Workflow: o que é, objetivo e como funciona

Dentre as diversas ideias em destaque no cenário empresarial, o conceito de workflow está se destacando cada vez mais. Esse sistema desempenha um papel crucial na estruturação das atividades do setor e, até mesmo, de toda a empresa, podendo aprimorar tanto a qualidade quanto a quantidade das entregas realizadas por uma equipe.

Essa estruturação ajuda a evitar a desorganização e a redundância, permitindo uma distribuição eficiente de responsabilidades e recursos. Além disso, o workflow possibilita o monitoramento e a análise do desempenho das etapas, favorecendo a identificação de possíveis gargalos e a implementação de melhorias contínuas.

Vamos entender mais sobre o que é workflow e como ele funciona?

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O que é workflow?

O termo workflow é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “fluxo de trabalho”. Trata-se de um sistema que ajuda a organizar as tarefas de um projeto. Esse método compreende a produção como uma cadeia de atividades que você ou sua equipe realizam regularmente e precisa ser ordenado para que as demandas sejam feitas sem entraves internos.

Dessa maneira, essa técnica de organização funciona para que a ordem dos afazeres de cada setor seja planejada de uma forma otimizada, evitando gargalos de produção.

Esse conceito ganhou tamanha popularidade por dois principais motivos:

• ele é altamente eficaz para resolver os problemas de produção; 
• ele pode ser aplicado em empresas de qualquer ramo, desde micro empreendimentos até grandes indústrias.

Qual é a diferença entre processos e workflow?

A diferença entre processos e workflow está relacionada à abrangência e ao enfoque. Enquanto os processos são mais amplos e genéricos, abrangendo uma visão mais geral e abstrata de uma série de atividades interligadas para atingir um objetivo maior, o workflow é uma representação mais detalhada e específica de uma parte desse processo, enfocando a sequência precisa de tarefas, a automação e o acompanhamento dessa sequência para otimizar a eficiência e a eficácia. 

Assim, o workflow faz parte de um processo mais amplo — processo esse que pode abranger múltiplas áreas, departamentos e funções dentro de uma organização.

Quais são os objetivos do workflow?

A principal função da implementação do workflow é destravar a atuação de cada setor, a fim de aumentar a agilidade na entrega dos produtos ou serviços e fazer com que seu negócio cresça de maneira saudável. Dessa forma, é eliminado o acúmulo de funções em apenas um colaborador e as atividades podem ser realizadas com maior assertividade.

Assim, visando melhorar a eficiência, a eficácia e a organização dos processos dentro de uma empresa, o workflow tem como principais objetivos:

Automação de processos

Automatizar tarefas manuais e repetitivas, economizando tempo e reduzindo erros, ao passo que promove uma execução consistente e padronizada das atividades.

Melhoria da eficiência

Otimizar a sequência de atividades, reduzindo os tempos de espera e os gargalos, o que aumenta a produtividade e a capacidade de resposta das equipes. O workflow também ajuda a priorizar e distribuir tarefas de acordo com a urgência, entendendo a capacidade da equipe e outros critérios relevantes e garantindo uma alocação eficiente de recursos.

Transparência e visibilidade

Fornecer uma visão clara e em tempo real do progresso das atividades em cada etapa do processo, facilitando o monitoramento e a gestão do desempenho. Além disso, o workflow também busca facilitar o rastreamento de atividades, alterações e responsabilidades ao longo do processo, apoiando auditorias internas e externas para garantir a conformidade com políticas e regulamentações.

Controle de qualidade

Estabelecer padrões e critérios que garantam a qualidade das entregas, permitindo a identificação e correção rápida de problemas ou desvios e fazendo ajustes nos processos conforme as necessidades, mudanças nos requisitos do negócio ou feedback dos usuários, mantendo a agilidade operacional.

Integração de sistemas e aplicações

Integrar sistemas, aplicativos e ferramentas diversas para otimizar a comunicação e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe, bem como entre diferentes departamentos.

Redução de custos

Contribuir para a diminuição dos custos operacionais, eliminando desperdícios, retrabalho e atrasos desnecessários nas operações.

Quais são os tipos de workflow?

