Contrato virtual. Transformación digital en la gestión documental.
El contrato virtual es una forma innovadora y tecnológica de cerrar acuerdos y transacciones. La transformación digital ha llegado al universo burocrático de la gestión documental. Por lo tanto, las poderosas herramientas están revolucionando la forma en que se llevan a cabo las transacciones y acuerdos entre las partes, además de simplificar la gestión de los contratos, ya que eliminan una serie de pasos innecesarios hasta que el documento esté firmado y guardado correctamente.
El propósito de un contrato preparado y firmado virtualmente es facilitar la vida a quienes se encargan de organizar estos documentos dentro de la empresa. De esta forma, tareas como el control de los plazos, el seguimiento de las versiones y la recopilación de firmas son mucho más sencillas con los documentos electrónicos.
Sin embargo, sabemos que existen una serie de dudas sobre la validez legal de los contratos virtuales o sobre la seguridad de las firmas electrónicas en los documentos. Es normal tenerlas. Aunque las firmas electrónicas existen desde hace al menos una década, todavía son muy nuevas en el mercado brasileño. No todos los sectores se adhieren fácilmente a las innovaciones tecnológicas.
Desmitificando el contrato virtual y la firma electrónica
El primer punto a destacar es que existe una medida provisional, la MP 2.200-02 de 2001, que trata precisamente de este tema de las firmas electrónicas. Establece la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil), cuyo objetivo es garantizar la autenticidad, integridad y validez legal de los documentos en formato electrónico. En el párrafo 2 del artículo 10 de esta medida provisional, se menciona específicamente la firma electrónica, como se puede ver a continuación:
Artículo 10. A todos los efectos legales, los documentos electrónicos a los que se hace referencia en esta Medida Provisional se consideran documentos públicos o privados.
§ 1O Se presume que las declaraciones contenidas en los documentos electrónicos producidos mediante el proceso de certificación proporcionado por ICP-Brasil son ciertas en relación con los firmantes, en forma de art. 131 de la Ley n.O 3,071, de 1O Enero de 1916 - Código Civil.
§ 2O Las disposiciones de esta Medida Provisional no impiden el uso de otros medios para verificar la autoría e integridad de los documentos en formato electrónico, incluidos los que utilizan certificados no emitidos por ICP-Brasil, siempre que las partes los acepten como válidos o la persona a la que se opone el documento.
Por lo tanto, podemos decir que el contrato virtual es aquel que se firma electrónicamente, es decir, no necesita existir en el mundo físico, como un documento cuya plataforma es un papel validado con tinta de bolígrafo.
Seguridad en los contratos virtuales
Para garantizar la seguridad de las firmas electrónicas, hay una identificación disponible en cada contrato virtual, que es un número de documento único e intransferible. A través de él, es posible ver el registro de suscripciones. Se trata de un registro de cada persona que firmó el contrato, con el correo electrónico, el número de teléfono, la fecha y la hora de cada firma.
El hashing también se aplica a este contrato, que es un algoritmo que garantiza la integridad del documento. Por lo tanto, una vez firmado, no hay forma de modificar el contrato, lo que aumenta la protección de cada firmante.
Automatización de contratos virtuales
Yendo un paso más allá, hoy en día existen módulos de automatización y gestión, como Fluxia, que hacen posible que todo el ciclo de vida de los documentos sea virtual y en línea. Para crear el contrato, solo es necesario que la parte complete los campos variables de un formulario previamente trabajado y listo. No se necesita nada más. De este modo, el contrato puede firmarse electrónicamente y, posteriormente, almacenarse en la propia plataforma.
