Cómo la tecnología hace que la organización de documentos sea más estratégica en las escuelas
El fin de año que se acerca también es sinónimo de volumen de documentos aumentando. Esta es la realidad de las instituciones educativas y, en este período específico, merece una atención redoblada. Si hacemos una analogía, dentro de una escuela, si el aula es como el corazón, la secretaría sería el cerebro de la institución. Esto se debe a que es a través de él que la información importante pasa, se separa, se cataloga y se almacena, lo que contribuye al correcto funcionamiento administrativo y pedagógico.
La cantidad de documentos a gestionar es bastante alta, especialmente cuando el formato adoptado no es digital. La presentación manual de documentos es una práctica tradicional, pero con la llegada de la pandemia y las restricciones como el distanciamiento social y el trabajo remoto, la necesidad de modernizar los procesos e implementar estrategias para un mejor uso del espacio y del personal.Facilitar el acceso a la información se convirtió en una regla y si ya era imprescindible tener rigor con la organización, ahora la gestión del papeleo debe ser asertivo, ágil y optimizado. ¿Quiere descubrir cómo la tecnología puede ayudar a agilizar y optimizar los procesos de organización de documentos en las escuelas? Sigue leyendo y compruébalo.
Tecnología y entorno escolar
Desde el inicio de la pandemia, hemos visto la crecimiento en el uso de la tecnología en las escuelas, especialmente en las aulas, pero no solo en ese espacio en el que se hizo necesario. Además del aprendizaje remoto, el uso de tecnología de gestión de documentos Era y sigue siendo un gran tema que, dada su importancia, incluso es abordado por el MEC en algunas ordenanzas. Las secretarias de las escuelas ya desempeñan muchas funciones administrativas y de servicio público y, en ocasiones, también son las que gestionan los documentos que se solicitan a los estudiantes. Pero, ¿es que con un gran volumen de documentos impresos que separar, catalogar, archivar y gestionar, no hay sobrecargas que repercutan directamente en la calidad del servicio prestado? La necesidad de sistematizar la numerosa información administrativa y los documentos de los estudiantes está cada vez más presente para un búsqueda inteligente de datos y optimización del trabajo, siempre cuidando las particularidades de cada documento. Hay recomendaciones específicas para cada tipo de documento en Tabla de temporalidad del Archivo Nacional, que clasifica qué documentos deben conservarse físicamente y durante qué período. Pero eso no significa que no deban estar disponibles en línea, lo que facilita el acceso a la información importante con mayor rapidez. El almacenamiento digital se convirtió entonces en la mejor forma de depositar los archivos escolares, pero como se afirma en uno de los artículos del blog, existen Diferencias entre archivos digitales y escaneados. No basta con escanear, es necesario saber dónde y cómo encontrar documentos fácilmente. Por lo tanto, el uso de software de administración y automatización para el control de varios sectores de la escuela, son una excelente solución para administrar la información de una manera más estratégica.
¿Pilas y montones de documentos en papel? ¡Optimiza!
Las pilas y montones de documentos, reglamentos, permisos, transcripciones escolares, responsabilidad y certificados de inscripción son, sin duda, un desafío cuando se gestionan físicamente. El desgaste del personal y tiempo dedicado al almacenamiento puede causar numerosos daños a la eficiencia de la Secretaría. Imagine que un estudiante quiere solicitar un traslado y, para hacerlo, debe tener acceso a documentos como el historial y los datos que están almacenados en una sala específica de la institución. Pero, ¿cuántos archivos idénticos de otros estudiantes, incluidos nombres similares, puede haber en este caso? El uso de tecnologías como firma digital y gestión de documentos en línea Aporta una gran ventaja en situaciones como esta, ya que el empleado tiene la posibilidad de Encuentra documentos en menos tiempo, envíelo al estudiante por correo electrónico usando firma digital y la identificación y, en este último caso, puede continuar con los trámites con la nueva institución sin demoras ni pérdidas. Cuanto mayor sea el nivel de organización, más rápido se resolverá este proceso y con menos daño a la vida académica del estudiante gracias a la integración asertiva de la escuela con la tecnología.
Una mejor experiencia de inscripción y reinscripción
Uno de los grandes villanos de la relación escuela-cliente es la insatisfacción con el tiempo de los procesos y el esfuerzo por resolver las tareas burocráticas, como la formalización de los contratos de inscripción y reinscripción. Recopilar documentos como las firmas manuales de los padres, los documentos impresos tomados en persona, genera, no solo acumulación de papel Cuánto Pérdida de tiempo dentro de las instituciones. Además, este período moviliza a toda la cadena de operaciones, desde la junta directiva hasta la secretaría. Un cuerpo de empleados abrumado por los procesos manuales de administración de documentos en un momento tan competitivo como este hace que el entorno sea propenso a fallar y puede afectar negativamente a la experiencia del cliente y provocar insatisfacción entre los estudiantes y los padres. El uso de firma digital mejorar el flujo de acciones que deben tomar los padres y la institución puede ser un punto decisivo para Reducir la insatisfacción, ya que el proceso pasa a ser virtual, evitando colas, molestias con los viajes, además de Ganancia de agilidad. Ofrecer una solución de este tipo demuestra profesionalismo y preocupación por la comodidad del cliente, lo que Minimiza la tasa de abandono, brindando una mejor experiencia a ambas partes.
Una buena organización también repercute en la seguridad
La desorganización es un problema importante en el funcionamiento de cualquier entorno laboral, pero cuando pensamos específicamente en el entorno escolar, adquiere una proporción sin precedentes. La necesidad de catalogar la información importante de forma segura es esencial, ya que los archivos escolares almacenan datos confidenciales, tanto de la institución como de los empleados y de los estudiantes. Cantidad de documentos, certificados, direcciones, contratos de profesores y empleados y tanta otra información que, en caso de pérdida, podría causar problemas, tanto por la modificación del trabajo como por la posibilidad de que terceros la usen indebidamente. Tener una buena gestión de los permisos y el acceso es la garantía de que la información solo llegará a manos adecuadas. Sin lugar a dudas, la mejor manera de gestionar es confiar en la tecnología para ayudar en este proceso. ¿Quieres un ejemplo práctico? ¿Con la solución Integración de Clicksign, es posible reflejar nuestra plataforma integrándola en la interfaz de su propio sitio. Además, si tienes un software de gestión escolar, nuestras funcionalidades son compatibles con el sistema, lo que permite que ambos programas funcionen simultáneamente. Un ejemplo exitoso es El caso del Colegio Bandeirantes, que, al utilizar la plataforma Clicksign para la firma electrónica en el proceso de inscripción y gestión de documentos, no solo experimentó una reducción de los procesos, sino también comentarios muy positivos por parte de los padres de los estudiantes. En otras palabras, mejora la experiencia del cliente, simplifica los procesos y aumenta la seguridad al mismo tiempo. Con las soluciones de Clicksign, mantienes tu base de datos segura y con la garantía de confidencialidad, tanto para la institución como para los empleados y los clientes, logrando el mejor resultado para ambas partes. ¿Está interesado en profundizar en el tema? ¡Consulta más publicaciones en nuestro blog para obtener consejos e información que faciliten las actividades de una empresa escolar!