Existem vários tipos de workflow, cada um com suas próprias características e finalidades. Assim, embora seja um conceito singular, a escolha do workflow a ser utilizado depende do processo em questão e dos objetivos a serem alcançados. 

Para entender melhor como isso funciona, vamos conhecer alguns desses tipos.

Ad hoc

O workflow ad hoc é flexível e não segue uma sequência predefinida de atividades. Nesse tipo de workflow, os participantes têm a liberdade de decidir as etapas e a ordem das atividades conforme o andamento do processo. É altamente adaptável e muitas vezes é usado para lidar com situações únicas ou não rotineiras.

Administrativo

O workflow administrativo segue uma sequência fixa e predefinida de atividades. Cada etapa do processo é claramente delineada, e as tarefas são distribuídas de acordo com um conjunto específico de regras e procedimentos. Esse tipo de workflow é comumente usado em processos burocráticos e administrativos, em que a consistência e a precisão são fundamentais.

Produtivo

O workflow produtivo é focado na eficiência da produção. Ele otimiza a sequência de atividades para garantir a produção eficiente de bens ou serviços. As etapas são organizadas de forma a minimizar o tempo e os recursos necessários, aumentando a produtividade geral do processo.

Colaborativo

O workflow colaborativo envolve a colaboração e a interação entre vários participantes e departamentos. As atividades são projetadas para promover a comunicação e a cooperação eficazes, permitindo que os membros da equipe trabalhem juntos de maneira coordenada para atingir um objetivo comum.

Transacional

O workflow transacional envolve o processamento de transações comerciais, como pedidos de compra, faturamento, pagamentos e outras transações financeiras. As etapas são estruturadas para garantir que as transações sejam tratadas com precisão, segurança e eficiência, respeitando regras e regulamentos específicos.

Como funciona um workflow na prática?

Identificar e eliminar gargalos de produção parece uma tarefa muito difícil, certo? No entanto, o workflow tem sua própria maneira para conseguir atingir esse objetivo: é criado um mapeamento de todas as atividades daquele projeto, setor ou empresa, e mostrado a ligação entre cada demanda de maneira muito simples.

Com esse apoio visual de todas as etapas, é reorganizado o fluxo de trabalho para que a equipe chegue no objetivo de realizar suas tarefas com fluidez e agilidade.

Metodologias que auxiliam o workflow

Desde a criação do conceito de workflow, foram pensadas diferentes metodologias para organizar esse levantamento de atividades de um empreendimento. Separamos duas delas para que você tenha um norte sobre por onde começar a realizar esse processo!

Diagrama de Ishikawa

Esse é o método mais usado quando se quer aplicar o fluxo de trabalho a um processo específico dentro da empresa ou solucionar um projeto que está travado por completo. Ele se baseia em separar o que quer mapear e identificar o problema central daquela demanda. Você pode colocar esse tópico no centro de uma folha para iniciar a criação do fluxograma.

A partir dessa ideia central, você deve adicionar pontos que se ramificam lateralmente, pontue neles quais são as causas daquele erro principal. Amplie esse mapa de ideias até esgotar o levantamento sobre os motivos que fazem aquele processo estar travado.

Após essa identificação inicial, é hora de trabalhar com as informações que você levantou partindo dos problemas mais simples até o cerne da questão. Assim, poderá solucionar uma grande quantidade de gargalos em uma ordem de prioridade mais organizada e não irá despender esforços em atividades que não são importantes no momento.

Ciclo PDCA

Outra forma de organizar suas tarefas para aplicar um fluxo de trabalho é com o Ciclo PDCA. Essa sigla quer dizer “Plan, Do, Check, Act” (Planeje, Faça, Confira, Aja) e é caracterizado por ser um sistema que cria etapas cíclicas para mapear e gerir os processos internos de seu negócio. Ele também foca em solucionar um ponto crítico por vez e facilita a priorização de demandas da equipe.

Utilizando esse método, você realizará as seguintes etapas:

• Plan: definição de qual o problema a ser solucionado e verificação sobre o que está gerando esse impasse;
• Do: levantamento de dados sobre aquele gargalo, como os número de produtos feitos em certo período de tempo, e ações estratégicas que podem ser realizadas para solucionar cada um dos pontos que foram identificados como causadores do problema. Nessa fase são feitos os primeiros esforços para solucionar a questão;
• Check: análise de resultados, comparando os dados levantados sobre o problema antes da nova estratégia e os que foram observados após a implementação das ações planejadas na etapa anterior;
• Act: é a documentação de todos os dados que foram levantados durante o processo e também o resultado alcançado com as ações realizadas com o novo fluxo de trabalho.

