Firma electrónica: las ventajas de implementarla en tu empresa

La firma electrónica ya no es algo nuevo. Está presente en el día a día de muchas empresas. Quizá su principal diferencial sea la comodidad que aporta para celebrar un contrato o refrendar cualquier otro documento. Además, es muy fácil de usar, basta con tener un correo electrónico, acceso a Internet y una plataforma segura de firma electrónica, que garantice la protección y salvaguarda legal del contrato.

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Es posible que algunas personas aún desconfíen de este tipo de registro, ya que cualquier cosa que escape a las formas tradicionales de cumplir con una cita genera un poco de incomodidad en quienes tienen un perfil conservador. Pero eso es solo hasta que la persona comience a utilizar la firma electrónica. Cuando se da cuenta de que todo se puede hacer más fácilmente que antes, los métodos tradicionales quedan en el pasado.

Esto también ocurre durante una de las etapas más complicadas del cierre del trato, que es la recolección de firmas. Generalmente, cuando se usa una firma física, es necesario imprimir una gran cantidad de hojas y luego estos papeles se envían a cada una de las partes para que los firmen, y luego se necesita mucha paciencia, ya que una de las partes puede darse por vencida, otra puede tardar mucho en firmar, es decir, los riesgos de no cerrar un contrato por esto son grandes, y al final de todo esto todavía es necesario encontrar un lugar organizado y seguro para guarde este documento.

¿Su empresa ha probado la firma electrónica?

¿Aún no? ¿Quieres saber cómo hacerlo? Lee detenidamente este contenido que hemos preparado para ayudarte a implementarlo en tus actividades.

Pero primero, diferenciemos la firma electrónica de la firma digital.

Es importante que sepas que, aunque diferentes, estas dos formas de suscripción son legalmente válidas. La firma digital se realiza a través de un certificado digital emitido por una autoridad de certificación. Esa autoridad tiene la fe pública de aprobar el procedimiento. La firma electrónica, por otro lado, puede firmarse o no con el certificado digital, lo que no significa que sea menos segura o que tenga menos validez legal. Hay una serie de procedimientos de seguridad que garantizan la integridad de la firma y del documento firmado.

La firma digital se utiliza en algunas situaciones muy específicas, principalmente porque los importes cobrados por ella suelen ser superiores a los de la firma electrónica. Como ambas formas de firma son legalmente válidas y la firma electrónica es la que tiene el precio más bajo, este modelo tiende a ser más utilizado en el mercado actual.

Por lo tanto, las empresas de los más diversos tamaños y segmentos ya utilizan la firma electrónica.

Firma electrónica mediante plataforma

Hay algunas plataformas en el mercado de firmas electrónicas. Funcionan con herramientas y algoritmos especiales que garantizan la seguridad del proceso. Cualquier persona puede firmar un documento de forma rápida y eficaz.

Cuando las firmas electrónicas estuvieron ampliamente disponibles, los acuerdos como los contratos de alquiler, los planes de salud, la compra y venta, las notificaciones legales y las compras de productos y servicios en general, se hicieron mucho más fáciles y rápidos de completar.

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¿Cómo usar?

El primer punto a destacar es que no es necesario utilizar ninguna hoja de papel. El emisor del documento accede a la plataforma de firma con su nombre de usuario y contraseña y carga el archivo, que puede ser un archivo PDF o .docx (Word). A continuación, enumera los correos electrónicos de los firmantes para recopilar sus firmas de forma completamente electrónica.

Cada uno de los firmantes recibe un enlace único para firmar el documento. La firma se puede realizar con el certificado digital o mediante cualquier computadora, teléfono celular o tableta con acceso a Internet. De una manera muy sencilla y práctica.

Tras recopilar la firma de todos, el documento se almacena de forma segura y cifrada en la cuenta del emisor, quien, a su entera discreción, puede dejarlo en la plataforma o exportarlo a cualquier otro lugar que desee almacenar.

¿Por qué usar?

Una de las enormes ventajas de la firma electrónica es la posibilidad de firmar contratos en cualquier momento y desde cualquier lugar, requiriendo únicamente el Certificado Digital o un dispositivo con acceso a Internet. Otra ventaja es que es posible comprobar y verificar el contenido de cada documento a firmar.

Los documentos se guardan de forma automática y segura. Además, tanto el remitente como las partes tienen acceso al contenido que han firmado por Internet o por correo electrónico y pueden imprimirlo si así lo desean.

El registro de suscripciones

En la plataforma de firma electrónica de Haga clic en firmar, cada documento firmado electrónicamente tiene una página adjunta con el historial de las firmas. Esta sección se denomina Registro de suscripciones. Registra en detalle todo el proceso de identificación y autenticación de las partes que firmaron el documento. El registro de suscripciones contiene los nombres, las direcciones IP, los correos electrónicos, el método de autenticación y la hora en que se firmó.

Una vez que las partes han firmado, el archivo recibe dos etiquetas importantes: una es el número de documento en Clicksign, que está presente en todas las páginas; y la otra es el hash único del archivo original.

El registro de firmas es lo que une el documento y los firmantes. Su objetivo es servir como evidencia legalmente válida. Este documento finalizado con el registro lleva el sello del certificado digital de Clicksign, que indica de forma auditable el origen de la plataforma de Clicksign.

La unión entre la gestión de contratos y la firma electrónica

Recientemente, Clicksign lanzó un nuevo tipo de servicio. Se trata del Automatización de Clicksign, una plataforma online de automatización y gestión de contratos. A través de ella, es posible crear un contrato mediante un formulario que el emisor del documento elaborará de acuerdo con sus necesidades y lo enviará para que las partes lo completen y firmen. El formulario se envía por correo electrónico, SMS o Whatsapp. Y luego, en un clic, se realiza la suscripción. Se envía una copia del contrato firmado al correo electrónico de cada una de las partes y, si por casualidad lo consideran necesario, pueden imprimirlo y guardarlo físicamente.

Este contrato se almacena en la nube y requiere un nombre de usuario y una contraseña para acceder a él. Todo esto se hace para brindar la máxima seguridad a la hora de tratar documentos electrónicos. Clicksign Automation utiliza toda la tecnología de firma electrónica de Clicksign. Por lo tanto, para proteger los documentos se utilizan herramientas como la criptografía y el hashing para controlar la integridad de los contratos.

¿Todavía tienes dudas de que la firma electrónica sea una de las herramientas más eficientes cuando quieres rapidez y seguridad para cerrar un trato? ¡Apuesto a que no!