O que é Departamento Pessoal e como otimizar seus processos
O sucesso de um negócio depende não apenas dos seus recursos financeiros, mas também de uma gestão eficaz do seu capital humano e de suas obrigações legais e trabalhistas. Assim, é notável dizer que o departamento pessoal é uma parte vital da administração de uma empresa, principalmente quando alinhado à cultura da organização.
Neste artigo, vamos entender o que é um Departamento Pessoal, explorando a sua estrutura e responsabilidades. Além disso, falaremos sobre a importância desse departamento para as organizações, pensando em como otimizar suas rotinas burocráticas com soluções tecnológicas, como assinatura eletrônica e integração de sistemas.
O que é departamento pessoal?
Diferente da área de Recursos Humanos, que foca em atrair, reter e desenvolver talentos, o Departamento Pessoal (DP) tem uma função mais operacional e burocrática, focada em gerenciar questões administrativas e legais relacionadas aos colaboradores de uma empresa.
Assim, o Departamento Pessoal lida com a aplicação das leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações e obrigações legais. Além disso, também soluciona burocracias relacionadas aos colaboradores e assegura o correto gerenciamento de documentos.
Suas responsabilidades abrangem o gerenciamento da folha de pagamento, processos de contratação e rescisão, controle de férias, benefícios, registro de atestados médicos e afastamentos, gestão do registro de ponto e tratamento de passivos trabalhistas.
Em resumo, ele é fundamental para garantir a qualidade dos procedimentos, prezando pela agilidade e eficiência e mantendo a organização dos registros profissionais de um empreendimento.
Importância do Departamento Pessoal para uma empresa
O Departamento Pessoal desempenha um papel essencial para o bom funcionamento de uma empresa. Afinal, ao garantir que as obrigações trabalhistas e previdenciárias sejam cumpridas, é esse setor que evita problemas legais com colaboradores atuais e antigos e também possíveis sanções.
Juntamente ao RH, o DP é o principal ponto de contato entre os funcionários e a empresa, atendendo às suas necessidades e fornecendo suporte em questões relacionadas a direitos trabalhistas, políticas internas e desenvolvimento de carreira.
Assim, o Departamento Pessoal dá suporte e contribui para a gestão do capital humano feita pelo RH, construindo um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
Explorando o DP: estrutura e setores
A estrutura do departamento pessoal pode variar de acordo com o porte e as necessidades específicas de uma empresa. No entanto, é comum que o DP seja dividido em setores que, apesar de serem responsáveis por uma área específica, trabalham em conjunto para realizar tarefas diárias e garantir que os processos sejam conduzidos de maneira eficiente e dentro das normas legais.
Alguns dos principais setores incluem:
Admissão de pessoal
O setor de admissão de pessoal tem como principal responsabilidade realizar todo o processo de contratação de novos colaboradores, desde a coleta e análise de documentos até a integração do profissional à equipe. Esse setor lida com aspectos burocráticos, como o preenchimento de formulários e a realização de exames admissionais, verificação de requisitos legais e obtenção de documentos necessários, como a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e o CPF.
Além disso, a equipe de admissão de pessoal trabalha em colaboração com o setor de Recursos Humanos, garantindo que todas as etapas de seleção e contratação sejam cumpridas de acordo com as políticas internas e a legislação vigente. Afinal, um processo de admissão eficiente e bem executado contribui para a formação de uma equipe qualificada e comprometida, essencial para o sucesso da empresa.
Compensação de pessoal
O setor de compensação de pessoal desempenha um papel crucial na administração e gestão das recompensas e benefícios dos colaboradores dentro de uma empresa. Sua principal responsabilidade é garantir que os funcionários sejam adequadamente remunerados por seu trabalho, além de administrar os benefícios oferecidos, como planos de saúde, vale-alimentação e programas de incentivo. Para isso, calcula e processa a folha de pagamento, levando em consideração os salários, horas trabalhadas e eventuais descontos legais.
A equipe desse setor também pode realizar pesquisas salariais para garantir que a empresa ofereça remuneração competitiva em relação ao mercado, contribuindo para o engajamento, motivação e retenção de talentos na organização.
Demissão de pessoal
Tão importante quanto o setor de admissão, o setor de demissão é responsável por conduzir os procedimentos relacionados à saída de colaboradores da empresa, assegurando que as demissões sejam conduzidas de forma ética e legal e mantendo uma relação profissional e respeitosa com os ex-colaboradores.
Suas atividades incluem o cálculo de valores rescisórios, como aviso prévio, férias proporcionais e décimo terceiro salário, além de orientar os colaboradores sobre seus direitos e obrigações nesse processo.
