5 dicas para arquivar documentos empresarias de forma segura
A busca por organização e segurança tem estado no foco de grandes empresas de sucesso. Não à toa, uma área que tem desapontado no mundo dos negócios é a gestão de documentos, mais conhecida como o conjunto de processos realizados em prol da eficiência, controle e otimização do arquivamento de documentos a fim de reduzir o gasto de tempo.
O interessante da gestão dos processos de documentação é que ela se mostra como a garantia de que informações relevantes para uma empresa ou organização estarão seguras, o que pode levar à redução dos prejuízos e perdas financeiras.
Isso mesmo: redução de perdas financeiras! Pense, quanto tempo você gasta atualmente buscando nos papéis em que armazena em lugares inapropriados por informações relevantes? Agora, pense quanto desses documentos guardados possuem informações irrelevantes para a empresa e seus colaboradores?
Talvez a sua resposta para ambas as questões deve ter sido um claro e sonoro: MUITO. A verdade é que organizar devidamente os documentos não é uma atividade levada muito a sério por muitas pessoas, o que resulta em papéis e mais papéis amontoados sem uma razão de ser.
Por isso, no post de hoje decidimos trazer dicas eficientes e precisas para que você possa aprender como arquivar os documentos de sua empresa de forma mais funcional e segura, afastando de uma vez por todas o inconveniente de não encontrar aquele arquivo que tanto procura. Vamos a elas?!
1. Digitalize os documentos físicos
Ousamos dizer que a forma mais assertiva de arquivar os documentos empresariais é digitalizando os documentos. Essa é uma atitude estratégica que visa manter a integridade dos documentos que estarão protegidos dos intempéries, o que não seria possível se a documentação se apresentasse em papel físico.
Mas sabemos que um dos fatores que pode te levar a não fazer a digitalização de seus papéis é o receio de que os mesmos não apresentem mais validade jurídica. Estamos aqui para te garantir que não precisa ter medo, uma vez que os mesmos podem possuir o mesmo valor legal e o melhor, a integridade dos documentos pode ser assegurada mediante assinatura eletrônica.
Considerando que o documento possui legitimidade quando digitalizado, um outro fator que compete à digitalização dos documentos é a consideração da otimização de tempo. Pense quanto tempo você não economizaria ao transformar os seus arquivos em mídias digitais ao invés de buscar em pastas e mais pastas por informações importantes.
A gestão estratégica de documentos nos mostra que o nosso tempo é valioso e ao invés de ser gasto com buscas vãs, pode ser empregado em outras tarefas de gestão capazes de trazer maior rentabilidade e lucratividade a sua empresa. E não precisamos nem dizer que documentos digitalizados é sinônimo de segurança, né?
Considerando a facilidade em perder um papel importante na correria do dia a dia, transformá-lo em digital é uma garantia de que, uma vez salvo em um banco de dados, o seu documento está devidamente protegido contra roubos de dados e extravio.
2. Em casos de impossibilidade de digitalização, utilize a microfilmagem
Não tem a possibilidade de digitalizar os seus documentos, mas quer garantir a boa organização e integridade dos mesmos? A microfilmagem pode ser a sua melhor amiga. O processo de captação fotográfica é ótimo para o gerenciamento e arquivamento de documentos empresariais, ainda mais em empresas que não possuem tanto espaço físico para guardar documentos de maneira ostensiva.
Assim, ao reduzir as dimensões dos arquivos, a microfilmagem te possibilita o ganho de espaço e, sobretudo, da durabilidade e integridade dos arquivos, sendo uma forma contundente de arquivamento.
3. Automatize os processos
Não precisamos nem dizer que tempo é dinheiro, não é mesmo? Então, de nada adianta a digitalização dos documentos antigos, se a empresa continuará gerando formulários, contratos e relatórios em papel. Em outras palavras, automatize os processos de criação de documentos de uma vez por todas.
Para tanto, considerar a contratação de uma solução digital de automação de documentos é uma das melhores ações que você pode fazer para a organização de sua empresa. Considere que, ao fazê-lo, você garante a economia de tempo, a melhor focalização dos esforços de seus colaboradores, a coleta e gestão inteligente de dados e, claro, a segurança de todas as informações coletadas.
4. Atente-se à temporalidade do documento antes do descarte
A grande dificuldade das pessoas ao que tange a como arquivar documentos diz respeito ao tempo de guarda do mesmo. Isso porque alguns documentos, sobretudo, contratos e escrituras se mostram como essenciais, ao passo que se desfazer dos arquivos antes do prazo específico pode trazer danos irreversíveis a empresa.
Felizmente, temos algumas diretrizes que podem nos nortear sobre os períodos de arquivamento obrigatório. Confira algumas delas:
- 5 anos para cartas demissionais;
- 5 anos para acordos de compensação de horas;
- 10 anos para documentos de RH, a saber: comprovante de férias, TRCT, folha de pagamento e recibo de 13º;
- Validade permanente para escrituras de imóveis.
5. Organize os documentos por tema e tempo cronológico
Essa dica é essencial para melhor consciência do que é essencial à empresa no espaço de tempo vigente. Embora se tenham prazos para armazenar um documento, é essencial que todos os colaboradores tenham consciência que a forma mais efetiva de armazenamento, independentemente se arquivos físicos ou digitais, se dá pela ordenação dos documentos por tema e sequencialmente por sua data de emissão.
Assim, fica mais fácil visualizar a documentação e recolher as informações necessárias ao invés de ter que buscá-las em meio a papéis indiferentes à situação em questão. Podemos te garantir que a organização em ordem crescente dos arquivos é capaz de garantir melhor gestão operacional e documental.
Prontinho! Agora você tem dicas mais que suficientes para imprimir um arquivamento de documentos empresariais com segurança.
A Clicksign é a solução ideal para acelerar o crescimento do seu negócio! Se você deseja saber mais sobre como a Assinatura de Documentos Online pode revolucionar os seus processos, faça um teste gratuito e veja como é possível fazer uma assinatura, com validade jurídica, em menos de 1 minuto. Experimente, não requer cartão de crédito!
