Qué es el Departamento Personal y cómo optimizar sus procesos
El éxito de una empresa depende no solo de sus recursos financieros, sino también de la gestión eficaz de su capital humano y de sus obligaciones legales y laborales. Por lo tanto, es destacable decir que el departamento de personal es una parte vital de la gestión de una empresa, especialmente cuando está alineada con la cultura de la organización.
En este artículo, entenderemos qué es un Departamento Personal, explorando su estructura y responsabilidades. Además, hablaremos sobre la importancia de este departamento para las organizaciones, pensando en cómo optimizar sus rutinas burocráticas con soluciones tecnológicas, como la firma electrónica y integración de sistemas.
¿Qué es un departamento de personal?
A diferencia del área de Recursos Humanos, que se enfoca en atraer, retener y desarrollar talento, el Departamento de Personal (DP) tiene una función más operativa y burocrática, enfocada en gestionar los asuntos administrativos y legales relacionados con los empleados de una empresa.
Por lo tanto, el Departamento de Personal se ocupa de la aplicación de las leyes laborales, de seguridad social y tributarias, garantizando que la empresa cumpla con las regulaciones y obligaciones legales. Además, también resuelve la burocracia relacionada con los empleados y garantiza la correcta gestión de los documentos.
Sus responsabilidades incluyen la gestión de nóminas, los procesos de contratación y despido, el control de vacaciones, los beneficios, el registro de certificados médicos y permisos de ausencia, la gestión del registro del tiempo y el tratamiento de las responsabilidades laborales.
En resumen, es fundamental garantizar la calidad de los procedimientos, centrándose en la agilidad y la eficiencia, y manteniendo la organización de los registros profesionales de una empresa.
Importancia del Departamento de Personal para una empresa
El Departamento de Personal desempeña un papel esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Después de todo, al garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social, es este sector el que evita problemas legales con los empleados actuales y anteriores, así como posibles sanciones.
Junto con los recursos humanos, el PD es el principal punto de contacto entre los empleados y la empresa, ya que satisface sus necesidades y brinda apoyo en cuestiones relacionadas con los derechos laborales, las políticas internas y el desarrollo profesional.
Por lo tanto, el Departamento de Personal apoya y contribuye a la gestión del capital humano que lleva a cabo RRHH, creando un entorno de trabajo saludable y productivo.
Explorando el DP: estructura y sectores
La estructura del departamento de personal puede variar según el tamaño y las necesidades específicas de una empresa. Sin embargo, es común que el PD se divida en sectores que, a pesar de ser responsables de un área específica, trabajan juntos para llevar a cabo las tareas diarias y garantizar que los procesos se lleven a cabo de manera eficiente y dentro de las regulaciones legales.
Algunos de los sectores clave incluyen:
Admisión de personal
El sector de admisión de personal es el principal responsable de llevar a cabo todo el proceso de contratación de nuevos empleados, desde la recopilación y el análisis de los documentos hasta la integración del profesional en el equipo. Este sector se ocupa de los aspectos burocráticos, como la cumplimentación de formularios y la presentación de los exámenes de admisión, la verificación de los requisitos legales y la obtención de los documentos necesarios, como la tarjeta de trabajo y seguridad social (CTPS) y la CPF.
Además, el equipo de admisión de personal trabaja en colaboración con el sector de Recursos Humanos, garantizando que todas las etapas de selección y contratación se lleven a cabo de acuerdo con las políticas internas y la legislación vigente. Después de todo, un proceso de admisión eficiente y bien ejecutado contribuye a la formación de un equipo calificado y comprometido, esencial para el éxito de la empresa.
Compensación del personal
El sector de compensación del personal desempeña un papel crucial en la administración y gestión de las recompensas y beneficios de los empleados dentro de una empresa. Su responsabilidad principal es garantizar que los empleados reciban una compensación adecuada por su trabajo, además de administrar los beneficios ofrecidos, como los planes de salud, los cupones de alimentos y los programas de incentivos. Para ello, calcula y procesa la nómina, teniendo en cuenta los salarios, las horas trabajadas y los posibles descuentos legales.
El equipo de este sector también puede realizar encuestas salariales para garantizar que la empresa ofrezca una compensación competitiva en relación con el mercado, contribuyendo al compromiso, la motivación y la retención del talento en la organización.
Despido de personal
Tan importante como el sector de admisión, el sector de despidos es responsable de llevar a cabo los procedimientos relacionados con la salida de los empleados de la empresa, garantizar que los despidos se lleven a cabo de forma ética y legal y mantener una relación profesional y respetuosa con los antiguos empleados.
Sus actividades incluyen el cálculo de los montos de las indemnizaciones por despido, como el preaviso, las vacaciones proporcionales y el decimotercer salario, además de asesorar a los empleados sobre sus derechos y obligaciones en este proceso.
