O que é ERP e como funciona?
Entre tantas ferramentas essenciais para a gestão empresarial moderna, o Sistema Integrado de Gestão Empresarial, conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), se destaca como braço direito de qualquer empreendedor. Projetado para integrar e otimizar processos internos, esse sistema tem revolucionado a forma como as organizações operam e gerenciam seus recursos.
Além de uma comunicação alinhada e interligada, o Sistema ERP é capaz de dar à empresa autonomia para resolução de crises e de execução de tarefas diárias, integrando informações e desafogando o fluxo de atividades.
Para entender mais sobre o que é o ERP, vamos explorar como ele surgiu, como funciona, a sua importância e etapas para a sua implantação. Continue lendo!
ERP: o que é?
O Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) funciona como um sistema de gestão empresarial capaz de auxiliar no funcionamento interno de uma empresa, de forma a garantir a automatização de atividades originalmente manuais.
É uma ferramenta essencial para a gestão eficaz de uma empresa, pois centraliza e organiza informações cruciais em um único sistema acessível a todos os setores. Sua utilidade é focada em otimizar um empreendimento para alcançar, sempre, seu crescimento exponencial.
Esse sistema integra diversos aspectos operacionais e administrativos da empresa, como finanças, contabilidade, recursos humanos, compras, estoque, produção, vendas, distribuição, logística, entre outros. A ideia é fornecer uma visão holística e em tempo real de todos os processos empresariais, permitindo uma tomada de decisão mais informada e estratégica.
Os módulos dentro de um ERP podem variar de acordo com a solução e a empresa, mas geralmente incluem:
- Contabilidade e finanças: gerenciamento de contas, balanços, demonstrativos financeiros, controle de caixa, contas a pagar e a receber.
- Recursos Humanos: gestão de funcionários, folha de pagamento, benefícios, recrutamento, treinamento e avaliação de desempenho.
- Cadeia de suprimentos: gestão de compras, estoque, fornecedores, produção e distribuição.
- Vendas e marketing: controle de vendas, pedidos, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e análise de vendas.
- Produção: planejamento e controle da produção, gestão de operações e qualidade.
- Projetos: gerenciamento de projetos, desde o planejamento até a execução e o monitoramento.
- Gestão da qualidade: controle de qualidade, normas e procedimentos de garantia de qualidade.
Como funciona um sistema ERP?
Para entender a funcionalidade do ERP, é necessário se aprofundar sobre a parte técnica que engloba esse assunto. Como adiantamos, o ERP tem como objetivo principal a organização das informações de uma empresa, auxiliando, através de suas funcionalidades, cada departamento a desenvolver frentes de tarefas diárias.
Na prática, cada departamento e cada funcionário pode inserir no ERP as atividades relacionadas à gestão empresarial que mais exercem no cotidiano. O ERP centraliza todos os dados e processos operacionais e administrativos em um único sistema, integrando módulos de cada função específica (financeiro, recursos humanos, estoque, etc.) e compartilhando em um banco de dados central.
Dessa forma, é possível que diferentes departamentos acessem e atualizem as informações em tempo real.
Como surgiu o sistema ERP?
O sistema ERP tem suas raízes nas necessidades de automação e integração dos processos empresariais. Sua evolução ao longo do tempo está fortemente ligada ao avanço da tecnologia da informação e às mudanças nas práticas de gestão de negócios.
A história do ERP começa em 1960, quando as organizações começaram a usar sistemas de computador para automatizar funções de negócios, como contabilidade e folha de pagamento. No entanto, esses sistemas eram independentes, não se comunicavam entre si e muitas vezes eram específicos para uma única função.
Com o avanço da tecnologia da informação e computadores mais poderosos, surgiu a necessidade de integrar diferentes sistemas de negócios para melhorar a eficiência e a comunicação. Empresas perceberam que integrar informações e processos, como finanças, estoque e vendas, poderia levar a uma gestão cada vez mais eficaz.
Foi na década de 1990 que os primeiros sistemas ERP modernos começaram a surgir, muito em função da facilidade com que empresas e pessoas passaram a adquirir microcomputadores.
Assim, esses sistemas possuíam soluções baseadas em uma arquitetura cliente-servidor e permitiam a integração de vários processos empresariais em um único banco de dados.
