Oficina eficiente: 8 prácticas para optimizar la oficina
Si trabajas con flujos de información y conocimiento, lo más probable es que tengas un metodología de organización ágil — tanto para la producción de su obra como para su difusión. Y creemos que estos de sus procesos siguen las técnicas de Oficina ajustada, ¿correcto?
Si la respuesta es positiva, ¡estás en el camino correcto! Sin embargo, si tu respuesta es negativa, también tenemos buenas noticias: Clicksign ha preparado un contenido simplificado, como el proceso que queremos enseñar, sobre el concepto, con las ventajas y la forma de implementarlo metodología para optimizar los procesos administrativos.
Lean Office: ¿qué significa eso?
Incluso antes de entender el concepto de oficina limpia, o Oficina ajustada, es necesario conocer su origen.
No es ninguna novedad para nadie que la llegada de las máquinas y la optimización de la producción industrial se hayan producido a través de automatización de procesos, buscando una mayor productividad de manera eficiente y con una reducción de errores y sin desperdiciar recursos industriales.
El concepto anterior es claramente el de Fabricación ajustada Es el resultado de una filosofía desarrollada por Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota y creador del Sistema de Producción Toyota.
Siguiendo esta línea de razonamiento, la filosofía de oficina ajustada es básicamente adaptación del modelo de gestión industrial para la optimización de los procesos administrativos, centrando su producción en procesos de valor agregado.
Esta metodología busca reducir el desperdicio (de tiempo, espacio y producción de conocimiento) y mejorar los procesos administrativos para hacerlos más ágiles y precisos a través de un «mano no humana», pero organizacional, al fin y al cabo, la inteligencia artificial y la tecnología también provienen de las máquinas, ¿no?
¿Qué es el desperdicio de Lean Office?
Como se informó, la traducción literal de Oficina ajustada Es una oficina eficiente y, para que sepa qué debe optimizarse, es importante que esté al tanto Qué está siendo perjudicado por con su vida administrativa diaria.
Todo desperdicio, así como la exageración, es extremadamente malo cuando se trata de producciones, y es más preocupante cuando se concibe que las pérdidas van mucho más allá de los productos físicos y pueden considerarse como Todo lo que no aporta valor a su cliente.
Hicimos un Lista de verificación para que pueda eliminar estos errores de su rutina y modificar su flujo administrativo:
- esperando las aprobaciones;
- esperando la disponibilidad de la información que debería ser accesible;
- movimiento improductivo: aquel que no agrega valor, ya sea por falta de organización, comunicación y planificación;
- procesamiento innecesario;
- exceso de producción;
- defectos en la producción y la reelaboración;
- despilfarro intelectual;
- sistemas que a menudo están fuera del aire;
- falta de puntualidad;
- desorganización documental;
¿Ya puedes ver algunos cambios que se pueden hacer? ¡Sigue leyendo!
5 etapas de la implementación de una oficina eficiente
Una vez que hayamos identificado qué puntos anteriores se pueden optimizar, es el momento de tratar de entender ¿Qué pilares? debes apoyarte en ti mismo para postularte a automatización de procesos eso no tiene que ser hecho específicamente por usted.
Para ello, es necesario identificar puntos clave en su implementación y aplíquelos en los siguientes pasos:
- Identifique el valor: en este caso, es modificable porque son producciones derivadas de procesos cognitivos;
- Mapee el flujo de valor: trabajamos con una información y un conocimiento cada vez mayores;
- Flujo continuo: fluidez del proceso mediante interacciones necesarias, continuas y lógicas;
- Establezca una producción ajustada: definir la producción en función de la demanda de la oficina;
- cero defectos: mejora organizacional regular;
Vale la pena señalar que estas fases se pueden implementar en cualquier sector administrativo con miras a lograr mejoras, de modo que optimización de las rutinas de trabajo solo aportan beneficios al profesional.
Ventajas de su implementación
La implementación de la filosofía y la metodología Oficina ajustada ofrece varios beneficios para su oficina, para sus clientes y, en consecuencia, para su bolsillo. Creemos que es justo mencionar 3 beneficios que abarcan estas ventajas, a saber:
- mayor beneficio financiero al reducir los gastos innecesarios;
- preservación del tiempo y la salud mental para la mejora continua de los procesos cognitivos, ya que, después de la implementación, la estructura de trabajo se estandarizará;
- mejora continua de la calidad del trabajo realizado y, por lo tanto, mayor valor agregado para los clientes;
Prácticas de oficina ajustadas para optimizar su oficina
Ya has asimilado todo lo que la metodología Lean Office tiene para ofrecer, es hora de saber que tienes algunas Ejemplos habituales de cómo aplicarlo: ¡poco a poco, lo recomendamos! — en actividades administrativas.
- Abogado ágil en bufetes de abogados;
- digitalización de documentos;
- almacenamiento de documentos en la nube;
- servicio, cuando sea posible, a través de WhatsApp;
- firmas de contratos en línea;
- firma digital y firma electrónica;
- el uso de pagos instantáneos En la vida profesional diaria para la autenticación de contratos
- validación en línea de documentos físicos;
Entonces, después de leer nuestro contenido, ¿ha descubierto que ya está utilizando algunas técnicas de oficina ajustada? El futuro ya está aquí, y las transformaciones digitales están ahí para aplicarlas en su beneficio, y en este sentido Haz clic en Firmar ¡también puede ayudarte!
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