Esse sistema é cíclico e, portanto, após a realização da quarta fase, se inicia novamente focando em um próximo problema, mantendo sempre o andamento da produção.

Análise de Pareto

A Análise de Pareto é uma metodologia que visa identificar e priorizar os fatores mais significativos ou problemas que impactam um processo. Baseia-se no princípio de que, frequentemente, um pequeno número de causas está associado à maior parte dos problemas. Essa técnica ajuda a focar os esforços e recursos nas áreas que trarão os maiores benefícios em termos de melhoria do workflow, proporcionando uma abordagem mais eficiente para alcançar os objetivos desejados.

E o workflow digital? Funciona da mesma forma?

O workflow digital funciona da mesma maneira da versão tradicional, mas nesse caso são utilizadas as ferramentas digitais para realizar a organização como sites ou aplicativos. Com esses utensílios, você consegue criar mais facilmente os painéis de mapeamento das atividades e também separar a ordem de prioridade para sua equipe.

Esses instrumentos podem ser usados, inclusive, para designar diferentes funções aos colaboradores, independentemente se eles atuam presencialmente ou de maneira remota. Assim, a comunicação interna da empresa fica mais assertiva, pois todos têm acesso às informações de organização de tarefas.

Com o fluxo de trabalho gerido digitalmente, os gestores também podem acompanhar, de maneira bem mais simples, qual o andamento de cada tarefa, aproveitando-se das ferramentas para vistoriar a produtividade da equipe e encontrar maneiras de melhorá-la.

Quais os benefícios de usar o workflow?

Como dissemos antes, existem diversas vantagens em utilizar o workflow para organizar as tarefas de sua empresa. Entre as principais, podemos citar:

• reduz a quantidade de erros durante os processos internos;
• diminui a quantidade de retrabalhos;
• diminui o volume de gastos de recurso, tempo e capital humano;
• facilita o gerenciamento das tarefas por colaborador e com a equipe como um todo;
• otimiza a comunicação interna;
• agiliza a identificação das demandas prioritárias;
• aumenta os resultados alcançados;
• melhora o acompanhamento dos dados de produção.

Sabendo disso, por que não aplicar esse sistema para destravar as demandas de seu negócio? veja como aplicar o fluxo de trabalho em seu empreendimento!

Como construir um workflow?

Confira o passo a passo para introduzir o workflow como o sistema de organização de atividades de sua empresa!

Mapeie as principais tarefas e fluxos de trabalho de seu negócio

Para que você e seu time de colaboradores consigam criar uma cadeia de tarefas otimizada e que realmente minimize os gargalos de produção, o primeiro passo é fazer um levantamento de todas as atividades que devem ser realizadas no dia a dia da empresa. Pedido com fornecedores, questões burocráticas, manutenções e tudo mais deve entrar na listagem para que tenha uma noção real sobre a atuação de cada funcionário.

Não se esqueça de incluir informações sobre quais demandas dependem de etapas anteriores para serem finalizadas. Por exemplo, para que a equipe de social media realize campanhas nas redes sociais com o tempo e assertividade adequados, é preciso que seu time de ações estratégicas tenha feito um planejamento sobre as próximas ações para atrair clientes. Assim, a primeira fase a ser priorizada precisa ser a de idealização do projeto e posteriormente será necessário pensar em como criar publicações para essa campanha.

Faça uma análise das dificuldades de cada setor

Um gestor deve ter noção dos pontos críticos do seu negócio, mas em instituições com muitas etapas ou com uma alta produção é difícil ficar a par de tudo o que está dificultando o dia a dia de cada departamento. Para que esses problemas sejam resolvidos, entreviste as equipes e identifique quais os principais obstáculos para a produtividade do time.

Essas informações devem ser adicionadas ao quadro de fluxo de trabalho sendo relacionados com as etapas de realização de cada processo.