Daí em diante, houve uma transição para a computação em nuvem e soluções baseadas na web, proporcionando maior flexibilidade e acessibilidade, bem como uma maior adoção e refinamento dos sistemas ERP.
Qual a importância do sistema ERP?
Por meio do ERP, as empresas podem melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, otimizar processos, padronizar procedimentos e facilitar o fluxo de informações entre os diversos departamentos. Isso resulta em uma maior capacidade de adaptação às mudanças do mercado e, consequentemente, em uma vantagem competitiva.
O ERP funciona ainda como uma importante ferramenta de business intelligence, um conjunto de técnicas que auxiliam na tomada de decisões dentro dos segmentos empresariais. Isso porque os sistemas oferecem ferramentas para análise de dados e geração de relatórios detalhados. Essas análises auxiliam na avaliação do desempenho da empresa, identificação de tendências, previsão de demandas e tomadas de decisão estratégicas.
Quais são as vantagens do sistema ERP?
O sistema ERP é uma ferramenta dinâmica que oferece flexibilidade e escalabilidade, permitindo que as organizações se adaptem facilmente às mudanças nas operações e nas demandas do mercado. Confira algumas das principais vantagens de utilizar um sistema ERP no seu negócio:
Auxílio da gestão interna
O sistema ERP oferece um valioso auxílio para a gestão interna das organizações. Ao centralizar dados e processos em um único sistema integrado, ele fornece aos gestores uma visão completa e consolidada das operações da empresa. Essa visibilidade aprimorada permite uma gestão mais eficaz e informada, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Controle de prazo
O controle de prazos é uma parte vital da gestão empresarial, e o sistema ERP desempenha um papel crucial ao facilitar o monitoramento e gerenciamento eficazes dos prazos relacionados a várias operações.
O ERP permite que as equipes programem e rastreiem tarefas e projetos, definindo prazos para cada etapa do processo, enviando alertas automáticos sobre prazos iminentes e possibilitando o acompanhamento das atividades em tempo real.
Automatização de tarefas e aumento de produtividade
Além de integrar processos e melhorar a eficiência operacional, o ERP contribui significativamente para o aumento da produtividade dentro da organização. Ao automatizar tarefas manuais e repetitivas, os funcionários têm mais tempo para se concentrar em atividades de maior valor agregado. Ainda, a automação ajuda a reduzir erros, melhorar a eficiência e liberar tempo para atividades mais estratégicas.
A padronização dos processos por meio do ERP também permite que as equipes trabalhem de maneira mais coordenada e eficaz, evitando a duplicação de esforços e garantindo uma alocação mais eficiente de recursos e habilidades.
Redução de riscos
Ao integrar e automatizar processos, o sistema ajuda a minimizar erros humanos e falhas de comunicação que podem levar a perdas financeiras ou ações não conformes. A visibilidade aprimorada dos processos e das transações empresariais também permite uma supervisão mais eficaz e identificação precoce de quaisquer problemas potenciais, auxiliando também na adesão a regulamentações e normas do setor e reduzindo os riscos associados à não conformidade.
Como um sistema integrado contribui com a segurança da informação?
A implementação de um sistema ERP melhora a qualidade e segurança das informações. Com um único repositório centralizado para dados críticos da empresa, a consistência e precisão das informações são amplamente aprimoradas. Os dados são atualizados em tempo real e as análises são baseadas em informações precisas e atualizadas, proporcionando uma visão mais precisa do desempenho da empresa.
Além disso, os recursos de segurança integrados ao ERP garantem que apenas usuários autorizados tenham acesso às informações, protegendo os dados empresariais contra acessos não autorizados e possíveis violações de segurança.
Tipos de ERP
No mercado atual, é possível encontrar uma ampla variedade de tipos de ERP, que oferecem uma gama de soluções para atender às distintas necessidades e estágios de crescimento das empresas.
Esses tipos podem ser categorizados com base na forma de implementação, complexidade, setor de atuação e personalização, proporcionando às organizações opções que vão desde os tradicionais ERP legados até os modernos e especializados sistemas em nuvem. A seguir, destacamos os principais tipos de ERP, explorando suas características e benefícios.
ERP Desktop
Os ERPs Desktop, também conhecidos como ERPs Legados, representam os sistemas mais tradicionais. Eles foram desenvolvidos antes da popularização da internet e requerem instalação local em cada computador que deseja acessar o software, ou seja, possuem acesso e uso limitados localmente. Esses sistemas foram bastante utilizados em uma época em que a computação em nuvem não era predominante.
