Documentos y permisos escolares: evidencia histórica de su institución
Los documentos y permisos escolares suelen ser sinónimo de papeleo, desorganización, retrasos y colas. La oficina obstruida, los procedimientos manuales y las largas horas desperdiciadas: se prescindía de gestionar esos documentos. Pero no tiene por qué ser así.
Para nosotros, documento es sinónimo de integridad, seguridad y coherencia. Los documentos escolares van más allá: representan el acuerdo formal entre la institución y el estado, los padres y los maestros, el proceso pedagógico y la formación de la identidad. Se trata de evidencias que marcarán el inicio de la vida académica de cada estudiante y lo acompañarán fuera de la institución educativa.
Pero después de todo, ¿cómo administrar este rol ¿de la mejor manera posible? O: ¿cómo documentar en la modernidad digital? Esa es nuestra misión.
Descubre, en este post, la poderosa usabilidad de la firma digital, la cultura sostenible sin papel y los principales documentos escolares que entran en este revolucionario parámetro.
Documentos escolares externos y sus características
Aquí, definiremos los «documentos externos» como los documentos que trascienden la planificación administrativa de la escuela: aquellos que los padres y tutores firman como parte de ella.
Hay dos tipos de estos documentos. El primer tipo son los documentos temporales; el segundo, los llamamos permanentes, lo que significa que algunos tienen un período de validez y una vida útil más cortos, mientras que otros forman parte de la documentación más importante e indispensable de su oficina. Son aquellos a los que dedicamos más tiempo durante el año escolar, dedicados a la gestión manual. ¿Vamos a hablar de algunos?
Un formato nuevo, objetivo e inteligente para los documentos escolares
¿Alguna vez has pensado que se pueden firmar todos con un solo clic? ¡Eso es realmente lo que ofrecemos!
- Formulario de inscripción
Este documento formaliza la inscripción del estudiante en la escuela. Contiene los datos de los estudiantes y los padres, la dirección, el número de teléfono y los nombres completos. En un software de administración escolar, tú automatiza este proceso permite que la inscripción se realice desde casa, en el trabajo, de vacaciones, desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento. ¿Cuáles son las mayores posibilidades de elección que busca su institución?
- Formulario individual para estudiantes
Obligatorio y anual, el formulario individual del estudiante contiene los siguientes datos: nombre del estudiante, nivel, grado o ciclo, turno y clase. Contiene notas, notas pedagógicas y la asistencia mensual o anual de los estudiantes. Algunas instituciones también requieren firmas de los responsables de ese documento.
Además, también incluye observaciones importantes y datos personales del estudiante, como indicaciones de enfermedades que requieren atención y cuidados especiales.
Este es otro proceso que puede y debe convertirse en digital, ya que afecta a la vida escolar de los estudiantes. Ya no será necesario rellenar el formulario manualmente y firmarlo físicamente. En caso de emergencia, la ubicación del documento está a un clic de distancia.
También vale la pena señalar que la seguridad digital, hoy en día, supera cualquier problema que tenga la secretaría para mantener la coherencia e integridad de los datos proporcionados en este formulario.
- Resultado final:
Los boletines, que más tarde también se transcriben en las actas de los resultados finales, se pueden firmar digitalmente.
- Escuela HistóricaO:
Documento individual para cada alumno. Indica las series, los ciclos, los pasos dados, el rendimiento y la frecuencia.
También es en este documento que la institución educativa declara la Currículo ejercido por el estudiante, BNCC (Base Curricular Nacional Común y Parte Diversificada), la carga de trabajo anual completada, así como la evaluación, las calificaciones y las consideraciones finales del resultado obtenido por el estudiante.
- Declaración:
Documento provisional emitido para confirmar la inscripción del estudiante en la institución respectiva e indicar el período de inscripción. Se presenta en ausencia de un expediente académico.
- Atestación:
Documento que indica la salud y la aptitud física del estudiante para ejercer la educación física. Sin él, la escuela no está autorizada a realizar actividades prácticas en la disciplina y se expide obligatoriamente con carácter anual.
- Certificado o diploma:
Demostrar la finalización completa del curso, nivel, serie o modalidad de enseñanza.
Puedes hacerlo de otra manera: ¡firma digitalmente los documentos escolares!
Tenga en cuenta que, a menudo, un solo estudiante recopila varios documentos con sus propios datos (eso es suficiente). ¡Ahora multiplique ese número por el número de estudiantes que tiene en su institución! Luego, el tiempo promedio necesario para preparar y completar cada documento manualmente. Compruebe cuánto tiempo se pierde solo en esta administración manual. ¡Imagínese ese número mensual, o incluso anual!
