Qué es el KPI: principales, tipos y cómo crear
Peter Drucker, padre de la administración y la gestión modernas, dijo que lo que se puede medir se puede mejorar. Después de todo, las empresas que siguen sus estrategias identifican de cerca los errores y los éxitos con mayor facilidad, ya que pueden replicar lo que ha funcionado y ajustar lo que debe mejorarse. Y ahí es donde entra en juego el KPI, una métrica que se utiliza para medir el progreso y el rendimiento de una organización en relación con sus objetivos estratégicos. Un KPI, o indicador clave de rendimiento, es esencial para supervisar el éxito de una empresa, ya que proporciona información valiosa sobre el rendimiento y ayuda a tomar decisiones informadas. Pero, ¿sabe por qué esta herramienta de gestión es una de las más importantes que se pueden aplicar a una empresa? Lo entenderemos a continuación.
¿Qué es el KPI?
En términos generales, el KPI es una métrica específica que mide el desempeño de una empresa en relación con sus objetivos estratégicos. Proporciona una visión general clara y mensurable del progreso de una organización hacia los objetivos establecidos, desde el aumento de los ingresos y la rentabilidad hasta la mejora de la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa. Los KPI pueden variar según la naturaleza de la empresa y sus objetivos específicos. Sin embargo, deben definirse de manera clara, medible, alcanzable, relevante y con plazos determinados. Además, un KPI puede cubrir diferentes áreas de la organización, como las ventas, el marketing, el servicio al cliente, las operaciones y los recursos humanos y financieros. Debe tenerse en cuenta que la selección de un KPI apropiado es crucial. Después de todo, definir demasiados KPI puede provocar una sobrecarga de información y dificultar el seguimiento eficaz del rendimiento. Por otro lado, tener muy pocos KPI puede no proporcionar una imagen completa y precisa del desempeño organizacional. Por lo tanto, es necesario encontrar un equilibrio, eligiendo los indicadores más relevantes y significativos para la empresa. Por lo tanto, los KPI también deben revisarse y actualizarse periódicamente a medida que los objetivos y prioridades de la organización cambien con el tiempo.
¿Cuál es el propósito de un KPI?
Hay varios objetivos que se pueden lograr con el uso de los KPI, los principales de los cuales son:
Monitorización de objetivos
Los KPI proporcionan una visión instantánea y tangible del rendimiento en relación con los objetivos. Permiten a los gerentes evaluar el éxito de sus estrategias e iniciativas, identificar lo que funciona y lo que debe mejorarse.
Toma de decisiones basada en datos
Los KPI se basan en datos concretos y cuantificables, lo que proporciona una comprensión clara del impacto de las acciones y permite a los líderes identificar qué áreas necesitan atención o inversión adicionales.
Alineación estratégica
Los KPI ayudan a garantizar que todas las partes de la organización estén alineadas con los objetivos estratégicos. Al establecer los KPI relevantes y compartirlos con el equipo, todos comprenden claramente las prioridades y lo que hay que lograr, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo.
Identificación de tendencias y patrones
Al analizar los datos recopilados por los KPI a lo largo del tiempo, es posible identificar tendencias y patrones que se pueden utilizar para predecir el rendimiento futuro. Este análisis permite a la empresa anticipar los problemas, identificar oportunidades y tomar medidas proactivas para mejorar los resultados.
¿Cuáles son los tipos de KPI?
Cuando se trata de los tipos de KPI, es común clasificarlos de diferentes maneras, teniendo en cuenta su importancia, propósito o aplicación. Es importante recordar que la elección de un KPI adecuado dependerá de los objetivos y necesidades específicos de cada empresa, teniendo en cuenta tanto los aspectos estratégicos como los operativos, así como la disponibilidad de los datos. Pero, antes de elegir, es importante entender la profundidad de cada tipo de KPI y lo que se proponen medir. Entre las clasificaciones más habituales se encuentran:
KPI principal
También conocidos como KPI clave, son los indicadores clave que están directamente alineados con los objetivos estratégicos y la misión de la organización. Estos KPI tienen un impacto directo en el éxito general de la empresa y se utilizan para evaluar el desempeño global. Algunos ejemplos de KPI principales son los ingresos totales, los beneficios netos, la cuota de mercado y la satisfacción del cliente.
