Admisión digital: qué es, cómo hacerlo y ventajas
Con la vista puesta industria 5.0, o Recursos humanos digitales ha ido ganando espacio cuando está equipado con tecnologías que aumentan la eficiencia y la productividad del departamento. En este contexto, surge la admisión digital, una respuesta inteligente y contemporánea a los desafíos asociados con el proceso de contratación convencional.
En un escenario en el que 20,5 millones de personas Tienen ocupaciones con el potencial de llevarse a cabo de forma remota, la admisión digital desempeña un papel aún más crucial. No solo satisface las necesidades modernas de contratación, sino que también indica la voluntad de la empresa de adoptar la transformación digital y la innovación.
¿Qué es la admisión digital?
La admisión digital es un método que se basa en tecnologías digitales para simplificar y acelerar el proceso de contratación de nuevos empleados. Simplifica todo el ciclo de contratación de nuevos talentos, desde la fase de contratación hasta el primer día de la integración del empleado en la organización.
Al eliminar la necesidad de documentos en papel y firmas manuales, la admisión digital permite a los candidatos enviar sus datos y documentos electrónicamente a través de plataformas en línea. Además, este enfoque proporciona una capa adicional de seguridad en una etapa tradicionalmente burocrática.
Esto se traduce en una experiencia más eficiente, tanto para los candidatos como para los departamentos de Recursos Humanos, que pueden concentrar sus esfuerzos en tareas estratégicas, en lugar de lidiar con la parte burocrática del proceso de admisión.
¿Cuál es la diferencia entre la admisión tradicional y la digital?
En comparación con el enfoque tradicional, la admisión digital ofrece una serie de beneficios, ya que aprovecha las herramientas y la agilidad que brinda la tecnología. Veamos a continuación las principales diferencias entre estos dos métodos.
Documentación física frente a documentación digital
Si bien la admisión tradicional implica el uso de documentación física, como copias en papel de los documentos de identificación y los contratos, la admisión digital utiliza documentos digitales, que se completan, firmado y enviado electrónicamente, eliminando la necesidad de papel y facilitando la organización y el almacenamiento.
Recopilación de datos
La admisión tradicional requiere completar los formularios manualmente, a menudo en persona en las instalaciones de la empresa, lo que puede llevar mucho tiempo y ser susceptible a errores de escritura. La admisión digital, por otro lado, ofrece un proceso en línea y remoto, que permite a los talentos postularse desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que resulta en una mayor comodidad y precisión.
Velocidad de proceso
En la admisión tradicional, el proceso tiende a ser más lento, debido al flujo de papel, la necesidad de correo físico y la dependencia de las comunicaciones durante el horario laboral. Mientras que en la digital, una vez que la comunicación se realiza de forma digital y los documentos se transmiten electrónicamente, el tiempo de espera para la contratación se reduce significativamente.
¿Cuál es la importancia de digitalizar el proceso de admisión en su empresa?
La digitalización del proceso de admisión es una iniciativa estratégica que trasciende la mera modernización de los procedimientos internos. Representa un enfoque proactivo para hacer frente a los desafíos contemporáneos de contratar talento y, al mismo tiempo, crear un entorno favorable tanto para los candidatos como para la propia empresa.
En términos de eficiencia operativa, la admisión digital es una transformación fundamental. La automatización de las tareas manuales y repetitivas agiliza la recopilación de información, la revisión de los documentos y la formalización de los acuerdos contractuales. Esto da como resultado un flujo de trabajo más fluido, lo que reduce la necesidad de intervención manual y minimiza los errores.
El tiempo ahorrado no solo impulsa el proceso de admisión, lo que permite que los nuevos empleados se unan rápidamente al equipo, sino que también libera recursos internos, que pueden destinarse a actividades más estratégicas.
No es por nada que El 85% de las empresas tiene la intención de modernizar su proceso de admisión. De este total, el 47% ya está implementando soluciones innovadoras, como se muestra en el siguiente gráfico:
Mejorar la experiencia de los candidatos es otro beneficio notable de la digitalización. Después de todo, hoy en día, los solicitantes de empleo esperan procesos simplificados y accesibles que estén alineados con la era digital. La admisión digital ofrece esta experiencia, ya que permite a los candidatos completar formularios, enviar documentos y firmar contratos de forma cómoda y remota.
