Gestión documental: ¿cómo hacerlo y qué es?
¿Cómo es su práctica actual de administración de documentos, incluida la creación de facturas y la manipulación de documentos de ventas, propuestas, firma de contratos y otros documentos legales?
Si no tienes tu propio sistema para estas actividades o si el tuyo no está actualizado, es muy probable que estés perdiendo dinero, dejando vulnerables los datos críticos y haciendo perder el valioso tiempo de tu equipo.
De acuerdo con Perspectivas empresariales de Fortune, El mercado global de gestión de documentos fue de 5 000 millones de dólares en 2021 a 5.550 millones de dólares En 2022, Se espera que alcance 16.420 millones de dólares hasta 2029 en un CAGR (tasa de crecimiento anual compuesta (o tasa de crecimiento anual compuesta) de 16,8% durante el período de proyección.
De hecho, las cifras muestran lo importante que es una buena gestión de documentos para hacer negocios y la posibilidad de mantener un repositorio de documentos centralizado en su organización. Pero, después de todo, ¿qué es la gestión de documentos y cómo hacerlo de manera eficiente?
¿Qué es la gestión de documentos?
La administración de documentos es un conjunto de prácticas que definen cómo una organización administra, almacena, protege, rastrea y controla el acceso a su información.
Esto incluye no solo la organización de los documentos en formatos físicos o digitales, sino también la implementación de sistemas para garantizar la seguridad, la integridad y la accesibilidad de los archivos.
La gestión de documentos es una parte fundamental de la administración de una empresa, ya que permite la conservación de datos importantes, aumenta la eficiencia y mejora la productividad. Una buena administración de esta información puede ayudar a proteger la privacidad y la seguridad de los datos confidenciales.
Sin embargo, con la cantidad cada vez mayor de información y documentos que se generan en una empresa, es necesario prestar atención para que esta gestión no se vuelva complicada y confusa.
Tipos de gestión de documentos
Hay varios tipos de administración de documentos, cada uno con diferentes objetivos y enfoques. Cada especie es importante para diferentes aspectos de la gestión de una empresa, y la elección adecuada dependerá del tamaño de la empresa, del tipo de información que se gestione y de otros factores. Estos son algunos de los tipos más comunes:
Gestión de documentos físicos
Este tipo de gestión documental es aplicable a los documentos en formato físico, como papel o microfilm. Esto incluye la clasificación, el almacenamiento, la indexación y la disposición de estos documentos.
En el pasado, era muy común, por ejemplo, que las firmas de abogados mantuvieran archivos físicos de todos sus procesos, incluida la clasificación de los casos por categoría, la indexación de los casos para facilitar la recuperación y la resolución de los casos después de un período de tiempo específico.
Gestión de documentos digitales
Este tipo de administración de documentos se centra en crear, almacenar, proteger y acceder a documentos electrónicos a través de sistemas de administración específicos.
Empresas Empresarial son buenos ejemplos de cómo sucede esto en la práctica. La administración de sus documentos incluye la creación de copias de seguridad de sus datos, la protección de la información con contraseñas y cifrado, así como el uso de plataformas, como Clicksign, para firmar, indexar y almacenar contratos de manera eficiente.
Administración de registros
La administración de registros es una subárea de la administración de documentos que se centra en la preservación y protección de información regulatoria, legal y corporativa importante. Esto incluye la clasificación, la indexación y la organización de los registros importantes.
Según Microsoft, un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como evidencia de una actividad o transacción realizada por la organización y que requiere retención durante un período de tiempo.
«Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger legalmente a una organización, demuestra el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias y aumenta la eficiencia de la organización al promover la eliminación de los elementos obsoletos que no son registros».
Administración de contenido
La administración de contenido es un tipo de administración de documentos que se centra en crear, almacenar, publicar y distribuir información y contenido.
Es especialmente importante cuando se administra el contenido empresarial a través del sistema de administración de contenido empresarial (ECM), es decir, los sistemas de administración de contenido empresarial, como SoftExpert ECM, que permiten monitorear y actualizar la información para garantizar que esté actualizada y sea relevante.
¿Cuál es la importancia de la gestión de documentos?
En un panorama empresarial cada vez más digital e impulsado por la información, la gestión eficaz de los documentos desempeña un papel vital en varias áreas clave del funcionamiento de la organización.
Al automatizar las tareas manuales, como buscar, archivar y compartir documentos, la empresa ahorra tiempo y recursos valiosos. Esto permite a los empleados centrarse en actividades más productivas y estratégicas, lo que impulsa el crecimiento y la innovación.
