Rutinas de bufetes de abogados: ¡3 formas de optimizar!
Es innegable que el mundo legal se ha topado con la tecnología mucho más que brevemente. Desde los procedimientos legales que tuvieron lugar hace unos años, la automatización de los procedimientos administrativos y legales ha ido ganando cada vez más espacio en la rutina del abogado digital. De hecho, ya hemos escrito un post sobre el abogado ágil y la optimización en sus funciones, ¡que recomendamos leer!
También es bien sabido que la rutina de un bufete de abogados no es la más fácil. Todo lo contrario. Además de desempeñar su función con excelencia frente a las plataformas digitales de los tribunales, sigue siendo fundamental que su relación con los clientes no se vea socavada por la cantidad de trabajo por realizar.
Además, para poder tener una relación con los clientes y los resultados en producciones diarias como protocolos, audiencias, etc., es necesario que El espacio y la forma de trabajar del abogado están optimizados.
Hacer esta organización no siempre es fácil, pero damos Haz clic en Firmar ¡tenemos buenos consejos para ti, abogado o abogada!
Optimice su rutina: haga uso de las nuevas tecnologías en el mundo legal
No existe una sola herramienta para optimizar el tiempo y el esfuerzo creativo y técnico del profesional legal, sino varias. Con la llegada de la pandemia, el trabajo remoto demostró su funcionalidad, así como ventajas de la tecnología para el área legal. El uso de aplicaciones de vídeo y audio, por ejemplo, que alguna vez se consideró excepcional, ahora es esencial para captar audiencias.
Siguiendo la misma línea de razonamiento, y con el fin de adaptar esta antigua e imprescindible profesión a los tiempos modernos, existen algunas herramientas que rehacen la rutina del bufete de abogados de manera consistente:
Organización de los documentos de los clientes en la nube
Todos los abogados deben atender a los clientes. Esta es la base de la profesión en conjunto con la facultad de derecho. Si no respondes, otra persona sí lo hará, y te enviará el información necesaria para que su actividad legal pueda justificarse.
Partiendo así de la realidad de que es necesaria una documentación muy específica para cada tipo de cliente y causa, pero que también hay documentos estándar que todos firman (poder notarial) «del poder judicial», contratos de honorarios, informe de asistencia, etc.), necesita un lugar de almacenamiento que no es físico.
Te preguntas entonces, pero ¿por qué no el almacenamiento físico, en archivos? Respondemos: este tipo de archivado de documentos ha sido descontinuado por ley, así como en muchas otras ramas del marketing, y la explicación es bastante simple. Este tipo de acumulación ya no es factible en términos de a) tiempo, b) espacio físico y c) velocidad y comodidad de acceso a los datos.
Por lo tanto, para facilitar el desarrollo de la ley, ya se aprovecha al máximo la posibilidad de escanear documentos y guardarlos en la computadora. Pero, ¿qué pasa cuando más de una persona necesita tener acceso a esos datos y no todas están en el mismo entorno, es decir, en la misma red de Internet? Ahí radica la aplicabilidad de almacenamiento de datos en la nube.
En el sentido de optimizar el tiempo y el espacio, es fácil identificar la funcionalidad de la herramienta, pero también es muy buena para experiencia del cliente! Simplemente puede crear una carpeta digital con la documentación necesaria para el cliente y compartirla con ellos. En medio de la pandemia, e incluso más tarde, en nuestra opinión, es la salida más segura.
Y la seguridad también es una característica de este sistema, incluso de acuerdo con las directrices de Ley General de Protección de Datos (LGPD): no se pierde ningún documento importante, corre el riesgo de ser robado y el cliente seguirá teniendo acceso a sus datos cuando lo desee, incluso firmando una declaración de suministro de los mismos, ¡que también estará allí!
Como Los permisos de acceso los definirá el abogado, dando libertad para cargar, descargar e incluso firmar electrónicamente documentos. Además, hablaremos de este último punto en el siguiente tema.
Firmas electrónicas y firmas de certificados digitales
¿Sabías que hay una diferencia entre la firma electrónica y la firma digital? Hacemos hincapié en que las firmas digitales son más importantes para el mundo legal, como abogados en el ejercicio de sus funciones. Mientras que para (y por) el cliente, se utilizarán más las electrónicas. Sin embargo, ambas son modalidades muy objetivas de autenticación digital y optimización de servicios.
¿Quieres saber más sobre Qué es un certificado digital para sus actividades profesionales, o para informar a sus clientes sobre Cómo funciona la firma electrónica? ¡Acceda a los enlaces y obtenga más información con nuestras publicaciones!
Ahora, comenzando con la pregunta «¿ayudan o dificultan estas modalidades?» , respondemos: las firmas digitales y electrónicas ayudan, ¡mucho, mucho! —, para Genere automatización de procesos En lugar de manuales y ahorre tiempo.
Hay más horas disponibles para que la función del abogado se desempeñe de manera efectiva: defender los intereses sociales públicos y privados para un mejor funcionamiento del Estado de Derecho Democrático, sin perjuicio de las garantías fundamentales definidas en la Carta Magna y en los demás códices.
Reuniones con clientes a través de aplicaciones de vídeo o audio
Sabiendo que existe la posibilidad de firmas digitales de documentos, ¿por qué no utilizar aplicaciones y sitios de video y audio para actuar? reuniones sin mucha complejidad — las famosas actualizaciones procesales necesarias — ¿con sus clientes?
Además de Ahorra tu tiempo, podrás programar mucho más los horarios de las reuniones y, además, ahorrarás tiempo al cliente al ir a la oficina. Simplemente no tiene que dejar el ordenador delante del ordenador para ir a la sala de reuniones y, sin embargo, protege su salud y la de los demás de cualquier propagación del virus de la COVID-19.
Interesante, ¿verdad? ¡Combine lo correcto con la tecnología y tenga una rutina de trabajo absolutamente diferente y más funcional!
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