ERP com desenvolvimento próprio ou por microempresa regional
Nesse caso, a empresa recruta programadores para criar um sistema personalizado que atenda às suas necessidades específicas ou contrata uma microempresa regional para personalizar um sistema já existente.
Esse tipo de ERP permite uma solução completamente customizada de acordo com as necessidades da empresa, mas corre o risco de replicar funcionalidades já existentes em outros sistemas, gerando custo adicional sem que seja necessário.
Um ERP customizado para uma empresa específica também pode ter dificuldade em se manter atualizado e em conformidade com as mudanças regulatórias.
ERP em nuvem engessado
Sistemas ERP em Nuvem Engessados são soluções simplificadas hospedadas na nuvem, com funcionalidades padronizadas e preços acessíveis. Eles são adequados para empresas iniciantes com operações simples e limitadas.
Geralmente, esse tipo de ERP possui funcionalidades padronizadas e limitadas para atender a um amplo espectro de pequenos negócios, oferecendo uma opção econômica para microempreendedores e empresas em estágios iniciais.
Por serem engessadas, não permitem muitas personalizações para atender a necessidades específicas.
ERP em nuvem especializado
Este é um sistema especializado em setores específicos e hospedados na nuvem, oferecendo funcionalidades avançadas para atender às necessidades exclusivas de determinados setores e mantendo um investimento acessível para pequenas empresas.
Como são projetados para setores específicos, conseguem oferecer funcionalidades aprimoradas para as operações do setor que atendem e permitem customizações para abraçar processos mais complexos dentro deste setor.
ERP em nuvem de grande porte
Sistemas ERP em nuvem de grande porte são soluções robustas e completas projetadas para grandes empresas e corporações multinacionais. São complexos, atualizados e oferecem uma ampla variedade de módulos e plugins para atender a diferentes processos e necessidades empresariais.
Esse tipo de ERP oferece uma ampla gama de funcionalidades para gerenciar operações empresariais complexas, e normalmente requerem um investimento significativo em termos de licenças, treinamento e manutenção.
Diferenças entre sistema ERP local e ERP on-cloud
Os sistemas ERP podem ser implementados de duas maneiras distintas: local (on-premises) ou na nuvem (on-cloud). Cada abordagem possui características únicas que podem influenciar a escolha de uma organização, dependendo de suas necessidades e preferências em relação a custos, personalização, acessibilidade, segurança e escalabilidade.
Sistema ERP local
O sistema ERP local é ligado à presença de uma infraestrutura física, demandando instalação nos servidores e na própria estrutura da empresa. Por conta disso, a própria empresa assume a responsabilidade pela manutenção, atualizações e segurança dessa infraestrutura. Nesse caso, os custos englobam tanto a aquisição de licenças de software quanto a infraestrutura, além dos gastos contínuos relacionados à manutenção e suporte técnico.
Uma das vantagens desse sistema é a flexibilidade maior para personalização, atendendo às necessidades específicas da organização e conferindo um controle total sobre o sistema e os dados. No entanto, é válido mencionar que o acesso ao sistema fica restrito à rede interna da empresa ou necessita de uma conexão VPN, o que pode limitar a acessibilidade para equipes que trabalham remotamente ou em movimento.
Quanto à escalabilidade, ela fica atrelada à capacidade da infraestrutura física, podendo demandar atualizações de hardware para expandir o sistema.
Sistema ERP on-cloud
Diferente do ERP local, o sistema ERP on-cloud é hospedado em servidores remotos, sendo possível acessá-lo pela internet. Esse tipo de instalação requer menos custos iniciais em comparação com à local, já que não é necessário comprar servidores físicos e toda a infraestrutura é gerenciada pelo provedor de serviços em nuvem.
Isso possibilita o acesso ao sistema de qualquer lugar com conexão à internet, promovendo a praticidade e a colaboração em um ambiente de trabalho remoto e podendo ser utilizado em diferentes dispositivos.
Uma grande vantagem do sistema ERP on-cloud é a facilidade de expandir ou reduzir recursos de acordo com as necessidades, sem a obrigação de investir em mais infraestrutura. Isso permite uma escalabilidade ágil, adequando-se ao crescimento do negócio.
