Como reduzir o tempo de assinatura de contratos na sua empresa

Reduzir o tempo de assinatura de contratos é uma estratégia que pode ser fundamental na hora de fechar uma venda.

Essa tática tem se mostrado muito eficiente para empresas de diversos segmentos. Quer ver algumas vantagens de agilizar a assinatura de contratos? Acompanhe este artigo e saiba mais!

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A primeira e grande vantagem de se reduzir o tempo de assinatura de um contrato é que quanto mais ágil é o fechamento do negócio, mais rapidamente você terá dinheiro em caixa para o funcionamento da empresa. Essa é uma estratégia que os empreendedores e líderes precisam começar a pensar e colocar em prática. Já que assim terão mais controle e domínio da companhia. Isso significa não ficar a mercê do ânimo dos mercados que podem virar a favor ou contra os empreendimentos tal como as marés oscilam de acordo com a Lua.

Um dos pontos principais para se fazer isso é a otimização dos processos. Ganhar tempo com eles significa acelerar a assinatura de seus contratos. Em muitas empresas, se procurarmos bem, podem ser encontrados processos que, de acordo com o passar do tempo, se tornam desnecessários. Isso, aos poucos, vai agir como um peso que a companhia tem que carregar, dificultando seu crescimento e em consequência, sua escalada em direção ao topo do mercado.

Outro ponto que vale a sua atenção é começar a usar a assinatura eletrônica para validar um fechamento de negócio. Pode não parecer, mas o tempo que você vai ganhar com a assinatura eletrônica é enorme. 

Hoje, há ferramentas que possibilitam a assinatura eletrônica e até um modo de se criar e administrar contratos virtualmente, sem precisar imprimir papel, encontrar um local para guardar e muito menos fazer visitas, por vezes desnecessárias para seu cliente. 

Automação de contratos

A automação dos contratos é uma importante estratégia quando se quer reduzir o tempo de assinatura em sua empresa. A ferramenta disponível para isso, permite que se crie um documento de forma simples e baseado nos dados de cada cliente. Além disso, com a automação dos contratos, os colaboradores deixam de fazer processos repetitivos e a empresa ganha, também, no cadastro de clientes e na criação dos contratos para esses clientes. Já fica tudo em uma mesma ferramenta, o cadastro, a criação do documento, a assinatura e o armazenamento dos contratos.  

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Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica de documentos é uma prática cada vez mais usada em países como o Brasil. Com esse tipo de validação de contratos não é preciso utilizar canetas e nem folhas de papel para assinar. Quando se precisa assinar um documento e as outras partes não estão por perto, a assinatura eletrônica dispensa a necessidade dessa relação de proximidade para executar a tarefa. É tudo feito virtualmente, pelo computador ou pelo celular. E o melhor, tem validade jurídica. Pelo modelo tradicional de assinatura (caneta em papel), é necessário enviar o documento por correio ou via motoboy e esperar até que as outras partes façam a devolutiva do contrato.

Gestão de contratos

Agora vamos falar de um assunto fundamental se você quer saber como reduzir o tempo de assinatura de contratos: a gestão desses documentos. Para efetuar uma boa gestão de contratos é necessário primeiro fazer um planejamento deles. Nesta etapa são definidas as cláusulas, condições, objetivos, riscos, sanções, prazos e obrigações. Depois parte-se para a redação prévia do documento, sendo escrita, assim, a primeira versão do contrato. Após essa etapa, entra-se na negociação e aprovação do documento pelas partes. Depois o contrato é efetivado, quando começa a execução do serviço oferecido. Por último, vem o encerramento do contrato. Mas antes do encerramento pode-se ter revisões no documento. 

Existe no mercado uma ferramenta capaz de fazer a automação e gestão dos contratos.

Como funciona?

Simples. Você ou sua empresa prepara um formulário com os termos do contrato e deixa os campos a serem preenchidos pelos clientes em branco. Depois, quando estiver em uma negociação de venda, é possível enviar esse formulário para seu cliente por e-mail, SMS ou Whatsapp. Então ele poderá não apenas preencher os campos que faltam, como assinar eletronicamente o documento. Em seguida, a própria plataforma vai armazenar o contrato.

Tudo isso é feito com o máximo de segurança disponível hoje no mercado. A integridade dos documentos é garantida pelo hashing, um algoritmo criado pela NSA (Agência de Segurança Nacional, dos Estados Unidos). Todas as mensagens trocadas através da plataforma são protegidas por criptografia de ponta a ponta.

Autonomia da equipe

De nada adianta ter os mais avançados recursos tecnológicos se os profissionais da empresa não sabem como utilizá-los. Por isso, é importante que todo o seu time seja treinado adequadamente e que os líderes ajudem suas equipes a lidar com as ferramentas e procedimentos da empresa.

Um dos principais motivos no atraso das alterações de contratos é o não entendimento de alguns colaboradores sobre as minúcias e detalhes encontrados nesses registros e nos procedimentos de emissão dos documentos. Dessa forma, podemos concluir que, de fato, toda tecnologia pode ser inútil se a pessoa que vai usá-la não for capacitada.

Portanto, invista em treinamento e desenvolvimento. Isso é muito importante. Somente assim se poderá redigir e analisar contratos de uma forma mais ágil e com menor número de erros.  

Dessa forma, a automação de contratos, tirando dos colaboradores os processos repetitivos que eles tinham que fazer para criar o documento; a assinatura eletrônica, que facilita o fechamento de negócios; a gestão de contratos, que permite a criação, assinatura e armazenamento dos documentos em uma mesma plataforma; e a autonomia da equipe; são as estratégias que podem reduzir muito o tempo de assinatura de contratos em sua empresa. 

Experimente!