Gestão de contratos: o que é e como funciona + dicas imperdíveis
A bússola é um dos instrumentos mais importantes para a navegação marítima. Em alto mar, os navegantes contam com a sua orientação precisa, de modo a tomar importantes decisões sobre o trajeto a ser percorrido até o destino final. Para que cumpra a sua função, no entanto, é essencial manter a bússola calibrada e em boas condições de uso.
Um mar de incertezas, disputas desnecessárias, ineficiências e desperdício de recursos financeiros também pode ocorrer com os seus contratos se você não se preocupar em manter uma bússola que lhe dê clareza sobre direitos e obrigações das partes envolvidas e quais foram os prazos e responsabilidades assumidos.
Neste texto, você vai descobrir o que é gestão de contratos. Também, vamos abordar como a gestão eficiente dos seus contratos têm um papel fundamental — e, muitas vezes, salvador — para você e sua empresa.
A importância do contrato
O que é contrato, afinal? Contratos são acordos realizados por duas ou mais pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas, com o intuito de estabelecer as regras e condições para regular, constituir ou extinguir um determinado negócio jurídico.
O contrato, portanto, é o instrumento utilizado para formalizar a intenção das partes em atingir determinados objetivos, muitas vezes complementares entre si, como: doar e receber um bem, comprar e vender um produto, prestar e receber a prestação de um serviço, conceder e usar uma licença de software…
Por criarem obrigações que podem ser exigidas das partes contratantes, os contratos devem ser elaborados conforme cada situação específica, de modo a retratar, de forma clara e objetiva, os termos e condições negociados, sendo um instrumento de segurança e proteção às partes envolvidas de que o que foi acordado será cumprido. Assim, preenchidos os requisitos e princípios legais, o contrato vira lei entre as partes.
Nas empresas, o volume de contratações realizadas pode imprimir uma complexidade e demandar altos custos para a gestão destes instrumentos e para o cumprimento do que foi acordado. Por isso, realizar uma gestão eficiente dos contratos significa garantir a segurança, aumentar a produtividade da organização e diminuir custos.
O que é gestão de contratos?
Definimos gestão de contratos como o conjunto de processos multidepartamentais que compreendem todo o ciclo de vida dos contratos, desde as solicitações iniciais do negócio, elaboração do documento, assinatura, cumprimento das obrigações e sua rescisão, até as renovações, quando for o caso.
Falamos em gestão de contratos eficiente quando todo o ciclo de vida contratual é gerido de forma ágil, controlada e no menor custo pelas equipes responsáveis, de ponta a ponta, de forma a manter uma organização estruturada dos instrumentos contratuais.
Vejamos o que compreende cada etapa do ciclo de vida de um contrato:
Pré-concepção: solicitação
O ciclo de vida do contrato tem início com a solicitação de uma contrato, seja para estabelecer os termos e condições para a compra de um insumo para a cadeia de produção, a aquisição de uma ferramenta para automatizar tarefas, a execução de um serviço de consultoria ou mesmo a realização de um contrato com seu cliente para a oferta de bens e serviços, por exemplo.
Uma das dificuldades encontradas nessa fase é a descentralização dos processos. Quando o departamento jurídico não possui um canal específico que centralize o recebimento dos pedidos de elaboração e revisão de contratos de forma organizada, é bem provável que uma demanda fique "perdida" pelo caminho ou que seja encaminhada sem as informações necessárias para sua realização, demandando mais tempo e/ou retrabalho do time.
Ao mesmo tempo, sem a uniformização dos processos, é muito mais difícil obter indicadores de desempenho e, portanto, mais difícil de mensurar a eficiência dos serviços prestados ao cliente interno.
Concepção: negociação e elaboração dos documentos
Esse é o momento em que as condições do negócio a ser celebrado são acordadas e devem ser formalizadas em um documento.
