Cómo reducir el tiempo de firma de contratos en su empresa
Reducir el tiempo de firma de los contratos es una estrategia que puede ser fundamental a la hora de cerrar una venta.
Esta táctica ha demostrado ser muy eficiente para las empresas de varios segmentos. ¿Quiere ver algunas ventajas de agilizar la firma de contratos? ¡Sigue este artículo y obtén más información!
La primera y gran ventaja de reducir el tiempo necesario para firmar un contrato es que cuanto más rápido se cierre el trato, más rápido tendrá efectivo disponible para administrar la empresa. Esta es una estrategia en la que los empresarios y líderes deben empezar a pensar y a ponerla en práctica. Desde entonces tendrán más control y control de la empresa. Esto significa no quedar a merced de los mercados, que podrían inclinarse a favor o en contra de las empresas del mismo modo que las mareas fluctúan según la Luna.
Uno de los puntos clave para ello es la optimización de los procesos. Ahorrar tiempo con ellos significa acelerar la firma de sus contratos. En muchas empresas, si nos fijamos bien, podemos encontrar procesos que, con el paso del tiempo, se vuelven innecesarios. Esto, poco a poco, se convertirá en una carga que la empresa tendrá que soportar, dificultando su crecimiento y, en consecuencia, su ascenso hacia la cima del mercado.
Otro punto que merece su atención es empezar a utilizar la firma electrónica para validar el cierre de una empresa. Puede que no lo parezca, pero el tiempo que ganarás con la firma electrónica es enorme.
Hoy en día, existen herramientas que permiten la firma electrónica e incluso una forma de crear y gestionar contratos de forma virtual, sin tener que imprimir papel, encontrar un lugar donde almacenar y mucho menos realizar visitas, a veces innecesarias para tu cliente.
Automatización de contratos
La automatización de contratos es una estrategia importante cuando quieres reducir el tiempo de suscripción en tu empresa. La herramienta disponible para este propósito le permite crear un documento de forma sencilla y en función de los datos de cada cliente. Además, con la automatización de los contratos, los empleados dejan de realizar procesos repetitivos y la empresa también gana en el registro de clientes y la creación de contratos para esos clientes. Ahora todo está en la misma herramienta: el registro, la creación del documento, la firma y el almacenamiento de los contratos.
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Firma electrónica
UN firma electrónica de documentos es una práctica cada vez más utilizada en países como Brasil. Con este tipo de validación de contratos, no es necesario usar bolígrafos u hojas de papel para firmar. Cuando es necesario firmar un documento y las otras partes no están presentes, la firma electrónica elimina la necesidad de esta estrecha relación para llevar a cabo la tarea. Todo se hace virtualmente, por computadora o teléfono celular. Lo mejor de todo es que tiene validez legal. Utilizando el modelo tradicional de firma (bolígrafo sobre papel), es necesario enviar el documento por correo postal o en moto y esperar a que las otras partes devuelvan el contrato.
Gestión de contratos
Ahora hablemos de un tema fundamental si quieres saber cómo reducir el tiempo que se tarda en firmar los contratos: la gestión de estos documentos. Para llevar a cabo una buena gestión de los contratos, es necesario planificarlos primero. En esta etapa, se definen las cláusulas, las condiciones, los objetivos, los riesgos, las sanciones, los plazos y las obligaciones. Luego, el documento se redacta por adelantado y se redacta la primera versión del contrato. Después de esta etapa, se inicia la negociación y aprobación del documento por las partes. El contrato entra en vigor entonces, cuando comienza la ejecución del servicio ofrecido. Por último, se produce la rescisión del contrato. Pero antes del cierre, es posible que haya revisiones en el documento.
Existe una herramienta en el mercado capaz de automatizar y gestionar los contratos.
¿Cómo funciona?
Sencillo Tú o tu empresa preparáis un formulario con las condiciones del contrato y dejáis en blanco los campos que deben rellenar los clientes. Luego, cuando esté negociando una venta, puede enviar este formulario a su cliente por correo electrónico, SMS o Whatsapp. Entonces no solo podrá completar los campos que faltan, sino también firmar el documento electrónicamente. Luego, la propia plataforma almacenará el contrato.
Todo esto se hace con la máxima seguridad disponible en el mercado hoy en día. La integridad de los documentos está garantizada mediante el hashing, un algoritmo creado por la NSA (Agencia de Seguridad Nacional de los Estados Unidos). Todos los mensajes intercambiados a través de la plataforma están protegidos mediante un cifrado de extremo a extremo.
Autonomía del equipo
De nada sirve tener los recursos tecnológicos más avanzados si los profesionales de la empresa no saben cómo utilizarlos. Por eso es importante que todo tu equipo esté debidamente capacitado y que los líderes ayuden a sus equipos a gestionar las herramientas y los procedimientos de la empresa.
Una de las principales razones de la demora en los cambios de contrato es la falta de comprensión por parte de algunos colaboradores sobre los detalles y detalles que se encuentran en estos registros y en los procedimientos para emitir los documentos. De esta manera, podemos concluir que, de hecho, toda la tecnología puede ser inútil si la persona que la va a utilizar no está capacitada.
Por lo tanto, invierta en capacitación y desarrollo. Eso es muy importante. Solo así se podrán redactar y analizar los contratos de forma más ágil y con menos errores.
Por lo tanto, la automatización de los contratos, eliminando a los empleados los procesos repetitivos que tenían que hacer para crear el documento; la firma electrónica, que facilita el cierre de negocios; la gestión de los contratos, que permite la creación, firma y almacenamiento de documentos en la misma plataforma; y la autonomía del equipo; son las estrategias que pueden reducir en gran medida el tiempo requerido para firmar contratos en su empresa.
¡Pruébalo!
