Documentación física o documentos en línea: ¿cuál pesa más en tu bolsillo?
¿Realmente vale la pena conservar los documentos físicos en 2022?
Los documentos dan forma a la historia, la imagen e incluso el legado que lleva su institución educativa. Esto se debe a que son archivos, recurrencias y contratos que guían el punto más primario del ecosistema histórico y, por lo tanto, se prescinde de una serie de inspecciones y cuidados en su conservación. Pero, ¿sabe cuánto cuesta un modelo de almacenamiento tradicional? Nos aseguramos de que, además del coste financiero, las instituciones se enfrenten a otros desafíos: la integridad y el cumplimiento de su institución con respecto a las leyes vigentes también están en entredicho. ¿Vale la pena correr el riesgo? De eso es de lo que vamos a hablar en el post de hoy.
¿Cuánto valen las pruebas históricas de su institución?
En 2020, un Materia de G1 mostró la realidad de una escuela bilingüe en São Paulo, que perdió años de documentos, contratos y expedientes escolares en una inundación. Además de esta posibilidad, hay que tener en cuenta varios otros factores: dado que existe la posibilidad de que los documentos que necesitan sean robados, fraudulentos e incluso estropeados en el tiempo, Por ley, que se celebrará en seguridad y en un lugar adecuado para integridad física — si es así, su forma de almacenamiento.
»Perdimos muchos documentos importantes que estaban en la sala de estar de la planta baja. Así que esa también fue una decisión de seguridad.», dice Luciana, socia de la institución, según el informe G1.
Otro punto es la pérdida con vigilancia y con tus propios padres y alumnos de tu institución educativa. Los contratos son una prueba esencial para transparencia y, cualquier acto o término debe proporcionarse entre líneas de cada documento: es el principal petición Cuando, quizás, se lleva a cabo una intervención judicial (como también es la principal defensa en ambos lados del acuerdo). Una encuesta realizada por OBJETIVO (Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen), muestra que hay una gastó En total de 20,00 dólares hacia Poner en estante documentos manualmente, 120,00$ hacia emplazamiento de documentos archivados y 220,00 dólares hacia Rehacer uno documento físico perdido — anualmente, por empleado. Esto, a sabiendas de que se necesitan varias fuerzas laborales para específicamente este tipo de gestión, que toma 25 horas solo recrear un documento y que, por cada 20 documentos físicos, 1 de ellos Requiere reelaboración por errores, pérdidas o pérdidas ocasionales.
¡Haz los cálculos! ¿Vale la pena?
Además de costos de operación debido a esta gestión, existe el riesgo de recibir multas por la mala conservación y gestión de estos documentos. Junto a esto, también es importante destacar la lentitud de este ecosistema. Si la oficina ya no tiene espacio, hay un Plazo excesivo para la entrega de documentos y la firma de contratos, esta rutina realmente funciona en el sumo del rendimiento que su equipo puede ofrecer?
¿Qué pasa con los contratos perdidos debido a la lentitud interna?
También es una pérdida. Los estudiantes potenciales que su institución pierda debido a una infraestructura obsoleta se reflejan directamente en su flujo de caja. El hecho de que su dirección dedique mucha energía a problemas que podrían resolverse con almacenamiento en la nube, por ejemplo, puede comprometer:
- El progreso de los proyectos
- UN integridad y consistencia De los datos
- envío De resultados
- Calendario pedagógico
- El nivel de sostenibilidad de su institución
- Tu destacar Frente a otras escuelas y universidades
- O atraso Exigencias excesivas
- UN sobrecarga De la Secretaría
Esta congestión interna es tan perjudicial porque afecta involuntariamente a la imagen que transmitirá su institución. La administración manual es repetitiva y, a menudo, se redobla, ya que tiende a generar un margen de error exagerado.
¿Cómo convertir la pérdida en rentabilidad?
La organización es uno de los pilares más esenciales de cualquier proyecto, empresa, institución, etc. Entonces, la practicidad aparece como un factor casi obligatorio, dado que hoy vivimos en lo que se considera el La era de la agilidad. El perfil de comportamiento de cada tipo de consumidor se basa en Ley del mínimo esfuerzoPor último, la reducción de los costos operativos se perfila como la clave de oro para una gestión exitosa. Un ejemplo de ello es el propio Nubank: un banco digital sencillo y moderno que puede ofrecer sus servicios de forma gratuita (o por un precio mínimo), precisamente porque no desperdicia espacio físico, papeleo ni procedimientos tradicionales. ¿Resultado? Alta adherencia de los usuarios por parte de facilidad, flexibilidad y bajo costo.
¿Por dónde empiezo?
¡Optimiza! ¿Sabía que, durante este período de inscripción y reinscripción, varias escuelas del país ya están muy avanzadas en el proceso con firma digital? El funcionamiento es sencillo y evita las colas, el hacinamiento y los posibles abandonos de los padres y alumnos de su institución. ¿Prefieres esperar a que el tutor de tu hijo se tome un día libre del trabajo antes de tiempo para firmar el formulario de registro? Puede firmar al instante desde cualquier lugar, en menos de 1 minuto. Con los procesos que se ofrecen digitalmente, usted puede:
- más grande agilidad en condiciones de inscripción y autorización efectivas
- Practicidad y claridad al emitir contratos (tanto para empleados y proveedores, como para padres o estudiantes).
- Costos Mínimos
- Validez y protección legal, configurado por la ley 14.063/2020
»¿Y qué cambios hay en mis documentos?» ¡Fácil!
- Almacenamiento en la nube, más aguanta Qué almacenamiento físico
- Controlar y emplazamiento ágil y automatizado
- Tecnología blindado contra accesos desconocidos
- desaceleración Desde la reelaboración, los documentos van y vienen, el margen de error y los accidentes
No esperes que el mundo siga siendo el mismo para siempre
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