Cómo la asociación entre SoftExpert y Clicksign redujo los costos y aceleró la firma de contratos
¿Te has imaginado alguna vez llevar a cabo una negociación completa con un cliente y, al final, tener que enviar el contrato para su firma a través de la oficina de correos?
Muchas empresas siguen haciendo eso, ¿no? Bueno, ¡SoftExpert ya no!
Anteriormente, esta empresa de tecnología, que atiende a clientes de todo el mundo, necesitaba confiar en la logística tradicional para firmar sus contratos. En la actualidad, usa Clicksign.
«Dependiendo de la ubicación del cliente o socio comercial, el costo de enviar el contrato físico de forma segura ascendió a 200 reales», revela el gerente de asociación de SoftExpert, Mark Willwock.
Pero antes de contar esa historia, conozcamos SoftExpert.
SoftExpert es el líder del mercado en soluciones para la gestión integrada del cumplimiento, la innovación y la transformación digital, con más de 2 mil clientes y 300 mil usuarios, en más de 40 países de todo el mundo.
Desde 1995, empresas de diversos tamaños y segmentos, como la fabricación, el gobierno, la farmacéutica, los hospitales, los laboratorios, la tecnología, las finanzas, la educación y muchas otras, han utilizado los servicios de SoftExpert.
Este trabajo se ve reforzado con una red de asociaciones internacionales. Como resultado, la empresa ofrece servicios de despliegue, formación, alojamiento, validación, soporte y asistencia técnica, lo que permite a los clientes obtener el máximo rendimiento de la inversión, el denominado ROI.
¿Qué hace SoftExpert en la práctica?
SoftExpert desarrolla la SoftExpert Excellence Suite, una solución corporativa para la gestión integrada del cumplimiento, la innovación y la transformación digital.
Esta solución ofrece un conjunto de aplicaciones interconectadas en un único entorno de trabajo colaborativo, que reemplaza varios sistemas de administración aislados que solo abordan puntos específicos del negocio.
Todos los días, las soluciones de SoftExpert ayudan a las organizaciones, en todos los continentes, a alcanzar los más altos estándares de eficiencia, calidad e innovación en productos, servicios y procesos; proporcionando la aceleración e integración de todas las operaciones y niveles de la organización.
Además, estas mismas soluciones ayudan a cumplir con las normas, leyes y reglamentos que afectan al negocio de la empresa. Mediante la provisión de un amplio conjunto de funcionalidades basadas en las mejores prácticas para cada rama comercial.
Presencia global
Uno de los principales pilares del crecimiento acelerado de SoftExpert es, sin duda, su marca global. Con su extensa red de socios y unidades propias en todo el mundo, SoftExpert está presente en todos los continentes, ofreciendo servicios personalizados a sus clientes de acuerdo con la realidad específica de cada región.
La elección de la firma electrónica y Clicksign como socio
SoftExpert necesitaba una plataforma de firma electrónica que pudiera satisfacer la demanda de los clientes en todo el país y con la posibilidad de atender también fuera del país. Esto era muy necesario, ya que, tras la negociación, era necesario enviar los documentos para su firma a través de empresas de logística. Este proceso generaba costos, ya que era necesario garantizar que los contratos se transportaran con un alto nivel de seguridad; y esto es caro. Además, las firmas electrónicas debían hacerse cumplir mediante una herramienta fiable.
Los documentos que utilizan firmas electrónicas van desde propuestas comerciales, declaraciones y contratos con clientes hasta contratos con socios comerciales. Los sectores comercial, legal y administrativo son los que más utilizan.
¿Cómo fue la implementación y cuánto tiempo tardó en completarse?
La integración de la plataforma de firma electrónica de Clicksign con la herramienta SoftExpert es nativa y se probó durante aproximadamente 3 meses hasta que entró en vigor. En este proceso, además de las ventajas de la firma electrónica, se evaluó la facilidad del plan de contratación. En los momentos iniciales, se prefirió mantener Clicksign solo en el área de los contratos de asociación y, en la fase siguiente, las demás áreas comenzaron a adoptarlo en sus rutinas.
Hoy en día, más del 95% de los contratos firmados en SoftExpert se realizan a través de Clicksign y, por lo tanto, ya no requieren envío físico.
Los clientes de SoftExpert y otros firmantes elogian el tiempo ganado en la devolución de las suscripciones. Antes llevaban tiempo porque el envío se enviaba por correo. Además, debido a que no implicaba logística física, el costo por documento también disminuía.
¿Cómo funciona la integración de Clicksign?
El sistema de gestión documental SoftExpert Excellence Suite y la plataforma de firma electrónica Clicksign son dos herramientas que se integran. Funciona con propuestas, contratos y cualquier otro documento que se esté creando en la SoftExpert Excellence Suite y, a continuación, el documento se genera y Clicksign lo pone a disposición para su firma, y el documento firmado automáticamente se devuelve a la SoftExpert Suite.
