Para que serve a assinatura eletrônica. Setores do mercado que se beneficiam com a revolução digital.

Já estamos no século XXI e ainda há pessoas que se perguntam para que serve a assinatura eletrônica.

Tudo bem, eliminar velhos hábitos, como assinar a caneta em papel, não é uma tarefa fácil. Isso, entretanto, não deve impedir o aparecimento e consolidação de novas tecnologias, como a assinatura eletrônica.

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Esse modelo de chancela de documentos é muito mais prático, já que tudo é feito em ambiente virtual. Não há a necessidade de impressão, transporte ou local físico para se guardar os contratos ou outros tipos de registro. Isso garante agilidade, diminuição de burocracia e maior produtividade dos colaboradores de uma empresa, pois os documentos podem ser assinados de qualquer lugar. Para isto é necessário somente um dispositivo com acesso à internet.

A empresa pode usar a assinatura eletrônica para efetivar diversos tipos de transações. Entre elas, podemos dizer que esse tipo de registro cabe muito bem para contratos comerciais, renegociações com fornecedores e até mesmo os contratos de colaboradores com a empresa podem ser assinados eletronicamente.

Mas que tal vermos em algumas áreas específicas para que serve a assinatura eletrônica?

No setor jurídico

Uma das áreas da sociedade em que a assinatura eletrônica cai muito bem é a do setor jurídico. Como exemplo, podemos afirmar que se uma pessoa quiser fazer uma procuração ad judicia, para que seu advogado possa cuidar dos atos de um processo, essa pessoa não precisa ir até o escritório de seu defensor para assinar a procuração. Basta fazer isso por e-mail. O mesmo acontece com contratos de honorários, legal opinion, acordos extrajudiciais e serviços de arbitragem.

• Procuração AdJudicia
• Contrato de Honorários
• Legal Opinion
• Acordo Extrajudicial
• Arbitragem

No segmento de RH

Um dos setores que mais se beneficiam com a assinatura eletrônica é o RH. Também pudera, já imaginou empresas com mais de 100 funcionários, com todos tendo que assinar novos acordos feitos com a companhia, a quantidade de papel e tinta de impressora que podem ser gastos se esse contrato não for assinado eletronicamente?

E isso é só um exemplo. Os valores que uma assinatura eletrônica poupa para as empresas são enormes. Só na área de RH a economia de papel pode ser feita na admissão de colaboradores, na assinatura de ponto, nos recibos de férias, no controle de horas e em licenças – remuneradas ou não.

• Admissão de colaboradores
• Assinatura de ponto (?)
• Acordo de confidencialidade - NDA
• Recibo de Férias
• Papeleta de Controle de Horas

Na educação

Escolas dos mais diversos tamanhos podem se beneficiar da assinatura eletrônica. Só de não ter que imprimir um contrato de matrícula ou rematrícula para cada aluno que se inscrever em seus cursos, as instituições de educação economizam muito.

• Inscrição/matrícula de alunos 
• Rematrícula
• Contrato de prestação de serviços

Nas agências

A assinatura eletrônica funciona, também, muito bem nas agências de turismo. Os contratos de prestação de serviços utilizados nessas empresas permitem isso. Mas o que, de fato, faz com que esse tipo de assinatura seja tão eficiente nessas organizações é que ela agiliza muito a transação, além de ser mais prática. O cliente não precisa sair de sua casa ou de seu trabalho para ir à agência assinar um contrato. Ele lê e assina virtualmente em seu computador de sua residência ou de seu escritório.

As agências de marketing ainda têm um tipo de contrato que seus funcionários precisam assinar, é o Acordo de Confidencialidade. Esse documento exige o sigilo de todos os funcionários da agência em relação às informações de seus clientes. Portanto, seria preciso imprimir um contrato para cada pessoa que trabalha na empresa. A quantidade de papel gasto no final de tudo é enorme, a menos que isso seja feito eletronicamente.

Outros dois tipos de contrato que as agências de marketing e publicidade fazem muito é o de recebimento de materiais e o de licença de marca. Ambos podem ser muito mais ágeis e seguros se forem assinados eletronicamente.

• Contrato de prestação de serviço
• NDA ou Acordo de confidencialidade
• Aceite para recebimento de materiais 
• Contrato para uso/licença de marca

Nas consultorias

De nada adianta uma consultoria moderna e ágil, que utiliza das mais recentes tecnologias para efetuar o seu trabalho, se o processo inicial de fechamento de contrato for feito da forma antiga, com caneta e papel. Além disso, seria necessário o deslocamento ou do cliente para a consultoria ou da consultoria para o cliente, somente para assinar o documento. E em grande parte das empresas que prestam esse serviço não há tanto a necessidade de deslocamento dos consultores de seus escritórios.

No mercado financeiro

As empresas que lidam com dinheiro de seus clientes, como acontece no mercado financeiro e de contabilidade também podem se beneficiar muito da assinatura eletrônica. Há diversos documentos que se forem assinados eletronicamente ajudariam a poupar muito tempo dessas empresas, tais como: declaração de bens; títulos de crédito; abertura de conta; e formulário de portabilidade de empréstimo.

• Contrato de prestação de serviço
• NDA ou Acordo de confidencialidade
• Aceite para recebimento de materiais 
• Contrato para uso/licença de marca

No mercado imobiliário

Imobiliárias ou outras empresas que trabalham com imóveis usam muito papel para os contratos. Os clientes precisam se deslocar até a empresa somente para assinar um grande número de folhas como as encontradas em contratos de aluguel, corretagem ou autorização de inspeção de imóvel. É justamente aí que as pessoas descobrem para que serve a assinatura eletrônica. Tudo isso ficaria muito mais fácil se fosse assinado por e-mail, sem ter a necessidade de os clientes saírem de suas casas ou de seu trabalho somente por uma questão burocrática.    

• Contrato de aluguel
• Contrato de Corretagem
• Autorização de inspeção de imóvel

No mercado de seguros

As seguradoras encontram na assinatura eletrônica um importante aliado para conseguir fechar negócios mais rapidamente. Toda negociação pode ser feita pelo telefone e a entrega dos contratos por e-mail. Isso evitaria a ida de um corretor até o cliente, poupando o tempo dele e do cliente. Documentos úteis para essas empresas que podem ser assinados eletronicamente são o prospecto, a proposta comercial e o formulário de cotação.

•  Prospecto
• Proposta Comercial
• Formulário para cotação

Assim, podemos afirmar que a assinatura eletrônica é o futuro que já está disponível para a maior parte dos empresários e profissionais liberais. Utilizá-la é mais do que uma praticidade, se trata de a empresa mostrar-se atualizada com a revolução digital que acontece hoje no mundo.

A Clicksign – empresa responsável pelo Clicksign Automação, que é uma plataforma de automação e gestão de contratos – oferece um serviço de assinaturas eletrônicas de custo baixo e com todos os valores de cobrança em reais. Outro fator fundamental para a escolha da Clicksign para fazer a sua assinatura eletrônica é a proteção. Todas as mensagens e contratos são armazenados com o máximo de segurança para manter a integridade deles. As mensagens trocadas através da plataforma são muito seguras também, pois são criptografadas de ponta a ponta.

Agora que você já sabe para que serve a assinatura eletrônica, que tal entrar em contato com os dos nossos consultores?