Además, la gestión de documentos proporciona una base sólida para tomar decisiones informadas. Se dispone de información precisa y actualizada, lo que permite a los gerentes y a los equipos evaluar las situaciones basándose en datos confiables. Esto puede conducir a mejores decisiones, a una mayor agilidad en los cambios del mercado y a una ventaja competitiva significativa.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de documentos?
La implementación efectiva de la gestión documental aporta una serie de beneficios que impactan directamente en el funcionamiento y el éxito de una empresa, independientemente de su tamaño o sector de actividad.
Consulta algunos de estos beneficios:
Reducción de costos
La administración de documentos bien estructurada reduce los costos operativos de varias maneras. La eliminación o la reducción del uso del papel y la impresión se traducen en ahorros en suministros y recursos, además de reducir los costos de almacenamiento físico.
Más agilidad en los procesos
Con un sistema de administración de documentos, los procesos se vuelven más ágiles y eficientes. La rápida recuperación de la información y la capacidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar agilizan la toma de decisiones. Los flujos de trabajo automatizados permiten una aprobación y una revisión más rápidas, lo que elimina la necesidad de esperar a que se aprueben manualmente.
Además, la automatización del flujo de trabajo minimiza los errores humanos, como las copias incorrectas o la pérdida de documentos, lo que mejora la precisión y la calidad de las operaciones.
Estandarización de procesos
La gestión documental promueve la estandarización de los procesos internos. Con los documentos y la información organizados de forma coherente y accesible, es más fácil establecer estándares para crear, almacenar y distribuir contenido. Esto garantiza que todos los departamentos y equipos sigan los mismos procedimientos, lo que se traduce en una mayor coherencia, calidad y cumplimiento en las operaciones.
Acceso rápido a la información
Con la indexación y organización eficientes de los documentos, es posible recuperar información rápidamente mediante búsquedas basadas en palabras clave, fechas u otros criterios. Esto aumenta la productividad, agiliza la toma de decisiones y minimiza la probabilidad de pérdida de documentos.
Mejora de la comunicación y la colaboración
La gestión de documentos facilita la comunicación y la colaboración entre equipos y departamentos. La capacidad de compartir documentos de forma segura, colaborar en tiempo real y realizar un seguimiento de los cambios aumenta la eficacia de los equipos de proyecto y mejora la cohesión interna. Esto también es particularmente valioso en empresas con equipos distribuidos geográficamente.
Facilitar las auditorías y el cumplimiento
La administración de documentos simplifica las auditorías internas y externas, ya que proporciona un registro claro de las actividades y cambios de los documentos. Esto ayuda a la empresa a demostrar el cumplimiento de los reglamentos y estándares, garantizando la transparencia y la confianza con los reguladores y las partes interesadas.
¿Cuáles son los principales desafíos a la hora de gestionar documentos?
La gestión eficaz de los documentos también conlleva una serie de desafíos que deben superarse para garantizar la integridad y la accesibilidad de la información.
Algunos de estos incluyen:
Problemas de seguridad
Uno de los mayores desafíos a la hora de gestionar documentos es mantener la seguridad de la información confidencial. Los documentos contienen datos confidenciales y estratégicos, y cualquier violación de seguridad puede provocar pérdidas financieras, daños a la reputación e incluso consecuencias legales.
Es crucial confiar en una herramienta que tenga sistemas estrictos de control de acceso, criptografía y políticas de seguridad sólidas para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos y la información.
Falta de espacio físico
El almacenamiento de documentos físicos requiere espacio, y muchas empresas se enfrentan a una escasez de espacio físico para archivar correctamente sus documentos. El exceso de papel también puede provocar entornos de trabajo desorganizados y confusos.
Esto resalta la importancia de la transición a la gestión electrónica de documentos, que elimina la necesidad de espacio físico y simplifica la organización y la recuperación de los documentos.
Pérdida o pérdida de documentos
Los documentos en papel están sujetos al riesgo de pérdida, daño o pérdida. Incluso con los sistemas de archivo manual, existe la posibilidad de que los documentos se coloquen incorrectamente, se pierdan o se dañen. Según la encuesta de M-files:
El 25% de los documentos mal archivados nunca se localizarán.
Recuperar un documento perdido puede llevar mucho tiempo y, en algunos casos, ser imposible. La administración electrónica de documentos mitigaría este desafío, ya que los documentos digitales se pueden copiar, proteger y recuperar fácilmente en caso de incidentes.
