Documentos e autorizações escolares: evidências históricas da sua instituição

Documentos e autorizações escolares geralmente são sinônimo de papelada, desorganização, atrasos e fila. A secretaria congestionada, procedimentos manuais e longas horas perdidas - dispensadas ao gerenciamento desses documentos. Mas não precisa ser assim. 

Para nós, documento é sinônimo de integridade, segurança e consistência. Documentos escolares vão além: representam o acordo formal entre instituição e estado, pais e mestres, processo pedagógico e formação identitária. São evidências que irão marcar o princípio da vida acadêmica de cada aluno, e acompanhá-los para fora da instituição de ensino.

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Mas afinal, como gerenciar esse papel da melhor forma possível? Ou ainda: como documentar na modernidade digital? Essa é a nossa missão. 

Conheça, nesse post, a usabilidade poderosa da Assinatura Digital, a cultura sustentável paperless, e os principais documentos escolares que entram nesse parâmetro revolucionário. 

Documentos escolares externos e suas características

Aqui, vamos definir “documentos externos” como documentos que transcendem o planejamento administrativo da escola: aqueles que os pais e responsáveis assinam como parte. 

Existem dois tipos desses documentos. O primeiro tipo são documentos eventuais; já o segundo, chamamos de permanentes, ou seja, alguns têm menos tempo de validade e vida útil - já outros, compõem parte da papelada mais importante e indispensável da sua secretaria. São esses que gastamos mais tempo do ano letivo, envolvidos em gerenciamento manual. Vamos discutir sobre alguns? 

Um novo formato, objetivo e inteligente para os documentos escolares

Você já pensou que todos eles podem ser assinados em um click? É realmente isso que oferecemos!

• Ficha de Matrícula 

Esse documento oficializa a inscrição do aluno na escola. Contém dados do aluno e dos pais, endereço, telefone e nomes completos. Em um software de gestão escolar, você automatiza esse processo e permite que a matrícula seja feita de casa, no trabalho, nas férias, de qualquer lugar do mundo - a qualquer momento. Quais as maiores possibilidades de escolha que sua instituição procura? 

• Ficha Individual do aluno

Obrigatório e anual, a ficha individual do aluno traz os seguintes dados: nome do aluno, nível, série ou ciclo, turno e turma. Contém notas, observações pedagógicas e frequência mensal/anual do estudante. Algumas instituições também requerem assinaturas dos responsáveis nesse documento. 

Além disso, também inclui observações importantes e dados pessoais do aluno, como indicações de doenças que exijam atenção e cuidados especiais. 

Esse é mais um processo que pode e deve se tornar digital, uma vez que diz respeito à vida escolar dos alunos. Não será mais necessário preencher a ficha manualmente e assinar fisicamente. Se em uma emergência, a localização do documento está à um clique. 

Também vale salientar que a segurança digital, hoje, supera qualquer problema que a secretaria tenha em manter a consistência e integridade dos dados fornecidos à essa ficha. 

• Resultado final: 

 Os boletins, posteriormente transcrito também para a Ata de Resultados finais, podem ser assinados digitalmente.

• Histórico Escolar: 

Documento individual de cada estudante. Indica séries, ciclos, etapas cursadas, rendimento e frequência. 

Também é nesse documento que a instituição de ensino declara o currículo exercido pelo aluno, BNCC  (Base Nacional Curricular Comum e Parte Diversificada), carga horária anual cumprida, bem como avaliação, notas e considerações finais do resultado obtido pelo aluno. 

• Declaração: 

Documento provisório emitido para confirmar a inscrição do aluno na respectiva instituição e indicar período de matrícula. É apresentado na ausência do histórico escolar.

• Atestado: 

Documento que indica a saúde e aptidão física do aluno a exercer educação física. Sem ele, a escola não é autorizada a desempenhar atividades práticas da disciplina e é, obrigatoriamente, emitido anualmente. 

• Certificado ou Diploma: 

Comprova a conclusão integral do curso, nível, série ou modalidade de ensino. 

Você pode fazer diferente: assine digitalmente documentos escolares!

Note que, muitas vezes, um só aluno coleciona diversos documentos com os próprios dados (já é bastante). Agora multiplique esse número pela quantidade de alunos que têm na sua instituição! Depois, pelo tempo médio de confecção e preenchimento manual de cada documento. Veja quanto tempo é perdido só nessa gestão manual. Imagine esse número mensal, ou até mesmo anual! 

Se tempo é dinheiro, já dá para ter uma ideia de que documentos físicos não são a solução mais inteligente. 