Ao elaborar um contrato, seu conteúdo deve refletir de forma fidedigna o que foi acordado entre as partes. Ao ler a minuta contratual, qualquer pessoa, envolvida ou não naquele negócio jurídico, deve ser capaz de compreender a real intenção e a vontade das partes de um modo concreto e objetivo.
Da mesma forma, é preciso estabelecer de forma clara e transparente as consequências pelo descumprimento do que foi combinado. Quanto mais claro e preciso o documento for, melhor (e mais protetivo) será o contrato. Ele servirá como instrumento de referência para segurança e proteção das partes envolvidas.
Por isso, é fundamental que as partes envolvidas estejam completamente cientes e seguras do que estão contratando e que o advogado que está elaborando o documento compreenda muito bem o negócio jurídico que está sendo realizado.
Nascimento: assinatura
Após a negociação, o contrato elaborado deve ser formalmente assinado pelas partes envolvidas. Eventuais requisitos legais de conteúdo e forma do contrato também devem ser respeitados. Por exemplo, a assinatura de duas testemunhas é requisito formal exigido pelo Código de Processo Civil brasileiro para que o contrato seja executável.
Outro requisito muito importante a ser observado é o tipo de assinatura a ser utilizado. Os contratos podem ser assinados de forma física ou eletrônica e, nesse último caso, é importante se atentar para os tipos de assinatura eletrônica, comumente chamada de assinatura digital, previstas para cada tipo de contratação.
Por fim, é necessário também verificar nesta etapa se as partes signatárias possuem poderes de assinatura e representação.
Vigência: implementação
Durante a vigência do contrato, as partes deverão cumprir com as obrigações assumidas nos termos e prazos acordados. Caso haja alguma divergência de interpretação, inadimplemento ou dúvida, o contrato deve ser consultado sob a luz do princípio da boa-fé objetiva e até mencionado para garantir seu cumprimento e indicar as consequências de seu inadimplemento.
Extinção: rescisão do contrato
O momento de encerrar um contrato ocorre quando o prazo estabelecido expira, seu objeto foi cumprido ou quando não há mais interesse das partes em manter a relação contratual. Um contrato também pode ser extinto por ter sido anulado ou declarado nulo, ou se houver alguma circunstância ocorrida posteriormente que permita a sua rescisão unilateral.
Ainda que o negócio jurídico entre as partes se encerre com a extinção contratual, é necessário também avaliar se há fundamentos jurídicos para mantê-lo arquivado mesmo com a sua extinção. Atendimento a prazos prescricionais são um exemplo de previsão normativa que pode obrigar as partes a manter os contratos arquivados para a sua devida proteção em caso de ação judicial envolvendo tais instrumentos. Consulte a legislação específica para que você saiba por quanto tempo o seu instrumento contratual deverá ser mantido no seu caso.
Dicas práticas para tornar a sua gestão de contratos eficiente
A melhor e mais rápida forma de trabalhar em prol da eficiência no que diz respeito aos contratos é adotando processos digitais. Abaixo, trouxemos algumas dicas para você.
Na fase de solicitação
Tenha um sistema para receber as solicitações
Ter um sistema estruturado para receber as solicitações de contratos é o primeiro passo para uma gestão eficiente do ciclo de vida desses instrumentos. Assim, a escolha de uma ferramenta para receber as solicitações de contratos e registrar o andamento e entrega das mesmas não pode ser negligenciado.
Ao selecionar a sua ferramenta, verifique se conseguirá gerar relatórios para medir o nível do serviço prestado ao seu cliente interno, os prazos para a entrega dos documentos, o valor dos contratos negociados, a urgência do negócio para poder priorizar o trabalho e o volume da demanda que cada advogado está recebendo, para citar alguns. Assim você consegue gerenciar melhor os recursos do seu time e realizar ajustes nos seus processos, imprimindo agilidade, transparência e, claro, muito mais eficiência!
