse tipo de automação envolve otimizar a criação, revisão, assinatura, armazenamento e gerenciamento de contratos e outros tipos de documentos. Seu objetivo principal é simplificar e agilizar todo o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até seu arquivamento ou descarte.
Os benefícios da automação de processos
A importância da automação de processos para sua empresa reside em diversos benefícios tangíveis e intangíveis que ela pode proporcionar. Vamos conferir alguns deles:
Aumento da produtividade
A automação de processos é um catalisador essencial para impulsionar a produtividade dentro de uma organização, já que, ao automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, colaboradores podem direcionar seu tempo e energia para atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. Isso resulta em uma utilização mais eficiente dos recursos humanos, aumentando a quantidade de trabalho realizado em um determinado período de tempo e melhorando os índices de produção e entrega.
Integração do banco de dados
A integração do banco de dados é uma vantagem chave da automação de processos, permitindo que diferentes sistemas e plataformas se comuniquem de forma transparente e eficaz. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados em vários sistemas e reduz os erros decorrentes de duplicações ou inconsistências nos dados.
Além disso, a integração do banco de dados possibilita uma visão holística e em tempo real das informações empresariais, facilitando a tomada de decisões informadas e a análise de tendências.
Monitoramento de desempenho
A automação de processos fornece ferramentas poderosas para o monitoramento contínuo do desempenho operacional e do cumprimento de metas e métricas predefinidas. Por meio de painéis de controle e relatórios automatizados, os gestores podem acompanhar o progresso das atividades em tempo real, identificar gargalos ou áreas de melhoria e tomar medidas corretivas de forma proativa. Isso permite uma gestão mais eficaz e responsiva, garantindo que a empresa permaneça ágil e competitiva em um ambiente de negócios em constante mudança.
Redução de custos e de erros
Um dos benefícios mais evidentes da automação de processos é a redução significativa de custos operacionais e de erros. Ao eliminar tarefas manuais propensas a erros e retrabalhos, as empresas podem reduzir desperdícios de recursos e custos associados a correções.
Além disso, a automação ajuda a otimizar o uso de recursos materiais e humanos, reduzindo o tempo e os custos necessários para a execução de processos. Isso resulta em uma operação mais eficiente e rentável, com maior qualidade e consistência nos resultados.
Exemplos de automação de processos nas empresas
Automação de geração de documentos
Na automação de geração de documentos, as empresas utilizam sistemas para criar, editar e gerenciar documentos de forma eficiente e precisa. Por exemplo, com o Clicksign Automação, é possível gerar documentos com base em modelos pré-definidos de forma automatizada, a partir de uma coleta inteligente de dados.
Nesse caso, a automação preenche automaticamente as informações específicas de cada pessoa que irá assinar o documento e envia o contrato para assinatura sem necessidade de intervenção humana.
Automação de processos de Recursos Humanos
No departamento de Recursos Humanos, a automação de processos pode incluir a integração de sistemas para gerenciar o recrutamento, seleção, integração de novos funcionários, avaliação de desempenho e administração de benefícios.
Por exemplo, um software de gestão de RH pode automatizar o processo de recrutamento, desde a publicação de vagas até a triagem de currículos e agendamento de entrevistas.
Automação de processos logísticos
Na área logística, a automação de processos pode melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos, desde a gestão de estoque até a entrega final do produto ao cliente.
Por exemplo, sistemas de rastreamento e monitoramento automatizados podem acompanhar o movimento de mercadorias em tempo real, otimizando rotas de entrega e reduzindo custos operacionais.
Automação de processos de TI
Na área de Tecnologia da Informação, a automação de processos é amplamente utilizada para gerenciar infraestrutura de TI, monitoramento de redes, provisionamento de recursos e resolução de problemas.
Por exemplo, ferramentas de automação de data centers podem automatizar tarefas de rotina, como provisionamento de servidores virtuais e aplicação de patches de segurança.
Automação de processos administrativos
Nos processos administrativos, a automação pode abranger uma ampla gama de atividades, desde a gestão de documentos até o agendamento de reuniões e a emissão de relatórios.
Por exemplo, softwares de gestão empresarial (ERP) podem automatizar processos contábeis, como lançamentos de faturas e conciliação bancária, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e aumentando a precisão dos dados.
Como fazer automação de processos?
Automatizar processos em uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora, mas com a abordagem correta e as ferramentas adequadas, é possível alcançar eficiência e resultados significativos.
Analisar e mapear os processos existentes
Faça uma análise detalhada dos processos que podem se beneficiar da automação. Entenda todas as etapas envolvidas, quem são os responsáveis, quais são os inputs e outputs, e como as informações fluem ao longo do processo.
Definir os objetivos da automação
Estabeleça objetivos claros para a automação, como redução de custos, aumento da produtividade, melhoria da qualidade ou agilidade nos processos. Isso ajudará a orientar o desenvolvimento e a implementação da automação.
Escolher as ferramentas adequadas
Selecione as ferramentas de automação mais adequadas para os processos identificados, como softwares de automação de fluxo de trabalho, sistemas de gestão empresarial (ERP), plataformas de automação de processos robóticos (RPA), entre outros.
Testar e validar a automação
Realize testes para garantir que a automação funcione conforme o esperado, certificando-se de que ela atenda aos requisitos e objetivos estabelecidos, e faça ajustes conforme necessário.
Iterar e otimizar
A automação de processos é um processo contínuo. Esteja preparado para iterar e otimizar a solução ao longo do tempo, conforme novas necessidades surgirem ou melhorias forem identificadas.
