La transformación digital en la gestión de documentos y sus beneficios
La organización y la seguridad de los datos y la información de una empresa es un factor esencial, independientemente del tamaño o el segmento empresarial. Sin embargo, el gran volumen de información que se genera a diario puede dificultar un poco esta tarea sin la ayuda de la transformación digital en la gestión de documentos.
Según Internet Source, 19,8% del tiempo de trabajo (el equivalente a un día a la semana laboral) lo desperdician los empleados que buscan información para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente.
Por lo tanto, adoptar soluciones tecnológicas para facilitar los procesos, buscando la transformación digital de la empresa, es una alternativa que contribuye a reducción del espacio físico, la agilidad en los procesos de consulta de documentos, la accesibilidad de los datos y también aumenta el nivel de seguridad, especialmente cuando se trata de un sistema de GED y digitalización de documentos.
¿Cómo funciona esto en la práctica?
La gestión electrónica de documentos es un sistema que proporciona un acceso supervisado a los documentos de una empresa, almacenar los archivos escaneados en la nube con total seguridad y controles de acceso. Con este sistema/plataforma, es posible encontrar y ver los documentos con un breve clic. El uso de una plataforma elimina los riesgos de pérdida de documentos y, además, brinda una visión del historial de movimientos, emisión de copias, aprobaciones, revisiones, versiones y mucho más. ¡De esa manera, las actividades diarias se vuelven simples y efectivas! Para el control de acceso, los administradores responsables pueden elegir colaboradores que puedan crear, editar y ver cada documento, de modo que la información se mantenga segura, creando perfiles de acceso detallados y enumerando los usuarios que pueden acceder a la información. Por lo tanto, las personas que no hayan sido autorizadas no podrán ver ni editar los archivos confidenciales. [caption id="attachment_16889" align="aligncenter» width="565"]
Círculo virtuoso del GED | Fuente: Grupo Suprema [/caption]
¡Atención! Escanear y escanear no son lo mismo
Para que el proceso de transformación digital de la empresa se lleve a cabo correctamente, es importante contar con un proceso de digitalización de documentos, descartando o archivando los documentos físicos y utilizando únicamente los documentos escaneados para su consulta y organización, lo que reduce el tráfico de papel. Pero cuidado, la digitalización de documentos no es lo mismo que el escaneo. El proceso de digitalización consiste en originar una imagen de un documento físico, es decir, el archivo en papel se duplica en formato digital. El escaneo no tiene validez legal y el archivo escaneado no puede someterse al proceso de indexación, lo que facilita la búsqueda del contenido mediante la búsqueda de palabras clave. Una vez digitalizado, el objetivo es transformar el archivo físico en un formato digital que pueda indexarse mediante un software especializado. Esto se debe a que el proceso de digitalización codifica binariamente la información contenida en el papel. Por lo tanto, es posible que un sistema de gestión documental acceda a los datos e interpretarlos. Lea más en: ¿Son sinónimos el documento digital y el digitalizado? ¡Vamos a entender!
Los beneficios del almacenamiento en la nube
El almacenamiento físico, aunque es una opción tradicional, pone en riesgo la integridad y la seguridad de la información. No existe un control 100% eficiente del acceso a los datos y los documentos son vulnerables al desgaste y la pérdida. El almacenamiento digital en los ordenadores, por otro lado, también corre el riesgo de presentar problemas, como un problema con el disco duro y la falta de copias de seguridad actualizadas. Una simple falla puede provocar muchos daños en los datos almacenados. Con el almacenamiento en la nube de los documentos escaneados, se evitan todos estos problemas, gracias a infraestructuras de protección tecnológica más avanzadas. Con este tipo de servicio, es posible autenticar el acceso a los datos, que están cifrados, y actualizarlos constantemente. En caso de posibles fallos, los archivos permanecen intactos, ya que se respaldan automáticamente mediante rutinas auxiliares para mantener la seguridad de la información. Una de las principales ventajas del GED es la seguridad a la hora de almacenar documentos digitales. El sistema garantiza que los archivos de la organización se almacenarán en un entorno seguro y libre de las amenazas digitales que son comunes en la actualidad. Este es un factor muy importante, teniendo en cuenta que los datos deben protegerse de terceros malintencionados.
Agilidad y simplificación del trabajo
La forma en que los datos están disponibles en la nube influye directamente en la agilidad y la eficiencia de la ejecución de las tareas. Al adoptar un sistema de gestión de documentos en la nube, por ejemplo, la necesidad de utilizar servidores puede disminuir, lo que supone un ahorro para la empresa. Además, contribuye a que la empresa no solo Respetuoso del medio ambiente, pero también más ágil y productivo, ya que la búsqueda de un archivo solo puede durar unos segundos en este sistema. Por lo tanto, una solución de administración electrónica aporta reducción de costos, la sostenibilidad y el aumento de la eficiencia de los procesos empresariales.
¿Qué gana mi empresa con esto?
Usted organiza sus documentos en un solo lugar, localiza rápidamente la información necesaria en cualquier momento, optimiza el espacio físico de su empresa, gana más productividad en su vida diaria al evitar la circulación de papel, controla, almacena y recupera la información con un solo clic. Con la digitalización de sus archivos y la automatización de los procesos, es posible mejorar la eficiencia operativa, la eficacia y la satisfacción del cliente, reduciendo los costos operativos y aumentando la productividad.
Si aún no ha iniciado su transformación digital, ahora es el momento. Para empezar, evalúe las necesidades específicas de gestión de documentos de su empresa. Identifique qué procesos y documentos son más importantes para su empresa y qué áreas pueden beneficiarse más de la transformación digital. Luego, investigue las soluciones disponibles en el mercado para ayudar a digitalizar y automatizar los procesos de administración de documentos. Hay muchas herramientas disponibles, pero Clicksign es la única empresa brasileña con la certificación IS0 27001, que garantiza los más altos estándares de seguridad de la información. Por lo tanto, si desea digitalizar sus procesos, como hacen las principales empresas del mercado, de una manera aplicable y legalmente válida, no pierda tiempo y Pruebe nuestra plataforma ahora durante 14 días de forma gratuita y envíe hasta 30 documentos para su firma hoy.
