Descubra de uma vez por todas o que é assinatura eletrônica
Em um mundo permeado pela transformação digital, temos presenciado uma mudança significativa na forma como negócios são realizados. A digitalização de processos comerciais e a adoção de tecnologias como a assinatura eletrônica foram essenciais para que empresas pudessem expandir seus negócios de forma global, não só alcançando um público maior, mas também melhorando a sua eficiência operacional.
Diante de uma indústria 5.0, a expansão geográfica não irá parar por aqui: segundo a pesquisa Global Tech Trends 2022, 72% dos líderes indicaram que a sua organização planeja uma expansão nos próximos 12 meses, seja para uma nova cidade (31%), um novo país (33%) ou mesmo uma nova região (38%).
No cenário atual, novas formas de comunicação e transações vêm surgindo, trazendo consigo a necessidade de garantir a autenticidade e a integridade de documentos gerados por acordos, contratos e demais tipos de negócios eletrônicos.
Nesse contexto, vale ressaltar que esse tipo de tecnologia só tem a crescer: até 2030, o mercado global de assinaturas eletrônicas deve atingir US$ 48,2 bilhões, de acordo com a Global Industry Analysts.Neste artigo, a fim de entender como aproveitar ao máximo essa tecnologia, vamos abordar o que é assinatura eletrônica, quais são seus benefícios e conhecer três soluções da Clicksign que vão ajudar a incorporá-la no seu negócio.
O que é e como funciona a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma tecnologia que produz todos os efeitos ordinários de uma assinatura manuscrita ou de uma assinatura digitalizada, podendo conter um nível de segurança e confiabilidade ainda superior. Ela funciona como uma espécie de "selo eletrônico", pelo qual conseguimos validar um acordo por meio de um documento e identificar se este foi realmente assinado pela pessoa indicada.
No Brasil, a Clicksign é a empresa pioneira no mercado de assinatura eletrônica, com mais de 10 milhões de documentos assinados e única empresa brasileira do mercado de assinatura eletrônica com a certificação ISO 27001 (norma de reconhecimento mundial para a gestão da Segurança da Informação).
Na prática, a assinatura eletrônica deve garantir a verificação de três fatores: integridade (assegurada pelo Código Hash, uma tecnologia de alta segurança utilizada para criptografar o documento original assinado), vínculo (a forma pela qual se dá o vínculo entre quem assina e o documento) e autenticidade (demonstrada a partir dos diferentes métodos de autenticação).
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
Legalmente, não existe diferença entre assinatura eletrônica e digital, sendo os dois termos sinônimos para um método utilizado para validar documentos e registros eletronicamente.
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Desde 2001, a validade jurídica da assinatura eletrônica é garantida pela Medida Provisória 2.200-2, que regularizou a utilização de meios eletrônicos para formalizar um documento. Assim, a assinatura eletrônica foi reconhecida como uma forma segura e confiável de assinar documentos, tanto em transações comerciais quanto em processos legais.
Na prática, a assinatura eletrônica deve garantir a verificação de três fatores: integridade (assegurada pelo Código Hash, uma tecnologia de alta segurança utilizada para criptografar o documento original assinado), vínculo (a forma pela qual se dá o vínculo entre quem assina e o documento) e autenticidade (demonstrada a partir dos diferentes métodos de autenticação).
Mais recentemente, em 2020, o uso da assinatura eletrônica também foi regulado para entes públicos pela Lei 14.063, conhecida como Lei da Assinatura Digital, classificando essa assinatura em três tipos. Veremos mais sobre eles a seguir.
Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?
Depois da Lei da Assinatura Digital, a assinatura eletrônica passou a ser dividida em três tipos: simples, utilizando recursos básicos, como armazenamento de dados e informações; avançada, que é autenticada por tokens, selfie, pix, entre outros; e qualificada, que é autenticada por certificado digital, e-CPF e e-CNPJ.
A assinatura eletrônica simples é aquela que, como o próprio nome diz, oferece a forma mais simples de autenticação, utilizando formas menos refinadas de identificação de quem assina o documento, como por meio de um e-mail ou até pelo endereço IP do dispositivo utilizado no momento da assinatura.
Já a assinatura eletrônica avançada é aquela que utiliza outros meios de comprovação da autoria e da integridade do documento assinado, oferecendo um alto nível de segurança e garantindo a identificação do signatário de maneira total.
Em paralelo, a assinatura eletrônica qualificada é aquela que utiliza um Certificado Digital ICP-Brasil como método de autenticação.
Quais as vantagens do uso dessa assinatura?
