Paperless: entenda o que é esse conceito e como aplicar ele na sua empresa

Se há alguns anos a falta de papel poderia ser um problema para empresas, hoje isso é algo positivo. O paperless, nome dado ao conceito de atuar sem a necessidade do papel, se tornou uma ótima opção para empresas que almejam mais agilidade, economia e sustentabilidade.

Por meio da transformação de documentos e outros papéis em arquivos digitais, empresas conseguem reduzir consideravelmente a utilização do papel, contribuindo para a preservação do meio ambiente, reduzindo custos operacionais relacionados a documentos físicos e aproveitando processos mais ágeis e eficientes proporcionados pela tecnologia. Nesse artigo, você vai entender a origem do termo paperless e como levar esse conceito para sua empresa. Confira!

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Origem do tempo “paperless”

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Antes de tudo, é importante entender como surgiu esse conceito tão popular hoje em dia. A origem do termo “paperless” se deu a partir da evolução tecnológica e da preocupação cada vez maior com a sustentabilidade e o futuro ambiental do planeta. As primeiras discussões sobre esse conceito aconteceram entre os anos 1970 e 1980, período em que os computadores pessoais surgiram, juntamente com os primeiros sistemas de gerenciamento de informações. A partir daí, a ideia de substituir documentos físicos por digitais começou a ganhar força, principalmente pela possibilidade das empresas armazenarem grandes volumes de dados com mais facilidade.

Anos mais tarde, com o surgimento da internet e outras tecnologias importantes, a comunicação e o compartilhamento de informações ficaram ainda mais fáceis e práticos, reduzindo a necessidade da utilização do papel no contexto empresarial. Ferramentas específicas para a gestão de documentos eletrônicos também começaram a surgir, permitindo uma maior organização de dados e informações.

Simultaneamente, discussões sobre a sustentabilidade e o empreendedorismo verde pelo mundo só cresceram com o tempo, visto que a produção do papel consome recursos naturais em grande escala. Atualmente, adotar práticas sustentáveis é uma obrigação para as empresas, que escolhem preservar o meio ambiente e manter um bom posicionamento quanto à importância desse tema.

Seja pela redução de custos, pela agilidade proporcionada ou pela sustentabilidade ambiental, a verdade é que as organizações e empresas aprenderam a reconhecer os benefícios de um ambiente sem papel. 

Como uma empresa pode ser paperless?

A resposta: encontrando soluções digitais que facilitem essa transformação. Existem várias formas de tornar sua empresa paperless, e todas são opções possíveis de serem implementadas hoje mesmo, começando a trilhar seu caminho rumo à transformação da sua organização. Confira abaixo algumas das formas de aplicar o conceito paperless:

Digitalização de documentos

Tornar documentos físicos em documentos digitais é um dos primeiros passos para implementar o paperless na sua empresa. Com documentos antigos, que já foram impressos, isso pode ser feito por meio do escaneamento desses documentos, permitindo que eles sejam convertidos em formatos digitais e armazenados eletronicamente. A partir daí, é possível adotar apenas o formato digital para documentos, eliminando a dependência dos arquivos físicos e contando com soluções digitais para armazenar e gerenciar tais documentos de forma prática e segura.

Automação de tarefas

Ao utilizar documentos digitais na rotina da sua empresa, você vai notar que existe um outro mundo de possibilidades que a tecnologia oferece. A automação de tarefas, como a geração e o envio de documentos, facilita e aprimora fluxos de trabalho que, geralmente, demandam tempo e esforço da sua equipe. Ao utilizar uma automação, você facilita a gestão de documentos da sua empresa e fortalece o uso de arquivos digitais e a cultura paperless. 

Cultura paperless

Construir e implementar uma cultura paperless na sua empresa é fundamental para garantir bons resultados no futuro. Esse processo pode ser longo, e envolve o treinamento e a aplicação prática de fundamentos do paperless, ou seja, do não uso do papel na rotina empresarial. É necessário treinar sua equipe de forma que todos estejam cientes do que é esse conceito e suas aplicações.

Assinatura eletrônica

Esse é apenas um dos muitos exemplos de recursos da tecnologia que você pode implementar na sua empresa hoje mesmo. A assinatura de documentos faz parte da rotina de qualquer organização, e tornar esse processo digital é um grande passo rumo à implementação do paperless na sua empresa. Esse recurso facilita a eliminação do papel na sua rotina, além de acelerar a gestão de seus documentos e reduzir custos (como a própria utilização do papel, por exemplo).

Aplique o paperless na sua empresa

Como você viu, para que uma empresa se torne paperless, é necessário o comprometimento com a digitalização e tudo que a tecnologia oferece como recurso. Você pode começar a implementação desse conceito por qualquer um dos meios citados acima, inclusive, conhecendo mais sobre a Clicksign e as soluções de assinatura eletrônica, automação de tarefas e muitas outras oferecidas na plataforma. Clique aqui e saiba mais!