Na fase de negociação e elaboração
Mantenha comunicação constante entre as áreas envolvidas
Uma boa comunicação é a chave para que a gestão de contratos seja bem sucedida. Desde o início do ciclo de vida, ainda na fase de solicitação do contrato, fornecer todas as informações necessárias para a elaboração do documento é fundamental para evitar retrabalho e conferir a agilidade que os negócios demandam. Na fase de elaboração, redigir os termos e condições de forma clara e objetiva, envolver as áreas demandante e operacional na revisão do documento e informar o que foi combinado para todas as equipes da linha de frente da operação é o que garante um fiel cumprimento e evita a aplicação de penalidades e até o término antecipado do negócio jurídico. Em todo o ciclo de vida do contrato, o alinhamento entre as equipes deve ser constante e reforçado por processos bem estruturados.
Utilize modelos automatizados
Uma forma de garantir a agilidade na elaboração de contratos é automatizar a elaboração das minutas. Hoje, no mercado, temos várias ferramentas que possibilitam a entrega de um contrato padrão, sem a necessidade da intervenção do departamento jurídico.
Os modelos automatizados são um excelente instrumento para formalizar contratações repetitivas que seguem um padrão pré-determinado. Usar de forma inteligente esses instrumentos libera braços de seu departamento jurídico para que os advogados possam se dedicar às contratações mais complexas e que demandam uma atuação profissional mais individualizada e especializada.
Mas note: utilizar "templates" padrão não significa baixar modelos da internet. Um modelo de contrato não desenhado sob medida para o seu negócio dificilmente vai oferecer a segurança necessária para a contratação. Para garantir a eficiência, os modelos automatizados devem ser pensados e elaborados de modo a refletir de forma customizada os termos e condições que vão reger o acordo celebrado.
Outro ponto importante a se notar é que quando uma das partes impõe à outra os termos e condições de um contrato, restando apenas à outra parte a possibilidade de aceitar ou não os termos do acordo, aquele contrato será de adesão. Os contratos de franchising ou franquia, licenças de uso de software, contratos de transporte e telefonia, entre outros, são exemplos comuns de contratos de adesão. Nestes casos, a lei tende a proteger a parte aderente, tratando-a como vulnerável nessa relação. Por isso, o disposto nesses contratos deve estar redigido de forma bem clara e transparente. O Código Civil brasileiro estabelece em seu artigo 423 que "quando houver no contrato de adesão cláusulas ambíguas ou contraditórias, dever-se-á adotar a interpretação mais favorável ao aderente".
Por fim, seja o contrato negociado ou de adesão, é importante que ele preveja as melhores e piores situações possíveis de ocorrer ao longo da contratação. Assim, insira dispositivos de saída para que a eventual extinção do contrato possa ocorrer de forma razoável para a(s) parte(s), se for o caso. Tais cláusulas podem poupar muita dor de cabeça futura.
Na fase de assinatura
Utilize uma plataforma para assinar eletronicamente
Uma dica valiosa nessa etapa é a implementação de um processo de assinatura acessível e eficiente, como a assinatura eletrônica.
A assinatura eletrônica permite que as partes assinem documentos de forma rápida, segura e legalmente válida, sem a necessidade de impressão de documentos em papel, logística do envio físico ou espera por assinaturas manuais. Isso agiliza o processo de assinatura e reduz drasticamente o tempo de execução de um contrato. Na plataforma Clicksign, por exemplo, tudo o que o signatário precisa é de um dispositivo com acesso à internet. O usuário também pode escolher quais autenticações serão utilizadas para gerar provas da identidade do signatário. A digitalização do processo de formalização também contribui para outras fases da gestão do ciclo de vida do contrato, como a facilitação do armazenamento e consulta aos documentos.
Na fase de implementação
Armazene o documento assinado
Utilize o mesmo software de assinatura eletrônica para guardar o contrato em local seguro de fácil acesso às equipes que realizarão a gestão de contratos, principalmente a área contratante e as que serão responsáveis pelo monitoramento da medição do desempenho e pagamento. O arquivamento adequado é importante para recuperar informações com facilidade e manter a segurança dos dados armazenados.