Com a tecnologia avançando rapidamente, assinar documentos eletronicamente oferece uma série de vantagens em comparação com os métodos tradicionais de assinatura em papel. Por conta disso, a assinatura eletrônica tem se tornado cada vez mais popular e amplamente utilizada em diversos setores. Vejamos:
Confira, então, cinco benefícios significativos da assinatura eletrônica que podem revolucionar o seu negócio:
Agilidade e eficiência nos processos
Ao optar pela assinatura eletrônica, você elimina o longo ciclo de imprimir, assinar manualmente, escanear, enviar os documentos físicos e armazená-los em arquivo. Com todo o processo sendo realizado de forma eletrônica, é possível diminuir a quantidade de tarefas manuais e reduzir erros em até 80%, segundo a Forrester.
A assinatura eletrônica também permite otimizar o fluxo de trabalho e eliminar tarefas mais repetitivas e burocráticas, liberando colaboradores para atividades mais estratégicas e criativas.
Segurança
A assinatura eletrônica proporciona diversos métodos de autenticação de signatários, proporcionando segurança ao garantir que o documento assinado não sofreu quaisquer alterações, além de fornecer uma trilha de auditoria confiável através do registro do processo de assinaturas no Log do Documento.
Na Clicksign, todo o processo realizado na plataforma é regido pelos mais altos padrões de Segurança da Informação e pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Além disso, como mencionado anteriormente, a Clicksign é a única empresa brasileira do mercado de assinatura eletrônica com a certificação ISO 27001.
Redução de custos
A adoção da assinatura eletrônica também proporciona uma redução significativa nos custos associados aos processos de assinatura em papel. Não há mais necessidade de impressão, envio de documentos físicos ou armazenamento em arquivo físico. Tudo pode ser feito em nuvem! Além disso, os custos operacionais indiretos, como perda de tempo com o manuseio de papel, atrasos na entrega e até o tempo necessário para a conclusão de transações, também são minimizados.
Mais praticidade
Com a assinatura eletrônica, é possível assinar documentos importantes a qualquer momento e de qualquer lugar, desde que se tenha acesso à internet. Isso simplifica e agiliza as transações comerciais e melhora a experiência do cliente, que pode desfrutar de uma experiência fácil e segura.
Além disso, todos os documentos podem ser acessados em um só lugar, mantendo um histórico completo das suas transações comerciais.
Sustentabilidade
A assinatura eletrônica é uma excelente alternativa para reduzir o consumo de papel e a quantidade de resíduos gerados. Ao eliminar a necessidade de documentos impressos, contribui-se diretamente para a preservação do meio ambiente. Além disso, ao reduzir a necessidade de transporte físico de documentos, ela também diminui a pegada de carbono associada a essas atividades.
Otimize seus processos com a assinatura eletrônica da Clicksign
É fato: a assinatura eletrônica agiliza os processos de assinatura e permite que acordos sejam finalizados de forma mais rápida, contribuindo para a eficiência e produtividade do negócio.
Não é à toa que dados do relatório Innovation Index mostram que organizações que implementam ferramentas de inovação digital, como a assinatura eletrônica, possuem 1,9 vezes mais chance de aumentar a sua receita, em comparação com empresas que não têm interesse em investir em inovação.
Agora, que tal conhecer as soluções em assinatura eletrônica da Clicksign e entender qual se adequa mais ao seu negócio?
Utilizando a plataforma da Clicksign, é possível:
- Armazenar e organizar documentos online, acessando-os de qualquer lugar.
- Enviar documentos para assinatura digitalmente, com validade jurídica.
- Assinar ou monitorar o processo de assinatura com praticidade.
Também é possível utilizar recursos avançados, como as soluções de automação e a integração.
Automatize o processo de assinatura
Com a automação, você automatiza o processo de criação e gestão de documentos por meio de uma coleta inteligente de dados, eliminando assim a necessidade de preenchimento manual.
A solução fornece um formulário ou uma planilha que permite a definição dos campos e informações necessárias para cada tipo de documento. Com base nas respostas fornecidas, o sistema gera automaticamente o documento a ser assinado, incorporando as informações coletadas nos locais apropriados.
Além disso, a automação do processo de criação de documentos traz benefícios em termos de padronização e consistência. Ao definir os campos e informações necessárias para cada tipo de documento, é possível garantir que todos os documentos gerados sigam a mesma estrutura e contenham as informações relevantes de forma consistente.
Integre a assinatura eletrônica aos seus sistemas
Através da integração de sistemas, é possível estabelecer a integração de sistemas por meio de uma API, conectando assim os diversos setores da empresa e concentrando, em um único local, os dados dos documentos eletrônicos para assinatura.
Essa integração viabiliza a troca automática de informações, eliminando a necessidade de transferência manual de dados e simplificando a tomada de decisões com base em informações atualizadas.
Além disso, a solução é white label, permitindo que a plataforma assuma a identidade visual da sua empresa e inspire confiança e familiaridade entre seus colaboradores.
Com a Clicksign, você pode enviar, assinar e devolver documentos em questão de minutos. Assine documentos de qualquer lugar e em qualquer plataforma, solicite e rastreie assinaturas, ajuste as configurações de segurança e muito mais.
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