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Automatización de contratos: qué es, para qué sirve y cómo usarla
La automatización de contratos es mucho más que una simplificación de los pasos por los que pasan los contratos hasta que se firman. Es una forma totalmente tecnológica de optimizar la creación y la gestión de estos documentos, automatizando el ciclo de vida de los contratos y transformando la forma en que las empresas gestionan sus acuerdos comerciales.
En este artículo, comprenda qué es la automatización de contratos, para qué sirve y cómo utilizarla para aumentar la eficiencia de sus procesos de creación y firma de documentos, y también para acelerar el cierre de ventas y acuerdos.
¿Qué es la automatización de contratos?
La automatización de contratos se refiere al uso de la tecnología para automatizar y agilizar el proceso de creación, administración, finalización y almacenamiento de contratos. Esto implica el uso de software u otras herramientas que sustituyen las tareas manuales y repetitivas por procesos automatizados, lo que garantiza una mayor eficiencia, precisión y cumplimiento.
¿Cómo funciona la automatización de contratos y para qué sirve?
La automatización de contratos funciona a través de varios pasos integrados, gestionados por plataformas especializadas en la gestión de contratos. En este sentido, puede encontrar automatizaciones centradas en la creación automatizada de contratos mediante formularios con campos variables, soluciones que incorporan firmas electrónicas e incluso sistemas con almacenamiento centralizado de documentos.
Con una solución sólida de automatización de contratos, es posible automatizar todo el ciclo de vida del contrato, incluida la redacción y la revisión, el envío a los firmantes y testigos, así como el almacenamiento y el control. Todo ello, facilitando la validación y ejecución de los contratos de forma segura y legalmente válida.
Por ejemplo, la herramienta de automatización puede ayudar en la creación de documentos para la firma a través de flujos con formularios u hojas de cálculo que recopilan los datos de la persona que firmará el contrato, generando plantillas de documentos para su firma de manera automatizada.
Beneficios de la automatización de contratos para su empresa
Dejar atrás la gestión manual de contratos aporta una serie de ventajas a las empresas que adoptan la automatización. En muchos casos, estas ventajas se reflejan una sobre la otra. Vamos a conocerlas:
Mayor productividad y reducción de costos con la estandarización de procesos
La automatización de contratos establece estándares en los procesos, lo que garantiza una forma de operar consistente y confiable. Una vez que un método o flujo ha demostrado ser eficaz, se puede repetir con éxito. Cabe señalar que, incluso con flujos estandarizados, los contratos se pueden personalizar para cada cliente.
Con los procesos automatizados y estandarizados, hay un aumento significativo en la eficiencia y la agilidad y en la reducción de los costos operativos, lo que permite a los gerentes mantener equipos más ágiles y centrados en las actividades estratégicas.
Después de todo, la automatización de contratos le permite realizar un seguimiento de los flujos de trabajo más variados y tener mayor facilidad y control a la hora de llevar a cabo las fases de creación, revisión y aprobación/firma, lo que se traduce en una mayor productividad y un mejor uso de los recursos.
Mayor seguridad en la gestión de la información y la protección de datos
Una de las principales ventajas de la automatización de contratos es la centralización de la información. Todas las versiones de los contratos, desde la creación hasta la ejecución y la renovación, se almacenan en un repositorio centralizado en la nube. Esto hace que sea mucho más seguro (y fácil) encontrar la información que desea.
Además, las plataformas automatizadas utilizan el cifrado y otras medidas de seguridad para proteger la información confidencial contra el acceso no autorizado y las violaciones de datos. En otras palabras, la automatización ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones internas y externas, como la Ley General de Protección de Datos (LGPD), al monitorear y controlar el acceso y el uso de la información contractual.
Acelere el cierre de ventas y acuerdos
Este es el principal beneficio para las empresas que buscan reducir el tiempo necesario para concluir acuerdos contractuales. Con la automatización, es posible aportar más agilidad y eficiencia a cada etapa del proceso, reduciendo considerablemente la necesidad de mano de obra.
La creación de contratos, por ejemplo, se realiza de forma rápida y eficiente utilizando plantillas predefinidas y/o formularios con campos variables. En la fase de revisión, los contratos se pueden enviar automáticamente a las partes pertinentes, siguiendo una secuencia predefinida de aprobaciones.
La inclusión de soluciones de firma electrónica también acelera significativamente la finalización de los contratos, como veremos a continuación.
¿Cómo pueden las firmas electrónicas optimizar la automatización de los contratos?
La firma electrónica se puede integrar perfectamente con el proceso de automatización de contratos, lo que permite que el envío de documentos para su firma se realice automáticamente una vez finalizadas otras etapas del proceso.
De esta forma, es posible ganar mayor agilidad a la hora de cerrar acuerdos y contratos y también disponer de una solución segura que dé validez legal a los documentos firmados.
En Clicksign, puedes usar la solución de automatización para crear flujos automatizados para generar y enviar contratos para su firma a partir de formularios u hojas de cálculo. También es posible recopilar y aceptar suscripciones a través de WhatsApp, lo que permite cerrar negocios de forma mucho más fácil y rápida.
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