Mantenha uma organização que faça sentido para a sua empresa
Isso pode representar a criação de pastas com permissionamento de acesso, assim como a adoção de padrões identificadores no título do documento, por exemplo. Assim, você sempre possuirá um catálogo de documentos organizados de forma racional, com autonomia e praticidade.
Defina responsabilidades
Para uma gestão eficiente, é muito importante definir as áreas responsáveis pela implementação do contrato. Isso pode incluir diferentes atividades, como o monitoramento de prazos e datas, o monitoramento das entregas e obrigações envolvidas na contratação, a medição do desempenho, o aprovador de eventuais faturas para concretização do pagamento etc. Comunique e envolva as equipes relevantes para garantir a implementação adequada do contrato.
Monitore prazos e métricas de desempenho do contrato
Durante a vigência do contrato, é necessário estabelecer métricas de desempenho claras e implementar um sistema de monitoramento para acompanhar o seu progresso, garantindo o cumprimento dos termos acordados. Isso inclui acompanhar os prazos, avaliar a qualidade dos produtos ou serviços entregues e realizar análises regulares para identificar possíveis desvios ou oportunidades de melhoria. Tais acompanhamentos podem ser feitos pela equipe responsável por meio de softwares especializados, por exemplo. Quanto mais automatizado o seu processo, menor as chances de erro humano. O descumprimento de algum prazo pode gerar multas e até ser fatal para a relação de negócios estabelecida pelo contrato.
Mantenha o alinhamento entre as equipes
Caso seja necessário elaborar ou modificar as disposições do contrato assinado por meio de um aditivo ou um e-mail, atualize todas as equipes envolvidas. Isso porque o aditivo pode adicionar, retirar ou modificar cláusulas de um contrato assinado previamente. Portanto, as alterações trazidas podem influenciar os processos que precisariam ser adaptados às novas disposições.
Extraia dados assertivos com processos automatizados
Os processos de assinatura e guarda automatizados de documentos possibilitam a extração de relatórios de acompanhamento do contrato, bem como de eventuais datas, quantidade de documentos celebrados pela empresa e outras informações de eficiência sobre os processos envolvendo contratos. Os dados de eficiência também são importantes para melhorar os processos de gestão, como tempo de negociação contratual e discussão de cláusulas contratuais padrão, por exemplo.
Na fase de encerramento do contrato
Utilize o contrato como guia de instruções para a extinção da relação contratual
A gestão dos prazos contratuais é um ponto relevante para a gestão eficiente de contratos. A chegada do prazo final de vigência do contrato demanda um alinhamento com as equipes envolvidas sobre a eventual renovação ou renegociação dos termos negociais. Uma boa prática é iniciar o processo de revisão com antecedência, a fim de evitar a interrupção do fornecimento dos serviços ou produtos. Durante esse processo, é importante identificar as equipes que precisam estar cientes dos ajustes acordados, atualizando-as do que foi alterado. Leve em consideração as mudanças do mercado ou eventuais novidades impactantes na sua empresa para conduzir negociações de forma transparente e colaborativa.
Da mesma forma, caso não haja mais intenção em manter um contrato, verifique se é necessário notificar antecipadamente as partes envolvidas e realizar auditorias finais para garantir a conformidade e a liquidação de quaisquer obrigações pendentes. Pode ser também necessário assinar um termo de quitação para formalizar a rescisão. Assim, é possível garantir que não ficaram pendências entre as partes e encerrar o contrato sem maiores dores de cabeça.
Vale a pena investir em uma gestão de contratos eficiente?
Você já sabe que uma gestão de contratos eficiente significa, principalmente, manter a organização da informação, garantir a máxima eficiência de desempenho das partes e usar racionalmente os recursos do negócio.
Mas quais os benefícios da adoção de boas práticas para uma gestão de contratos?