KPI secundario
Los KPI secundarios son indicadores que ayudan a proporcionar observaciones sobre aspectos específicos del desempeño de una empresa. Si bien no están tan directamente relacionados con los objetivos estratégicos generales como los KPI principales, son importantes para la gestión eficaz de las áreas y los procesos individuales. Por citar algunos ejemplos de KPI secundarios: la tasa de conversión, Tasa de abandono (tarifa de cancelación), coste por Plomo y tiempo promedio de servicio al cliente.
KPI práctico
Los KPI prácticos son indicadores que se pueden aplicar y medir fácilmente en las operaciones diarias de una empresa. Son útiles para evaluar el rendimiento a nivel operativo y ayudan a tomar decisiones de forma inmediata. Algunos KPI prácticos incluyen la cantidad de productos fabricados por hora, la tasa de productividad del equipo de ventas, la tasa de entrega puntual y el tiempo promedio de respuesta a una llamada de soporte.
¿Cuál es la diferencia entre el KPI y las métricas?
La diferencia fundamental entre los KPI y las métricas radica en su relevancia estratégica. En resumen, un KPI es una métrica específica y relevante que está directamente vinculada a los objetivos estratégicos de una organización. Como hemos visto, un KPI se selecciona en función de su importancia para medir el desempeño en áreas clave que influyen en el éxito general de la empresa. Proporciona una visión clara del progreso en relación con objetivos específicos y ayuda a guiar las acciones y decisiones de la empresa. Por otro lado, las métricas son medidas cuantitativas que se utilizan para evaluar o cuantificar un aspecto específico de una empresa. Se pueden usar para monitorear una amplia gama de datos, desde indicadores financieros hasta métricas operativas, de marketing y de calidad, y más. Las métricas proporcionan información valiosa sobre un proceso, actividad o resultado en particular, pero no todas las métricas se consideran KPI. La línea es delgada, pero son cosas diferentes que se complementan entre sí. Sin embargo, y este es el punto de inflexión que crea confusión y une las dos expresiones, lo cierto es que, si las métricas adquieren relevancia para una estrategia, pueden convertirse en indicadores clave de rendimiento.
¿Cuáles son los principales KPI de una empresa?
Los principales KPI de una empresa pueden variar según el sector de actividad, el tamaño de la organización y los objetivos específicos. Sin embargo, para ofrecer una visión general completa, exploremos algunos ejemplos de KPI en diferentes áreas funcionales.
Ventas
En el área de ventas, los KPI desempeñan un papel fundamental a la hora de medir el rendimiento y alcanzar los objetivos. Algunos de los KPI clave incluyen los ingresos totales, la evaluación del valor financiero generado por las ventas, y la tasa de conversión, que acompaña a la proporción de Produce que se convierten en clientes efectivos. Además, el importe medio de las ventas es un KPI importante, junto con el número de nuevos clientes, ya que muestra el crecimiento de la base de clientes y puede reflejar el éxito de las estrategias de adquisición.
Mercadeo
En el departamento de marketing, los KPI son cruciales para medir el rendimiento de las campañas y las actividades de divulgación. En este escenario, el coste por Plomo es un KPI importante. Además, supervise los KPI relacionados con el tráfico del sitio y la tasa de conversión de Produce en ventas, ayuda a evaluar la eficacia del marketing para generar clientes reales.
Logística
En el área de logística, los KPI se utilizan para evaluar la eficiencia y la calidad de los procesos de entrega y transporte. En este caso, el tiempo de entrega promedio es un KPI relevante, al igual que la tasa de entrega puntual.
Calidad
En el control de calidad, los KPI son esenciales para monitorear la excelencia de los productos o servicios ofrecidos. En este contexto, tenemos como KPI la tasa de defectos y la tasa de reelaboración, ambas relacionadas con el número de errores o defectos en los productos o servicios.
