Cómo See-Saw pudo acelerar el proceso de inscripción

Trabajar con niños está muy bien. Verlos gritar, correr, jugar es un verdadero proceso de rejuvenecimiento. Verlos crecer y desarrollarse es aún más gratificante. Da mucho orgullo. Sin embargo, a pesar de las buenas impresiones, no es un trabajo fácil. Requiere el máximo amor y disciplina. Además de toda preocupación por educar a la nueva generación, hay otro factor que hay que tener en cuenta: el escaso tiempo del que disponen la mayoría de los padres para hacer frente a las tareas burocráticas, aunque necesarias, de la educación.

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Entonces, ¿qué solución ha encontrado la escuela bilingüe See-Saw para acelerar el proceso de inscripción, que requiere leer, llenar y firmar un contrato, con un tiempo reducido para los padres de los estudiantes?

Eso es lo que vamos a saber en este Business Case. ¡Compruébalo!

¿Quién es See-Saw?

See-Saw es una de las escuelas bilingües pioneras en São Paulo. Está ubicado en el Real Parque y en 2019 cumplió 25 años de historia.

¡Y qué historia!

Fundada en 1994 por Maria Cecília Materon Botelho y Renato Fernando Botelho, la escuela cree en la formación de ciudadanos responsables y activos capaces de enfrentar y superar los desafíos, al tiempo que desarrolla habilidades y se expresa en portugués e inglés.

La escuela creció y, hoy en día, con el número de alumnos de Educación Infantil, Primaria 1 y 2, y los de Secundaria, hay unos 500 alumnos.

La institución está comprometida con la hospitalidad y tiene un proyecto pedagógico innovador, en el que los maestros actúan como importantes mediadores del aprendizaje, lo que permite a los estudiantes desempeñar un papel de liderazgo en su desarrollo y en la transformación positiva del mundo.

En la escuela, los niños y jóvenes también tienen acceso a una dieta equilibrada, diversas actividades extracurriculares y una infraestructura completa con los mejores recursos de aprendizaje.

El desafío: Agilizar el proceso de inscripción

Resulta que todos los años, al mismo tiempo, durante el período en que había que renovar la inscripción, aparecía un problema, y no era con los niños, sino con los padres y tutores.

La escuela tuvo muchas demoras y dificultades para recibir los contratos de servicios educativos que los padres tenían que firmar. Y en una institución con un calendario escolar organizado con antelación, se puede imaginar la magnitud del problema de tener que esperar a que lleguen unos 500 contratos. Ya que sin el consentimiento de los responsables, trabajar en una escuela se ve muy obstaculizado.

Pero, ¿por qué el retraso en la firma de las matrículas?

Hay varias razones para explicar el retraso en las suscripciones y la devolución de los contratos de registro. Quizás lo principal sea el escaso tiempo que muchos padres de alumnos tienen en su vida. Es difícil asistir a diario al establecimiento educativo. Además de esto, hay otro factor en el caso de See-Saw, que es la confianza que los responsables tienen en la escuela. Porque saben que sus hijos están protegidos allí y reciben una educación de calidad. Por lo tanto, no tienen que preocuparse por comprobar punto por punto cuál es su función y la función de la institución en la educación de los niños.

¿Cómo resolvió See-Saw este problema?

See-Saw es una escuela pionera, tanto en la educación bilingüe como en el método pedagógico. Por lo tanto, no es sorprendente que llevara su espíritu pionero a todos los departamentos, incluida la secretaría. Por lo tanto, la institución eligió Clicksign Automation como herramienta de ayuda para acelerar el proceso de inscripción, reinscripción y gestión de contratos.

La solución Automatización de Clicksign Mostró de dónde venía y redujo la burocracia de los procedimientos en la oficina de See-Saw. Esto mejoró la gestión del tiempo de todos los involucrados en el proceso de inscripción de los estudiantes: el departamento financiero, que necesitaba que se firmaran los contratos para realizar los cobros; el departamento educativo, que necesitaba saber qué estudiantes iban a ingresar o permanecer en la escuela, a fin de establecer su labor pedagógica; y los padres de los estudiantes, que ya no necesitan ir a la institución para firmar la inscripción, ya que ahora pueden recibir el formulario de contrato por correo electrónico, SMS o Whatsapp y firmarlo mediante esas mismas herramientas.

¿Cómo funciona el proceso de uso de la solución de automatización de Clicksign?

Es muy sencillo. La familia que quiere inscribir a su hijo en See-Saw recibe un enlace para completar el formulario de registro adjunto al contrato. Una vez firmado por la familia, el documento se envía a la junta directiva general para que lo firme. Posteriormente, la oficina de la escuela accede a Clicksign Automation e inscribe a los estudiantes en su sistema.

¿Y qué pensaron los padres de los alumnos de la noticia?

La implementación de la solución de automatización de Clicksign para completar la inscripción fue muy receptiva entre las familias. Fue un proceso muy rápido y sencillo. Sin duda, ayudó a mantener la imagen de una escuela innovadora que utiliza las tecnologías más avanzadas.

La experiencia del cliente, en este caso, fue la mejor posible. Ya que la escuela les facilitó la vida a los padres de los alumnos.

¿Solo el sistema See-Saw se puede integrar con el sistema Clicksign?

No. No solo See-Saw puede usar e integrarse con Clicksign Automation. Nuestra plataforma de creación, firma y gestión de contratos puede ayudar a muchos colegios o cualquier otra institución educativa. De hecho, debido a su propia estructura, es una herramienta que se adapta muy bien a estos establecimientos. Porque el formulario para crear el contrato lo puede completar la propia familia con la información necesaria para la inscripción. Además de la agilidad, todos ganan con la practicidad.

¿Es seguro incluir datos de niños en Clicksign Automation?

Sí. Si hay algo en lo que nuestra solución es muy estricta, es la seguridad de los datos. Hay todo un protocolo que se sigue al pie de la letra. La integridad de los datos y la información contenidos en los contratos se mantiene con algoritmos criptográficos y de tecnología avanzada.

La información de los estudiantes siempre estará segura y los contratos solo podrán verlos quienes tengan la contraseña.

Entonces, si crees que la solución de See-Saw también puede ser la tuya. No pierdas el tiempo. ¡Ponte en contacto con nosotros!

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