Cómo hacer una firma digital en Word [PASO A PASO]

Si necesitas firmar documentos con frecuencia y quieres hacerlo sin necesidad de imprimir o escanear información, saber cómo firmar digitalmente en Word puede ser una habilidad muy útil.

Microsoft Word es uno de los programas más populares del mundo en lo que respecta a la edición de texto. Lanzado por primera vez en 1983 con un nombre diferente, Word celebró tres décadas desde su creación en 2023. De hecho, estimaciones muestran que funciona en más de mil millones de dispositivos en todo el mundo.

Utilizado en diversos contextos, desde documentos escolares hasta informes corporativos, es un programa que se ha vuelto indispensable para muchos usuarios y su función de firma documento digital es una de las características más interesantes del programa.

Fuente: Soporte de Microsoft

Uso de la firma digital

La firma de documentos es una tarea común en muchas rutinas, ya sean corporativas o académicas. Sin embargo, esta actividad puede llevar mucho tiempo y ser costosa, especialmente cuando es necesario imprimir, firmar, escanear y enviar el documento.

En el caso de Microsoft Word, una de las principales ventajas de las firmas digitales en Word es la agilidad y comodidad de la firma de documentos. Con esta función, es posible firmar un documento en pocos minutos, sin tener que pasar por toda la burocracia del procedimiento analógico.

Además, con digitalización de documentos es posible ahorrar tiempo y dinero, siendo una alternativa sostenible a la gestión de firmas manuscritas, ya que elimina la necesidad de imprimir y transportar documentos.

Por esta razón, es importante que las empresas conozcan esta tendencia y comiencen a adoptar esta tecnología en sus procesos, a fin de ser más eficientes y competitivas.

En este sentido, firma electrónica es una tecnología que está cada vez más presente en el día a día de las personas y las empresas. Sin embargo, es necesario estar al tanto para comprender qué tipos de firmas electrónicas o digitales brindan más seguridad y validez legal.

Paso a paso para hacer una firma digital en Word

Crear una firma en Word puede parecer un proceso complicado, pero en realidad es muy sencillo. Sin embargo, antes de empezar, es importante recordar que es necesario tener un certificado digital actual (no caducado). Además, es importante comprobar que dispone de los derechos de edición del documento en el que desea insertar la firma.

Según el soporte de Microsoft, «los certificados digitales los emite una autoridad de certificación (CA), que es una entidad externa de confianza que emite certificados digitales para que los utilicen otras partes. Hay muchas entidades certificadoras comerciales externas en las que puedes comprar un certificado digital u obtener un certificado digital gratuito».

En este caso, para garantizar la autenticidad de una firma realizada en Word, se requiere un certificado digital. Este certificado contiene una clave pública que se usa para validar la clave privada asociada a la firma digital, que se usa ampliamente en contratos, acuerdos y otros documentos que requieren validez legal.

Dicho esto, veamos lo sencillo que es el paso a paso para ingresar tu suscripción y aprovechar todos los beneficios de este programa.

Paso 1) Inicie Microsoft Word y abra el documento donde desea insertar la firma.

Paso 2) Haga clic en «Insertar» en la barra de herramientas superior.

Paso 3) Selecciona «Agregar una línea de firma» en el menú desplegable.

Paso 4) Configure la suscripción y haga clic en «Aceptar».

Paso 5) Verá una línea de firma que se agrega al documento. Haga clic con el botón derecho sobre él y elija la opción «Suscribirse».

Paso 6) Finalmente, seleccione el certificado digital que se utilizará (si hay más de uno) y haga clic en «Firmar».

Y listo, tu firma está incrustada en el documento.

Si no tiene ni quiere comprar un certificado digital de una autoridad de certificación (CA) externa, Word le permite crear su propio certificado digital. Sin embargo, en este caso, otras personas no podrán verificar la autenticidad de tu firma sin elegir manualmente confiar en tu certificado autofirmado (lo que puede ser un problema en un posible litigio).

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Sin duda, es posible que un documento firmado electrónicamente sea incluso más seguro que uno firmado físicamente, siempre que se utilice una plataforma fiable y que cumpla con los requisitos legales.

Con eso en mente, si quieres ir más allá de Office y tener una plataforma de firma electrónica con varios tipos de autenticación disponibles (biometría facial, Símbolo, FOTO, certificado digital, correo electrónico y otros) y capas adicionales de seguridad para formalizar las transacciones, prueba Clicksign.

Por lo tanto, más que saber cómo hacer una firma digital en Word, será posible operar como las principales empresas del mercado, de una manera aplicable y legalmente válida. Pruebe nuestra plataforma ahora durante 14 días gratis y envíe hasta 30 documentos para su firma hoy y no pierdas el tiempo.

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