A Assinatura Eletrônica ou  Assinatura Digital é para quem não tem tempo a perder

A Assinatura Digital Clicksign eleva a sua instituição a outro nível. É com ela que a recorrência de matrículas dobra e é com ela que a sua instituição ganha espaço para pensar em novos modelos no cenário mercadológico. Seja captação e retenção de alunos, estratégia de marketing, planos pedagógicos ou planejamentos a longo e médio prazo: não importa. Você terá tempo de sobra. 

A Lei 14.063/2020 configura a validade jurídica das Assinaturas Digitais, desde as áreas sociais mais básicas, até os pilares mais importantes - como Governo, escolas, hospitais e clínicas. É essa ferramenta disruptiva que está mudando a forma com que o indivíduo lida com os próprios limites, o próprio tempo e o próprio dinheiro.

Agora a distância já não limita os negócios. Instituições de ensino fecham contratos e recebem matrículas muito mais facilmente, minimizando o risco de desistências ou retrabalho manual por erros ocasionais. 

Integração da Assinatura Digital à Softwares de Gestão Escolar 

A Assinatura Digital Clicksign se integra ao seu Software de Gestão via API (Application Programming Interface). Ela permite que pais e alunos assinem seus documentos e até mesmo façam matrículas, sem a necessidade de sair do site da sua instituição de ensino - e menos ainda de se locomover fisicamente até a sua secretaria. Você oferece maior segurança e conveniência para o percentual esmagador que prefere (simples) assim. 

Autenticações avançadas que comprovam a integridade da assinatura digital 

Selfie Dinâmica, Certificado Digital, Pix, Token, Documento oficial ou Assinatura Manuscrita? Você escolhe como comprovar sua identidade. Protegida por uma tecnologia de ponta, a Assinatura Digital traz a vantagem da liderança mercadológica, em uma dualidade de autonomia e sucesso. 

Deixe que a tecnologia faça o resto por você!

Para além de documentos externos - como históricos de alunos e contratos de fornecedores -, existem os projetos pedagógicos, que compõem a gama de documentos internos. A Lei LDB 9394/96 introduziu pela primeira vez o que hoje conhecemos como Proposta Pedagógica, e prevê todo o projeto de abordagem e orientação pedagógica para com seus alunos. 

É a partir desse projeto documentado, que a escola ganha finalidade, estrutura ideológica e gestacional. Esse é um dos documentos mais importantes que uma escola carrega, pois é como se fosse sua identidade. 

Além da Proposta Pedagógica, entram documentos como o Calendário Escolar, Regimento Escolar e o Plano de Ação. Esses 4 projetos envolvem, em sua maioria, todos os representantes da escola, além dos docentes. Os 4 resguardam partes indispensáveis da gestão escolar anual e, ainda assim, recebem um tratamento ultrapassado e disfuncional. 

 O armazenamento desses documentos necessita ser assertivo e inteligente. Mantê-los fisicamente armazenados, torna essas evidências constantemente suscetíveis a desastres naturais (como enchentes), incêndios, traças e, até mesmo, furtos. O quanto esse prejuízo impactaria na rotina, não só da secretaria e dos docentes, mas também dos alunos?

E a quantidade excessiva de papel? 

A digitalização de documentos e processos, hoje, é a principal solução para uma gestão congestionada e propensa a erros ou retrabalho excessivo. 

 Além disso, esse tipo de armazenamento condiz com uma cultura muito mais sustentável, levando em consideração que uma escola gasta, aproximadamente, 500 folhas de papel por aluno. Supondo que a sua escola tenha 500 estudantes, você gastará 250 mil folhas por ano. As soluções mais modernas estão tomando espaço e relembrando a sociedade de que é possível viver consciente. 

Então, onde guardar os documentos escolares digitais?

Na nuvem. O armazenamento em nuvem já é conhecido por sua simplicidade e agilidade na localização de arquivos importantes. É moderno e extremamente seguro, uma vez que também é revestido por uma tecnologia criptografada de ponta a ponta - e exige autenticação de usuário. A digitalização de documentos já é a principal necessidade de toda a instituição e empresa, de grande a médio à pequeno porte, dentro e fora do Brasil. 

A organização nunca esteve tão leve com documentos digitais!

Se tem algo que não pode faltar em uma escola, é organização e planejamento. A Clicksign acredita que a educação é a base societária, e nos comprometemos seriamente com a otimização dos processos estudantis. Estamos na era da informação e existem diversas formas de estudar com a tecnologia. 
Descubra conosco a nova forma de empreender na educação.