Código de conducta: ¿Por qué tener uno?

Es innegable que las acciones de las empresas provocan numerosos y diversos impactos en el entorno en el que operan en la sociedad. Todos los días, nos enfrentamos a noticias publicadas en los medios de comunicación sobre las actividades de las empresas que pueden ser tanto positivas como negativas.

Por esta razón, las personas están cada vez más atentas y sensibles a la forma en que las empresas se comportan y llevan a cabo sus actividades, lo que exige no solo actuar de conformidad con la ley, sino también actuar de manera ética y responsable, en todos los aspectos.

En este mismo movimiento, las leyes de los países también han evolucionado para exigir una conducta empresarial más apropiada contra el comportamiento corrupto que socava la buena competencia y la transparencia.

Para hacer frente a los nuevos requisitos legales y a los de la propia sociedad, las empresas comenzaron a crear sus programas de integridad, con el fin de proteger sus activos y los intereses de sus partes interesadas.

El código de conducta como parte del programa de integridad

UN Contraloría General de la Unión (CGU), ha alentado a las empresas a adoptar estándares éticos de conducta en sus interacciones con la Administración Pública nacional y extranjera a través de la institución de sus programas de integridad, conceptualizando así un programa de integridad como:

»el conjunto de medidas y acciones institucionales destinadas a prevenir, detectar, sancionar y remediar el fraude y los actos de corrupción. (...) El programa de integridad tiene un enfoque preventivo, ya que su objetivo principal es reducir los riesgos de corrupción en cada organización. En caso de cualquier desviación o violación de la integridad, el Programa debe tomar medidas para identificar, responsabilizar y corregir dicha falla de manera rápida y efectiva».

Este incentivo también se ve reforzado por la oferta de Sello Pro-Ethics por la Secretaría de Transparencia y Prevención de la Corrupción (STPC), de la CGU. El propósito de Pro-Ethics es promover la adopción voluntaria de medidas de integridad por parte de las empresas, mediante el reconocimiento público de aquellas que, independientemente de su tamaño o actividad, se comprometen a implementar medidas de prevención, detección y remediación de los actos de fraude y corrupción. Este compromiso debe demostrarse respondiendo a los cuestionarios proéticos y enviando documentos.

Entre las diversas preguntas y solicitudes de documentos, Pro-Ethics solicita información sobre código de conducta, a quién se aplica y dónde se divulga.

La estructura de dicho programa debe basarse en las características y los riesgos actuales de las actividades que desarrolla la empresa, por lo que debe revisarse y actualizarse anualmente. Después de todo, las organizaciones cambian constantemente.

Además, el mismo decreto presenta una serie de requisitos para la validación de un Programa de Integridad. Uno de ellos es precisamente la redacción e institución del código de conducta de la organización:

»Artículo 57. Para los efectos de lo dispuesto en el punto VIII del capitulo del art. 7 de la Ley núm. 12.846 de 2013, el programa de integridad se evaluará, con respecto a su existencia y aplicación, de acuerdo con siguientes parámetros: (...) II - normas de conducta, código de ética, políticas y procedimientos de integridad, aplicables a todos los empleados y gerentes, independientemente del puesto o función desempeñada».

Por lo tanto, uno de los componentes relevantes de un Programa de Integridad adecuado es la preparación de un código de ética y conducta que establecerá las pautas de conducta para la conducta ética de la empresa y de sus respectivos directores, empleados, socios y proveedores que actúen en nombre de la empresa.

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¿Qué es un código de conducta?

El código de conducta es el instrumento de integridad más importante de una empresa, ya que contiene los principios generales de conducta que guiarán las acciones de todos aquellos que desarrollen sus actividades en nombre de la empresa o con quienes la empresa tenga relaciones, de acuerdo con sus estándares y valores éticos.

Es esencial que la alta dirección se comprometa a redactar el código de conducta y también a ser un ejemplo ético a seguir por todos los miembros de la organización. El ejemplo que viene de arriba (Tono en la parte superior) es valioso para la difusión de la integridad.

¿Qué debe incluirse en el código de conducta?

