5 formas de usar firmas electrónicas en la escuela
Hoy, vamos a seguir 5 formas de usar firmas electrónicas en la escuela. Verás cómo la tecnología ayuda no solo dentro sino también fuera de las aulas, en la oficina.
El mundo se hizo más difícil para todos en 2020. Sin embargo, parece que para quienes trabajan en la educación fue un poco más largo. Por lo tanto, muchas escuelas se enfrentaron a graves dificultades y muchas otras tuvieron que reinventarse para sobrevivir. Sin embargo, algunos de ellos no sintieron tanto la crisis.
¿Cuál era el secreto?
Se ha hablado mucho sobre el uso de la tecnología en el aula. Las aplicaciones de reuniones en línea, como Zoom y Google Meet, se han incorporado a las herramientas de enseñanza. Por lo tanto, otros instrumentos, como las gafas de realidad virtual, la práctica de administrar las redes sociales y escribir artículos para blogs, también son una apropiación de la tecnología para su uso en la educación.
Sin embargo, lo que pocas personas dicen es que las escuelas que menos sufrieron la crisis utilizan la tecnología dentro y fuera de las aulas.
¿Cómo es eso?
En pocas palabras, los líderes de estas instituciones se dieron cuenta de que para mantenerlas sanas desde el punto de vista fiscal y financiero, es necesario operar con una secretaría moderna y ágil. Así como se hace en la administración de empresas de otros sectores del mercado. Por este motivo, la firma electrónica ocupa un lugar destacado en la gestión de estas escuelas.
5 formas de usar firmas electrónicas en la escuela
Ahora mostraremos 5 situaciones en las que la firma electrónica puede usarse en procesos secretariales. ¿Vamos a ver?
Inscripción y reinscripción
El primer proceso que abordaremos es, quizás, uno de los más importantes para una institución educativa, la inscripción. Es a través de la inscripción que se lleva a cabo toda la coordinación pedagógica para el año académico, así como la programación financiera.
Por lo tanto, crear un proceso ágil y práctico para inscribirse y reinscribirse es una forma muy eficiente de administración escolar. Por esta razón, las firmas electrónicas son un instrumento importante que las instituciones educativas pueden (y deben) utilizar.
Sin la firma electrónica en la escuela, era necesario cambiar toda la rutina escolar para que en un mes determinado se pudiera recibir a los padres de los estudiantes para su inscripción. Involúcrate, de esta manera, en la vida cotidiana de los padres, empleados y estudiantes.
Con la firma electrónica, hay una simplificación revolucionaria de este proceso. Los padres reciben los contratos por correo electrónico, los leen y pueden firmarlos por correo electrónico, SMS o, según el caso, incluso por WhatsApp.
Es mucho más fácil, ¿verdad?
Renegociaciones financieras con firma electrónica en la escuela
Otro trabajo muy común y recurrente en las escuelas son las renegociaciones financieras. Todos los años, invariablemente, hay un padre o una madre que tiene que ir a la escuela y hablar con la oficina sobre cómo pagar las deudas.
La firma electrónica en la escuela elimina la necesidad de que los padres de los estudiantes vayan a la institución. La renegociación puede hacerse por teléfono y el contrato puede enviarse por correo electrónico y firmarse electrónicamente. Todo desde la distancia.
Condiciones de autorización en general
En un ritmo normal de clase, es común tener actividades pedagógicas después de la escuela, como visitas a museos, parques u otros lugares públicos. Por este motivo, los padres deben autorizar a sus hijos a dejar la escuela.
Sin embargo, en el antiguo proceso, los niños solían tardar en presentar el formulario de autorización a sus padres, o los padres no se acordaban de firmarlo o, por alguna razón, los maestros no recibían el plazo en papel. De todos modos, todo lo que pudiera salir mal, lo haría.
Así pues, la firma electrónica cambia por completo este panorama, ya que los padres recibirán este término por correo electrónico y podrán firmarlo allí mismo. La propia plataforma notifica a la escuela que el documento ha sido firmado. Todo es mucho más sencillo.
Certificados de inscripción y condiciones de pasantías
Una situación más común en las universidades es la solicitud de certificados de matrícula para acreditar los estudios de un estudiante en particular. Del mismo modo, los plazos de pasantías también son prácticas que con frecuencia se retrasaban debido al uso del papel.
Con la firma electrónica, los certificados de inscripción y las condiciones de pasantías se pueden hacer digitalmente y firmar por correo electrónico o teléfono inteligente, sin tener que imprimir ningún documento.
Contratos con proveedores
La firma electrónica en la escuela se puede utilizar para crear, negociar y cerrar contratos con los proveedores. A menudo, estos documentos se firmaban con papel y bolígrafo, lo que provocaba retrasos y gastos financieros al completar los contratos.
Con las firmas electrónicas, todo se hace digitalmente. No se necesitan motoboys ni mensajeros. Todo en línea.
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