Dificultad para recuperar información
Con la cantidad cada vez mayor de información, encontrar documentos específicos puede ser una tarea frustrante y que consume mucho tiempo. La falta de un sistema de indexación eficiente o de una estructura de archivo organizada puede dificultar la búsqueda rápida de los documentos pertinentes. Esto puede provocar una pérdida de productividad, retrasos en los proyectos y decisiones basadas en información desactualizada.
Mejores prácticas para la gestión de documentos
Vale la pena conocer algunos consejos para optimizar y simplificar aún más la gestión de documentos:
Evalúe las necesidades de administración de documentos
Comience por comprender las necesidades y los objetivos de administración de documentos de su organización. Identifique los tipos de documentos que maneja, cómo se utilizan y cuáles son los principales desafíos a los que se enfrenta actualmente.
Definir los procesos
Mapee los procesos para crear, almacenar, compartir, revisar y archivar documentos. Identifique los flujos de trabajo existentes y determine dónde es más necesaria la optimización.
Si es posible, intercambie documentos físicos por documentos digitales
En la mayoría de las organizaciones, los archivos grandes y complejos ya han quedado obsoletos: la acumulación de documentos que ocupaban un espacio importante ha sido reemplazada por archivos digitales.
Según McKinsey, un trabajador dedica alrededor de 2,5 horas al día, o aproximadamente el 30% de la jornada laboral, a buscar información en repositorios físicos, lo que elimina esta barrera para su organización.
Sin embargo, tenga cuidado al migrar documentos a la nueva solución de administración: recuerde asegurarse de que se apliquen los metadatos y de que la organización se mantenga.
Atención a la digitalización de documentos
Es fundamental prestar atención a algunos factores importantes cuando digitalizar documentos para garantizar que la información sea legible y utilizable. Esto incluye escanear con la resolución adecuada, la iluminación adecuada y la corrección automática de la distorsión.
Para hacer esto, elija un patrón de archivo que sea detallado, fácil de buscar, que admita alta definición y que también tenga un tamaño compacto. Hoy en día, la extensión.PDF ha demostrado ser una de las más utilizadas.
Cree un patrón para simplificar la administración de datos
Es importante poder realizar un seguimiento fácil de cualquier documento digital o escaneado. Por lo tanto, desarrolle una estructura organizativa para los documentos electrónicos, asignando metadatos a los documentos para facilitar la búsqueda y recuperación posteriores.
Al asignar nombres a los archivos, siempre trate de crear archivos pequeños etiquetas, etiquetas escritas para facilitar la búsqueda. Por ejemplo, «PROT» para los protocolos, «PGS» para las facturas pagadas, etc.
Numerar los archivos por orden de prioridad también es una opción interesante, ya que, dentro de una carpeta, el sistema operativo suele organizar los archivos en orden alfanumérico.
Del mismo modo, trate de clasificar sus documentos según su importancia, fecha y tipo para facilitar aún más la vida diaria de la empresa y permitir un intercambio fácil y una colaboración eficiente de la información.
Sea como fuere, cada empresa debe crear su propia cultura interna para que los involucrados en estos procesos comprendan los niveles de jerarquía en la edición y el acceso a los documentos, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.
Tenga cuidado con el almacenamiento y la seguridad
Elegir el entorno de almacenamiento para estos datos es una tarea vital, ya que es necesario redoblar el cifrado de seguridad de sus archivos para que personas no autorizadas no puedan acceder a la información confidencial.
Para ello, cuente con un sistema de acceso controlado, con autenticación y autorización sólidas para acceder a documentos específicos para usuarios específicos.
Luego, realiza Respaldos regular sus documentos, para garantizar que pueda recuperar información importante en caso de un problema técnico o un desastre natural y, poco a poco, migrar y clasificar los archivos más antiguos para dar forma a la estructura organizativa de su entorno.
Recuerde que, tan importante como monitorear regularmente su sistema de administración de documentos, es tener un política de seguridad de la información claros y bien establecidos para garantizar que todos sus empleados sepan cómo proteger los documentos de la empresa.
¿Qué es el software de gestión documental y cómo funciona?
El software de administración de documentos, también conocido como Sistema de administración de documentos (DMS), es una aplicación tecnológica desarrollada para simplificar la creación, la organización, el almacenamiento, la recuperación, el intercambio y la administración de documentos digitales dentro de una organización. Esta solución reemplaza o complementa los métodos convencionales de administración de documentos en papel, ofreciendo un enfoque más automatizado y eficiente.
El funcionamiento del software de gestión documental se compone de varias funciones interconectadas. Veamos las principales:
Capturar y escanear
El proceso comienza con la captura de los documentos, que pueden ser escaneados a partir de fuentes físicas o creados electrónicamente. El software permite el escaneo masivo y la conversión de formatos para garantizar la coherencia y la uniformidad.