Si el tiempo es dinero, ya te puedes hacer una idea de que documentos físicos no son la solución más inteligente.
La firma electrónica o firma digital es para quienes no tienen tiempo que perder
La firma digital de Clicksign eleva a su institución a otro nivel. Con ella se duplica la frecuencia de las inscripciones y con ella su institución gana espacio para pensar en nuevos modelos en el panorama del mercado. Ya sea para atraer y retener estudiantes, estrategia de marketing, planes pedagógicos o planes a largo y medio plazo: no importa. Tendrás tiempo de sobra.
La Ley 14.063/2020 configura la validez legal de firmas digitales, desde las áreas sociales más básicas hasta los pilares más importantes, como el gobierno, las escuelas, los hospitales y las clínicas. Es esta herramienta disruptiva la que está cambiando la forma en que las personas manejan sus límites, su tiempo y su propio dinero.
Ahora la distancia ya no limita los negocios. Las instituciones educativas firman contratos y reciben las inscripciones con mucha más facilidad, lo que minimiza el riesgo de abandono escolar o de tener que volver a trabajar manualmente debido a errores ocasionales.
Integración de la firma digital con el software de gestión escolar
La firma digital de Clicksign se integra con su software de administración a través de una API (interfaz de programación de aplicaciones). Permite a los padres y estudiantes firmar sus documentos e incluso registrarse, sin tener que salir del sitio web de su institución educativa, y menos aún tener que viajar físicamente a su oficina. ¿Ofreces más seguridad y conveniencia por el abrumador porcentaje que prefiere (simple) así.
Autenticaciones avanzadas que prueban la integridad de la firma digital
Selfie dinámico, Certificado digital, Pix, ¿Símbolo, documento oficial o firma manuscrita? Tú eliges cómo demostrar tu identidad. Protegida por tecnología de vanguardia, la firma digital tiene la ventaja de liderazgo marketing, en una dualidad de autonomía y éxito.
¡Deja que la tecnología haga el resto por ti!
Además de los documentos externos, como los registros de los estudiantes y los contratos con los proveedores, existen proyectos pedagógicos que constituyen la gama de documentos internos. A Ley LDB 9394/96 presentó por primera vez lo que ahora conocemos como la Propuesta Pedagógica, y prevé todo el enfoque pedagógico y el proyecto de orientación para sus estudiantes.
Es a partir de este proyecto documentado que la escuela adquiere un propósito, una estructura ideológica y gestacional. Este es uno de los documentos más importantes que lleva consigo una escuela, ya que es como si fuera el suyo propio. identidad.
Además de la propuesta pedagógica, se incluyen documentos como el calendario escolar, el reglamento escolar y el plan de acción. Estos 4 proyectos involucran, en su mayor parte, a todos los representantes de la escuela, además de los profesores. Los cuatro protegen partes indispensables de la gestión escolar anual y, sin embargo, reciben un tratamiento anticuado y disfuncional.
O almacenamiento de estos documentos debe ser asertivo e inteligente. Mantenerlas almacenadas físicamente hace que estas pruebas estén constantemente expuestas a desastres naturales (como inundaciones), incendios, polillas e incluso robos. ¿Hasta qué punto afectaría esta pérdida a la rutina, no solo de la oficina y los profesores, sino también de los estudiantes?
¿Qué pasa con la cantidad excesiva de papel?
UN digitalización de documentos y los procesos, hoy en día, son la principal solución para una administración congestionada y propensa a errores o a una excesiva repetición del trabajo.
Además, este tipo de almacenamiento es coherente con una cultura mucho más sostenible, teniendo en cuenta que una escuela gasta aproximadamente 500 hojas de papel por alumno. Suponiendo que su escuela tenga 500 estudiantes, gastará 250 mil hojas por año. Las soluciones más modernas se están afianzando y recordando a la sociedad que es posible vivir con atención plena.
Entonces, ¿dónde almacenar los documentos escolares digitales?
En la nube. El almacenamiento en la nube ya es conocido por su sencillez y agilidad a la hora de localizar archivos importantes. Es moderno y extremadamente seguro, ya que también está integrado en una tecnología de cifrado de extremo a extremo y requiere la autenticación del usuario. A digitalizando de documentos ya es la principal necesidad de cualquier institución y empresa, ya sea grande, mediana o pequeña, dentro y fuera de Brasil.
¡La organización nunca ha sido tan fácil con los documentos digitales!
Si hay algo que no puede faltar en un colegio es la organización y la planificación. En Clicksign creemos que la educación es la base corporativa, y estamos seriamente comprometidos con la optimización de los procesos de los estudiantes. Estamos en la era de la información y hay varias maneras de estudiar con la tecnología.
Descúbrelo con nosotros la nueva forma de emprender en la educación.