O setor de demissão também realiza o desligamento formal, documentando adequadamente as razões da saída e garantindo a devolução de itens da empresa, como equipamentos, cartões de acesso e uniformes.
Além disso, ele pode fornecer informações e documentos necessários para o colaborador dar continuidade à sua carreira, como a emissão da carta de referência e a atualização da CTPS.
Rotinas burocráticas no departamento pessoal: como a tecnologia pode ajudar?
Registro de ponto, cálculo de folha de pagamento, emissão de guias de impostos, controle de férias… as rotinas no Departamento Pessoal envolvem uma série de processos que acabam sendo prejudicados por burocracias como excesso de papelada, preenchimento de planilhas e atualização manual de informações.
Essas tarefas operacionais consomem tempo e recursos preciosos, desviando o foco das atividades estratégicas que poderiam agregar um valor imensurável aos negócios. Nesse cenário, o avanço da tecnologia tem proporcionado soluções eficientes que auxiliam na simplificação e otimização das atividades do departamento pessoal.
De acordo com dados da Forbes, após as empresas removerem processos manuais e adotarem tecnologias digitais, é possível notar uma melhoria de até 80% na eficiência dos processos gerais.
Conheça como as soluções da Clicksign estão alinhadas com essa proposta:
Agilize a assinatura de contratos com Clicksign Assinatura
Através da implementação da assinatura eletrônica nos processos do departamento pessoal, é possível ganhar agilidade na assinatura de documentos digitais, que podem ser enviados, assinados e devolvidos em questão de minutos. Com isso, é eliminada a necessidade de uso de papel e de deslocamentos físicos, reduzindo consideravelmente o tempo e os recursos gastos no processo.
Além disso, a assinatura eletrônica da Clicksign permite rastrear o documento durante todo o processo de assinatura. Isso traz mais transparência e segurança ao procedimento, evitando possíveis falhas ou atrasos e eliminando o risco de extravio ou perda de documentos.
37 minutos é o tempo estimado para conclusão do processo de assinatura através de assinatura eletrônica, em comparação com 5 dias se utilizados os métodos tradicionais, segundo a LunarPen.
Outra vantagem é o armazenamento dos documentos assinados em nuvem, proporcionando uma gestão facilitada e acesso protegido pelos princípios de Segurança da Informação, além de garantir a preservação dos arquivos a longo prazo.
Levando em consideração a sensibilidade das informações tratadas pelo DP, vale ressaltar que a Clicksign construiu uma política de segurança com práticas que fortalecem a confidencialidade e a integridade dos dados que circulam em sua plataforma. Não à toa, é a única empresa brasileira do mercado de assinatura eletrônica com a certificação ISO 27001.
Conecte sistemas com Clicksign Integração
A Clicksign Integração é outra alternativa que pode contribuir significativamente para otimizar as atividades do Departamento Pessoal. Com essa solução, é possível integrar sistemas via API de modo a conectar diferentes setores da empresa e centralizar dados importantes em um único local.
Com a Clicksign Integração, o DP pode conectar seus sistemas internos, como sistemas de gestão de pessoas (ERP), sistemas de folha de pagamento e outros softwares utilizados na gestão de recursos humanos.
Essa integração permite a troca automática de informações, eliminando a necessidade de transferência manual de dados entre os sistemas e facilitando a tomada de decisões baseada em informações atualizadas e confiáveis.
Além disso, a solução é White Label, permitindo que a plataforma assuma a identidade visual da sua empresa e gere confiança e familiaridade para os seus colaboradores.
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Automatize tarefas com Clicksign Automação
Através da automatização de tarefas, é possível reduzir erros e agilizar processos, permitindo que os profissionais concentrem-se em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado para a empresa.
Com a solução Clicksign Automação, é possível automatizar o processo de criação e gestão de documentos por meio de uma coleta inteligente de dados, eliminando a necessidade de preenchimento manual. Essa solução permite definir os campos e informações necessárias para cada tipo de documento, oferecendo ao departamento pessoal a oportunidade de incluir dados pessoais dos colaboradores, informações contratuais, dados de benefícios, entre outros.
Com base nas respostas fornecidas em um formulário ou planilha, o sistema gera automaticamente o documento, incorporando as informações coletadas nos locais apropriados. Essa abordagem evita erros de preenchimento e agiliza o processo de criação de documentos no departamento pessoal.
Além disso, a automação do processo de criação de documentos oferecida pela Clicksign Automação traz benefícios em termos de padronização e consistência. Ao definir os campos e informações necessárias para cada tipo de documento, é possível garantir que todos os documentos gerados sigam a mesma estrutura e contenham as informações relevantes de forma consistente.
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