Se voltarmos ao exemplo da equipe de social media, a tarefa listada é a criação de publicações para dar visibilidade a uma campanha. Já a dificuldade relacionada a ela é o atraso por parte do departamento estratégico em passar um planejamento com tempo hábil para os designers criarem uma publicidade que gere frutos. Para que se tenha êxito, isto deve ser colocado no quadro de fluxo de trabalho.

Desenhe todo o fluxo

Observe e analise todo o quadro de processos e de problema da sua empresa, e comece a planejar quais medidas serão tomadas. Primeiro, determine a gravidade de cada gargalo e quais são as demandas mais importantes. Elenque a prioridade de finalização de cada tarefa e também o que deve ser feito para garantir que isso seja feito.

Com todo esse levantamento poderá criar uma cadeia de tarefas que serão realizadas de maneira lógica e ordenada, aumentando a produtividade e os resultados de cada setor em que essa tática for aplicada.

Encontre ferramentas para realizar as otimizações

Muitas vezes, a resolução de um gargalo significa mudanças na linha de produção ou nos métodos de trabalho da equipe. Para facilitar o cumprimento de todas as demandas, a melhor escolha é apostar nas ferramentas automatizadas que agilizam a vida de toda a equipe.

Pesquise ferramentas de automação tanto para o setor de produção quanto para os departamentos organizacionais de sua marca. Uma das saídas que pode escolher para agilizar processos burocráticos, por exemplo, é a assinatura digital para fechamento de contratos, o que economiza tempo de diversos membros de seu capital humano e facilita negociações com fornecedores.

Treine os colaboradores de seu negócio

Qualquer mudança dentro do modo de trabalho pode gerar dúvidas entre a equipe e, para evitar que isso diminua a produtividade da empresa, é indispensável oferecer treinamento para seu time. Ofereça a eles materiais para que comecem a atuar pensando em criar micro cadeias de atividades e, consequentemente, consigam gerenciar suas tarefas de maneira otimizada.

Se você utilizar as ferramentas do workflow digital e optar por incluir automações em seu negócio, é necessário também que você treine a equipe para aproveitar ao máximo os benefícios de cada sistema inovador. Dessa maneira, toda a força de trabalho será focada em melhorar a produção ao invés de perder tempo tentando entender algum software.

Acompanhe o resultado das ações estratégicas

Após algum tempo da implementação da criação do workflow na sua empresa e do início das ações estratégicas, fique de olho nos resultados para identificar se os gargalos na produção foram resolvidos. Os que estão funcionando podem ser mantidos e os que ainda permanecem da mesma maneira, devem ser identificados para que você encontre uma nova solução.

O segredo para criar um fluxo de trabalho organizado é você manter sua gestão flexível e adaptável, para conseguir suprir as demandas do time e também acompanhar as mudanças exigidas pelo mercado. Sendo assim, as manutenções ao modo de trabalhar serão constantes e necessárias para atingir o resultado que deseja.

Melhore o workflow com soluções de assinatura digital

Agora que você está familiarizado com o conceito de workflow e suas aplicações no ambiente empresarial, é o momento de implementar essa abordagem em seu empreendimento, mapeando os processos que o constituem. 

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Ao integrar a assinatura eletrônica da Clicksign ao seu workflow, é possível enviar e assinar documentos de qualquer lugar, totalmente online e com validade jurídica. 

Essa solução proporciona um ambiente seguro e eficiente para a assinatura digital de contratos, acordos e outros documentos, substituindo a necessidade de trâmites manuais demorados e passíveis de erros.

Clicksign Automação

Outra vertente valiosa é a Clicksign Automação, que potencializa seu workflow ao incorporar automação ao processo de gestão de documentos. Essa solução permite que você crie contratos em minutos através de um formulário inteligente e customizável, que coletará os dados que você precisa e adicionará automaticamente no contrato. Assim, ele estará pronto para ser assinado.

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Clicksign Integração

Por fim, a Clicksign Integração representa um avanço crucial na otimização dos processos documentais. Essa integração permite que a solução esteja alinhada com outros sistemas e aplicativos que você já utiliza em sua empresa, garantindo uma transição suave e uma maior sinergia entre as ferramentas de trabalho.

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