Fácil acesso às informações
A organização dos contratos é fundamental para garantir que todas as informações relevantes estejam prontamente disponíveis quando necessário. Investir em uma estrutura organizada de contratos evita a perda de documentos importantes, reduz o tempo gasto na busca de informações e facilita a consulta a cláusulas e prazos.
Controle de custos para otimizar recursos
Uma gestão de contratos eficiente confere controle sobre os gastos e recursos de uma empresa, incluindo a identificação de oportunidades de redução de custos e a negociação de melhores condições com fornecedores e parceiros. Além disso, o alinhamento entre equipes previsto em uma gestão adequada de contratos permite que as organizações identifiquem contratos desnecessários ou inativos. Tudo isso evita gastos desnecessários e maximiza o uso eficiente de recursos.
Monitoramento do desempenho das partes
Os contratos estabelecem cronogramas e prazos para a conclusão de atividades específicas. Uma gestão de contratos adequada envolve o acompanhamento desses prazos, garantindo que as partes envolvidas cumpram os seus combinados. Isso mantém a confiança entre as partes, evita atrasos desnecessários e é essencial para a eficiência das operações do negócio. Com base no cumprimento de expectativas, as organizações podem ajustar sua bússola para fazer ajustes, implementar melhorias e tomar decisões informadas sobre a renovação ou rescisão de contratos.
Eventuais riscos serão minimizados
A gestão eficaz inclui uma análise cuidadosa das cláusulas contratuais, a avaliação das obrigações legais e o mapeamento das consequências de possíveis violações contratuais. Ao antecipar e gerenciar os riscos contratuais, as empresas reduzem litígios e evitam custos financeiros associados a disputas legais. Existem custos reputacionais que podem sair caros demais e que podem ser evitados apenas com uma organização eficiente dos instrumentos contratuais.
Evidências documentais que comprovam conformidade regulatória
Manter registros claros e organizados de todos os contratos é essencial para criar evidências documentais que demonstram conformidade com regulamentos e demais normas específicas aplicáveis ao modelo de negócio. Isso é particularmente importante em setores bem regulamentados, onde a conformidade é essencial para manter o funcionamento da operação e envolve uma permissão de atuação de algum órgão público regulamentador.
Bom relacionamento com as partes envolvidas
Tenha a certeza de que você só tem a ganhar por manter uma boa gestão dos contratos. Pense nisso: imagine que você precisa contratar um profissional para a sua empresa. Como finalistas, estão dois candidatos: um primeiro que se mostra organizado e possui informações na ponta da língua de forma clara e estruturada e um segundo que até parece organizado nos minutos iniciais do bate-papo, se vendendo muito bem, mas, no decorrer da entrevista, se atrapalha na comunicação e apresenta ruído na organização de suas ideias. Qual você contrataria?
Parece óbvio que o primeiro candidato. Pode ter certeza que seu cliente pensa da mesma forma. A organização racional dos seus contratos representa um ativo que conquista clientes e mantém um excelente relacionamento com fornecedores e demais envolvidos nas suas atividades negociais, além da economia de recursos advinda dos processos eficientes, quando implementados. Ninguém gosta de celebrar negócios com quem não sabe se organizar para lembrar e cumprir seus combinados.
Assim, estão claros os motivos para que você adote as melhores práticas que elevem o seu patamar de eficiência na gestão de contratos. É por isso que as boas práticas podem e devem ser sempre aplicadas, independentemente do tamanho da sua organização e da sua necessidade.
Se você nunca ouviu falar sobre gestão de contratos ou se identificou uma ou mais práticas que não adota, saiba que você pode começar a resolver esta questão hoje mesmo, principalmente para contratos vigentes ou que ainda estão em fase de negociação/renovação.
O ponto de partida para a implementação de boas práticas para uma boa gestão de contratos é o diagnóstico. Para isso, identifique em que parte do ciclo de vida estão as fragilidades dos seus processos e solucione-as. Vamos tratar deste assunto no tópico abaixo.
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