Contabilidade digital: o que é? Vantagens e como funciona

Em meio à revolução digital no mundo empresarial, a contabilidade digital chega para proporcionar uma análise mais precisa e em tempo real das finanças empresariais, facilitando a tomada de decisões estratégicas e otimizando processos. 

Neste contexto, este texto explorará o impacto da contabilidade digital, suas vantagens e desafios, e como a integração de tecnologia e inovação se torna fundamental para a gestão financeira e contábil moderna.

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O que é contabilidade digital? 

Para entendermos a contabilidade digital, vamos primeiro nos debruçar sobre o conceito de contabilidade. A contabilidade é uma ciência que estuda e pratica, basicamente, funções de orientação, controle e registro acerca de atos e fatos da administração econômica de um negócio (e também da Administração Pública).

Simplificando, a contabilidade considera a importância teórica e prática de métodos de cálculos e registros de movimentações financeiras de uma firma, empresa ou atividade negocial.

Essa ciência social atua como um braço (ou espinha dorsal) da Economia e Administração e, de forma estratégica, ajuda a gerenciar o patrimônio de empresas por meio de registros contábeis dos fatos, atos, e suas respectivas demonstrações de resultados.

As tomadas de decisões de uma empresa podem e serão influenciadas pela contabilidade, na figura do contador. É por meio de suas indicações estratégicas que o empreendedor pode seguir o melhor caminho rumo ao sucesso e lucratividade.

Nesse sentido, a contabilidade digital é uma evolução da contabilidade tradicional, impulsionada pelo avanço tecnológico e pela necessidade de processos mais ágeis e eficientes. Ela consiste no uso de sistemas, softwares e ferramentas digitais especializados na realização da gestão, análise e registro das operações financeiras de uma empresa. 

Diferentemente da contabilidade convencional, que muitas vezes se baseia em documentos físicos e processos manuais, a contabilidade digital automatiza grande parte dessas atividades, tornando-as mais precisas, rápidas e acessíveis.

Qual o objetivo da contabilidade digital? 

O objetivo primordial da contabilidade digital é modernizar e otimizar a gestão financeira e contábil das empresas, alinhando-se às demandas da era digital.

Assim, a partir dela, é possível utilizar a tecnologia para automatizar tarefas rotineiras, acelerando processos contábeis, minimizando erros e liberando tempo para análises estratégicas.

Como funciona a contabilidade digital? 

A contabilidade digital funciona por meio da integração de tecnologia e automação em processos contábeis e financeiros tradicionais, como podemos ver a seguir:

Digitalização de documentos

Documentos físicos, como notas fiscais, contratos, comprovantes de despesas, entre outros, são digitalizados por meio de scanners ou aplicativos móveis, convertendo-os em arquivos eletrônicos.

Softwares contábeis

Utilização de softwares especializados em contabilidade que centralizam as informações financeiras e contábeis da empresa, permitindo o registro, processamento e armazenamento seguro dos dados.

Integração com fontes de dados

Integração dos sistemas contábeis com outras fontes de dados, como bancos, sistemas de pagamento e sistemas de gestão empresarial, para automatizar a importação de informações relevantes. Isso permite que os dados sejam processados em tempo real, permitindo uma visão atualizada da situação financeira da empresa e auxiliando na tomada de decisões em tempo hábil.

Lançamento automatizado de transações

As transações financeiras são lançadas automaticamente no sistema contábil a partir da integração com fontes de dados, minimizando erros manuais e agilizando o registro. Esses lançamentos são categorizados de acordo com o plano de contas da empresa, facilitando a organização e análise das informações.

Análise e relatórios

Os softwares contábeis geram relatórios e análises a partir dos dados processados, oferecendo insights sobre o desempenho financeiro da empresa, custos, receitas, fluxo de caixa, entre outros aspectos.

Segurança da Informação

Medidas de segurança são implementadas para garantir a proteção dos dados sensíveis e sigilosos, incluindo criptografia, autenticação de usuários e backups regulares.