Almacenamiento
Los documentos escaneados se almacenan en un repositorio centralizado. El software organiza estos documentos en estructuras lógicas, como carpetas, categorías o etiquetas, lo que facilita su posterior recuperación.
Indexación y metadatos
Los documentos se indexan con metadatos, que son información descriptiva sobre el contenido, como el título, el autor, la fecha de creación y las palabras clave. Esto hace que la búsqueda y la recuperación sean más eficaces.
Seguridad y control de acceso
El software de gestión documental permite la implementación de niveles de seguridad y control de acceso. Los usuarios pueden estar autorizados a acceder e interactuar con documentos específicos en función de sus funciones y responsabilidades.
Flujos de trabajo y colaboración
El DMS a menudo incluye la capacidad de crear flujos de trabajo automatizados. Esto puede implicar aprobaciones, revisiones, notificaciones y otras acciones que se pueden asignar a diferentes usuarios. Además, muchos sistemas de administración de documentos ofrecen funciones de colaboración, lo que permite que varias personas trabajen en el mismo documento simultáneamente. Se puede realizar un seguimiento de los cambios y gestionar las versiones.
Auditoría y seguimiento
El software registra las actividades relacionadas con los documentos, incluido quién accedió, modificó, compartió o eliminó un documento. Esto es útil para fines de auditoría y registro del historial.
Respaldo
Los DMS suelen incluir mecanismos de respaldo que garantizan que los documentos estén protegidos contra pérdidas debidas a fallas de hardware, desastres naturales u otros eventos.
Integración
Muchos DMS se pueden integrar con otros sistemas y aplicaciones utilizados por la organización, como los sistemas de gestión empresarial (ERP), los sistemas CRM y las herramientas de productividad.
Sistemas ERP y firma electrónica en la gestión documental
El mercado ofrece una amplia variedad de herramientas de administración de documentos, cada una de las cuales tiene características y funcionalidades únicas. En este escenario, identificar la herramienta que satisfará las necesidades específicas de su empresa requiere investigar y analizar las herramientas disponibles en el mercado.
Aquí, nos centraremos en las ventajas de dos tipos de herramientas que pueden ser valiosas en el proceso de gestión de documentos en línea. Échale un vistazo:
Sistemas ERP
En el contexto de la gestión de documentos, Sistemas ERP (Planificación de recursos empresariales) son cruciales para facilitar la organización, la accesibilidad y la colaboración eficaces en relación con los documentos.
Los sistemas ERP le permiten almacenar los documentos relevantes directamente en registros relacionados, como transacciones financieras, órdenes de compra, registros de inventario y recursos humanos. Esto crea un enfoque centralizado para la administración de documentos, lo que facilita su localización y referencia en el futuro.
Además, al vincular los documentos a transacciones específicas, los sistemas ERP garantizan que cada paso del proceso esté documentado y rastreable. Esto es particularmente valioso para las auditorías internas y externas, así como para cumplir con los requisitos reglamentarios.
Firma electrónica
La firma electrónica desempeña un papel fundamental en la modernización de la gestión documental, ya que permite que los procesos que antes dependían del papel se lleven a cabo de forma digital, eficiente y segura.
Así que, hoy, administre sus documentos en una plataforma de firma electrónica Es un recurso esencial para satisfacer las necesidades del nuevo consumidor y de industria 5.0.
Un estudio realizado por aiim.org demostró que 8 de cada 10 encuestados dijeron que necesitan acceder a los documentos corporativos desde su dispositivo móvil.
En la plataforma de Haga clic en firmar, ¿es posible Organice los documentos firmados o por firmar en carpetas, finalice, cancele y descárguelo si desea almacenar el archivo en el lugar que elija, lo que aportará movilidad y eficiencia a su organización.
En la plataforma, es posible:
- Crea carpetas organizadas con permisos de acceso para quien las necesite.
- Envía documentos para su firma digital, con validez legal.
- Descarga tus documentos cuando los necesites.
- Realice un seguimiento del progreso de las firmas de los documentos.
Además, con la creciente preocupación por la privacidad de los datos y la regulación de su protección, como la LGPD (Ley General de Protección de Datos), es crucial elegir un sistema de gestión documental que sea confiable.
Clicksign es la única empresa brasileña del mercado de firma electrónica con la certificación ISO 27001, que garantiza que se cumplen los más altos estándares y directrices para la gestión de la seguridad de la información.
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