Para qué se utilizan las firmas electrónicas. Sectores del mercado que se benefician de la revolución digital.
Ya estamos en el siglo XXI y todavía hay gente que se pregunta para qué sirve la firma electrónica.
De acuerdo, eliminar los viejos hábitos, como firmar bolígrafo sobre papel, no es una tarea fácil. Sin embargo, esto no debería impedir la aparición y la consolidación de nuevas tecnologías, como las firmas electrónicas.
Este modelo de sellado de documentos es mucho más práctico, ya que todo se hace en un entorno virtual. No hay necesidad de impresión, transporte o ubicación física para almacenar contratos u otros tipos de registros. Esto garantiza la agilidad, la reducción de la burocracia y una mayor productividad de los empleados de una empresa, ya que los documentos se pueden firmar desde cualquier lugar. Para ello, solo se requiere un dispositivo con acceso a Internet.
La empresa puede utilizar firmas electrónicas para realizar varios tipos de transacciones. Entre ellos, podemos decir que este tipo de registro es muy adecuado para contratos comerciales, renegociaciones con proveedores e incluso para la firma electrónica de contratos de empleados con la empresa.
Pero, ¿qué tal si analizamos algunas áreas específicas para las que sirven las firmas electrónicas?
En el sector legal
Uno de los ámbitos de la sociedad en los que firma electrónica La del sector legal va muy bien. A modo de ejemplo, podemos afirmar que si una persona quiere hacer un poder notarial ad jurídico, para que su abogado pueda tramitar los actos de una demanda, esa persona no tiene que ir a la oficina de su abogado para firmar el poder notarial. Solo tienes que hacerlo por correo electrónico. Lo mismo se aplica a los contratos de honorarios, las opiniones legales, los acuerdos extrajudiciales y los servicios de arbitraje.
- Procuração Adjudicia
- Acuerdo de tarifas
- Opinión legal
- Solución extrajudicial
- Arbitraje
En el segmento de RRHH
Uno de los sectores que más se benefician de la firma electrónica es el de RRHH. También cabe imaginar que las empresas con más de 100 empleados tengan que firmar nuevos acuerdos con la empresa, ¿cuánto papel de impresora y tinta se pueden gastar si este contrato no se firma electrónicamente?
Y ese es solo un ejemplo. Las cantidades que una firma electrónica ahorra a las empresas son enormes. Solo en el área de recursos humanos se puede ahorrar papel a la hora de contratar empleados, firmar puntos, recibos de vacaciones, llevar un registro de horas y licencias, pagadas o no.
- Admisión de empleados
- Firma de puntos (?)
- Acuerdo de confidencialidad - NDA
- Recibo de vacaciones
- Boleta de control horario
En educación
Las escuelas de los tamaños más diversos pueden beneficiarse de las firmas electrónicas. Al no tener que imprimir un contrato de inscripción o reinscripción para cada estudiante que se inscribe en sus cursos, las instituciones educativas ahorran mucho.
- Inscripción/Inscripción de estudiantes
- Rematriculación
- Contrato de servicio
En las sucursales
La firma electrónica también funciona muy bien en las agencias de turismo. Los contratos de prestación de servicios utilizados en estas empresas lo permiten. Pero lo que, de hecho, hace que este tipo de suscripción sea tan eficiente en estas organizaciones es que acelera enormemente la transacción, además de ser más práctica. El cliente no tiene que salir de su casa o trabajo para ir a la agencia a firmar un contrato. Lee y firma virtualmente en el ordenador de su casa u oficina.
Las agencias de marketing todavía tienen un tipo de contrato que sus empleados deben firmar: el Acuerdo de confidencialidad. Este documento exige el secreto de todos los empleados de la agencia con respecto a la información de sus clientes. Por lo tanto, sería necesario imprimir un contrato para cada persona que trabaje en la empresa. La cantidad de papel que se gasta al final de todo es enorme, a menos que se haga electrónicamente.
Otros dos tipos de contratos que las agencias de marketing y publicidad hacen con mucha frecuencia son el de recepción de materiales y la licencia de marca. Ambos pueden ser mucho más ágiles y seguros si se firman electrónicamente.
- Acuerdo de prestación de servicios
- Acuerdo de confidencialidad o NDA
- Aceptar para recibir materiales
- Acuerdo de uso/licencia de marca
En consultorías
Una consultoría moderna y ágil, que utilice las últimas tecnologías para llevar a cabo su trabajo, no sirve de nada si el proceso inicial de cierre del contrato se realiza a la antigua usanza, con lápiz y papel. Además, sería necesario viajar del cliente a la consultoría o de la consultoría al cliente, solo para firmar el documento. Y en la mayoría de las empresas que ofrecen este servicio, hay menos necesidad de que los consultores viajen desde sus oficinas.
En el mercado financiero
Las empresas que manejan el dinero de sus clientes, como es el caso de los mercados financieros y contables, también pueden beneficiarse enormemente de las firmas electrónicas. Hay varios documentos que, si se firman electrónicamente, ayudarían a estas empresas a ahorrar mucho tiempo, como la declaración de activos, las garantías crediticias, la apertura de una cuenta y el formulario de portabilidad de un préstamo.
- Acuerdo de prestación de servicios
- Acuerdo de confidencialidad o NDA
- Aceptar para recibir materiales
- Acuerdo de uso/licencia de marca
En el mercado inmobiliario
Las agencias inmobiliarias u otras empresas que trabajan con bienes raíces utilizan mucho papel para los contratos. Los clientes deben acudir a la empresa solo para firmar una gran cantidad de hojas, como las que se encuentran en los contratos de alquiler, las autorizaciones de corretaje o de inspección de propiedades. Precisamente ahí es donde la gente descubre para qué sirven las firmas electrónicas. Todo esto sería mucho más fácil si se firmara por correo electrónico, sin la necesidad de que los clientes abandonen sus hogares o trabajen solo por motivos burocráticos.
- Contrato de alquiler
- Acuerdo de corretaje
- Autorización de inspección de propiedades
En el mercado de seguros
Las aseguradoras consideran que la firma electrónica es un aliado importante para cerrar operaciones con mayor rapidez. Todas las negociaciones se pueden realizar por teléfono y los contratos se pueden entregar por correo electrónico. Esto evitaría que un corredor acudiera al cliente, ahorrándole tiempo a él y al cliente. Los documentos útiles para estas empresas que pueden firmarse electrónicamente son el prospecto, la propuesta comercial y el formulario de cotización.
- perspectiva
- Propuesta de negocio
- Formulario de cotización
Por lo tanto, podemos afirmar que la firma electrónica es el futuro que ahora está disponible para la mayoría de los empresarios y profesionales. Utilizarla es más que una comodidad, se trata de que la empresa esté al día de la revolución digital que se está produciendo en el mundo actual.
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Ahora que sabe para qué sirven las firmas electrónicas, ¿qué le parece ponerse en contacto con las de nuestros consultores?
