Aprenda a hacer que la organización de los archivos digitales sea más estratégica
Una buena organización de los archivos digitales es fundamental para que su empresa disfrute de todos los beneficios de la práctica de Oficina ajustada, que ya hemos comentado aquí en el blog. No basta con escanear, es necesario saberlo dónde y cómo encontrar documentos fácilmente, ¿no estás de acuerdo? La gestión de documentos puede resultar bastante burocrática, pero Clicksign tiene algunos consejos que facilitarán la forma en que tú, un emprendedor, la implementarás en tu negocio. ¡Consulta nuestros consejos!
Archivo digital contra documento digital
Hay una diferencia entre el concepto de archivo digital y el de documento digital, y entenderlo es el punto de partida para saber lo que, de hecho, queremos enseñarte en este post. documento digital Es el que, a diferencia del físico, el papel, se crea en un medio digital o se transporta a ese lugar. Tenemos el post «¿Son sinónimos los documentos digitales y escaneados? ¡Vamos a entender!» quien habla precisamente sobre el tema, ¡acceda y compruébelo! De una manera diferente, o archivo digital es una forma de almacenar y administrar documentos digitales. Los estantes de las bibliotecas, los archivadores de carpetas y los documentos, por ejemplo, facilitan la visualización de algo archivado. Piénsalo, pero computacionalmente hablando en el transcurso de nuestros consejos, ¿vale?
Consejos sobre cómo organizar los archivos digitales
A riesgo de pulsar el mismo botón, hacemos hincapié en que una de las mayores ventajas del archivado digital es precisamente Ahorra recursos — natural y monetario — vinculado a la compra de papel, además de optimizar el uso del espacio físico por parte de su empresa y brindar una mayor seguridad organizacional y al consumidor. transformación tecnológica En el mercado, muchos recursos físicos están perdiendo su lugar bajo el sol: los documentos, los archivos y los procesos repetitivos no son los más utilizados ni los más seguros. No se puede correr el riesgo de perder datos en la información moderna, ¿verdad?
¿Cómo puedo hacer que mi archivo digital sea más estratégico?
Si ha optado sabiamente por digitalizar procesos y documentos, Ha llegado el momento de aprender a implementar una gestión documental eficiente en su empresa de una vez por todas.
1. Opte por el almacenamiento en la nube
¿Alguna vez has dado el primer paso, que fue adoptar el uso de documentos digitales, pero alguna vez te has preguntado si, inesperadamente, el ordenador que utilizas para guardarlos simplemente ya no se enciende? Lo llevas al técnico y el SSD tampoco se puede guardar. Se acabó «vida útil» de sus documentos y todo lo que optimizaste fue en vano. Situaciones mucho menos trágicas, pero igual de complicadas necesita tener acceso a los documentos desde cualquier lugar y también puede ocurrir que no lo consigas (como en la oficina central). Es difícil, ¿verdad? Incluso cerrar un contrato puede verse obstaculizado de esta manera. ¿Qué tal unirse a la ola de avances digitales de una vez por todas e invertir en computación en nube?
2. Restringir el acceso a los documentos
Muy bien, ahora su empresa ya utiliza el archivado digital en la nube y no solo usted sino también sus empleados tienen acceso a ese «disco». También puede salir mal, ¡y muy fácilmente! Es evidente que sus colaboradores deben tener acceso a los documentos necesarios para llevar a cabo su trabajo habitual, pero no todos necesitan tener acceso a todo el archivo digital. Limitar la accesibilidad de cada empleado a las carpetas del sector al que pertenece, por ejemplo, o para permitir que solo algunos empleados realicen ediciones permanentes. Los accidentes pueden ocurrir, y reducir las probabilidades de que esto ocurra es esencial.
3. Ensamble estructuras de carpetas y subcarpetas
No se recomienda simplemente «tirar» documentos digitales al disco, por lo que es fundamental organizar los destinos de cada uno de ellos. Separarlos por carpetas y subcarpetas, como por ejemplo:
- Clientes (carpeta general) - Cliente X (subcarpeta de ese cliente): caso o actividad 1/caso o actividad 2/caso o actividad 3 (cada acción debe diferenciarse).
4. Nombrar correctamente los documentos digitales marca la diferencia
Tampoco puedes usar nombres aleatorios para tus documentos, ya que esto no te ayudará con la organización. De hecho, todo lo contrario. La aceleración de los procesos es algo que implica analizar cada fase por separado y luego como un todo. Especifique qué archivo es el que contiene información clave y objetiva. Los títulos largos no son buenos para la productividad, así que ¿qué tal si también optas por usar etiquetas? En lugar de un «instrumento de representación judicial», utilice «proc» y guárdelo en la carpeta del cliente que proporcionó los datos para la producción del documento. El proceso de búsqueda de este documento estandarizado será intuitivo y automático!
5. Establecer protocolos de almacenamiento
Si el almacenamiento es en etiquetas o números, por ejemplo, es necesario que todos los empleados de la empresa lo sepan y lo hagan de forma armoniosa en todos los sectores. Este tipo, formato o contenido de archivo siempre se debe guardar con un nombre X. Evite confusiones y Definir estándares!
6. Realice copias de seguridad con frecuencia
Al principio comprendió la necesidad de poder confiar en su archivo, ¿verdad? Por lo tanto, incluso los archivos digitales deben ser el objetivo de un copia de seguridad completa y juiciosa en la nube o en un disco duro externo (volviendo a la premisa de que la computación en nube es mucho más segura).
7. Tiempo de limpieza
Mover documentos obsoletos del medio de otros que están en uso es lo mismo que hacer un uso consciente y óptimo del espacio de almacenamiento digital. Pero eso no significa que los documentos digitales deban borrarse, ¿de acuerdo? Limpiar no siempre consiste en tirar todo a la basura.Nunca borres documentos, fíjalos y muévelos a otro directorio (los del tema anterior, e incluso puede molar crear una unidad solo para casos cerrados, clientes inactivados, etc.).
8. Software para la organización y optimización de documentos
Contar con la ayuda de sistemas de gestión documental es una opción muy interesante, al igual que tener un sistema de integración de estos con otras actividades empresariales internas y externas.
Consejo o pregunta adicional: ¿qué pasa con la integridad de los documentos digitales?
Lo que hace que mucha gente no se plantee la digitalización de los documentos y el uso de documentos originalmente electrónicos son factores ligados precisamente a cuestiones de seguridad y validez, pero ¿sabías que hoy en día es posible garantizar la integridad de los documentos virtuales por medio de firma electrónica? Tanto los documentos nacidos como los llevados al medio digital pueden validarse, protegerse y restringirse mediante esta tecnología para cifrar firmas no físicas. Si crees que no hay manera Haga clic en firmar facilite aún más la gestión de su empresa, eche un vistazo a nuestras soluciones digitales. ¡El futuro empieza hoy y puedes contar con nosotros!