En el código de conducta pueden o deben abordarse diversas cuestiones, ya sean legales, sociales, ambientales, etc., según el riesgo de la organización y con quién mantenga o pueda tener una relación. Por ejemplo: la conducta esperada, los valores de la empresa, la intolerancia a la corrupción y el fraude, la diversidad, la prohibición de la práctica del acoso moral y/o sexual, la protección de la información confidencial y la propiedad intelectual, las situaciones que caracterizan el conflicto de intereses, la transparencia, la relación con la competencia, la prohibición del uso de trabajo infantil y trabajo forzoso, entre muchos otros.

Como ejemplo, imagine una empresa de recolección de basura. No cabe duda de que depende de la concesión de varios certificados de autorización para sus actividades, participa en licitaciones con el Gobierno para poder ofrecer sus servicios de recolección a la sociedad y debe cumplir con las regulaciones ambientales específicas para que la basura pueda desecharse de manera adecuada y con el mínimo impacto en el medio ambiente.

Para esta empresa, específicamente, algunas cuestiones no pueden pasar desapercibidas y deben abordarse en su código de conducta, como:

• compromiso con el medio ambiente;
• interacción con organismos y agentes públicos;
• compromiso con la calidad y la seguridad laboral con quienes trabajan directamente en la recolección y eliminación de basura;
• recibir y ofrecer regalos, obsequios y hospitalidad.

Es innegable que muchas otras cuestiones deben o pueden abordarse en el código de conducta de esta empresa. Sin embargo, teniendo en cuenta el área de actividad o el servicio que presta, la necesidad de abordar los temas mencionados anteriormente es muy clara, de modo que todos los que lo rodean conozcan las pautas que deben seguirse y lo que la empresa valora.

También es importante que el código de conducta incluya el departamento responsable y el canal apropiado para que se puedan denunciar las violaciones o aparentes infracciones relacionadas con su código, políticas o leyes vigentes, de modo que la empresa pueda investigar los actos ilegales, irregulares o que no cumplan con los documentos mencionados.

Por último, aunque no es obligatorio, se sugiere preparar una declaración y un término científico (ya sea dentro del código o en un término específico), en los que la parte que recibió el código de conducta de la empresa certifique que no solo lo ha recibido, sino que también conoce todo el contenido de dicho instrumento de integridad y se compromete a respetarlo plenamente.

Esto se debe a que la suscripción fortalece lo que la empresa espera de la parte con la que mantiene una relación determinada, como un empleo o un contratista para un servicio específico, además de servir como prueba de que, de hecho, la otra parte era plenamente consciente de lo que se esperaba de ella.

¿Por qué tener un código de conducta?

Con todo el contenido que se ofrece aquí, por fin podemos responder a nuestra pregunta principal: ¿por qué tener un código de conducta?

¡Vamos!

Al redactar un código de conducta, divulguelo, póngalo a disposición y exija su cumplimiento a todos sus empleados (independientemente de su posición jerárquica), clientes, socios comerciales, proveedores y otros partes interesadas, la empresa termina con:

• Guía a las personas con las que tienes relaciones o interacciones;
• Difundir prácticas éticas y legales de acuerdo con sus valores;
• Sea más transparente en sus relaciones y negociaciones;
• Crear un entorno de trabajo ético, respetuoso, más productivo y saludable;
• Mitigar o eliminar los riesgos de mala conducta;
• Reforzar y aumentar la visibilidad de su imagen y marca; y
• Promueva su crecimiento de manera ética y legal.

Para que todos estos beneficios se materialicen, es recomendable que la empresa:

• Informe a las personas con las que tiene una relación o interacción sobre la postura esperada;
• crear mecanismos de supervisión en relación con el cumplimiento de las directrices de su código de conducta;
• brinde capacitación relacionada con cuestiones de integridad y especialmente con los temas tratados en su código de conducta.

Además, mediante una formación específica sobre el código, es posible comprobar un gran beneficio para la empresa, ya que, en un solo momento, puede divulgar su código de conducta y verificar, mediante un cuestionario, por ejemplo, si el contenido del código fue, de hecho, absorbido por las partes que lo recibieron.

Con esta información de absorción de contenido, la empresa podrá verificar qué puntos pueden mejorarse en su código de conducta e, incluso, verificar la necesidad de crear una política específica sobre un tema en particular, como las licitaciones.

Por todas estas razones, pero sin limitarse a ellas, existe una necesidad real de un código de conducta: la promoción de una cultura ética y legal respaldada por la alta dirección.