Esto crea una impresión positiva desde el principio, ya que refleja la cultura moderna de la empresa e influye en la percepción de los candidatos sobre su compromiso con la innovación y la comodidad.
Esta imagen refuerza el atractivo de la empresa para los candidatos que buscan entornos de trabajo progresistas y comprometidos con la tecnología, atrayendo talento de alta calidad y fomentando la creación de equipos altamente calificados.
¿Cuáles son las principales ventajas de realizar una admisión digital?
La admisión digital ofrece una serie de beneficios importantes e impactantes, tanto para los candidatos como para los gerentes de recursos humanos.
Échale un vistazo a algunos de ellos:
seguridad
La digitalización del proceso de admisión implica el uso de sistemas de almacenamiento seguros y firmas digitales, que protegen la información confidencial de los candidatos. Esto no solo minimiza los riesgos de pérdida o filtración de datos, sino que también cumple con las normas de protección de datos, lo que garantiza el cumplimiento legal y la confianza de los candidatos.
Además, al almacenar estos datos en un lugar adecuado, se pueden compartir de forma rápida, práctica y fiable con los profesionales que se ocupan de las obligaciones tributarias, como los contadores.
Esto también se aplica a la información que debe enviarse al Gobierno Federal, a través de eSocial. Con un buen software de gestión, los procedimientos de admisión de un empleado se ajustarán a los parámetros legales.
Agilidad
La rapidez es una palabra importante cuando se trata de los procesos de admisión. Al fin y al cabo, encontrar al colaborador ideal puede llevar mucho tiempo, pero es necesario utilizar el sentido común para no agobiar a tus propios profesionales e incluso perder buenos nombres a causa de la vacante.
Segunda Encuesta del Locomotive Institute, El 37% de las empresas ya han perdido candidatos para una oferta de trabajo debido a la excesiva burocracia y al retraso en la admisión.
Con la adopción de la admisión digital, es posible agilizar todo el ciclo de contratación, desde la recopilación de datos y documentos hasta la formalización de las firmas. Esto se traduce en un proceso más rápido y eficiente, lo que permite a los nuevos empleados empezar a contribuir al equipo en menos tiempo y para que los candidatos no se sientan frustrados por la demora en el proceso.
Practicidad
La conveniencia de la admisión digital se refleja en varias dimensiones. Para los candidatos, la facilidad de completar formularios personalizados en línea y la presentación electrónica de los documentos prescinden de las molestias de las visitas presenciales o del envío de copias físicas. Este enfoque remoto respeta la flexibilidad y los horarios de los candidatos, lo que garantiza una experiencia más cómoda y amigable.
Por otro lado, los equipos de Recursos Humanos también cosechan los frutos de esta práctica. El procesamiento electrónico de datos minimiza los errores de transcripción y reduce el tiempo necesario para compilar y organizar la información. Además, la integración directa con los sistemas internos agiliza la transferencia de datos y la preparación para la llegada del nuevo empleado.
Sostenibilidad
La admisión digital tiene un impacto directo en la reducción del consumo de papel, ya que elimina la necesidad de imprimir en exceso formularios, currículums y documentos relacionados. Esto no solo preserva los árboles y minimiza la huella de carbono de la empresa, sino que también contribuye a la conservación de valiosos recursos naturales. Además, al eliminar el transporte físico de documentos, la admisión digital reduce las emisiones de carbono resultantes de los viajes y los viajes, promoviendo prácticas aún más sostenibles.
Además de los beneficios ambientales directos, la admisión digital contribuye a una imagen corporativa más ecológica y consciente. En un mundo en el que los consumidores y las personas que buscan empleo valoran cada vez más las prácticas sostenibles, la adopción de la admisión digital refuerza la reputación de la empresa como líder en responsabilidad medioambiental. Esto puede tener un impacto positivo en la percepción de los clientes, en los socios comerciales e incluso en la atracción de talentos, que pueden sentirse atraídos por las empresas que demuestran un compromiso visible con los valores ecológicos.
relación
A través de la admisión digital, las empresas pueden proporcionar información clara y detallada a los nuevos empleados incluso antes de que se unan al equipo. Esto crea una sensación de confianza y preparación, lo que permite a los nuevos empleados llegar el primer día ya familiarizados con la cultura, las políticas y los procedimientos de la empresa. Este primer paso ayuda a establecer una base sólida para una relación productiva y armoniosa.
