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¿Qué es el ERP y cómo funciona?

¿Qué es el ERP y cómo funciona?

Publicado em:
22
/
09
/
2023

Entre tantas herramientas esenciales para la gestión empresarial moderna, el Sistema Integrado de Gestión Empresarial, conocido como ERP (planificación de recursos empresariales), se destaca como el brazo derecho de cualquier emprendedor. Diseñado para integrar y optimizar los procesos internos, este sistema ha revolucionado la forma en que las organizaciones operan y administran sus recursos.

Además de una comunicación alineada e interconectada, el sistema ERP es capaz de dar a la empresa autonomía para resolver crisis y llevar a cabo las tareas diarias, integrando la información y aliviando el flujo de actividades.

Para comprender mejor qué es el ERP, exploremos cómo apareció, cómo funciona, su importancia y los pasos para su implementación. ¡Sigue leyendo!

ERP: ¿qué es?

El sistema ERP (Enterprise Resource Planning) funciona como un sistema de gestión empresarial capaz de ayudar en el funcionamiento interno de una empresa, a fin de garantizar la automatización de las actividades originalmente manuales.

Es una herramienta esencial para la gestión eficaz de una empresa, ya que centraliza y organiza la información crucial en un único sistema accesible para todos los sectores. Su utilidad se centra en optimizar una empresa para lograr siempre su crecimiento exponencial.

Este sistema integra varios aspectos operativos y administrativos de la empresa, como finanzas, contabilidad, recursos humanos, compras, inventario, producción, ventas, distribución, logística, entre otros. La idea es proporcionar una visión holística y en tiempo real de todos los procesos comerciales, lo que permite una toma de decisiones más informada y estratégica.

Los módulos de un ERP pueden variar según la solución y la empresa, pero generalmente incluyen:

  • Contabilidad y finanzas: gestión de cuentas, balances, estados financieros, control de efectivo, cuentas por pagar y por cobrar.
  • Recursos humanos: administración de empleados, nómina, beneficios, contratación, capacitación y evaluación del desempeño.
  • Cadena de suministro: gestión de compras, inventario, proveedores, producción y distribución.
  • Ventas y marketing: control de ventas, pedidos, gestión de relaciones con los clientes (CRM) y análisis de ventas.
  • producción: planificación y control de la producción, operaciones y gestión de la calidad.
  • Proyectos: gestión de proyectos, desde la planificación hasta la ejecución y el seguimiento.
  • Gestión de la calidad: control de calidad, normas y procedimientos de garantía de calidad.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Para entender la funcionalidad del ERP, es necesario profundizar en la parte técnica que engloba este tema. Como decíamos, el objetivo principal del ERP es organizar la información de una empresa, ayudando a cada departamento a llevar a cabo las tareas diarias a través de sus funcionalidades.

En la práctica, cada departamento y cada empleado pueden introducir en el ERP las actividades relacionadas con la gestión empresarial que más realizan en su vida diaria. El ERP centraliza todos los datos y procesos operativos y administrativos en un solo sistema, integrando los módulos de cada función específica (financiera, de recursos humanos, de inventario, etc.) y compartiéndolos en una base de datos central.

De esta forma, es posible que diferentes departamentos accedan y actualicen la información en tiempo real.

¿Cómo apareció el sistema ERP?

El sistema ERP se basa en la necesidad de automatización e integración de los procesos empresariales. Su evolución a lo largo del tiempo está fuertemente vinculada al avance de la tecnología de la información y a los cambios en las prácticas de gestión empresarial.

La historia del ERP comienza en 1960, cuando las organizaciones comenzaron a utilizar sistemas informáticos para automatizar las funciones empresariales, como la contabilidad y la nómina. Sin embargo, estos sistemas eran independientes, no se comunicaban entre sí y, con frecuencia, eran específicos para una sola función.

Con el avance de la tecnología de la información y las computadoras más potentes, surgió la necesidad de integrar diferentes sistemas empresariales para mejorar la eficiencia y la comunicación. Las empresas se dieron cuenta de que la integración de la información y los procesos, como las finanzas, el inventario y las ventas, podía conducir a una administración cada vez más eficaz.

Fue en la década de 1990 cuando comenzaron a aparecer los primeros sistemas ERP modernos, en gran parte debido a la facilidad con la que empresas y particulares comenzaron a adquirir microordenadores.

Por lo tanto, estos sistemas tenían soluciones basadas en una arquitectura cliente-servidor y permitían la integración de varios procesos comerciales en una sola base de datos.