¿Cómo garantizar que todos conozcan el código de conducta?

Es importante tener en cuenta que, para que se observen las directrices del código de conducta, la empresa debe divulgarlo y asegurarse de que todos sus empleados, clientes, socios comerciales, proveedores y otros partes interesadas, conoce, en su totalidad, todo su contenido.

La necesidad de divulgar y conocer el Código es aún más latente, en situaciones en las que la empresa verifica y encuentra, de hecho, una violación de la integridad y necesita adoptar rápidamente medidas restaurativas y nuevos mecanismos de control para evitar que se repita la misma práctica.

Pero, ¿cómo hacerlo, especialmente si la empresa tiene una gran cantidad de empleados y varios proveedores, por ejemplo?

Para la divulgación y el conocimiento del contenido completo del código de conducta de la empresa, existen varias formas efectivas y disponibles. A modo de ejemplo, podemos mencionar: el envío del Código por enviando un correo electrónico, reunión presencial o en línea con todos los miembros de la empresa, formación específica sobre el código de conducta, etc.

Además de esto, para ser transparente con todas las personas con las que mantiene o puede mantener relaciones y para guiar e informar a todos (ya sean personas o empresas) sobre los valores y directrices de la empresa, la empresa puede: divulgar públicamente su código de conducta en su sitio web canal oficial y/o de denuncias; envíelo a sus proveedores, a través de enviando un correo electrónico, su código; proporcione su código al momento de celebrar un nuevo contrato de servicio, etc.

Sin embargo, como hemos visto, se sugiere que el Código sea firmado por todas aquellas personas con las que la empresa tenga una relación.

Ahora, debes estar pensando:»Vaya, debe ser bastante complicado y difícil de controlar para obtener las firmas de tantos empleados y proveedores y, sobre todo, controlar y registrar quién ha firmado el documento o no.».

Este tipo de pensamiento es muy común y es por eso que, a menudo, las empresas no recopilan las firmas de las personas con las que tienen una relación y, a pesar de tener un código de conducta, no tienen medios para demostrar (cuando es necesario) que, de hecho, sus valores y directrices se transmitieron y que ciertas conductas estaban expresamente prohibidas.

Sin embargo, hoy en día, este pensamiento no puede ni debe prevalecer, después de todo, la solución es más simple de lo que se imagina y la respuesta está en la punta de la lengua: firma electrónica.

¿Vamos a entender ahora cómo funciona este proceso de recopilación de firmas electrónicas?

El uso de la firma electrónica en las empresas

En primer lugar, debes saber que las firmas electrónicas son muy fáciles, rápidas, legalmente válido, sin trámites burocráticos y el medio ambiente te lo agradece.

Con el avance de la tecnología, hoy en día, para muchos de los documentos que dependen de una firma, como un poder notarial, los contratos de concesión de crédito y la contratación de servicios, ya no es necesario ir a una tienda/banco o a una notaría y firmarlos manualmente para certificar su validez.

Esto se debe a que, con la edición y publicación de la Medida Provisional núm. 2.200-2, desde 2001, se garantiza la validez legal de los documentos firmados electrónicamente, siempre que se cumplan los requisitos de la ley; la validez antes mencionada se reforzó recientemente mediante la Ley núm. 14.620/2023, que modificó el Código de Procedimiento Civil (CPC).

Por estas y otras razones, hace 13 años apareció Clicksign, la primera plataforma de firma electrónica de Brasil y la única empresa brasileña del mercado de suscripciones con certificación ISO 27001 (estándar reconocido a nivel mundial para la gestión de Seguridad de la información).

Mediante el uso directo de la plataforma de firma electrónica de Clicksign o un integración mediante API, es posible enviar, automáticamente y de una sola vez, el código de conducta a toda la empresa.

Por lo tanto, para garantizar una mayor solidez del documento y reunir pruebas de la ciencia y el acuerdo de todos aquellos con quienes tiene una relación, la empresa puede obtener la firma de su código.

Recuerde que, con la firma del código de conducta, ya sea en forma de declaración dentro del propio código o en un término separado, la parte con la que la empresa mantenga algún tipo de relación no puede alegar desconocimiento de las reglas de conducta descritas en el mismo. Esto es sumamente valioso.

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