Quando falamos de personalização, contudo, o ERP on-cloud pode ser um pouco mais limitado que o local, já que o sistema prioriza a padronização para facilitar atualizações na infraestrutura e no software
ERP para PME vs ERP para grandes empresas
Ao escolher um sistema ERP, é preciso ficar atento à complexidade e às necessidades operacionais específicas da empresa, de forma a garantir que o sistema escolhido seja adequado ao tamanho e ao estágio de crescimento do negócio.
Esses são alguns aspectos-chave a serem considerados na hora de entender se um ERP é ideal para pequenas e médias empresas (PMEs) ou se atende às operações de uma organização de grande porte.
Escopo e complexidade
Enquanto o escopo das funcionalidades do ERP para PMEs é mais simplificado e focado nas operações essenciais, para grandes empresas os sistemas precisam de uma certa complexidade para conseguir gerenciar operações em diversas áreas.
Da mesma forma, empresas maiores também necessitam que seus sistemas possuam uma customização mais flexível, com a possibilidade de se adaptar aos processos altamente especializados e únicos de grandes corporações.
Custo
Para grandes empresas, o investimento inicial é substancial devido à ampla funcionalidade e customizações necessárias, além do treinamento extensivo.
Já para PMEs, o custo de aquisição e implementação de um ERP é mais acessível, alinhado ao orçamento das pequenas e médias empresas.
Velocidade na implementação
Em pequenas e médias empresas, a implementação de ERPs é mais rápida, visando permitir que a empresa comece a colher os benefícios do sistema o mais rápido possível.
Já para grandes empresas, a implementação precisa ser estrategicamente planejada e pode levar mais tempo devido à complexidade e à necessidade de alinhar o sistema com os processos existentes.
Suporte e treinamento
Por conta da sua maior complexidade, o sistema ERP que atende a uma grande empresa normalmente requer um extenso treinamento, visando capacitar os usuários a explorar totalmente a gama de funcionalidades do ERP para otimizar a eficiência operacional.
Enquanto em PMEs, os provedores de ERP já oferecem suporte e treinamento direcionados para ajudar a utilizar o sistema com seus recursos limitados de forma eficaz.
Quais são as etapas de implantação do software ERP?
É importante que a implantação de um software ERP seja um processo suave e eficaz. Confira algumas das etapas que podem auxiliar nessa transição:
- Planejamento inicial: avalie os processos de negócio existentes e identifique as necessidades que o ERP deve atender.
- Avaliação do orçamento e recursos: estime os custos, alocação de orçamento e recursos necessários para a implementação bem-sucedida.
- Pesquise fornecedores: faça uma seleção de fornecedores de ERP que atendam as necessidades da sua organização, avaliando também a capacidade de customização do ERP.
- Testes e validação: a partir de uma configuração inicial, verifique se o ERP atende de maneira precisa os processos da empresa e verifique se cada parte do sistema funciona de forma individual e integrada.
- Treinamento e capacitação: forneça treinamento aos usuários sobre como utilizar o sistema; e à equipe de TI ou administradores sobre como gerenciá-lo.
- Implementação e migração: transfira os dados do sistema antigo para o novo ERP, de forma a fazer uma implementação gradual ou total, dependendo da estratégia adotada.
- Revisão e melhoria contínua: colete feedbacks e faça avaliações do desempenho pós-implantação para garantir que os objetivos sejam alcançados e que ajustes necessários sejam feitos.
Soluções digitais na inovação dos negócios
A implementação bem-sucedida de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) representa um impulso crucial para a inovação e o crescimento sustentável no ambiente de negócios moderno.
Alinhando-se à evolução digital que transforma a forma como as empresas operam, o ERP é uma dentre diversas soluções que otimizam a rotina operacional das organizações, permitindo mais tempo e recursos para se concentrar em estratégias de crescimento, inovação de produtos, expansão de mercado e melhoria da experiência do cliente.
É o caso, por exemplo, da assinatura eletrônica, que traz uma dimensão adicional de eficiência e segurança ao processo de gestão empresarial. Ao eliminar a necessidade de assinaturas físicas e da papelada, esse recurso acelera consideravelmente as transações e aprovações, simplificando operações.
Que tal apostar em uma poderosa combinação de soluções digitais para acelerar o seu negócio? Conheça os planos Clicksign Assinatura, Clicksign Automação e Clicksign Integração e fale com um de nossos especialistas para entender como alavancar os seus processos documentais!
