Descubre de una vez por todas qué es la firma electrónica
En un mundo impregnado de transformación digital, hemos sido testigos de un cambio significativo en la forma en que se llevan a cabo los negocios. La digitalización de los procesos empresariales y la adopción de tecnologías como la firma electrónica fueron esenciales para que las empresas expandieran sus negocios a nivel mundial, no solo para llegar a un público más amplio, sino también para mejorar su eficiencia operativa.
Ante una industria 5.0, la expansión geográfica no se detendrá aquí: según una investigación Tendencias tecnológicas mundiales 2022, El 72% de los líderes indicó que su organización planea expandirse en los próximos 12 meses, ya sea para una nueva ciudad (31%), un nuevo país (33%) o incluso una nueva región (38%).
En el escenario actual, han surgido nuevas formas de comunicación y transacciones, que traen consigo la necesidad de garantizar la autenticidad e integridad de los documentos generados por acuerdos, contratos y otros tipos de negocios electrónicos.
En este contexto, vale la pena señalar que este tipo de tecnología solo tiene que crecer: para 2030, Se espera que el mercado mundial de firmas electrónicas alcance los 48.200 millones de dólares, según Analistas de la industria global.En este artículo, para entender cómo aprovechar al máximo esta tecnología, vamos a analizar qué es la firma electrónica, cuáles son sus beneficios y aprender tres soluciones de Clicksign eso le ayudará a incorporarlo a su negocio.
¿Qué es la firma electrónica y cómo funciona?
La firma electrónica es una tecnología que produce todos los efectos ordinarios de una firma manuscrita o digitalizada, y puede contener un nivel de seguridad y confiabilidad aún mayor. Funciona como una especie de «sello electrónico», mediante el cual podemos validar un acuerdo mediante un documento e identificar si realmente fue firmado por la persona indicada.
En Brasil, el Haga clic en firmar Es la empresa pionera en el mercado de la firma electrónica, con más de 10 millones de documentos firmados y la única empresa brasileña del mercado de firma electrónica con Certificación ISO 27001 (estándar reconocido a nivel mundial para la gestión de la seguridad de la información).
En la práctica, la firma electrónica debe garantizar la verificación de tres factores: integridad (garantizado por Código hash, una tecnología de alta seguridad utilizada para cifrar el documento original firmado), enlace (la forma en que se establece el vínculo entre la persona que firma y el documento) y autenticidad (demostrado a partir de los diferentes métodos de autenticación).
¿Cuál es la diferencia entre las firmas electrónicas y digitales?
Legalmente, no hay diferencia entre las firmas electrónicas y digitales, ya que los dos términos son sinónimos de un método utilizado para validar documentos y registros electrónicamente.
¿La firma electrónica tiene validez legal?
Desde 2001, la validez legal de las firmas electrónicas está garantizada por la Medida Provisional 2.200-2, que regulaba el uso de medios electrónicos para formalizar un documento. Por lo tanto, las firmas electrónicas se reconocieron como una forma segura y confiable de firmar documentos, tanto en transacciones comerciales como en procesos legales.
En la práctica, las firmas electrónicas deben garantizar la verificación de tres factores: la integridad (garantizada por Código hash, una tecnología de alta seguridad que se utiliza para cifrar el documento original firmado), el enlace (la forma en que se produce el enlace entre la persona que firma y el documento) y la autenticidad (demostrada por los diferentes métodos de autenticación).
Más recientemente, en 2020, el uso de firmas electrónicas también se reguló para las entidades públicas mediante la Ley 14.063, conocida como Ley de Firma Digital, que clasifica esta firma en tres tipos. Veremos más sobre ellos a continuación.
¿Cuáles son los tipos de firmas electrónicas?
Tras la Ley de Firma Digital, las firmas electrónicas se dividieron en tres tipos: no sofisticado, utilizando recursos básicos, como el almacenamiento de datos e información; avanzado, que se autentica mediante fichas, selfies, fotos y otros; y calificado, que se autentica mediante certificado digital, e-CPF y e-CNPJ.
Una firma electrónica simple es aquella que, como su nombre lo indica, ofrece la forma más simple de autenticación, utilizando formas menos refinadas de identificación de la persona que firma el documento, como a través de un correo electrónico o incluso la dirección IP del dispositivo utilizado en el momento de la firma.
La firma electrónica avanzada, por otro lado, es aquella que utiliza otros medios para probar la autoría e integridad del documento firmado, ofreciendo un alto nivel de seguridad y garantizando la plena identificación del firmante.
Paralelamente, una firma electrónica calificada es aquella que utiliza un certificado digital ICP-Brasil como método de autenticación.
¿Cuáles son las ventajas de usar esta suscripción?
