7 consejos para simplificar la gestión de documentos

Con el paso de los meses y los años, se acumula una gran cantidad de papeles dentro de las empresas y saber cómo gestionarlos se convierte en un desafío inmenso.

Datos de Baleforce muestran que el desperdicio de papel es un problema grave en muchas industrias:

«Debido a errores de impresión, residuos electrónicos, facturación y embalaje, el papel puede representar hasta el 70% del total de residuos de una empresa. Un empleado de oficina promedio usaría aproximadamente 10 000 hojas de papel en un año. Además del papel utilizado para la impresión, las empresas también consumen otros productos de papel, como cartón, sobres y envoltorios, por nombrar algunos».

Además, como afirma la Resource Conservation Alliance, 40% de los árboles talados en el mundo se utilizan para producir papel. Lamentablemente, la degradación de los bosques es solo una parte de la historia. El ciclo de vida del papel perjudica al medio ambiente de principio a fin. Comienza con la tala de un árbol y termina quemándose, emitiendo dióxido de carbono a la atmósfera.

Por lo tanto, para ayudar a los emprendedores a resolver este problema, que es financiero y ambiental, existen algunas prácticas que denominaremos gestión documental. Después de todo, si bien la gestión de documentos puede ser una tarea tediosa y desafiante, es una parte esencial del funcionamiento de cualquier organización.

Por lo tanto, si tiene dificultades para mantener sus documentos organizados y accesibles, en este artículo presentaremos siete consejos para optimizar sus recursos y procesos.

Consejo 1 - Organización de los documentos físicos

A pesar de que estamos en la era digital, las instituciones aún conservan muchos archivos en papel. Por tanto, no se debe descartar la organización de los documentos físicos.

Sin embargo, aunque pueden estar en ubicaciones seguras, los archivos físicos no son prácticos y retrasan el flujo de trabajo normal cada vez que es necesario consultarlos, además de ocupar mucho espacio.

En este sentido, siempre que sea posible, busque mantenga sus archivos en la nube.

2 - Crear un patrón organizativo para simplificar la gestión de documentos

Es necesario tener cuidado al administrar los documentos de su organización. Una de ellas es la creación de tablas o listas con los títulos de todos los archivos.

Además, puede introducir otra información como la fecha, el tiempo de almacenamiento, la importancia, la validez, etc. Todo esto tiene el propósito de facilitar la gestión de los documentos en su vida diaria.

Para quienes utilizan recursos tecnológicos para este propósito, como las soluciones de Clicksign, nada de esto es necesario. Después de todo, la propia plataforma de firma electrónica, pionera en Brasil, ofrece alertas y recordatorios, además de la posibilidad de almacenar los documentos en carpetas y definir quién puede o no acceder a esas carpetas.

3 - Temporalidad de los documentos

Un factor importante es que la mayoría de los archivos no necesitan almacenarse permanentemente. Por lo tanto, es posible que algunos artículos se desechen con el tiempo.

Por ejemplo, en el caso de los recibos de pago (agua, electricidad, gas...), aunque no existe una legislación específica que determine el período durante el cual deben almacenarse, los organismos de derechos del consumidor recomiendan que se conserven durante al menos cinco años.

Como muchos de estos documentos citados se pueden pagar en línea, se pueden almacenar digitalmente. Entonces, vale la pena utilizar plataformas que brinden seguridad y protección a los documentos guardados, ya que con la posibilidad de almacenar archivos en la nube, los documentos electrónicos ganan supervivencia en comparación con el papel.

4 - Involucrar al equipo en la gestión documental diaria

Si su empresa aún trabaja con muchos documentos en papel, lamento decírselo, pero es tarde. El camino a seguir es el de una gestión eficiente de los procesos. Al final del día, no tiene sentido tener que pedir a todas las áreas que generaron los archivos que los reenvíen directamente a la persona que está escaneando para que puedan guardarse.

En otras palabras, es fundamental que las diferentes áreas de una empresa colaboren para facilitar la gestión de los documentos, ya que la gestión del ciclo de vida de estos registros debe ser eficaz desde el principio.

5 - Establecer una política de uso de documentos

Cada vez es más necesario crear reglas específicas para el uso adecuado y correcto de los documentos, especialmente con la validez de Ley General de Protección de Datos en el país.

Para crear esta política, es fundamental conocer las principales necesidades y usos que los sectores de su empresa hacen de cada una de ellas, determinando el comportamiento que se espera de cada profesional en su manejo.

Con esto como guía, en función de la realidad específica de su empresa, cree su propia política de uso, seguridad y organización. Defina qué profesionales pueden acceder a los documentos, qué tipo de información estará disponible y qué buenas prácticas son necesarias.

6 - Creación de contratos en línea para simplificar la gestión de documentos

Una forma de simplificar la administración de documentos es trabajar con contratos totalmente digital. Para ello, existen herramientas en el mercado que facilitan la creación de estos archivos de forma totalmente electrónica, sin necesidad de papel.

Clicksign Automation es una de esas herramientas. A través de esta solución, el documento se crea, firma y almacena de forma remota y con funciones capaces de mejorar su validez legal.

7 - Establecer una rutina de respaldo

Quienes almacenan documentos electrónicos también deben recordar que, si el lugar donde se almacenan esos archivos es físico, como el disco duro de un ordenador, un accidente puede destruir documentos clave para la empresa para siempre.

Por lo tanto, es imperativo que los administradores siempre hagan una copia de seguridad de la información que se almacena, ya que no basta con escanear un documento si no se guarda en un lugar seguro o si no hay una copia de seguridad en un lugar adecuado.

Como se ha dicho antes, un consejo muy eficaz es almacenar los documentos en la nube.

Reflexiones finales: demasiado importante para ser almacenado de todos modos

En este artículo, has visto que los documentos de una organización son demasiado importantes para guardarlos de todos modos, en el fondo de un cajón o en una carpeta donde nadie sabe dónde están.

Según la organización Detenga el desperdicio:

El uso ineficiente de impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax puede desperdiciar entre 1 y 3% de los ingresos anuales de la empresa.

Por cada dólar gastado en copias, las empresas incurren en otros 6 DÓLARES en su manipulación y distribución, y la mitad de todos los documentos impresos se desechan en 24 horas.

Un promedio de 17% de todo lo que se imprime se considera basura.

Por eso, con estos consejos, esperamos que puedas simplificar la gestión documental en tu empresa de una forma más práctica y eficiente.

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