A partir de entonces, hubo una transición a la computación en la nube y a las soluciones basadas en la web, lo que proporcionó una mayor flexibilidad y accesibilidad, así como una mayor adopción y refinamiento de los sistemas ERP.

¿Cuál es la importancia del sistema ERP?

A través del ERP, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir los costos, optimizar los procesos, estandarizar los procedimientos y facilitar el flujo de información entre los diferentes departamentos. Esto se traduce en una mayor capacidad de adaptación a los cambios del mercado y, en consecuencia, en una ventaja competitiva.

El ERP también funciona como una herramienta importante para Inteligencia empresarial, un conjunto de técnicas que ayudan a la toma de decisiones dentro de los segmentos empresariales. Esto se debe a que los sistemas ofrecen herramientas para analizar datos y generar informes detallados. Estos análisis ayudan a evaluar el desempeño de la empresa, identificar tendencias, pronosticar las demandas y tomar decisiones estratégicas.

¿Cuáles son las ventajas del sistema ERP?

El sistema ERP es una herramienta dinámica que ofrece flexibilidad y escalabilidad, lo que permite a las organizaciones adaptarse fácilmente a los cambios en las operaciones y las demandas del mercado. Conozca algunas de las principales ventajas de usar un sistema ERP en su negocio:

Asistencia de gestión interna

El sistema ERP ofrece una valiosa asistencia para la gestión interna de las organizaciones. Al centralizar los datos y los procesos en un único sistema integrado, proporciona a los gerentes una visión completa y consolidada de las operaciones de la empresa. Esta visibilidad mejorada permite una administración más eficaz e informada, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.

Control de plazos

El control de los plazos es una parte vital de la gestión empresarial, y el sistema ERP desempeña un papel crucial a la hora de facilitar el seguimiento y la gestión eficaces de los plazos relacionados con diversas operaciones.

El ERP permite a los equipos programar y realizar un seguimiento de las tareas y los proyectos, establecer plazos para cada etapa del proceso, enviar alertas automáticas sobre los plazos inminentes y permitir que las actividades se supervisen en tiempo real.

Automatizar las tareas y aumentar la productividad

Además de integrar los procesos y mejorar la eficiencia operativa, el ERP contribuye significativamente a aumentar la productividad dentro de la organización. Al automatizar las tareas manuales y repetitivas, los empleados tienen más tiempo para centrarse en actividades de mayor valor agregado. Además, la automatización ayuda a reducir los errores, mejorar la eficiencia y liberar tiempo para actividades más estratégicas.

La estandarización de los procesos a través del ERP también permite a los equipos trabajar de manera más coordinada y eficaz, evitando la duplicación de esfuerzos y garantizando una asignación más eficiente de recursos y habilidades.

Reducir los riesgos

Al integrar y automatizar los procesos, el sistema ayuda a minimizar los errores humanos y las fallas de comunicación que pueden provocar pérdidas financieras o acciones no conformes. La mejora de la visibilidad de los procesos y transacciones empresariales también permite una supervisión más eficaz y una identificación temprana de cualquier problema potencial, lo que también contribuye a cumplir con las regulaciones y estándares del sector y a reducir los riesgos asociados con el incumplimiento.

¿Cómo contribuye un sistema integrado a la seguridad de la información?

La implementación de un sistema ERP mejora la calidad y la seguridad de la información. Con un único repositorio centralizado para los datos empresariales críticos, la coherencia y la precisión de la información mejoran considerablemente. Los datos se actualizan en tiempo real y los análisis se basan en información precisa y actualizada, lo que proporciona una visión más precisa del desempeño de la empresa.

Además, las funciones de seguridad integradas con el ERP garantizan que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información, lo que protege los datos empresariales contra el acceso no autorizado y las posibles infracciones de seguridad.

Tipos de ERP

En el mercado actual, es posible encontrar una amplia variedad de tipos de ERP, que ofrecen una gama de soluciones para satisfacer las diferentes necesidades y etapas de crecimiento de las empresas.

Estos tipos se pueden clasificar según la forma de implementación, la complejidad, el sector de actividad y la personalización, lo que brinda a las organizaciones opciones que van desde los ERP tradicionales heredados hasta los sistemas de nube modernos y especializados. A continuación, destacamos los principales tipos de ERP y analizamos sus características y beneficios.