El departamento de despidos también lleva a cabo el despido formal, documentando adecuadamente los motivos de la salida y garantizando la devolución de los artículos de la empresa, como el equipo, las tarjetas de acceso y los uniformes.
Además, puede proporcionar la información y los documentos necesarios para que el empleado continúe su carrera, como la emisión de la carta de referencia y la actualización del CTPS.
Rutinas burocráticas en el departamento de personal: ¿cómo puede ayudar la tecnología?
El registro de puntos, el cálculo de nóminas, la emisión de comprobantes de impuestos, el control de vacaciones... las rutinas del Departamento de Personal implican una serie de procesos que terminan siendo obstaculizados por la burocracia, como el papeleo excesivo, el llenado de hojas de cálculo y la actualización manual de la información.
Estas tareas operativas consumen tiempo y recursos valiosos, lo que desvía el enfoque de las actividades estratégicas que podrían añadir un valor incalculable a la empresa. En este escenario, el avance de la tecnología ha proporcionado soluciones eficientes que ayudan a simplificar y optimizar las actividades del departamento de personal.
Según datos de Forbes, después de que las empresas eliminen los procesos manuales y adopten tecnologías digitales, es posible observar un mejora de hasta un 80% en la eficiencia de los procesos generales.
Descubra cómo las soluciones de Haga clic en firmar están alineados con esta propuesta:
Optimice la firma de contratos con Clicksign Subscription
Mediante la implementación de firma electrónica en los procesos del departamento de personal, es posible ganar agilidad en la firma de documentos digitales, que pueden enviarse, firmarse y devolverse en cuestión de minutos. Esto elimina la necesidad de utilizar papel y viajar físicamente, lo que reduce considerablemente el tiempo y los recursos dedicados al proceso.
Además, la firma electrónica de Clicksign te permite rastrear el documento durante todo el proceso de firma. Esto aporta más transparencia y seguridad al procedimiento, evitando posibles fallos o retrasos y eliminando el riesgo de pérdida o pérdida de los documentos.
37 minutos Es el tiempo estimado para completar el proceso de firma electrónica, frente a los 5 días si se utilizan los métodos tradicionales, según Pluma lunar.
Otra ventaja es el almacenamiento de los documentos firmados en la nube, lo que proporciona una fácil administración y acceso protegido por los principios de Seguridad de la información, además de garantizar la conservación de los archivos a largo plazo.
Teniendo en cuenta la sensibilidad de la información que maneja el DP, vale la pena señalar que Clicksign ha creado una política de seguridad con prácticas que fortalecen la confidencialidad e integridad de los datos que circulan en su plataforma. No es de extrañar, es la única empresa brasileña del mercado de firma electrónica con Certificación ISO 27001.
Conecta sistemas con Clicksign Integration
UN Integración de Clicksign es otra alternativa que puede contribuir significativamente a optimizar las actividades del Departamento de Personal. Con esta solución, es posible integrar sistemas mediante API para conectar diferentes sectores de la empresa y centralizar los datos importantes en un solo lugar.
Con la integración de Clicksign, el DP puede conectar sus sistemas internos, como sistemas de gestión de personas (ERP), sistemas de nómina y otros programas informáticos utilizados en la gestión de los recursos humanos.
Esta integración permite el intercambio automático de información, eliminando la necesidad de transferir datos manualmente entre sistemas y facilitando la toma de decisiones basada en información actualizada y confiable.
Además, la solución es Etiqueta blanca, lo que permite que la plataforma asuma la identidad visual de su empresa y genere confianza y familiaridad para sus empleados.
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Automatiza las tareas con Clicksign Automation
Al automatizar las tareas, es posible reducir los errores y agilizar los procesos, lo que permite a los profesionales centrarse en actividades más estratégicas con mayor valor agregado para la empresa.
Con la solución Automatización de Clicksign, es posible automatizar el proceso de creación y gestión de documentos mediante la recopilación inteligente de datos, lo que elimina la necesidad de llenarlos manualmente. Esta solución permite definir los campos y la información necesarios para cada tipo de documento, lo que ofrece al departamento de personal la oportunidad de incluir los datos personales de los empleados, la información contractual, los datos de beneficios y otros.
Con base en las respuestas proporcionadas en un formulario u hoja de cálculo, el sistema genera automáticamente el documento, incorporando la información recopilada en los lugares apropiados. Este enfoque evita errores de llenado y acelera el proceso de creación de documentos en el departamento de personal.
Además, la automatización del proceso de creación de documentos que ofrece Clicksign Automation aporta beneficios en términos de estandarización y coherencia. Al definir los campos y la información necesarios para cada tipo de documento, es posible garantizar que todos los documentos generados sigan la misma estructura y contengan la información relevante de manera coherente.
Más información sobre Clicksign Automation:
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