Con el rápido avance de la tecnología, la firma electrónica de documentos ofrece una serie de ventajas en comparación con los métodos tradicionales de firma en papel. Debido a esto, las firmas electrónicas se han vuelto cada vez más populares y se utilizan ampliamente en varios sectores. Vamos a ver:
A continuación, consulta cinco beneficios importantes de las firmas electrónicas que pueden revolucionar tu negocio:
Agilidad y eficiencia en los procesos
Al optar por la firma electrónica, eliminas el largo ciclo de impresión, firma manual, escaneo, envío de documentos físicos y almacenamiento en un archivo. Dado que todo el proceso se lleva a cabo electrónicamente, es posible Reduzca la cantidad de tareas manuales y reduzca los errores hasta en un 80%, según Forrester.
La firma electrónica también permite optimizar el flujo de trabajo y eliminar las tareas más repetitivas y burocráticas, lo que permite a los empleados dedicarse a actividades más estratégicas y creativas.
seguridad
La firma electrónica proporciona varios métodos para autenticar a los firmantes, proporcionando seguridad al garantizar que el documento firmado no haya sufrido ningún cambio, además de proporcionar un registro de auditoría fiable al registrar el proceso de firma en Registro de documentos.
En Clicksign, todo el proceso que se lleva a cabo en la plataforma se rige por los más altos estándares de seguridad de la información y la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Además, como se mencionó anteriormente, Clicksign es el La única empresa brasileña del mercado de firma electrónica con certificación ISO 27001.
Reducción de costos
La adopción de firmas electrónicas también proporciona una reducción significativa en los costos asociados con los procesos de firma en papel. Ya no es necesario imprimir, enviar documentos físicos o almacenarlos en un archivo físico. ¡Todo se puede hacer en la nube! Además, también se minimizan los costos operativos indirectos, como la pérdida de tiempo en la manipulación del papel, los retrasos en las entregas e incluso el tiempo necesario para completar las transacciones.
Más comodidad
Con las firmas electrónicas, es posible firmar documentos importantes en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que tenga acceso a Internet. Esto simplifica y agiliza las transacciones comerciales y mejora la experiencia del cliente, que puede disfrutar de una experiencia fácil y segura.
Además, se puede acceder a todos los documentos en un solo lugar, manteniendo un historial completo de sus transacciones comerciales.
Sostenibilidad
Las firmas electrónicas son una excelente alternativa para reducir el consumo de papel y la cantidad de residuos generados. Al eliminar la necesidad de imprimir documentos, contribuyes directamente a la preservación del medio ambiente. Además, al reducir la necesidad de transportar físicamente los documentos, también se reduce la huella de carbono asociada a estas actividades.
Optimice sus procesos con la firma electrónica de Clicksign
Es un hecho: las firmas electrónicas agilizan los procesos de firma y permiten finalizar los acuerdos con mayor rapidez, lo que contribuye a la eficiencia y la productividad empresarial.
No es de extrañar que los datos del informe Índice de innovación Demuestran que las organizaciones que implementan herramientas de innovación digital, como las firmas electrónicas, tienen 1,9 veces más probabilidades de aumentar sus ingresos, en comparación con las empresas que no tienen interés en invertir en innovación.
Ahora, ¿qué tal conocer las soluciones de firma electrónica de Clicksign y entender cuál es la que mejor se adapta a tu negocio?
Con la plataforma Clicksign, es posible:
- Almacene y organice documentos en línea, accediendo a ellos desde cualquier lugar.
- Envía documentos para su firma digital, con validez legal.
- Firme o supervise cómodamente el proceso de suscripción.
También es posible utilizar funciones avanzadas, como soluciones de automatización e integración.
Automatiza el proceso de suscripción
Con automatización, automatiza el proceso de creación y gestión de documentos mediante la recopilación inteligente de datos, lo que elimina la necesidad de llenarlos manualmente.
La solución proporciona un formulario u hoja de cálculo que permite definir los campos y la información necesarios para cada tipo de documento. En función de las respuestas proporcionadas, el sistema genera automáticamente el documento a firmar, incorporando la información recopilada en los lugares apropiados.
Además, la automatización del proceso de creación de documentos aporta beneficios en términos de estandarización y coherencia. Al definir los campos y la información necesarios para cada tipo de documento, es posible garantizar que todos los documentos generados sigan la misma estructura y contengan la información relevante de manera coherente.
Integre las firmas electrónicas con sus sistemas
A través de integración de sistemas, es posible establecer la integración del sistema a través de una API, conectando así los diversos sectores de la empresa y concentrando, en un solo lugar, los datos de los documentos electrónicos para su firma.
Esta integración permite el intercambio automático de información, lo que elimina la necesidad de transferir datos manualmente y simplifica la toma de decisiones basada en información actualizada.
Además, la solución es etiqueta blanca, permitiendo que la plataforma asuma la identidad visual de su empresa e inspire confianza y familiaridad entre sus empleados.
Con Clicksign, puedes enviar, firmar y devolver documentos en cuestión de minutos. Firme documentos desde cualquier lugar y en cualquier plataforma, solicite firmas y realice un seguimiento de ellas, ajuste la configuración de seguridad y mucho más.
Pruébalo ahora, sin necesidad de tarjeta de crédito.