Escritorio ERP

Los ERP de escritorio, también conocidos como ERP antiguos, representan los sistemas más tradicionales. Se desarrollaron antes de la popularización de Internet y requieren una instalación local en cada computadora que desee acceder al software, es decir, tienen un acceso limitado y un uso local. Estos sistemas se utilizaron ampliamente en una época en la que la computación en nube no era predominante.

ERP con desarrollo propio o por microempresa regional

En este caso, la empresa contrata programadores para crear un sistema personalizado que satisfaga sus necesidades específicas, o contrata a una microempresa regional para personalizar un sistema existente.

Este tipo de ERP permite una solución completamente personalizada de acuerdo con las necesidades de la empresa, pero corre el riesgo de replicar las funcionalidades existentes en otros sistemas, generando un costo adicional sin ser necesario.

Un ERP personalizado para una empresa específica también puede tener dificultades para mantenerse actualizado y cumplir con los cambios normativos.

ERP en la nube enlucido

Los sistemas ERP Plastered Cloud son soluciones simplificadas alojadas en la nube, con funcionalidades estandarizadas y precios asequibles. Son adecuados para empresas de nueva creación con operaciones simples y limitadas.

En general, este tipo de ERP tiene una funcionalidad estandarizada y limitada para atender a un amplio espectro de pequeñas empresas, lo que ofrece una opción económica para los microempresarios y las empresas en fase inicial.

Debido a que están enlucidos, no permiten muchas personalizaciones para satisfacer necesidades específicas.

ERP especializado en la nube

Se trata de un sistema especializado en sectores específicos y alojado en la nube, que ofrece una funcionalidad avanzada para satisfacer las necesidades únicas de ciertos sectores y mantener una inversión asequible para las pequeñas empresas.

Como están diseñados para sectores específicos, pueden ofrecer una funcionalidad mejorada para las operaciones del sector al que sirven y permiten que las personalizaciones abarquen procesos más complejos dentro de este sector.

ERP en la nube a gran escala

Los sistemas ERP en la nube a gran escala son soluciones sólidas y completas diseñadas para grandes empresas y corporaciones multinacionales. Son complejos, están actualizados y ofrecen una amplia gama de módulos y complementos para satisfacer diferentes procesos y necesidades comerciales.

Este tipo de ERP ofrece una amplia gama de funcionalidades para administrar operaciones comerciales complejas y normalmente requiere una inversión significativa en términos de licencias, capacitación y mantenimiento.

Diferencias entre el sistema ERP local y el ERP en la nube

Los sistemas ERP se pueden implementar de dos maneras diferentes: locales (en las instalaciones) o en la nube (en la nube). Cada enfoque tiene características únicas que pueden influir en la elección de una organización, según sus necesidades y preferencias en relación con los costos, la personalización, la accesibilidad, la seguridad y la escalabilidad.

Sistema ERP local

El sistema ERP local está vinculado a la presencia de una infraestructura física, que requiere la instalación en los servidores y en la propia estructura de la empresa. Por ello, la propia empresa asume la responsabilidad del mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad de esta infraestructura. En este caso, los costos abarcan tanto la compra de licencias de software como de infraestructura, además de los gastos continuos relacionados con el mantenimiento y el soporte técnico.

Una de las ventajas de este sistema es la mayor flexibilidad de personalización, satisfaciendo las necesidades específicas de la organización y proporcionando un control total sobre el sistema y los datos. Sin embargo, cabe mencionar que el acceso al sistema está restringido a la red interna de la empresa o requiere una conexión VPN, lo que puede limitar la accesibilidad para los equipos que trabajan de forma remota o móvil.

En cuanto a la escalabilidad, está vinculada a la capacidad de la infraestructura física y puede requerir actualizaciones de hardware para expandir el sistema.

Sistema ERP en la nube

A diferencia del ERP local, el sistema ERP en la nube está alojado en servidores remotos y se puede acceder a él a través de Internet. Este tipo de instalación requiere menos costos iniciales en comparación con la local, ya que no es necesario comprar servidores físicos y toda la infraestructura es administrada por el proveedor de servicios en la nube.

Esto permite el acceso al sistema desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que promueve la comodidad y la colaboración en un entorno de trabajo remoto y se puede utilizar en diferentes dispositivos.

Una gran ventaja del sistema ERP en la nube es la facilidad de ampliar o reducir los recursos según las necesidades, sin la obligación de invertir en más infraestructura. Esto permite una escalabilidad ágil, adaptada al crecimiento empresarial.