Financiero
En este caso, los KPI se utilizan para evaluar la salud financiera de la empresa y su desempeño económico. En el aspecto financiero, el ingreso neto es un KPI central, que indica la cantidad restante después de deducir todos los gastos de los ingresos. El margen de beneficio también es una métrica importante a tener en cuenta, al igual que el retorno de la inversión (ROI).
Operacional
En el área operativa, los KPI se utilizan para monitorear la eficiencia de los procesos internos y la productividad del equipo. Por lo tanto, tenemos el KPI de productividad laboral, la tasa de utilización del equipo y el tiempo promedio de ciclo, un indicador que nos permite identificar oportunidades de optimización y reducción de tiempos.
¿Cómo crear un KPI?
De manera preliminar, necesita saber qué es relevante para su visión empresarial. O mejor dicho, cuál es su objetivo empresarial cuando busca establecer métricas y KPI. Por lo tanto, comience con estos pasos:
Definir objetivos estratégicos
En primer lugar, defina ¿Qué busca optimizar su empresa?, y en qué sector. Comience por identificar los objetivos estratégicos de la empresa, tratando de entender qué es importante para el éxito empresarial.
Establezca métricas claras y relevantes
No lo olvides: los objetivos asociados con el KPI deben ser INTELIGENTES: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Por lo tanto, defina metas claras que sean lo suficientemente específicas como para proporcionar orientación, medibles para permitir la cuantificación del progreso, alcanzables de manera que sean realistas, relevantes para los objetivos de la empresa y temporales para establecer un plazo definido.
Definir la fórmula o el método de cálculo
Determine cómo se calculará o medirá el KPI. Esto puede implicar el desarrollo de una fórmula específica, la definición de criterios de clasificación o la selección de indicadores de rendimiento preexistentes.
Establecer la frecuencia de monitoreo
Decida con qué frecuencia se supervisará y revisará el KPI. Algunos KPI pueden requerir revisiones diarias o semanales, mientras que otros pueden supervisarse mensual o trimestralmente. Defina un cronograma que sea apropiado para la métrica y el contexto.
Implemente sistemas de recopilación de datos
Identifique las fuentes de datos relevantes para el KPI y establezca sistemas eficientes para recopilar y registrar esos datos. Esto puede implicar el uso de Programas informáticos especializada, la automatización de procesos o la creación de procedimientos claros para la recopilación manual de datos.
Comunicar e involucrar a las partes interesadas
Comparta el KPI con las partes interesadas pertinentes, como el equipo de gestión y los colaboradores involucrados. Asegúrese de que todos comprendan la importancia del KPI, sus objetivos y la forma en que se medirá. Fomente la participación y el compromiso de los equipos para lograr los resultados esperados.
Supervise, analice y ajuste
Supervise regularmente el rendimiento del KPI, analice los resultados y realice los ajustes necesarios según corresponda. Si el KPI no cumple los objetivos establecidos, revise la estrategia, los procesos o los recursos asignados y realice los cambios necesarios para mejorar el rendimiento.
Por último, comience a medir
¡Hojas, paneles, pizarras interactivas y cualquier otra cosa que tenga sentido para la realidad de su equipo! Lo más importante es tener una base de datos concreta, que nos permita medir los objetivos de forma real, es decir, asegurarnos de que reflejan la realidad del negocio. Trabaja con objetivos y estrategias que coincidan con tu empresa y el futuro que pretendes darle. Para ello, investigue qué se puede hacer para lograr los objetivos establecidos y evolucionar estratégicamente. En este escenario, el uso de los KPI combinado con la digitalización de los procesos es una combinación poderosa para impulsar la productividad en las organizaciones. Cuando hablamos de firmas electrónicas y gestión de documentos en línea, por ejemplo, buscamos una mayor eficiencia, una reducción de errores y una mejora de los flujos de trabajo. Si desea digitalizar sus procesos, como hacen las principales empresas del mercado, de una manera aplicable y legalmente válida, no pierda tiempo y Descubre Clicksign ahora!