Además, la admisión digital facilita el intercambio de información entre la empresa y el nuevo empleado de forma continua. Los sistemas electrónicos permiten actualizar rápidamente y compartir instantáneamente la información relevante, lo que garantiza que todos los involucrados estén en sintonía. Este flujo de comunicación eficaz refuerza la percepción de los empleados de que valoran sus necesidades e inquietudes y de que se están uniendo a una empresa comprometida con la transparencia y la colaboración.
¿Cómo hacer un proceso de admisión digital?
En la práctica, la admisión digital comienza con la adopción de un software que ofrece esta función para la gestión de recursos humanos. Actualmente, hay varios programas que se pueden utilizar, como Gupy Y el Convenia. Este software permitirá automatizar y digitalizar el proceso de admisión, incluida la recopilación de información de los candidatos y la integración de nuevos empleados en línea.
Cuando busque la plataforma de admisión digital ideal para su empresa, recuerde:
- Mapear los procesos de admisión actuales en la empresa: al analizar los flujos de trabajo existentes, será posible identificar los recursos clave que pueden optimizarse mediante la admisión digital.
- Examine los requisitos legales: conozca los requisitos legales y asegúrese de que la herramienta que elija cumpla con estas regulaciones.
- Comprenda los costos: compare los costos y los servicios disponibles para tomar una decisión informada.
- Evalúe las tendencias del mercado: estar al tanto de las tendencias e innovaciones del mercado y comprender cómo pueden contribuir al proceso de admisión digital.
- Compare los recursos: elija la plataforma que aborde los problemas identificados en la fase de mapeo, alineándose con las necesidades específicas de la empresa.
En general, una vez que se identifica al candidato más adecuado para el puesto, la empresa comparte el formulario junto con la información sobre el puesto, la descripción, el salario y los beneficios ofrecidos.
El futuro colaborador adjunta la documentación solicitada y completa los formularios en línea. Tras recopilar los datos, el departamento de Recursos Humanos examina y valida la información y la envía al departamento de contabilidad para su integración en eSocial.
Una vez completada esta etapa, le queda al nuevo empleado asistir según lo programado para comenzar sus actividades o, en el caso de una oficina en casa o de un trabajo a distancia, estar disponible en otro lugar designado.
Vale la pena señalar que numerosas herramientas pueden ayudar a RRHH en el proceso de admisión digital, no solo el software dedicado a esta práctica. Algunas de estas tecnologías fueron puntuadas por los directivos entrevistados en el informe»La nueva normalidad laboral en las grandes empresas brasileñas«:
Gestión documental online y firma electrónica en la admisión digital
Cuando pensamos en la recopilación de datos y documentos hasta la formalización de las firmas para la admisión digital, es fundamental contar con una plataforma que simplifique y agilice estos procesos.
A través de las soluciones de firma electrónica de Clicksign, su empresa puede crear y enviar documentos de admisión de forma digital, lo que elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos. Los candidatos pueden acceder a los documentos desde cualquier lugar y firmarlos electrónicamente, con validez legal y seguridad.
Clicksign también ofrece funciones de seguimiento y administración de documentos, lo que permite a su empresa rastrear el estado de las firmas, saber cuándo se vieron los documentos y verificar la integridad del proceso.
La plataforma también cumple con las normas y estándares de seguridad de datos, proporcionando un entorno confiable para intercambiar información confidencial y almacenar documentos.
Automatiza la creación de documentos en la admisión digital
Además, Clicksign ofrece soluciones como Automatización de Clicksign, por ejemplo, que permite la creación automatizada de contratos mediante formularios inteligentes.
En este caso, el formulario se envía al nuevo empleado por correo electrónico, SMS o Whatsapp. En función de los datos recopilados, se crea el contrato de admisión y está disponible para su firma digital tanto por parte del nuevo empleado como de RRHH. Como último paso de este proceso, la plataforma almacena el documento en la nube.
Compruebe cómo funciona Clicksign Automation en la práctica:
https://www.youtube.com/watch?v=6-K4IqyVqwU
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