Sin embargo, cuando se trata de personalización, el ERP en la nube puede ser un poco más limitado que el local, ya que el sistema prioriza la estandarización para facilitar las actualizaciones de la infraestructura y el software.

ERP para pymes frente a ERP para grandes empresas

Al elegir un sistema ERP, es necesario prestar atención a la complejidad y las necesidades operativas específicas de la empresa, a fin de garantizar que el sistema elegido sea apropiado para el tamaño y la etapa de crecimiento del negocio.

Estos son algunos aspectos clave a tener en cuenta a la hora de entender si un ERP es ideal para pequeñas y medianas empresas (PYMES) o si cumple con las operaciones de una gran organización.

Alcance y complejidad

Si bien el alcance de las funcionalidades de ERP para las pymes es más simplificado y se centra en las operaciones esenciales, para las grandes empresas los sistemas necesitan una cierta complejidad para poder gestionar las operaciones en diversas áreas.

Del mismo modo, las empresas más grandes también requieren que sus sistemas tengan una personalización más flexible, con la posibilidad de adaptarse a los procesos altamente especializados y únicos de las grandes corporaciones.

Coste

Para las grandes empresas, la inversión inicial es sustancial debido a la amplia funcionalidad y personalizaciones necesarias, además de una amplia formación.

Para las pymes, por otro lado, el costo de adquirir e implementar un ERP es más asequible, en línea con el presupuesto de las pequeñas y medianas empresas.

Rapidez de implementación

En las pequeñas y medianas empresas, la implementación de los ERP es más rápida, con el objetivo de permitir que la empresa comience a cosechar los beneficios del sistema lo antes posible.

Para las grandes empresas, por otro lado, la implementación debe planificarse estratégicamente y puede llevar más tiempo debido a la complejidad y la necesidad de alinear el sistema con los procesos existentes.

Soporte y formación

Debido a su mayor complejidad, el sistema ERP que sirve a una gran empresa normalmente requiere una amplia capacitación, con el objetivo de capacitar a los usuarios para que exploren completamente la gama de funcionalidades de ERP para optimizar la eficiencia operativa.

Mientras están en las pymes, los proveedores de ERP ya ofrecen soporte y capacitación específicos para ayudar a utilizar el sistema con sus recursos limitados de manera efectiva.

¿Cuáles son las etapas de la implementación del software ERP?

Es importante que la implementación del software ERP sea un proceso fluido y efectivo. Estos son algunos de los pasos que pueden ayudar con esta transición:

  1. Planificación inicial: evaluar los procesos empresariales existentes e identificar las necesidades que debe cumplir el ERP.
  2. Evaluación del presupuesto y los recursos: estimar los costos, la asignación presupuestaria y los recursos necesarios para una implementación exitosa.
  3. Búsqueda de proveedores: haga una selección de proveedores de ERP que satisfagan las necesidades de su organización, evaluando también la capacidad de personalización del ERP.
  4. Pruebas y validación: partiendo de una configuración inicial, verifique que el ERP cumpla con precisión con los procesos de la empresa y verifique que cada parte del sistema funcione de manera individual e integrada.
  5. Capacitación y empoderamiento: capacitar a los usuarios sobre cómo usar el sistema y al personal de TI o a los administradores sobre cómo administrarlo.
  6. Implementación y migración: transferir los datos del sistema antiguo al nuevo ERP, para llevar a cabo una implementación gradual o total, según la estrategia adoptada.
  7. Revisión y mejora continua: chaleco retroalimentaciones y realizar evaluaciones del desempeño después del despliegue para garantizar que se logren los objetivos y se hagan los ajustes necesarios.

Soluciones digitales en innovación empresarial

La implementación exitosa de un Sistema Integrado de Gestión Empresarial (ERP) representa un impulso crucial para la innovación y el crecimiento sostenible en el entorno empresarial moderno.

En línea con la evolución digital que transforma la forma en que operan las empresas, el ERP es una de las varias soluciones que optimizan la rutina operativa de las organizaciones, lo que permite dedicar más tiempo y recursos a las estrategias de crecimiento, la innovación de productos, la expansión del mercado y la mejora de la experiencia del cliente.

Es el caso, por ejemplo, de la firma electrónica, que aporta una dimensión adicional de eficiencia y seguridad al proceso de gestión empresarial. Al eliminar la necesidad de firmas físicas y papeleo, esta función acelera considerablemente las transacciones y aprobaciones, simplificando las operaciones.

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