Qual a diferença entre contabilidade digital e contabilidade online? 

A partir da modernização da contabilidade tradicional, os termos contabilidade digital e contabilidade online passaram a ser referência quando falamos de digitalização dos processos. Porém, embora tenham características semelhantes, os dois conceitos têm algumas diferenças. 

A contabilidade online surgiu em meados de 2012 e nada mais é do que a realização da contabilidade das empresas através de sistemas com tecnologia em favor do Fisco. Esse tipo de contabilidade busca resolver as obrigações legais de forma simples e com baixo custo, ainda seguindo um pouco do modelo tradicional. 

Enquanto isso, a contabilidade digital entende que, para melhorar a eficiência e os resultados dos seus clientes, é preciso otimizar processos e tarefas, automatizar lançamentos e integrar sistemas. 

Como exemplo, podemos citar que, na contabilidade online, o cliente ainda precisa enviar as informações contábeis ao contador de forma manual, enquanto na contabilidade digital isso é feito de forma automatizada.

Quais as vantagens da contabilidade digital? 

A ideia de contabilidade na era digital não é, de forma alguma, substituir o profissional contábil, mas fornecer-lhe ferramentas que possam agregar flexibilidade à sua profissão, e melhorar seu processo produtivo enquanto prevê uma ótima jornada ao cliente, aumentando exponencialmente o valor percebido por ele.

Assim, vamos entender algumas das vantagens agregadas a esse tipo de contabilidade.

Aumento da produtividade e otimização de tempo

A partir da automatização de processos rotineiros, a contabilidade digital acelera o processamento de dados, a geração de relatórios e o fechamento de períodos contábeis, resultando em uma entrega mais rápida de informações cruciais para a gestão e permitindo que contadores se concentrarem em análises estratégicas e atividades de maior valor agregado.

Além disso, a integração entre diferentes sistemas facilita a troca de informações e evita a duplicação de esforços, melhorando a eficiência operacional.

Redução de custos

Por aumentar a produtividade e otimizar o tempo dos contadores, a automação dos processos contábeis também reduz a demanda por mão de obra, resultando em economia de custos com pessoal e possibilitando uma operação mais eficiente. 

Além disso, a digitalização dos processos também reduz a necessidade de documentos físicos e impressões, diminuindo os custos associados a papel, impressora, transporte e armazenamento.

Melhora na gestão de documentos

Documentos digitais são facilmente organizados eletronicamente, possibilitando o acesso remoto às informações contábeis. A qualquer momento, de qualquer lugar, contadores e stakeholders podem acessar os dados, gerir os documentos e compartilhar informações de forma segura.

Aumento na segurança dos processos

A contabilidade digital permite a implementação de estratégias de backup automático e medidas de segurança cibernética, garantindo a segurança e a integridade dos dados contábeis contra perdas e ataques.

Atendimento mais eficiente

As plataformas digitais facilitam a comunicação instantânea entre contadores e clientes, esclarecendo dúvidas e fornecendo suporte de maneira rápida e eficaz. Além disso, os contadores podem acessar informações de seus clientes de forma remota, possibilitando um atendimento mais ágil e eficiente, sem a necessidade de deslocamento físico.

Por que utilizar a assinatura eletrônica na contabilidade digital?

A presença da assinatura eletrônica na contabilidade digital representa um marco fundamental na modernização dos processos dentro dessa esfera. Afinal, ao nos referirmos aos documentos contábeis digitais, estamos, por extensão, abordando os processos igualmente digitais que necessitam de autenticação e validação legal.

Nesse cenário, a assinatura eletrônica se destaca como uma ferramenta essencial para simplificar e acelerar a gestão e autenticação de documentos. Ela oferece uma maneira eficaz de garantir a validade jurídica, a autenticidade e a integridade dos registros, proporcionando segurança e confiança aos processos de contabilidade digital.

Além disso, a assinatura eletrônica traz também mais eficiência operacional, eliminando quaisquer barreiras físicas e burocráticas que podem ter permanecido em relação à contabilidade tradicional. 
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